سیستم مکاتبات اداری و گردش اسناد را الکترونیکی کنید

تعاملات تجاری روزانه شرکت خود را تصور کنید. تمامی ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنید، اسنادی که به اشتراک می‌گذارید و هر نوع اطلاعات تجاری که بین همکاران، مشتریان یا اشخاص ثالث رد و بدل می‌کنید، زیر چتر سیستم مکاتبات اداری قرار می‌گیرد. مکاتبات اداری مانند هر فرآیند پیچیده دیگر در یک شرکت تجاری یا دولتی، نیاز به مدیریت مناسب دارد. مدیریت مکاتبات اداری برای همه سازمان‌ها اعم از سازمانهای دولتی و سایر شرکت‌ها که باید با زمان و منابع محدود سر و کار دارند، اهمیت دارد. سازمان‌هایی که به دنبال بالاترین سطح بهره‌وری هستند و همچنین یک سیستم کنترل کارآمد برای نظارت موثر بر کانالهای مکاتبات اداری خود می‌خواهند، اهمیت استفاده از سیستم مکاتبات اداری را درک می‌کنند.

سیستم مکاتبات اداری چیست و چه می‌کند؟

مدیریت مکاتبات اداری به فرایند دریافت، ضبط، ثبت، پردازش مناسب و پاسخگویی به آنها و ایجاد دنباله حسابرسی از مکاتبات دریافتی گفته می‌شود. یک سیستم مدیریت مکاتبات اداری برای ردیابی تمام مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن برای همه کاربران برنامه با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده می‌شود.   یک سیستم مکاتبات اداری خوب، ابزارهای الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تأیید فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی توانایی مدیریت موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روشهای سنتی فراهم می‌آورد. سیستمهای مدیریت مکاتبات اداری، ایجاد، جمع‌آوری و تحویل نامه‌های اداری امن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می‌کند. سیستم مکاتبات اداری سازمان ها را قادر می‌سازد تا محتویات مکاتبات از پیش طراحی‌شده و سفارشی را به سرعت در یک فرایند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه ، مشتریان ارتباط صحیح را در زمان مناسب به روش مناسب دریافت می کنند. این امر مشاغل را قادر می‌سازد تا ارزش تعاملات با مشتریان را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و خطرات مربوط به یک فرایند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند. این تعاملات شامل مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی می‌شود. یک مطالعه نشان می‌دهد که تقریبا ۸۰ درصد از مدیران شرکت‌ها، روابط تجاری خود را به دلیل ارتباط و خدمات‌رسانی ضعیف به مشتریان از دست داده‌اند. ارتباط خوب با مشتری آن هم زمانی که که هزاران ایمیل، گزارش، نامه، خط مشی ، قرارداد و پیام‌های خوش‌آمدگویی، طی هر ماه منتشر می شود، مساله‌ای است که باید توسط سیستم یکپارچه مکاتبات، مدیریت شود.

استفاده از سیستم گردش مکاتبات اداری چه نتایج مثبتی (مزایایی) برای سازمان‌ها دارد؟

سیستم مکاتبات اداری یک عملکرد مهم تجاری برای شرکت های مختلف در صنایع است. از دولت، بیمه و بانکداری گرفته تا خرده فروشی، مراقبت‌های بهداشتی و آژانس‌های مسافرتی یا هر کسب‌و‌کاری که داشته باشید، ارتباط کارآمد با مشتریان یا شهروندان از طریق راه‌حل‌های گردش مکاتبات اداری، یک ضرورت است. با وجود این، بسیاری از مشاغل از قابلیت‌های راه‌حل مدرن برای بهبود فرایند گردش اسناد و مکاتبات خود استفاده کامل نکرده‌اند. علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، راه‌حل‌های مکاتبات مدرن امروزه گزینه‌های کاربردی بیشتری را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. این گزینه‌ها می‌توانند فروش را بهبود بخشند زیرا موقعیت، اهداف و علایق گیرنده و فرستندۀ مکاتبات را با یکدیگر هماهنگ می‌کند. در اقتصاد امروز، حذف روش‌های سنتی از فرآیندهای سیستمی و حذف فعالیت‌های تکراری، می‌تواند نقش موثری در نتیجه نهایی کسب‌وکار داشته باشد. در زیر به مزایای دیگر استفاده از سیستم مکاتبات اداری اشاره می‌کنیم.

