پیاده سازی اتوماسیون اداری چه مراحلی دارد؟
اگر مدیر یک شرکت نسبتا بزرگ باشید، قطعا مایلید که سرعت انجام کارهای جاری و روزمره سازمانتان را بهبود ببخشید. در شرکتها و سازمانها زمان نسبتا زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواستها و نامهها میشود. در این رابطه در سال ۲۰۰۶ تحقیقات میدانی صورت گرفت. طبق آن، تنها ۳۰% از مدت زمان شرکتهای سنتی صرف تولید ارزش افزوده (ثروت) میشود! شاید بپرسید پس ۷۰% دیگر زمان چه میشود؟ باید بدانید مابقی زمان برای کاغذبازیهای میان شرکتها و کارمندان تلف میگردد. از اینرو پیاده سازی اتوماسیون اداری امری ضروری در جهت پیشبرد اهداف هر شرکت و سازمانی تلقی میشود. به وسیله اتوماسیون اداری میتوان هم در وقت و هم در انرژی صرفهجویی کرد.
در این مطلب از سایت پرنیان قصد داریم شما را با پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر آشنا کنیم. در ادامه از امکانات و ضرورت داشتن این گونه نرم افزارها در هر کسب و کاری پرده برمیداریم.
تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند بهعنوان هسته مرکزی شرکتها و سازمانها عمل کند. درواقع اتوماسیون اداری مکاتبات، کاربران و گردش اسناد و فرمهای بین آنها را بهصورت کاملا مکانیزه مدیریت میکند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و حرفه ای ظاهری کاربرپسند و در عین حال ساده دارد. راه اندازی چنین نرم افزار اداری برای هر سازمان و شرکتهای زیرمجموعه آن ضروری است. چرا؟ نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات را فراهم میآورد. با کارتابل اداری مکاتبات درونسازمانی و برونسازمانی سریع، آسان و از همه مهمتر در محیطی امن انجام میشود.
اتوماسیون اداری شامل چه بخشهایی است؟
شرکت پرنیان تلاش کرده بهترین نسخه اتوماسیون سازمانی را برای شرکتهای ایرانی تدارک آماده کند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری شامل بخشها و ماژولهای گوناگونی است. راه اندازی اتوماسیون اداری بار سنگینی را از دوش مدیریت و کارمندان برخواهد داشت.
با پیاده سازی اتوماسیون اداری پیشرفته، طیف وسیعی از فعالیتهای درون سازمانی و برون سازمانی الکترونیکی انجام میشود. در این شرایط کارمندان یک شرکت بهتر میتوانند از زمان خود در جهت پیشبرد اهداف سازمان استفاده کنند. در ادامه با بخشهای اصلی این گونه نرم افزارها بیشتر آشنا خواهید شد :
دبیرخانه
درواقع میتوان گفت نرم افزار اتوماسیون اداری (نرم افزار دبیرخانه) همان دبیرخانه در سازمانهای سنتی میباشد. اما بهجای استفاده از ورق و کاغذ و نیروی انسانی، از رایانه در جهت بایگانی و مدیریت مکاتبات استفاده میکند. از اینرو میتوان گفت اصلیترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری یکپارچه معطوف به فعالیتهای دبیرخانه میشود. فعالیتهای دبیرخانه شامل فرایندهای ثبتِ نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است.
در این بخش عملیات پیشرفتهای نظیر اسکن، ورود اطلاعات، توزیع و پیگیری چرخه نامههای دریافتی تا تهیه پیشنویس، ثبت اندیکاتور، امضا، ثبت، گردش و چاپ نامههای ارسالی انجام میگردد.
سختافزارهایی که در این بخش مورد استفاده قرار میگیرند عبارتند از ابزارهای دریافت، پردازش و ارسال دادهها نظیر:
- اسکنر
- چاپگر
- قلم نوری
- ایمیل سرور
- فکس
- مودم
- و غیره
مدیریت و ساماندهی جلسات
یکی دیگر از مهمترین بخشهای کارهای اداری یک سازمان، مدیریت و ساماندهی جلسات است. این امور شامل برنامهریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها است. که البته این قبیل کارها زمان زیادی را هم به خود اختصاص میدهد.
