داستان یک تجربه موفق در استقرار نرم افزار CRM

این محصول در سازمان کارفرما با بیش از ۶ هزار مشتری جاری نصب و راه اندازی شده و هدف این مجموعه کار بر روی جامعه هدفی با حداقل ۱۰ هزار نفر است، متاسفانه به دلایل گوناگون از جمله ذکر نقاط ضعف سیستم قبلی و ساختار بازاریابی و فروش که در زمینه کسب و کار کارفرما به شدت رقابتی است، امکان نام بردن و ذکر مشخصات دقیق کارفرما ممکن نیست. لذا در این مستند از واژه کارفرما به جای ذکر نام استفاده می‌شود.

بیان مساله:
مشکلاتی که کارفرما در حوزه فروش با آن مواجه بوده:
۱- عدم پیاده سازی و حتی وجود معماری فروش در عمل به اینصورت که کارفرما در هنگام استقرار سیستم جدید سعی در استقرار ساختار فروش خود در واحد فروش داشت.این بدان معنی است که به عنوان پیمانکار می‌بایست به پرسنل واحد فروش علاوه بر آموزش سیستم خود تئوری و پروسه فروش را نیز آموزش می‌دادیم.
۲- استفاده از کارشناسان تازه کار و بدون تجربه در این حوزه (بدون تجربه فروش که بتوانند تیم تحلیل را از چالش‌های واقعی حوزه فروش آگاه سازند)
۳- عدم استقلال کامل پست‌های تعریف شده در تحلیل سیستم در محیط واقعی و عملیاتی

نقاط قوت سیستم:
۱- حمایت آشکار مدیریت از پروژه
لازم به یادآوری است که چنانچه پروژه‌ای حمایت ملموس مدیریت را نداشته باشد نخواهد توانست به هدف تعیین شده برسد، اهمیت این مطلب تا آنجاست که اگر دوستان با سیستم مدیریت امنیت اطلاعات آشنایی داشته باشند می‌دانند که در اولین جلسه ممیزی چنانچه محرز شود مدیریت از پروژه حمایت نمی‌کند (و یا حتی از کلیات انجام طرح آگاهی ندارد) روال ممیزی خاتمه یافته و به عنوان یک عدم تطابق عمده (Major) ثبت خواهد شد و پروژه ناموفق بسته خواهد شد.
۲- هماهنگی و انعطاف پذیری تیم فروش
به جز در چند مورد به دلیل اینکه کارشناسان تازه وارد به حوزه فروش بوده‌اند مقاومت عمده‌ای در قبال استقرار و زیر بار بردن سیستم وجود نداشت.
۳-  آشنایی با سیستم‌ها تحت وب و ساختارهای آن‌ها، زیرا سیستم CRM پیشین این مجموعه مبتنی بر SharePoint
4- کم سن بودن تیم فروش و آموزش پذیری بالای آنها (گرچه در نفس تیم فروش کم تجربه بودن یک ایراد به حساب می‌آید ولی برای استقرار و استفاده کاربردی از سیستم یک نقطه قوت است.)

استقرار سیستم:
از آنجاییکه کارفرما از خدمات سامان در این پروژه استفاده کرده بود:
روال استقرار نرم افزار CRM پیش از ورود سیستم به سیستم با آغاز مشاوره در سازمان آغاز شد، و سند نیازمندیهای سیستم به صورت کامل تحلیل و آماده و به تایید کارفرما رسید.
در کنار این سند، سند تحلیل فنی و Fit/Gap Analysis  به تیم فنی برای سفارشی سازی سیستم ارائه شد، در کنار این سیستم مطابق سند نیازمندیهای آموزشی سازمان پیشنهاد برگزاری دوره آموزشی تایپ سریع و آموزش Outlook (با هدف تبدیل این محصول به کارتابل مشترک سیستم اتوماسیون اداری و ابزار ارائه یادآوری‌های وظایف تعریف شده در Dynamic CRM و ایجاد وابستگی کاربران به سیستم به عنوان ابزاری برای دسترسی و مدیریت کارها، ایمیل‌ها و تماس‌های شخصی خود) و ارائه یک سری گزارشات خروجی از این آموزش‌ها به مدیریت که ایجاد انگیزه سازنده در کارکنان کند.
و در نهایت بر اساس طرح سامان اقدام به برگزاری جلسات پرسش و پاسخ برای ارزیابی دقیق کارآیی سیستم و ایرادات احتمالی در کار با آن که در نهایت منجر به ارائه گزارش و راهکارهای رفع این مشکلات خواهد شد.
در طرح سامان و در این پروژه کاربرد سیستم کاملاً رصد شده و سعی شده هر گونه مشکلی پیش از جدی شدن و کارشکنی و اتلاف زمان تشخیص داده و رفع شود.