مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها

در نوشته‌ی زیر ابتدا به سوال «چرا به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیاز داریم؟» پاسخ می‌دهیم. در ادامه مزایای اتوماسیون اداری را برمی‌شماریم. سپس نرم افزاری کارا و قابل اعتماد در این زمینه را به خوانندگان معرفی می‌کنیم.

قبل از ورود به بحث مزایا اجازه دهید ذهن شما را با مثالی ملموس آماده کنیم. فرض کنید شما مدیر یک بخش هستید که در دفتر خود یک کارمند مسئولیت‌پذیر دارید و از ایشان راضی هستید. یک‌روز به‌دلیل فشردگی کارها و وظایف، او از خاطر می‌برد که نامه‌ای بسیار مهم را به‌موقع به شما برساند. این تاخیر موجب متضرر شدن سازمان شما می‌شود. در چنین شرایط مقصر کیست؟

با مطالعه‌ی این مقاله خواهیم دانست که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری چگونه از این ضرر جلوگیری می‌کند. روشن می‌کنیم که سیستم اتوماسیون اداری چطور نظم و ارتباطات را در شرکت شما تقویت می‌کند.

سازمان ها پیش از ظهور سیستم اتوماسیون اداری چه می‌‎کردند؟

در سال‌های گذشته روند کارهای سازمانی در یک اداره یا مجموعه بسیار پیچیده‌تر از امروز بوده‌است. یعنی قبلا برای پیگیری کارها، مستندسازی، گزارش‌گیری، ثبت صورت‌های مالی و وظایفی از این قبیل با حجم زیادی از کاغذ و دفترهای ثبت موسوم به اندیکاتور یا نامه‌نما روبرو بوده‌اند. ثبت این گزارش‌ها و نامه‌ها، قاعدتا مستلزم پیگیری این موارد ثبت شده در دفترهای نامبرده خواهدبود. این فرآیند بسیار طولانی، طاقت‌فرسا و زمان‌بر بود. بدین ترتیب بود که با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تجاری شدند.

به مرور مدیران بیشتری از مزایای سیستم اتوماسیون اداری آگاه شدند. به این ترتیب استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری جزئی از فرهنگ سازمانی قرار شد.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

راه‌اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌ها محدوده‌ی وسیعی از امکانات گسترده‌تر و مزایا را با خود به ارمغان می‌آورد. بخشی از مزایای اتوماسیون اداری را در زیر با هم مرور می‌کنیم:

• افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها
• کاهش هزینه‌ها
• صرفه‌جویی در زمان و منابع
• مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات
• افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده
• مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری
• گزارش‌گیری

در ادامه هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.

اولین مزیت اتوماسیون اداری : افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها

باید توجه داشت که خطاهای انسانی در فعالیت‌های روزانه‌ی یک اداره یا شرکت کاملا قابل پیشگیری نیستند. درصورتیکه سیستم‌های اتوماسیون سازمانی اگر به درستی راه‌اندازی شده باشند از این قبیل اشتباهات جلوگیری می‌کنند. در حقیقت اگر این نرم‌افزارها دقیق و صحیح اجرا شوند، سازمان از مزایای سیستم اتوماسیون اداری بهره‌مند خواهد شد.

خطاهای انسانی نه تنها باعث کاهش صحت و دقت فعالیت های موثر می‌شود، بلکه این خطاها می‌توانند بسیار هزینه‌بردار باشد. درنظر بگیرید شما به عنوان یک مسئول هنگام پرداخت پول به یک کارمند یا خریدار ارقام زیادی را وارد کنید. اشتباهات جدی می‌تواند منجر به بروز معضلاتی در زمینه‌ی امنیت نیز بشوند. از فواید اتوماسیون سیستم های اداری این است که مداخله‌ی انسان را در انتقال اطلاعات به حداقل می‌رساند. این شرایط در نهایت منجر به کاهش بروز خطاها می‌شود.

کاهش هزینه‌ها با اتوماسیون سازمانی

یک سازمان با نصب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای پیچیده‌ی بیزینس (business) را اتوماسیون می‌کند. چنین سازمانی دیگر نیازی ندارد که برای استخدام افرادی که وظایفی مشابه این نرم‌افزار دارند، وقت و هزینه صرف کند. در نتیجه هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابند. در عین حال فعالیت‌های موثر و سودهای حاشیه‌ای به طور مشخصی افزایش می‌یابند.

صرفه‌جویی در زمان و منابع یکی دیگر از فواید اتوماسیون اداری

با اتوماسیون فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت بیشتری با منابع و امکانات کم‌تر انجام دهند. با حذف فرآیندهای زمان‌بر و خسته‌کننده کارمندان می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف وظایفی با ارزش بیش‌تر کنند.