رعایت قوانین و مقررات

آژانس‌هایی مانند دولت، بیمه و خدمات مالی بیشترین بهره را از نوسازی سیستم مدیریت مکاتبات اداری از طریق بهبود کنترل ارتباطات مشتری برای رفع نیازهای نظارتی می‌برند. این امر به‌ویژه با توانایی پاسخگویی سریع به درخواست‌های جدید مشتریان و ارائه گردش حساب‌های مرتبط است. یک سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات خوب، مدیریت گردش کار را برای تأییدیه‌های چند سطحی فراهم می‌کند. مهمترین کاری که باید در نحوه مکاتبات اداری مشتریان انجام شود این است که اصول مکاتبات اداری از نظر فنی و امنیتی، رعایت شود. شیوه نگارش و اطلاعات ارائه‌شده در مکاتبات، نشان‌دهنده برند تجاری شما هستند. ساختار این مکاتبات، سطح فرهنگ و قانون‌مداری سازمان شما را به مشتریان و سازمان‌های مرتبط، اعلام می‌دارد. بنابراین سیستم ‌های مدیریت مکاتبات، به دلیل فرآیند اتوماتیکی که دارند، برای هر نوع مکاتبه و هر دسته از گیرندگان نامه‌ها، ساختار و اصول مکاتبات اداری مربوط به آن را در نظر می‌گیرد. بنابراین این سیستم قادر خواهد بود ساختاری را برای هر دسته از این مکاتبات، طراحی و تهیه کند و آن را به‌سرعت و دقت برای مخاطبان آن بفرستد.

پس انداز هزینه

سیستم مدیریت مکاتبات اداری، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد. صرفه‌جویی در هزینه‌های سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری با اهدافی شروع می‌شود که به‌راحتی قابل دستیابی هستند و نیازی به تلاش زیادی ندارند. به عنوان مثال، کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های مربوط به چاپ و توزیع می‌تواند به‌سرعت، صرفه‌جویی بالایی را نتیحه دهد. مدیریت مکاتبات از طریق ادغام با پایگاه داده‌های کارکنان یا مشتریان‌ و همچنین هماهنگ‌سازی بهتر در تحویل پیش‌نویس یا محتویات نامه‌ها، به حداقل رساندن نامه‌های مورد نیاز کمک می‌کند. سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری خوب همچنین به افزایش استفاده از نامه‌های الکترونیکی کمک می‌کند. جایگزینی سیستم‌های قدیمی و مراکز داده نیز به کاهش شدید هزینه‌های جاری منجر می‌شود.

بهبود کارایی محتوا

سازمانهایی که سیستم مدیریت مکاتبات سنتی استفاده می‌کنند، زمان زیادی را صرف ویرایش الگوهای مکاتبات می‌کنند. استفاده از سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات به کاربران تجاری این امکان را می‌دهد که ایجاد و تغییر الگوهای نگارش نامه‌ها را مدیریت کنند. این روش، سازگاری در طراحی مکاتبات برای مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی و توانایی به روزرسانی قالب‌ها، فرآیندهای مدیریت محتوای نامه‌ها را نیز ساده می‌کند.

خدمات مشتری پیشرفته

با توجه به بهبود کارایی محتوا، خدمات به مشتریان نیز با مدیریت مکاتبات اداری افزایش می‌یابد. با اتخاذ یک راه‌حل مدرن، مناطق خدمات به مشتری می‌توانند چالش‌های ارتباط با مشتری، اسناد با کیفیت بهتر، دسترسی به اسناد مشتری در زمان واقعی و بهبود کارایی محتوای بازاریابی را کاهش دهند.

بهتر ، سریعتر ، ارزان تر

سازمانهایی که علاقمند به پیاده‌سازی سیستم مکاتبات اداری هستند می‌توانند انتظار مزایای زیادی را داشته باشند. این مزایا مربوط به افزایش اتوماسیون، بهبود مدیریت محتوا و تجمیع پایگاه داده ارتباطات سازمان است.

