۱۰ مرحله برای پیاده سازی موفقیت آمیز شیرپوینت

شیرپوینت

۱-کسب حمایت مدیر:
پیاده سازی راهکاری همانند شیرپوینت به معنای بهبود بهره وری کلی سازمان است. در پایان روز موفقیت شما در پیاده سازی شیرپوینت به تطابق با بخش ها و تیم هایی که با آن کارخواهند کرد بستگی دارد. بنابراین به منظور توانایی توجیه این پروژه ، بهتر است ابتدا آن را برای مدیران و در جلسه هیئت مدیره ارائه کنید . این عمل موجب تطابق بیشتر خواهد شد و در راه رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده یاری می دهد.

۲-تعیین اهداف:
شیرپوینت برای شرکت شما موهبتی است که با آن می توانید بهبود روال کاری را عینا مشاهده کنید. اما هدف شما از راه اندازی شیرپوینت چیست؟ ساده سازی فرآیندهای مدیریت اطلاعات؟ کاهش هزینه های مالکیت؟ تعیین و بهبود استانداردها؟ یا هر چیز دیگری؟
مهم نیست مقصودتان چیست، اما لازم است هدفی مشخص تعیین کنید. در غیراینصورت چگونه می توانید پروژه خود را انجام شده به شمار آورید؟ مناسب ترین زمان جهت پیاده سازی شیرپوینت وقتی است که درگیر آن هستید.
باید تعیین کنید شیرپوینت در سازمان شما به چه دردی می خورد و چگونه باید از آن استفاده کرد.پیشنهاد می کنیم قوانین زیر را پیاده سازی کنید، درغیر اینصورت قطعا پشیمان خواهید شد.

۳-داشتن یک تیم ماهر:
به خاطر داشته باشید نامگذاری تیم A دلیل مناسبی داشته و می توانست B یا F  یا U نامگذاری شود. موفقیت در هر شغل و هر زمینه ای نیازمند تلاش است. امروزه همه افراد در زمینه کاری خود متخصص می شوند. پس در صورت نیاز به استفاده از شیرپوینت در محل سازمان، فقط توسعه دهنده کافی نیست. به تحلیل گر، سرپرست، معمار ، مدیر پروژه نیاز خواهید داشت.

۴-تعیین یک استراتژی آموزشی:
نکته مهم این است که شما نیاز فوری به یک تیم شیرپوینت قابل اطمینان دارید. این قسمت فنی آموزش است. اما تمام افراد سازمان شما نیازی به حضور در برنامه شیرپوینت ندارند و اگر به همه آموزش کامل دهید:
•    مغز آن ها را خسته کرده اید.
•    امیدتان را از کسانی که از شیرپوینت استفاده می کنند بریده اید.
بنابراین افراد مناسب را برای آموزش کارمندانتان بیابید.

۵-تعریف خدمات:
برای نضمین آن که در انتها شیرپوینت برای سازمان شما مفید خواهد بود، باید اجازه دهید همه چیز به آرامی طی شود. خدمات در شیرپوینت چند وجهی است که شامل برنامه ریزی برای خودسازگاری شیرپوینت (الگوها، مدل های مرخصی و…)، ساختن قوانین آگاهی دهنده برای اطرافیان، بایگانی کردن آن ها ، دانستن سرویس مورد نظر و مدل آن و غیره…. می شود. بعد از تمامی این گفته ها می توان گفت شیرپوینت در موقعیت های بسیاری کاربرد دارد و به شما کمک می کند دید وسیعی نسبت به چگونگی پاسخ شیرپوینت به اهداف پروژه پیدا کنید.

۶-تعیین ساختار اطلاعات:
به یک معمار نیز در تیم خود نیاز خواهید داشت. حال زمان دست به کار شدن آنهاست. ساختار اطلاعاتی شما همان platform شیرپوینت است . با آنالیز دقیق و ژرف شروع می کند و تمام ساختار پروژه تان را پوشش خواهد داد. تصور کنید که می خواهید یک ساختمان بسازید، به یک برنامه کار نیاز دارید تا پیشرفت خوبی داشته باشید.

۷-تعریف استانداردها و سیاست ها :
شیرپوینت قوانینی دارد که برای کارکردن با آن باید از آن ها اطلاع داشته باشید. از ارائه درخواست مکان جدید تا تنظیمات صدور مجوز، برای همه موارد دستوراتی وجود دارد. استاناردها و قوانین  اساس برنامه مدیریت شیرپوینت هستند، بنابراین قطعا نباید آسوده گرفته شوند.

۸-بهترین روند راه اندازی را دنبال کنید:
شیرپوینت نیز همانند تمام پروژه های تکنولوژی قبل تولید شدن مراحل بسیاری را می گذراند. پس از تعیین هدف در محیط توسعه پیشرفت کرده و اشکال گیری می شود. سپس کیفیت و درصد اطمینان آن در محیطی اختصاصی بررسی می شود. به طور کلی تمام استانداردها و نیازمندی ها را یکبار می گذراند، و نهایتا در مرحله تولید قرار خواهد گرفت. دلایل کاملی برای وجود این چند مرحله در آرایش شیرپوینت شما وجود دارد، پس چیزی را دستکاری نکنید و طبق برنامه دنبال کنید.

