مقدمه

سازمان ها دائما به دنبال راه هايي هستند كه هزينه ها را كاهش دهند و نمي دانند كه اين اقدامات در كاهش هزينه ها ممكن است تاثيرات محيطي مثبتي نيز داشته باشند و اعتبار سهامداران و همچنين حسن نيت آن ها را افزايش دهد.

راه حل هاي مايكروسافت شيرپوينت باعث بازگشت مقدار زيادي سرمايه مي‌گردد و با كاهش مصرف كاغذ باعث سبز شدن سازمان و توجه آن نسبت به محيط زيست مي گردد. بسياري از شركت ها در سراسر دنيا از راه حل هاي فن آوري اطلاعات در حركت در اين مسير سبز استفاده ميكنند. مايكروسافت شيرپوينت2007 نيز چنين فن آوري است.

براي نمونه: در حال حاضر حركت هاي سبزي با حمايت هاي دولت ها درحال شكل گرفتن است. در سال 2003 كميسيون اقتصادي ملل متحد يك راهبرد در ايجاد "يك نقشه راه براي تجارت بدون كاغذ" براي اروپا تصويب كرد.

اين كميسيون دريافت كه با حركت از سمت استفاده از مدارك كاغذي به سوي فن آوري هاي الكترونيكي، امنيت و شفافيت در زنجيره هاي توليد (صنايع تجاري) افزايش مي يابد و در بخش تجارت با پس انداز سرمايه و سود بالاتر همراه است.
 
مزاياي سبز شدن با كمك شيرپوينت

فن آوري هاي اطلاعاتي و ارتباطي جهان ما را هر روز تغيير مي‌دهند. شيرپوينت سازمان ها را قادر مي‌سازد كه بر ايجاد اسناد ، ارسال، تاييد و انتشار آن ها نظارت كنند. بسياري از سازمان ها از اسناد كاغذي نظير فاكتورها، سوابق بيماران، فرم هاي بيمه و اسناد همكاري استفاده ميكنند.

اين اسناد كپي مي شوند و به هرجايي كه نياز هستند - اغلب به مقصدهاي مختلف- ارسال مي گردند. با تبديل اسناد كاغذي به الكترونيكي يك كپي ميتواند ازهر مكاني بدون چاپ و ارسال قابل دسترس باشد و همچنين در آخر بايگاني و يا دورانداخته شود.

در ادامه چگونگي برآورد تاثيرات محيطي شيرپوينت و نقش آن در جلوگيري از اتلاف سرمايه ها و حفظ جنگل ها و درختان بحث گرديده است.

با استفاده از راه حل هاي مديريت محتواي شيرپوينت، نه تنها صرفه جويي هايي در سازمان صورت مي‌گيرد بلكه ميتواند تاثيرات مثبتي نيز روي محيط داشته باشد.

 چگونه برآورد كنيم؟

از يك درخت حدود 16.67 بسته كاغذ500تايي يا 8333.3 برگ كاغذ بدست مي آيد.

براي ساخت يك بسته 500صفحه اي كاغذ از 6% يك درخت استفاده ميشود.

براي شركتي كه از 2.000.000 صفحه كاغذ استفاده ميكند ، تعداد درخت هايي كه از قطع شدن نجات مي‌يابند به شرح زير محاسبه ميشود:

 محاسبه صرفه جويي در كاغذ كل كاغذها2.000.000 صفحه

 4000 بسته 500 تايي كاغذ

تعداد درخت هايي كه قطع نميشوند: 235 اصل

ساير مزاياي استفاده از شيرپوينت

• بنگاه اقتصادی

  جمع آوري نكردن كاغذ در يك بنگاه اقتصادي دو مزيت دارد: فضاي دفتر و مكان نگهداري كاغذها و اسناد. فضاي دفتر نيازمند مصرف انرژي جهت كنترل گرما، روشنايي و رطوبت ميباشد. علاوه بر اين تاثيرفضايي آن روي محيط نيز وجود دارد به اين معني كه فضايي كه ميتواند به تالاب و يك جنگل تعلق داشته باشد به انبار نگهداري كاغذ تبديل ميشود.

   نمونه ديگر از ايراد نگهداري اسناد به صورت فيزيكي در بنگاه هاي اقتصادي اين است كه كاغذ تنها از يك مكان قابل دسترسي است. اما با نگهداري اسناد به صورت الكترونيكي امكان استفاده از آنها به صورت همزمان از چند مكان نيز وجود دارد. 

• مزاياي استفاده از شيرپوينت در شيوه زندگي كارمندان

  قراردادن اسناد و مدارك به صورت آنلاين باعث كاهش تعداد كارمنداني ميشود كه به اداره ميروند.

  اين امر تاثير بسيار زيادي بر سطح زندگي كارمند و همچنين بر محيط دارد. حتي بعضي سازمان ها تصميم گرفته اند تا معيار سطح كيفي زندگي كاركنان را نيز در پروژه هايشان مدنظر قرار دهند.

  اين سازمان ها در هنگام تحليل بازگشت سرمايه و ساير جنبه هاي پروژه، تاثيرآن روي شيوه زندگي كارمند را نيز ارزيابي ميكنند. بالا بردن سطح زندگي كاركنان باعث ميشود كه شركت به يك كارفرما خوب تبديل شود و اين به سازمان درجذب نيرو كمك ميكند.