برای مثال بیایید مزیت باارزش حذف کاغذ از چرخه‌ی فعالیت‌های روزانه‌ یک اداره را در نظر بگیریم. با وجود سیستم اتوماسیون اداری کارمندان مجبور نیستند زمان زیادی را صرف جمع‌آوری اسناد مهم یا وارد کردن اطلاعات کنند. دیگر دسته بندی مجموعه‌ی عظیمی از کاغذها برای سازمان معنایی نخواهد داشت. علت چیست؟ تمامی این وظایف را سیستم اتوماسیون سازمانی به درستی انجام می‌دهد.

براساس وب‌سایت Forbes، ۷۸٪ رهبران یا مدیران تایید می‌کنند که اتوماسیون روزانه تا ۳ ساعت در زمان کاری هر کارمند صرفه‌جویی می‌کند. یعنی ۳ ساعت مفید به ساعت کاری کارمندان شما اضافه می‌شود.

مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات

از دیگر مزایای سامانه اتوماسیون اداری این است که روند ذخیره‌ی اطلاعات ساده سازی می‌شود. بعلاوه، این سیستم امکان نظارت و کنترل یا مانیتورینگ اطلاعات را از طریق یک سیستم مدیریت اسناد به ما می‌دهد. سایر ویژگی‌های اتوماسیون سازمانی عبارتند از مدیریت وظایف، سیستم‎‎‌های یادآور یا reminderها و همچنین دسترسی به اطلاعات توسط ذی‌نفعان.

افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده

با نرم‌افزارهای اتوماسیون کاربران می‌توانند به مجموعه‌های عظیمی از اطلاعات، گزارش‌ها و تحلیل‌ها دسترسی داشته باشند. هر کاربری با دسترسی به اطلاعات می‌تواند تصمیم‌های آگاهانه‌ی مبتنی بر واقعیت بگیرد. به‌علاوه با تجزیه و تحلیل اطلاعات و توجه به شاخص‌های عملکردی کلیدی، مدیران می‌توانند سازمان‌شان را پیشرفت و گسترش دهند. از فواید اتوماسیون اداری این است که سرعت‌گیرها و ناکارآمدی‌ها از سر راه سازمان‌ها برداشته می‌شوند.

به‌وسیله‌ی فرآیندهای گسترش بیزینس (business process improvement) سازمان‌‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهینه کنند. سازمان با این فرآیندها کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا می‌دهد. همچنین می‌توان بررسی کرد که آیا عملکرد سازمان با اهدافش انطباق دارد یا نه. توانایی در گسترش و پیشرفت کسب وکار چیزی‌ست که سامانه اتوماسیون سازمانی را از سایر تکنولوژی‌ها و فرآیندها متمایز می‌کند.

مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری از دیگر مزایای اتوماسیون اداری

با این ویژگی شما قادر خواهید بود برای کارمندان مورد نظر خود وظایفی (task) را تعریف کنید. شما می‌توانید نحوه‌ی پیشرفت پروژه‌ها را زیر نظر داشته باشید. تمامی اسناد مورد نظر شما در نرم‌افزار اتوماسیون سازمانی حفظ و ذخیره می‌شوند. شما و همکارانتان به این موارد بایگانی شده کاملا دسترسی خواهید داشت.کارآمدی و بهره‌وری مجموعه‌ی شما با مدیریت و پیگیری منظم افزایش می‌یابد.

گزارش‌گیری

مدیران یک مجموعه یا سازمان برای آگاهی از روند رشد و پیشرفت مجموعه‌ی خود باید از جزییات فعالیت‌ها مطلع باشند. با اتوماسیون سیستم های اداری این امکان به خوبی فراهم می‌شود. به بیان دیگر همه‌ی وظایف و روند پیشرفت آن‌ها در سازمان به طور شفاف قابل پیگیری اند.

تا اینجا با امکانات و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیریت سازمان‌ها آشنا شدید. شاید حالا از خود بپرسید با این تفاصیل، چه نرم افزار مناسب شرکت و سازمان من است. از شما دعوت می‌کنیم در ادامه با ویژگی‌های اتوماسیون اداری پرنیان آشنا شوید. هدف ما این است که مسیر این انتخاب را برای شما اندکی هموارتر کنیم و واقع‌بینانه همراه شما باشیم.

معایب استفاده از اتوماسیون اداری

هر فناوری جدید، به نسبت مزایا و امکاناتی که دارد، چالش‌هایی نیز ایجاد می‌کند. اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنا نیست. به عنوان مثال به دلیل اینکه کارها به‌صورت اتوماتیک برنامه‌ریزی می‌شود، روابط اجتماعی و انسانی کارکنان نادیده گرفته می‌شود. ممکن است کارکنان خطاهای انسانی خود را توجیه کرده و آن را به گردن خطاهای فنی اتوماسیون اداری بیندازند. به دلیل کار دائمی با سیستم‌های کامپیوتری، کارکنان به مشکلات عدیده جسمی و حرکتی دچار می‌شوند. در صورتی که سرورها و یا سیستم‌های کامپیوتری دچار اختلال شوند، امنیت اطلاعات و داده‌ها به خطر می‌افتد.

اگر استاندارد تعریف‌شده‌ای در سازمان وجود نداشته باشد، با استفاده از اتوماسبون اداری، سلایق فردی جایگرین اصول اداری می‌شوند. بنابراین لازم است قبل از به‌کارگیری نرم افزار اتوماسبون اداری، از نظم و ساماندهی اطلاعات سازمان خود مطمئن شوید. در غیر این صورت ممکن است استفاده از اتوماسیون اداری، برعکس هدفش موجب بی‌نظمی مناسبات اداری شود. بسیاری از کارکنان آگاهی لازم برای کار با سیستم‌های اتوماسیون اداری ندارند. در نهایت معایب اتوماسیون اداری به مراتب کمتر از مزایای زیاد آن است. بنابراین لازم است قبل و در حین راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری، آموزش کارکنان نیز پیگیری شود.

مزایای سیستم اتوماسیون اداری پرنیان

اجازه دهید پله به پله به بخش‌های مختلف این نرم‌افزار نگاهی بیندازیم.

• نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرنیان تنها نرم‌افزار مدیریت مکاتبات است که بر پایه‌ی office و Exchange پایه‌ریزی و طراحی شده‌است. یعنی شما می‌توانید برای نامه‌نگاری‌ها یا گزارش‌ها از نرم‌افزار Microsoft Office Word استفاده کنید. از outlook نیز برای گردش و ارجاع نامه‌ها استفاده می‌کنید. Exchange نیز موتور گرداننده‌ی همان نامه‌ها است. این یک ویژگی مثبت است. شما می‌توانید در محیطی که پیش از این نامه‌نگاری می‌کردید و به آن آشنایی دارید، کار کنید.

• نرم‌افزار اتوماسیون پرنیان در سه نسخه ارائه می‌شود؛ نسخه‌ی تحت وب یا آنلاین، نسخه‌ی تلفن همراه و نسخه‌ی دسکتاپ یا ویندوز.
• از هرجایی می‌توانید به سیستم اتوماسیون اداری پرنیان دسترسی داشته باشید. یعنی چه در شرایط دورکاری و چه در شرایط کار به صورت حضوری در دسترس شماست. شما می‌توانید از هرجایی اطلاعات و اسناد مورد نظر خود را وارد کرده یا به گردش درآورید.
• در صورت عدم دسترسی به اینترنت جای هیچ نگرانی نیست. سامانه اتوماسیون پرنیان امکان کار به صورت آفلاین را دارد. هر زمان که اتصال اینترنت برقرار شد، اطلاعات وارد شده‌ی شما قابلیت هم‌گام‌سازی دارند.
• مهم‌ترین ویژگی: امنیت. یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های سازمان‌ها حفظ امنیت اسناد محرمانه‌ی آن‌هاست. در سیستم اتوماسیون اداری پرنیان شما می‌توانید دسترسی افراد مختلف را به امکانات گوناگون تعیین کنید.
• محیط کاربری نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرنیان پیچیده نیست و نیازهای کاربران به خوبی در آن در نظر گرفته شده‌است.

گسترش سیستم های اتوماسیون در سازمان ها

با گذر زمان و پیشرفت تکنولوژی برنامه های اتوماسیون فراگیر شده‌اند. با عرضه‌ی این نرم‌افزارها، فرآیندهای طولانی و پیچیده‌ی پیشین آسان‌تر شده است. به بیانی دیگر بستری فراهم آمده تا تمام فعالیت‌های مرسوم اداری همچون گذشته کنترل و پیگیری شود. تنها تفاوت این است که وظایف ثبت و پیگیری بسیار آسان‌تر شده و زمان کم‌تری از کارکنان و مدیران می‌گیرد.

بر اساس آنچه گفتیم، مزایای اتوماسیون اداری به مراتب از معایب آن بیشتر است. به همین دلیل استفاده از اتوماسیون اداری رو به گسترش است. امیدواریم خواندن این مطلب برای شما مفید بوده باشد. در صورتیکه قصد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را دارید، حتما پیش از انتخاب نیازهای سازمان خود را بسنجید. توصیه می‌کنیم دموی اتوماسیون سازمانی را آزمایش کنید. سعی کنید یک اتوماسیون اداری ساده انتخاب کنید.