از دیگر فواید پیاده سازی اتوماسیون اداری تنظیم، ثبت، نگهداری مستندات، برگزاری و پیگیری جلسات سازمانها است. ابزارهایی که در این بخش مورد استفاده قرار میگیرند عبارتند از:
• تقویم کاری
• برنامه مدیریت جلسات و قرارهای کاری
• برنامه مدیریت فعالیتها و پروژهها
پورتال مکاتبات خارج از سازمان
امروزه بستری مناسب جهت ارتباط بر مبنای شبکههای کامپیوتری بهوجود آمده است. دولتها، سازمانها و شرکتها امکان ثبت و پیگیری درخواستها و نامهها و کارهای اداریِ خارج از سازمان را الزامی میدانند. زیرا چنین اتوماسیونی، کاهش هزینههای جاری و همچنین افزایش رضایتمندی ارباب رجوع از ارائه خدمات را درپی دارد.
بنابراین بخش پورتال برون سازمانی نیز به سیستمهای اتوماسیون اداری اضافه شده است. این بخش امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان برای کاربران برون سازمانی میسر میکند.
آرشیو اسناد به صورت الکترونیکی
با افزایش سن هر سازمان و شرکتی، تعداد و حجم مستندات نیز به مراتب بیشتر میشود. در این شرایط نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی کردن آنها هم قابل لمستر خواهد شد. از دیگر بخشهای اصلی سیستمهای اتوماسیون اداری همین امکان آرشیو کردن مستندات و مدیریت آنها به صورت تمام الکترونیک است. آرشیو کردن مدارک به صورت الکترونیکی مزایای بسیار فوق العادهای دارد که به شرح ذیل میباشند:
- امکان دسترسی بهتر و سریعتر
- امکان جستجو راحتتر در میان هزاران یا حتی میلیونها مدارک
- کاهش مخاطراتی نظیر مفقود شدن مستندات
- صرفه جویی در فضایی که برای نگهداری هزاران مدارک و نامه مورد نیاز است
کارتابل آفلاین
همانطور که میدانید، نرم افزارهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی شرکتها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافتهاند. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون در شبکه محلی قابل دسترسی هستند و برخی دیگر تحت وب میباشند. در پیاده سازی اتوماسیون اداری پرنیان، تحت وب امکان استفاده در شرایط آفلاین فراهم است. زیرا امکان استفاده در شرایطی که دسترسی به اینترنت قطع است یا از سرعت مطلوبی برخوردار نیست اهمیت دارد. این مساله بهویژه برای مدیران سازمان یا افرادی که سفرهای کاری زیادی دارند مهم است. در نرم افزار اتوماسیون سازمانی پرنیان، کارتابل آفلاین از ویژگیهای متمایز است.
با استفاده از کارتابل آفلاین در هر نقطه جغرافیایی که باشید، به نامهها و امور مربوط به آنها دسترسی دارید. سپس در اولین برقراری ارتباط آنلاین با سیستم، تغییرات ایجاد شده آپدیت میشود.
مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری و زیرساختهای مورد نیاز
برای اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری امکانات آنچنانی مورد نیاز نیست. شرکت ارائهدهنده نرم افزار اتوماسیون بر اساس برنامه زمانبندی و اولویت واحدهای منتخب، بستر ارتباطی شبکه مناسب را آماده میکند.
از جمله امکانات مورد نیاز جهت پیاده سازی اتوماسیون اداری میتوان به موارد ذیل اشاره کرد:
دبیرخانه
به ازای هر پرسنل یک دستگاه رایانه و برای ثبت نامه یک دستگاه اسکنر بعلاوه پرینتر مورد نیاز است.
مدیریت
برای هر یک از مدیران یک دستگاه رایانه بعلاوه یک هدست و قلم نوری برای تسریع امور پیشنهاد میگردد.
تایپیست
به ازای هر تایپیست یک دستگاه رایانه بعلاوه یک دستگاه اسکنر مورد نیاز است.
سرور (Server)
برای اینکه پیاده سازی اتوماسیون اداری پربازده باشد، تامین سرور متناسب با حجم کاری هر قسمت ضروری است. پیشنهاد میشود در این رابطه از تجربه شرکت ارائه دهنده نرم افزار استفاده گردد.
آموزش پرسنل و تیم مدیریت
یکی از وظایف اصلی شرکت ارائهدهنده ، آموزش کار با نرم افزار به پرسنل در هر سِمت میباشد. آموزش نرم افزار پس از تامین سخت افزارهای مورد نیاز توسط سازمان صورت میگیرد. شرکت ارائه دهنده نرم افزار موظف است تمامی پنلها و ماژولها را برای افراد حاضر در سازمان تشریح کند.
پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری
باگذشت زمان ممکن است هر سازمان و شرکتی دست خوش تغییراتی شود. با این تغییرات نیازهای جدیدی در رابطه با اتوماسیون اداری ایجاد میشود. شرکت ارائهدهنده نرم افزار اتوماسیون باید تیمی متشکل از کارشناسان خبره برای تامین این نیازها در اختیار داشته باشد. تیم پشتیبانی باید در کوتاهترین زمان ممکن به مشکلات پیش آمده نرم افزار رسیدگی کند. در غیر این صورت ممکن است امور مربوط به سازمان یا شرکت با مشکلی جدی مواجه شود.
خوشبختانه پشتیبانی اتوماسیون اداری پرنیان یکی از مجربترین بخشهای این سازمان میباشد که برای ارائه سرویس به مشتریان گرامی همیشه آماده است.
پیاده سازی اتوماسیون اداری پرنیان؛ دریچهای نوین به سوی مدیریت یکپارچه
همانطور که میدانید، ضرورت پیاده سازی اتوماسیون اداری امری غیرقابل انکار در هر سازمان و شرکتی است. از طرفی، هر نرم افزار اتوماسیون اداری نمیتواند تمامی نیازهای شرکتها را برآورده کند.
ویژگیهای نرم افزارهای شرکت پرنیان
اتوماسیون اداری پرنیان، مدرنترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای ایرانیان بر پایه اوتلوک (Outlook) و اکسچنج مایکروسافت است. ما در این سیستم، کارها را بسیار سادهتر و جذابتر کردهایم. خیلی راحت میتوانید بهطور مستقیم نامهها را با نرمافزار Word ایجاد کنید. سپس آن را از طریق Outlook به سایر قسمتها ارسال کنید.
از دیگر مزیتهای سامانه اتوماسیون پرنیان میتوان به استفاده همزمان نسخه تحت وب (آنلاین) و ویندوز (نصبی) اشاره کرد. همچنین پرنیان نسخه اپلیکیشن موبایل برای گوشیهای اندرویدی و iOS طراحی کرده است. بنابراین بهراحتی میتوانید از طریق گوشی همراه خود به امور و نامههای اداری دسترسی داشته باشید.
ما برای جمع بندی نهایی و پاسخ به چرایی پیاده سازی اتوماسیون اداری شرکت پرنیان، نقاط قوت این نرم افزار را در پایان متذکر شدهایم:
- سازگاری با دیگر سیستمها: ایجاد ارتباط با دیگر سرویسهای نرم افزاری اعم از دریافت و ارسال اطلاعات تنها زمانی امکانپذیر میشود که استانداردهای جهانی توسط طرفین پذیرفته شده باشد. نرم افزارهای پرنیان علاوه بر یکپارچگی کامل با تمام محصولات مایکروسافت از استانداردهای ارتباطی بین المللی تبعیت میکنند.
- مقایس پذیری و قابل توسعه بودن نرم افزار: معماری (طراحی) توسعه پذیر و قابلیت تقسیم بار در زیرساخت نرم افزارهای گروه پرنیان بهخوبی حمایت میشود. هر زمان و هر مکان امکان ارتقا سیستم و سرورها و همچنین اضافه کردن ماژولهای مورد نیاز شرکت، میسر است.
- کاربرپسند بودن نرم افزار: User friendly بودن نرم افزار، یکی دیگر از دلایلیست که راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری پرنیان را توجیه میکند. تفکیک پنلها با رنگهای مختلف و همچنین سهولت دسترسی به ماژولهای مختلف از جمله ویژگیهای نرم افزارهای شرکت پرنیان میباشند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.