اهمیت اتوماسیون اداری برای سازمان ها در چیست؟
وقتی صحبت کار اداری می‌شود، اولین چیزی که به ذهن می‌رسد اصطلاح “کاغذ بازی” و صرف وقت بسیار است. نرم افزار اتوماسیون اداری پاسخی به این نگرانی ما است. امروزه حجم تعاملات درونی سازمان‌ها بسیار زیاد شده است. اگر بخواهیم همچنان با شیوه‌های سنتی آن‌ها را سر و سامان دهیم، روندهای اداری بسیار طولانی و زمان‌بر خواهند بود. اهمیت اتوماسیون اداری در این است که می‌تواند روندهای اطلاعاتی سازمان را با دقت و سرعت بالا مدیریت کند.
اتوماسیون به چه معنا است؟
فرهنگ‌های لغت، اتوماسیون (Automation) را به‌عنوان “تکنیک عملکرد دستگاه، فرآیند یا سیستم به‌صورت خودکار” تعریف می‌کنند. اتوماسیون در کسب‌وکار یعنی “ایجاد و به‌کارگیری فناوری برای نظارت و کنترل تولید و تحویل محصولات و خدمات سازمان‌ها”.
بنابر این تعاریف، اتوماسیون شغل کسانی است که در ایجاد و به‌کارگیری فناوری نظارت و کنترل تولید و تحویل محصولات یا خدمات نقش دارند. اتوماسیون بسیاری از عناصر حیاتی سیستم‌ها و عملکردهای شغلی و سازمانی را در برمی‌گیرد. اتوماسیون یا خودکارسازی، در روندهای کاری تمامی صنایع، سازمان‌ها، کسب‌وکارها و ادارات حضور چشمگیر و موثر دارد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری (Office Automation) شامل دو راهکار سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است. این راهکارها امکان انتقال داده‌ها را بین سیستم‌های اداری، بدون دخالت و کمک انسانی فراهم می‌کند. این روش با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای پیچیده و انجام خودکار کارهای مختلف اداری، بارهای سازمانی را کاهش می‌دهد. در واقع اهمیت اتوماسیون اداری در مدیریت زمان و افزایش بهره وری می‌باشد. فرایندهای پیچیده سازمانی عباراتند از: حسابداری، مدیریت اطلاعات، آموزش، مدیریت امکانات.
سیستم اتوماسیون اداری فقط به‌معنای دوری از کاغذ بازی نیست؛ بلکه ابزاری قدرتمند برای از بین بردن حجم وسیعی از فرآیندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل در ثصمیم‌گیری‌های کارمندان و مدیران است.
بشر از چه زمان به اهمیت اتوماسیون اداری پی برد؟
عموما اینطور به نظر می‌رسد که اتوماسیون اداری، یک نگرانی امروزی است؛ اما در واقع سابقه‌ای طولانی دارد. به‌طوری که حتی خطوط مونتاژ اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می‌گیرند. دانشمندان رایانه، متخصصان فناوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده‌نگر بیش از سه دهه است که استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کرده‌اند.
مارگارت اچ اولسن (Margarethe H. Olson) و هنری سی لوکاس (Henry C. Lucas) یک مقاله مشترک دارند. در این مقاله به نام “تاثیر اتوماسیون اداری بر سازمان” نوشته‌اند: «اخیرا فناوری رایانه در خودکارسازی وظایف و رویه‌های اداری و توسعه سیستم‌های خودکار دفتری، موقعیت‌های بی‌نظیری را برای سازمان‌ها ایجاد کرده‌اند. بنابراین بر لزوم تحقیقات بیشتر در مورد تاثیرات بالقوه اتوماسیون اداری تاکید می‌شود.»
طی دو دهه اخیر اتوماسیون اداری به‌عنوان روشی عالی در سازمان، با ظهور فناوری‌های بهتر و سریع‌تر به ثمر نشست. در مقاله‌ای دیگر در این باره آمده‌است: «تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با اختراح ماشین تحریر و دستگاه کپی آغاز شد که کارهای دستی قبلی را مکانیزه می‌کرد. ولی اکنون تبدیل اطلاعات به فرم‌های الکترونیکی و ارسال آن‌ها از یک رایانه به رایانه‌ای دیگر را نیز شامل می‌شود.»
استفاده گسترده از رایانه‌ها در ادارات انقلابی در اتوماسیون اداری ایجاد کرد. این انقلاب به مرحله‌ای رسیده که در بسیاری از حوزه‌های کسب‌وکار و روندهای اداری نفوذ کرده است و کارایی دارد. تا حدی که در بسیاری از مشاغل، شرکت‌ها و سازمان، از انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون یا نرم‌افزارهای یکپارچه تجاری استفاده می‌شود. در دنیای امروز اهمیت اتوماسیون اداری برای همگان، بیش از پیش روشن شده است.
اهمیت اتوماسیون اداری
امروزه حجم انبوه اطلاعات درون سازمان‌ها به‌عنوان مکملی برای منابع توسعه مانند: سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی به‌شمار می‌آید. بر این اساس طراحان سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات باید هنگام طراحی نیازهای امروز سازمان‌ها را لحاظ کنند. همچنین مدیران ادارات و سازمان‌ها باید هنگام انتخاب اینگونه سیستم‌های اطلاعاتی، اهداف و نیازهای سازمان خود را مدنظر قرار دهند. زیرا مدیریت موفق اطلاعات با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری معیار و ملاک پیشرفت و موفقیت سازمان‌ها محسوب می‌شود.
در عصر فناوری، مکاتبات اداری و ارتباطات بین بخش‌های سازمان به حدی رسیده‌اند که فرآیندهای زمان‌بر پیشین پذیرفتنی نیستند. و این اهمیت اتوماسیون اداری را بیش از پیش نمایان کرده است. در واقع در روندهای پیشین که با عنوان روندهای سنتی و دستی شناخته می‌شوند، معایب بسیاری وجود دارد. برخی از آن‌ها عبارتند از:
- کندی گردش اطلاعات
- کندی ارسال مکاتبات
- کندی پیگیری موثر بر اطلاعات و مکاتبات
- کیفیت نامناسب ثبت اطلاعات
- کیفیت نامناسب نگهداری اطلاعات
- کندی بازیابی اطلاعات و اسناد
- نداشتن آرشیو مناسب از مکاتبات
- نداشتن آرشیو مناسب از درخواست‌های مشتریان و مدارک دیگر سازمانی
در ابتدا از رایانه‌ها فقط برای گردآوری و آرشیو اطلاعات به‌صورت مستقل استفاده می‌شد. در واقع هر رایانه یک آرشیو مستقل بود. امکانات مناسبی برای ارسال اطلاعات بین رایانه‌ها، سیستم‌ها و بخش‌های اداری و انطباق این اطلاعات با هم وجود نداشت. امروزه برای تسهیل امور و افزایش سرعت گردش اطلاعات منطبق و هماهنگ در درون بخش‌های سازمان و بین رایانه‌ها، از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها سطح کارایی بخش‌های اداری را به‌طور چشمگیر افزایش می‌دهند.
بهره‌وری؛ مهم‌ترین علت اهمیت اتوماسیون اداری
امور دفتری و مکاتبات اداری در گذشته به‌عنوان روندهایی طبیعی، مورد بی‌توجهی در سازمان‌ها قرار می‌گرفت. این درحالی است که این روندها انرژی و نیرو زیادی از سازمان می‌گیرد. در دهه‌های گذشته این روندها مورد بازبینی اصولی قرار گرفتند. مدیران سازمان‌ها با خرید سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای اتوماسیون توانستند باعث بهره‌وری در این روندها شوند.
ابزارهای اتوماسیون اداری به کارکنان کمک می‌کند وظایف را در کمترین زمان، با بیشترین دقت و کمترین نیرو انجام دهند. این مورد به‌ویژه برای افرادی با مسئولیت‌های صرفا اداری پررنگ است. چنین مسئولیت‌هایی عبارتند از:
- انتشار اطلاعات
- ذخیره و بایگانی اطلاعات
- بازیابی اطلاعات
- کار با واژه‌پردازها
- مدیریت اطلاعات کارکنان و مشتریان
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
به‌طور معمول از اتوماسیون اداری برای تبادل پیام‌ها، اطلاعات و مکاتبات اداری استفاده می‌شود؛ اما این تمام ماجرا نیست. اهمیت اتوماسیون اداری در کاربردها و مزایای بسیاری‌ست که دارد.
به طور کلی از اتوماسیون اداری برای فرآیندهایی استفاده می‌شود؟ باید بگوییم سیستم اتوماسیون سازمانی در موارد زیر کاربرد دارد:
- پست الکترونیکی
- پست صوتی، ارسال نمایی
- واژه‌پردازی
- تقویم الکترونیکی
- وبینار و کنفرانس از راه دور
- دورکاری
- ذخیره اطلاعات و بایگانی اطلاعات
اما مزایای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری گسترده است. این مزایا عبارتند از:
- ثبت و نگهداری سوابق کارکنان در حجم اندک، ایمنی بیشتر و با امکان بازیابی آسان
- حذف بخش اعظمی از مکاتبات اداری کاغذی
- انجام تمامی روندهای اداری در هر زمان و از هر مکان
- تسهیل در امور اداری و سرعت بخشیدن به روندها
- حذف دفترهای حجیم اندیکاتور از روی میز کار دبیرخانه
- نظارت بیشتر بر روندهای اداری و عملکرد کارکنان به صورت آنلاین و آفلاین
- شفاف‌سازی در گردش اسناد اداری
- مدیریت متمرکز عملکردها و تصمیم‌گیری به‌موقع
- پیشگیری از اشتباهات، تکرارها و توقف در روندهای اداری از جمله ثبت اسناد و مدارک سازمانی
- تولید و تنظیم گزارش‌های متنوع کاری
- امکان آگاهی‌رسانی به مشتریان در مورد روند پیشرفت کار و مراحل پیگیری پرونده
- امکان آگاهی‌رسانی به مشتریان در مورد نواقص اسناد و مدارک پرونده
- پیگیری مکاتبات اداری از طریق اینترنت، تماس تلفنی یا پیامک
- ایجاد و انجام طرح‌های تکریم ارباب رجوع
- صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.