• مزاياي فن آوري

  سازمان هايي كه از راه حل هاي شيرپوينت استفاده ميكنند در رويارويي با چالش ها موقعيت بهتري دارند زيرا يك پايگاه فن آوري قابل كنترل و قابل قياس دارند كه مي تواند با ساير ابزارها و برنامه هاي استاندارد هماهنگ شود.

   از آنجايي كه دات نت فرم ورك با شيرپوينت سازگار است، شيرپوينت اين امكان را به شما ميدهد كه برنامه را سفارشي كنيد كه اين امر به كاربران كمك ميكند كه اين تغيير در فرهنگ را بپذيرند.

مديريت دانش- راهي به سوي سبز شدن

اگر چه كه اصطلاح "سبز شدن" به يك موضوع مورد توجه تبديل شده است، اما در مديريت دانش مطلب تازه اي نيست.

 مديريت دانش بدليل ماهيتش بازدهي و استفاده بهينه ازمنابع را افزايش ميدهد و باعث كاهش ميزان انرژي مورد نياز جهت رسيدن به هدف مي گردد.

آشنايي و آگاهي مديريت دانش باعث بوجود آمدن علاقه در راه حل هاي مديريت دانش شده است كه مي‌توانند بازده كاري را افزايش و همزمان با آن اثرات مخرب محيطي را كاهش دهند. مديريت دانش با استفاده از شيرپوينت نقش مهمي در بهبود مديريت انرژي ايفا ميكند و استفاده از تجهيزات اداري و انرژي در ساختمان را بهينه سازي مي كند.

راه حل هاي مديريت دانش شيرپوينت نظير مديريت ركوردها (RM) و مديريت محتواي بنگاه هاي اقتصادي (ECM) استفاده از كاغذ را كاهش ميدهد. همچنين راه حل هاي نظيرهمكاري آنلاين و جلسات آنلاين مي تواند به ميزان زيادي نياز به سفر جهت ملاقات هاي كاري را كاهش دهد.

هدف كلي ايجاد يك احساس كار و هدف مشترك است كه حس همكاري را بر مي انگيزد و كار تيمي را تشويق مي كند. اين امور بايد با كار يا بازبيني عملكرد پروژه و همچنين ارزيابي سالانه همراه باشد. به خاطر داشته باشيد كه ضرورتي وجود ندارد كه تمام پاداش ها به صورت مالي باشد. تشخيص كار افراد ، دادن انگيزه و اميد و هم چنين در گير شدن در كار مي توانند به عنوان مشوقات انگيزشي عمل كنند.

سبز شدن- مزاياي سبز مديريت محتوا
 
شيرپوينت امكانات زيادي را در راستاي سبز شدن ارائه ميدهد.

 شش راه مهم جهت سبز شدن با كمك شيرپوينت:

1.   صرفه جويي در خريد كاغذ و همچنين كاهش زيان هاي محيط طبيعي  

2. افزایش ارائي جريان هاي اصلي مركزي
    در مورد مزاياي فن آوري هاي شيرپوينت فقط در يك جريان اصلي واحد – پرداخت هزينه ها بينديشيم. حذف كاغذ از جريان مالي به يك گروه حساب هاي پرداختي اجازه ميدهد كه فاكتورها را سريعتر بپردازند و به دليل پرداخت زودهنگام تخفيف بگيرند. اين كار به يك گروه حساب هاي دريافتي اجازه ميدهد كه وجوه در گردش را افزايش داده و تعداد روزهايي كه درآمد ناشي از فروش وصول نگرديده اند را كاهش دهند.
   هزينه مراحل طي شده يك فاكتور ميتواند كاهش يابد به طور نمونه توسط يك فاكتور ده تايي، پس انداز نمودن كه مستقيما مي افتد زير خط. اين نوع صرفه جويي ها مي توانند معمولا تكرار شوند. 

3. يكپارچه نمودن عمليات ميداني
   كاربرد فن آوري هاي ثبت توزيع شده- استفاده از اسكنر در يك اداره به منظور پردازش محلي كاغذهاي موجود و ذخيره آن ها به صورت الكترونيكي در يك هسته مركزي در شيرپوينت.
   اين اسناد اسكن شده مي توانند از هر مكاني روي اينترنت در دسترس قرار گيرند. راه حل هاي ثبت توزيع شده اغلب باعث صرفه جويي در هزينه هاي پيك و حمل ونقل ميشوند. و اينگونه انتقال اطلاعات باعث حفظ مستقيم محيط طبيعي ميشوند.

4.  استفاده از شيرپوينت ميتوانيم هزينه هاي انبارش را نيزكاهش دهيم. كاغذ كمتر به معناي قفسه هاي كم تر جهت نگهداري آنها و در نتيجه فضاي كم تر است كه اين مسئله باعث كاهش هزينه ها مي شود و همچنين تاثير چشمگيري در حفظ محيط طبيعي خواهد داشت.

5. شيرپوينت به افرايش بازدهي كارمندان كمك ميكند.
   شيرپوينت، به عنوان يك ابزار مديريت محتوا، ثابت كرده است كه براي مقاصد زير بهترين انتخاب است:

   همكاري
   پورتال
   جستجوي جهاني
   مديريت محتواي جهاني
   خارج نمودن فرم ها از فرآيند كار
   هوش كاري و سازماني

6.  مكاني كاغذ گران است. و اغلب نيازمند صرف هزينه هاي نگهداري و اجاره و همچنين هزينه بالاي انتقال تجهيزات مي باشد. شيرپوينت يك حق انتخاب SaaS جهت ميزباني اجاره يك درگاه فراهم ميكند.
   go-green-with-sharepoint