سامانه گردش مکاتبات اداری پرنیان چه قابلیت‌هایی دارد؟

نرم افزار اتوماسیون مکاتبات اداری پرنیان به صورت دیجیتالی حرکت مکاتبات داخلی و خارجی را خودکار کرده و تسهیل می‌کند. راه‌اندازی سیستم یکپارچه مکاتبات اداری پرنیان، روشی انعطاف‌پذیر برای جابجایی مکاتبات دیجیتالی در داخل و سراسر بخش‌های سازمان شما ارائه می‌دهد. همچنین استفاده از یک سیستم مدیریت مکاتبات اداری واحد، به افزایش اشتراک‌گذاری داده‌ها و همکاری و ارتباط بین بخش‌ها و مشتریان کمک می‌کند. این نرم افزار با ایجاد گردش کار انعطاف‌پذیر، به کاهش تعداد فرایندهایی که مکاتبات فردی تا رسیدن به نقطه نهایی در مسیر خود طی می کنند، کمک می‌کند. از جمله قابلیت‌های سامانه مکاتبات اداری پرنیان عبارت است از: کارتابل آفلاین از ویژگی‌های مهم و کاربردی سیستم مدیریت مکاتبات اداری پرنیان این است که حتی در صورت قطعی اینترنت قادر خواهید بود با با کارتابل آفلاین به امور اداری خود بپردازید. تمامی اطلاعات پایگاه داده و اسناد اداری در حالت آفلاین نیز در دسترس شما قرار دارد. تغییرات در حالت آفلاین ذخیره شده و بلافاصله پس از اتصال مجدد اینترنت، اطلاعات روی سرور سامانه نیز قرار می‌گیرد. نامه نگاری با Outlook اتوماسیون اداری پرنیان با به‌کارگیری سه نرم افزار کاربردی مجموعه آفیس از جمله  word, exchange  و outlook، پردازش اسناد و مکاتبات اداری را انجام می‌دهد. با استفاده از نرم افزار  word نامه‌ها در قالب‌های مختلف خوانده می‌شوند و می‌توان در فرمت‌های متفاوت از آنها خروجی گرفت. نرم افزار اوتلوک، ایجاد نامه، ارجاع و ارسال نامه‌ها را بر عهده دارد. همچنین از این نرم‌افزار برای مشاهده و پیگیری وضعیت نامه‌های دریافتی و ارسالی استفاده می‌شود. اکسچنج، ناظر قدرتمند گردش کار نامه‌ها می‌باشد و پورتال مکاتبات نیز برای گزارش‌گیری از موقعیت نامه‌ها به کار می‌رود.

دیگر امکانات ویژه پرنیان

  تعریف امضاء کاربران : سامانه مکاتبات اداری پرنیان قادر است برای هر کاربر این نرم افازار، سطح دسترسی و مجوزهای متفاوت تعریف کند. بدین ترتیب در این سامانه می‌توان برای هر یک از کارکنان، تصویر امضای متفاوتی در نظر گرفت و در پایین نامه‌ها، امضای دیجیتال آنان را ثبت کرد. اپلیکیشن اندروید و IOS : با استفاده از اپلیکیشن اندروید و ios سامانه پرنیان قادر خواهید بود از طریق هر دستگاه هوشمندی اعم از تبلت یا موبایل به اطلاعات کسب‌وکار سازمانی خود دسترسی داشته باشید. در این صورت دیگر نیازی به حضور فیزیکی دائمی در سازمان خود ندارید. و حتی در سفرها و روزهای تعطیل نیز می‌توانید به مدیریت و نظارت بر وضعیت مکاتبات اداری خود بپردازید. همزمان تحت وب و ویندوز : نرم افزار تحت وب و یا نرم افزار ویندوز سیستم یکپارچه مکاتبات پرنیان به صورت همزمان قابل استفاده است. بنابراین نیازی نیست برای خرید هر یک از نسخه‌ها، هزینه جداگانه‌ی ب ردا پرداخت کنید. می‌توانید در هر یک از نسخه‌ها کاربران دلخواه خود را تعریف کنید که به‌صورت همزمان به پیگیری امور اداری بپردازند.

خرید سیستم مکاتبات اداری، بهترین راه برای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها

با خرید سیستم مکاتبات اداری پرنیان، تجربه استفاده حرفه‌ای از چند نرم‌افزار کاربردی را در یک نرم افزار خواهید داشت. پیاده‌سازی سامانه مکاتبات اداری پرنیان به‌معنای آغاز صرفه‌جویی چشم‌گیر در هزینه‌های ارتباطی و زمان و همچنین اجرای اصول مکاتبات اداری است. این نرم افزار کارکنان شما را از پیگیری دائمی انبوه مکاتبات اداری بی‌نیاز می‌کند. در نتیجه توان و تمرکز کارکنان صرف فعالیت‌های بااهمیت‌تری من‌جمله بازاریابی و افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود. بدین ترتیب شما با صرف کمترین هزینه برای خرید نرم افزار مکاتبات اداری، موفقیت سازمان خود را تضمین می‌کنید. ما پشتیبانی و خدمات پس از فروش این نرم افزار را به‌صورت کاملا رایگان ارائه می‌کنیم. بنابراین می‌توانید مطمئن باشید که از راه‌اندازی نرم افزار و تا رسیدن به نتیجۀ مطلوب در کنار سازمان شما هستیم.  

نسخه رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید