آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟
یکی از عبارات مورد علاقه همه ما این است که وقتی می خواهیم چیزی را بخریم سعی می کنیم بهترین آن را بخریم. همین است که اگر شما عبارت “بهترین …” را در گوگل جستجو کنید همیشه نتایجی برای شما برمی گرداند. حتی ممکن است با جستجوی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به این صفحه آمده باشید. اما به نظر می رسد در مورد نرم افزار، علی الخصوص نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری این دیدگاه خیلی مناسب نباشد. زیرا همانطور که در این مطلب توضیح خواهیم داد چیزی به نام بهترین نرم افزار مثلا اتوماسیون اداری وجود ندارد. اما قبل از ادامه مطلب پیشنهاد می کنیم مطلب “قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید” را مطالعه کنید. تا به تعریف دقیق تری از نرم افزار اتوماسیون اداری برسیم.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
همانطور که در عنوان مطلب هم ذکر کردیم و در مقدمه هم به آن اشاره کردیم اعتقاد ما بر این است که جواب برای این پرسش وجود ندارد. اما اگر این سوال را کمی دقیق تر کنیم آنگاه جواب مناسبی نیز خواهد داشت.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمان من کدام است؟
این سوال درست است زیرا که هر شرکت یا سازمانی بسته به فرهنگ سازمانی حاکم بر آن، تعداد پرسنل، نوع فعالیت، مخاطبین یا مشتریان، مبلغ قابل هزینه برای نرم افزار، دیگر نرم افزارهای موجود، ساختار شبکه، توزیع جغرافیایی، میزان دانش IT پرسنل و عوامل مختلف دیگر با دیگر شرکت ها متفاوت است و نمی توان یک نسخه کلی به عنوان بهترین نرم افزار برای همه تجویز کرد. با این توضیح حال این مساله مطرح می شود که چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را پیدا کنیم؟
برای پاسخ به این سوال ابتدا باید کمی کلی تر به مساله نگاه کنیم و این سوال را مطرح کنیم که به طور کلی چگونه باید نرم افزار خرید؟ خوشبختانه قبلا در مطلبی با عنوان “هر گردی گردو نیست یا چگونه نرم افزار بخریم؟” در این مورد توضیح داده ایم. که پیشنهاد می کنیم ابتدا این مطلب را مطالعه کنید.
چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را تهیه کنیم؟
همانطور که در مطالب قبلی عنوان شد اولین کار این است که یک لیست واقعی از انتظارات خود تهیه کنیم، اما بایستی در کنار لیست انتظارات، لیست از وضعیت شرکت خود نیز تهیه کنیم. منظور از لیست وضعیت این است که پاسخ سوالات زیر را در آن مشخص کنید:
– آیا شبکه شما ویندوزی است یا لینوکس
– اگر ویندوزی است آیا AD روی آن فعال شده است؟
– تعداد پرسنلی که قرار است از اتوماسیون استفاده کنند چند نفر است؟
– آیا دسترسی از طریق اینترنت لازم است یا خیر؟
– آیا الزام دارید که سرور اتوماسیون در شرکت خودتان باشد؟
– آیا دفاتر کاری متعدد دارید؟
– بودجه ای که برای خرید نرم افزار در نظر دارید چقدر است؟
– آیا پرسنل شما می توانند با نرم افزارهای مدرن کار کنند؟ یا نیاز به آموزش دارند.
– آیا سخت افزار سرورهای شما برای نرم افزارهای مدرن مناسب است یا خیر
وقتی که این لیست در کنار لیست انتظارات قرار گرفت. آنگاه شما می توانید گزینه هایی که در بازار نرم افزار وجود دارند و می توانند خواسته های شما را برآورده کنند و البته با شرایط شما هماهنگ باشند. را پیدا کنید. و از بین آنها بهترین را انتخاب کنید.
اگر این روال را به درستی انجام داده باشید هم اکنون لیست گزینه های شما برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بسیار کوچک شده باشد. اینکه چطور از بین این لیست بهترین را انتخاب کنیم کار نسبتا ساده ای است. کافی است دمو این نرم افزارها را ببینیم. سابقه کاری شرکت ارایه دهنده آن نرم افزار را بررسی کنیم و در نهایت مناسب ترین گزینه به لحاظ کیفیت و شرکت را انتخاب کنیم.
خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
همانطور که گفته شد سوال درست این است که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان من کدام است. اما ممکن است این سوال مطرح شود که چه شاخص ها و معیارهایی باید برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری متناسب با سازمان و بودجه ، در نظر گرفته شود؟
ما فرض می کنیم شما لیست انتظارات و نیازهای واقعی سازمان خود و شرایط سازمان خود را تهیه کرده اید و بر اساس آنها تعداد گزینه ها برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را محدود کرده اید. ولی هنوز متر و معیاری برای انتخاب بهترین گزینه ندارید. ما در اینجا با ارایه خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری راهنمای شما خواهیم بود.
– استفاده از آن ساده باشد
خیلی به نظر بدیهی می رسد، نه؟! اما هم طراحان نرم افزار و هم کسانی که در پروسه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری قرار می گیرند. بعضا در چاله “هر چه امکانات بیشتر یعنی نرم افزار بهتر” می افتند. و فراموش می کنند که بیش از ۸۰ درصد از کاربران تنها از ۲۰ درصد از امکانات نرم افزار استفاده می کنند و برخی قابلیتهایی که ممکن است در پروسه خرید بسیار مورد توجه شما قرار گرفته باشند احتمالا هرگز و توسط هیچ کاربری استفاده نمی شوند.
لذا به هیچ وجه روی امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری متمرکز نشوید بلکه به عنوان اولین و مهم ترین شاخص به سادگی استفاده از نرم افزار توجه کنید. اگر طراحی نرم افزار ساده باشد و استفاده از آن نیازی به آموزش نداشته باشد. کاربران به راحتی با آن خو می گیرند و به عنوان یک ابزار کارآمد و کمک کننده از آن استفاده می کنند. در غیر این صورت شما باید کاربران را وادار کنید تا از نرم افزار استفاده کنند. و به محض آنکه فشار استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برداشته شود. یا از آن استفاده نمی کنند و یا بعد از ایجاد و ارسال نامه به صورت غیر سیستمی آن را در نرم افزار نیز ثبت می کنند که بازخواست نشوند.
– از طریق موبایل و تبلت هم قابل استفاده باشد
شاید داشتن اپلیکیشن موبایل برای نرم افزار اتوماسیون اداری و قابل استفاده بودن در موبایل و تبلت به نظر یک امکان جانبی باشد. اما این طور نیست!
برای توضیح ضرورت این شاخص بایستی به هدف استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برگردیم. ما می خواهیم نرم افزار تهیه کنیم تا ثبت و مدیریت نامه ها و گردش آنها بین اعضای سازمان مکانیزه شود و تعاملات بین پرسنل مکتوب و قابل پی گیری و ردیابی باشد. لذا اگر استفاده و دسترسی به نرم افزار اتوماسیون اداری فقط محدود شود به نشستن پای کامپیوتر در درون سازمان. نمی توان انتظار داشت که این نرم افزار، ابزار تعامل بین پرسنل شود. زیرا استفاده از آن مقدماتی دارد و همه جا و به سادگی در دسترس نیست. از این روست که قابل دسترس بودن نرم افزار اتوماسیون اداری از طریق موبایل و تبلت بسیار حائز اهمیت است.
– سازگاری بالایی با نرم افزارهای روز دنیا داشته باشد
بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران که اتفاقا اسم و رسمی هم دارند با تکنولوژی های قدیمی طراحی و پیاده سازی شده اند و سازگاری کمی با نرم افزارهای روز دارند. به عنوان مثال برای استفاده از برخی از نرم افزار های اتوماسیون اداری باید از ویندوز XP یا Seven استفاده کرد. فقط با مرورگر IE کار می کنند با آفیس ۲۰۰۰ سازگار هستند و از این دست محدودیتها.
این ناسازگاری ها با تکنولوژی های روز باعث می شود کاربر تجربه خوبی برای استفاده از نرم افزار نداشته باشد و لذا همواره شما با مقاومت پرسنل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مواجه هستید و باید آنها را مجبور به استفاده کنید. و این امر باعث می شود هدف اصلی از بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری که مکانیزه کردن مکاتبات پرسنل با یکدیگر است به طور کامل محقق نشود.
– بر اساس تجارب موفق مکانیزاسیون طراحی شده باشد
یکی از ویژگی هایی که می تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری را جزو بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری قرار دهد. فرهنگ و تجربه ای است که همراه با نرم افزار وارد سازمان می شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، نرم افزاری است که بر اساس یک تجربه موفق از مکانیزاسیون فرآیند مکاتبات در سازمان ها طراحی و پیاده سازی شده باشد.
بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری فعال در بازار ایران بر پایه بروکراسی موجود در سازمان های دولتی طراحی شده اند که خود این بروکراسی مربوط به بیش از ۵۰ سال قبل است. و لذا فرایندی است بسیار سنگین که سربار زیادی را به فرآیند مکاتبات درون سازمانی اعمال می کند. ولی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر اساس تجربه موفق ایمیل که جایگزین مکاتبات سنتی شده است، طراحی شده است و می تواند فرهنگ مدرن و چابکی را برای گردش مکاتبات در سازمان شما ایجاد کند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.