کاربرد نرم افزار microsoft project در کسب و کارها
هدف از این نوشته مرور کاربرد نرم افزار Microsoft Project در کسب و کارها یا سازمانها ست. در ابتدا به معرفی این نرم افزار میپردازیم و سپس به کاربردها یا قابلیتها و مزایا اشاره میکنیم. با خواندن این مقاله درمییابیم چگونه نرم افزار MSP به کترل منابع، بهبود برنامهریزی و زمانبندی کمک میکند. در مورد اهمیت گزارشدهی یا گزارشگیری با استفاده از نمودارها یا چارتهای مختلف نیز توضیح داده میشود. در انتها به معرفی نرم افزار تقویم شمسی پرنیان و این که چگونه این نرم افزار به برطرف کردن نقایص مایکروسافت پروجکت کمک کرده است، میپردازیم.
تقویم شمسی MICROSOFT PROJECT پرنیان
کاربرد نرمافزار Microsoft Project چیست؟
Microsoft Project (MSP) یک نرمافزار مدیریت پروژه است که برای مدیران پروژهها طراحی شده است. بدین وسیله آنها میتوانند پروژههای خود را مدیریت و کنترل کنند. بنا بر برنامه و طرح شما، نرمافزار مدیریت پروژهی مایکروسافت شما را قادر میسازد:
- در محیط این نرمافزار، پروژهها را طرحریزی کنید.
- وظایف را تعیین کنید.
- منابع را مدیریت کنید.
- گزارش تهیه کنید.
- و فعالیتهایی دیگر از این قبیل
را به انجام رسانید. یعنی این نرمافزار ظرفی پر از خدمات گوناگون ارائه میدهد.
مایکروسافت پراجکت عضوی از یک مجموعهی بزرگتر از محصولات مایکروسافت آفیس است. با این حال به صورت یک بسته با سایر نرمافزارهای Office مانند، Word، Excel و Outlook ارائه نمیشود.
این نرمافزار در ابتدای معرفی سرعت بالایی در مسلط شدن بر حوزهی نرمافزار مدیریت پروژه داشت. دو نسخه از نرمافزار مدیریت پروژهی MS Projectوجود دارد؛ نسخهی استاندارد (standard) و نسخهی پیشرفته (professional). خروجی هر دوی این نسخهها با فرمت MPP ذخیره میشود.
امکانات کاربردی نرم افزار Microsoft project
امکانات بسیاری در نرم افزار MSP وجود دارد. با کمک این امکانات مدیران پروژه و تیم ایشان میتوانند بهتر روی پروژهی خود کار کنند و آن را مدیریت نمایند. فهرست زیر از جمله امکاناتی ست که برای کاربران در نرمافزار مدیریت پروژهی مایکروسافت در دسترس است:
- Gird View: یا همان امکان نمایش شبکهای. حالت نمایشی پروژه که برای برنامهریزی و مدیریت پروژهها با یک فهرست وظایف استفاده میشود.
- Board View: امکان نمایش به صورت کنبن بورد (Kanban board). این حالت نمایشی کمک میکند جریان کاری را به خوبی مدیریت کنیم و از وضعیت موجود آگاه شویم.
- Timeline View: احتمالا با گانت چارت (Gantt Chart) آشنایی دارید. این روش نمایش را فردی به نام هنری گانت طراحی کرد. با استقرار این ویژگی، کاربرد نرمافزار Microsoft Project تقویت شده است. این روش مرسوم، برای نشان دادن وضعیت زمانی پروژه استفاده میشود.
- Communication & Collaboration: یعنی ارتباط و همکاری در نرم افزار مایکروسافت پروجکت. به چه معنا؟ یعنی شما به عنوان مدیر پروژه و تیمتان با هم و هم زمان میتوانید روی پروژه در این نرم افزار کار کنید. هردو به اطلاعات برای ویرایش یا اضافه کردن دسترسی دارید.
- Coauthoring: به معنای همکاری در نوشتن، طرحریزی و اصلاح. به بیان دیگر ذینفعان و اعضای تیم با یکدیگر کار میکنند. آنها میتواند جداول زمانی و فهرست وظایف را ویرایش یا به روزرسانی کنند.
- Reporting: یا گزارش دهی. یعنی گزارشهای از پیش آماده شدهای وجود دارند که میتوانند روند پیشرفت، منابع، برنامهها و نمونه کارها را پیگیری و دنبال کنند.
- Roadmap: یا نقشهای که مسیر را به شما نشان میدهد. نمونهکارهای پروژه و برنامهها را پیگیری میکند.
- Timesheets: زمانهای مربوط به انجام پروژه و غیر از آن را برای پرداخت حقوق و جمعبندی صورت حسابها محاسبه میکند.
- Resource Management: مدیریت منابع. منابع را با درخواستها و تخصیص دادنها مدیریت میکنید.
چرا کاربرد نرم افزار Microsoft Project در مدیریت پروژه ها توصیه میشود؟
میدانید شعار Microsoft در رابطه با Microsoft Project چیست؟
این که منظم، متمرکز و مسئولیتپذیر بمانید. هر چیزی را از پروژههای کوچک و ساده گرفته تا پروژههایی عظیم، پیچیده و زمانبر را در دست بگیرید و بر آنها فائق شوید. شما ممکن است که یک مدیر پروژه نباشید. ولی حالا با این نرمافزار مدیریت پروژهی قدرتمند که کاربری آسانی نیز دارد، میتوانید مدیر هر پروژهای باشید.
نرمافزار MSP در محیط کاربری ساده و آسان، زمان اجرا و اتمام فعالیتهای مرتبط به پروژهی شما را تخمین میزند. بنابراین شما به عنوان تیم اجرایی از بابت تحویل به موقع پروژه اطمینان حاصل میکنید. این نرمافزار یعنی مدیریت پروژهی مایکروسافت در زمانبندی و برنامهریزی و گزارش نویسی کمک بسیاری به اعضای گروه اجرایی میکند. در ادامه به بخشی از کاربردهای این نرمافزار اشاره میکنیم که به شرح بیشتر آنها پیشتر پرداختهایم. با این حال به توضیح بیشتر دربارهی برخی دیگر از آنها نیز میپردازیم.
کاربردهای نرم افزار MS Project
- کمک به تعیین دقیق و درست اعضای تیم
- دسترسی به مسیر پیشرفت پروژه در هر برههی زمانی
- نشان دادن مسیرهای بحرانی در پروژه
- تشخیص سودآوری یا ضررده بودن پروژه
- اعلام هزینههای مالی فعالیتهای پروژه، همچنین تشخیص هزینههای لازم در فواصل زمانی گوناگون
- تعیین دقیق منابع مورد نیاز برای پروژه
- گزارش دهی به صورت جزئی و دقیق در زمانهای مورد نیاز
- امکان به کارگیری دستیار پروژه
کاربران با سطوح آشنایی مختلف به مایکروسافت پروجکت و با هر میزان تسلطی که به این نرمافزار دارند، میتوانند از قابلیتهای فراوان MSP استفاده کنند.
به طور کلی کاربرد نرمافزار Microsoft Project در کنترل و مدیریت پروژهها مشهود است. برای تخمین اتمام فعالیت هر بخش از پروژه از این نرمافزار استفاده میشود. نرمافزار MSP هر جزء را ساماندهی میکند تا در نهایت هدف کلی پروژه عملیاتی شود.
در آغاز، اطلاعات و منابع خود را در Microsoft Project وارد میکنید، سپس نرم افزار با توجه به اطلاعات وارد شده در کنترل پروژه به شما یاری رسانی میکند.
مزایای کاربرد نرم افزار Microsoft Project
برنامهریزی یا طرحریزی برای عملیاتی کردن و مدیریت یک پروژه، نیازمند ابزارهای زیادی ست و گاه با محاسبات پیچیدهای رو در رو است. نرم افزار MSP با وارد شدن اطلاعات از سمت شما محاسبات لازم را به درستی و با دقت انجام میدهد. در نهایت نتایجی همچون زمان و هزینهی مورد نیاز برای انجام پروژه را در اختیار قرار میدهد. با هم بخشی از مزایای نرمافزار مدیریت پروژهی مایکروسافت را مرور میکنیم:
- تولید شرکت مایکروسافت
یکی از بزرگترین مزیتهای کاربرد نرم افزار Microsoft Project این است که محصول شرکت مایکروسافت است. بنابراین با دیگر نرمافزارهای مایکروسافت (از قبیل word) به خوبی یکپارچه میشود. همچنین نرمافزارهایی مانند skype و Sharepoint ( آشنایی با شیرپوینت برای شرکت ها توصیه میشود).
- رابط کاربری مشابه با سایر محصولات مایکروسافت
نرمافزار مدیریت پروژهی مایکروسافت رابط کاربری مشابهی با سایر محصولات مایکروسافت دارد.
- بالغ و گسترش یافته
برای مدت زیادی در اختیار کاربران و علاقمندانش بوده است و به همین خاطر در طول زمان امکانات و ویژگیهایش ارتقا یافته است. (زمان کافی برای رفع اشکالات و گسترش و پیشرفتش وجود داشته)
- قابل اعتماد
عضوی از خانوادهی مایکروسافت است و این یعنی قابل اعتماد بودن. به همین خاطر مورد پشتیبانی کمپانی مایکروسافت قرار میگیرد.
- ابزار مدیریت مالی
نرمافزار Microsoft Project دارای ابزار مدیریت مالی ست که در تخمین بودجه به مدیران پروژه کمک میکند.
- قالبهای از پیش آماده شده
قالبها یا templateهای از پیش آماده شدهی این نرمافزار به کاربران کمک میکند تا در زمان خود صرفه جویی کنند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.