ورود به سایت

امکانات و قابلیتهای مدیریت مستندات پرنیان

سیستم مدیریت مستندات پرنیان که بر پایه مایکروسافت شیرپوینت طراحی شده است دارای امکانات و قابلیتهای متعددی می باشد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم.

ارتباط با سایر نرم افزار ها
  • یكپارچگی كامل با Microsoft Office
  • ارتباط با Outlook و امکان مشاهده فایلها درOutlook و دسترسی Offline به آنها حتی در زمان قطعی شبكه
  • همگام سازی خودكار تغییرات فایلها با سرور شیرپوینت
  • پشتیبانی از انواع فایلها (Word, PDF, PowerPoint, Excel ,…)   
مدیریت محتوی
  • امكان برچسب گذاری اسناد و اختصاص برچسبهای متعدد به یك سند و یك برچسب به اسناد متعدد
  • قابلیت تعریف routing list (مسیریاب) برای طبقه بندی خودكار اسناد افزوده شده
  • تنظیم نسخه بندی اصلی و فرعی
  • ایجاد نماهای مختلف برای دسته بندی و نحوه نمایش اسناد و پوشه ها
  • تعریف انواع زیرگروههای مدارک (به عنوان مثال گروه نقشه ها را می توان به زیرگروه های : نقشه فنی محصول ، نقشه ساختمانی ، نقشه تاسیساتی)
  • تعریف انواع مدارک ( مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعملها، استانداردها، کاتالوگها، ... و اختصاص فیلدهای اختصاصی به هریك)
  • تعریف گروه بندیهای مختلف برای فرمها و مدارک تا هر سطح دلخواه
  • امكان تعریف درختواره اطلاعات توصیفی اسناد
  • امکان افزودن اطلاعات توصیفی (meta data) به هر سند
  • نگهداری نسخه های نگارش قبلی هر سند با قابلیت مشاهده یا بازگشت به نسخ قبلی
  • نسخه برداری از مدارک قبل از ویرایش شدن توسط کاربر
امنیت
  • امکان تعریف حقوق دسترسی مجزا برای هر سایت، هر مخزن اسناد و یا هر مورد لیست و اسناد
  • امکان ارتباط با اسناد تنها از طریق Content server به این معنی که امکان دسترسی مستقیم به اسناد وجود نداشته باشد
  • امكان فعال كردن قابلیت "نیاز به تایید" بر روی همه یا بخشی از اسناد
  • اجرای کامل ملزومات امنیتی از طریق اعمال نظارت و مدیریت جامع بر روی اسناد سازمان
مدیریت كار تیمی
  • امكان ایجاد فضای كاری و تامین ساختار مشاركتی برای تولید یك طرح یا سند اطلاعاتی
  • امكان ایجاد ارتباط بلادرنگ با دیگر كاربرانی كه در حال مطالعه همین سند می باشند.
  • تغییر یك سند بدون ایجاد اختلال در استفاده از ویرایش فعلی برای سایر كاربران
مدیریت نشر تغییرات
  • امکان استفاده از RSS به منظور اطلاع از آخرین تغییرات
  • امکان تنظیم هشدار جهت یادآوری در زمان :
  • تغییر اسناد
  • ایجاد اسناد جدید
  • حذف اسناد
  • تغییر سندی كه آخرین بار توسط شما ویرایش شده است.
  • تغییر سندی كه شما آن را ایجاد كرده اید.
 جستجو
  • امکان دسته بندی و فیلتر کردن اطلاعات موجود در لیستها و مخزن اسناد 
  • قابلیت جستجوی پیشرفته داخل متن ها و اسناد مشابه گوگل
  • امکان جستجو بر اساس کلیه فیلدهای مشخص هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالتهای ترکیبی
 گزارشات
  • لیست اسناد صادره  در بازه تاریخی مورد نظر (با قابلیت ارائه به تفكیك دسته بندی های مورد نظر)
  • لیست اسناد معلق در کتابخانه اسناد
  • لیست اسنادی كه گردش كار آنها كامل انجام نشده است.
  • لیست اسنادی كه مدت زمان نگهداری آنها در آرشیو به پایان رسیده است.
  • لیست اسنادی كه بیشترین بازدید كننده را در بازه تاریخی مورد نظر داشته اند.
سایر ویژگی ها
  • قابلیت دریافت ایمیل و ذخیره ایمیل و پیوستهای آن به عنوان یك سند
  • امكان ایجاد Web Folder بر روی كامپیوتر شخصی و دسترسی به مستندات بدون نیاز به مراجعه به شیرپوینت و دقیقا مشابه با سایر پوشه های موجود در ویندوز
  • امكان ایجاد كپی های متعدد با قابلیت بروزرسانی خودكار از روی نسخه اصلی
  • قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه بدون محدودیت در تعداد کاربران
  • مدیریت بهینه حجم اطلاعات تا چندین ترابایت