۹-آموزش پرسنل و قبول اختیارات آن ها:
همانطور که قبلا گفته شد، موفقیت پروژه شما همراه با گسترش وسیع اختیارات خواهد بود. جهت اطمینان از اینکه شیرپوینت به خوبی مورد قبول کاربران واقع شده است باید با آنان ارتباط برقرار کنید. با یاد داشته باشید که گوش دادن به بازخوردها و اهمیت  به آ ن ها کلید موفقیت است.

۱۰-آن را ساده نگهدارید:
این نکته را راجع به تمام پروژه ها در ذهن خود نگهدارید. در بیشتر موارد میتوان گفت سادگی بهترین گزینه است. اهداف و دیدگاه هایتان را در ذهن خود نگهدارید و اطمینان حاصل کنید که از دید کاربران سرویس شما خوب و قابل قبول است. با این حال می توان گفت درک ارزش شیرپوینت برای کاربران معمولی بسیار سخت است.

داستان یک تجربه موفق در استقرار نرم افزار CRM

تجربه استقرار crm

این محصول در سازمان کارفرما با بیش از ۶ هزار مشتری جاری نصب و راه اندازی شده و هدف این مجموعه کار بر روی جامعه هدفی با حداقل ۱۰ هزار نفر است، متاسفانه به دلایل گوناگون از جمله ذکر نقاط ضعف سیستم قبلی و ساختار بازاریابی و فروش که در زمینه کسب و کار کارفرما به شدت رقابتی است، امکان نام بردن و ذکر مشخصات دقیق کارفرما ممکن نیست. لذا در این مستند از واژه کارفرما به جای ذکر نام استفاده می‌شود.

بیان مساله:
مشکلاتی که کارفرما در حوزه فروش با آن مواجه بوده:
۱- عدم پیاده سازی و حتی وجود معماری فروش در عمل به اینصورت که کارفرما در هنگام استقرار سیستم جدید سعی در استقرار ساختار فروش خود در واحد فروش داشت.این بدان معنی است که به عنوان پیمانکار می‌بایست به پرسنل واحد فروش علاوه بر آموزش سیستم خود تئوری و پروسه فروش را نیز آموزش می‌دادیم.
۲- استفاده از کارشناسان تازه کار و بدون تجربه در این حوزه (بدون تجربه فروش که بتوانند تیم تحلیل را از چالش‌های واقعی حوزه فروش آگاه سازند)
۳- عدم استقلال کامل پست‌های تعریف شده در تحلیل سیستم در محیط واقعی و عملیاتی

نقاط قوت سیستم:
۱- حمایت آشکار مدیریت از پروژه
لازم به یادآوری است که چنانچه پروژه‌ای حمایت ملموس مدیریت را نداشته باشد نخواهد توانست به هدف تعیین شده برسد، اهمیت این مطلب تا آنجاست که اگر دوستان با سیستم مدیریت امنیت اطلاعات آشنایی داشته باشند می‌دانند که در اولین جلسه ممیزی چنانچه محرز شود مدیریت از پروژه حمایت نمی‌کند (و یا حتی از کلیات انجام طرح آگاهی ندارد) روال ممیزی خاتمه یافته و به عنوان یک عدم تطابق عمده (Major) ثبت خواهد شد و پروژه ناموفق بسته خواهد شد.
۲- هماهنگی و انعطاف پذیری تیم فروش
به جز در چند مورد به دلیل اینکه کارشناسان تازه وارد به حوزه فروش بوده‌اند مقاومت عمده‌ای در قبال استقرار و زیر بار بردن سیستم وجود نداشت.
۳-  آشنایی با سیستم‌ها تحت وب و ساختارهای آن‌ها، زیرا سیستم CRM پیشین این مجموعه مبتنی بر SharePoint
4- کم سن بودن تیم فروش و آموزش پذیری بالای آنها (گرچه در نفس تیم فروش کم تجربه بودن یک ایراد به حساب می‌آید ولی برای استقرار و استفاده کاربردی از سیستم یک نقطه قوت است.)

استقرار سیستم:
از آنجاییکه کارفرما از خدمات سامان در این پروژه استفاده کرده بود:
روال استقرار نرم افزار CRM پیش از ورود سیستم به سیستم با آغاز مشاوره در سازمان آغاز شد، و سند نیازمندیهای سیستم به صورت کامل تحلیل و آماده و به تایید کارفرما رسید.
در کنار این سند، سند تحلیل فنی و Fit/Gap Analysis  به تیم فنی برای سفارشی سازی سیستم ارائه شد، در کنار این سیستم مطابق سند نیازمندیهای آموزشی سازمان پیشنهاد برگزاری دوره آموزشی تایپ سریع و آموزش Outlook (با هدف تبدیل این محصول به کارتابل مشترک سیستم اتوماسیون اداری و ابزار ارائه یادآوری‌های وظایف تعریف شده در Dynamic CRM و ایجاد وابستگی کاربران به سیستم به عنوان ابزاری برای دسترسی و مدیریت کارها، ایمیل‌ها و تماس‌های شخصی خود) و ارائه یک سری گزارشات خروجی از این آموزش‌ها به مدیریت که ایجاد انگیزه سازنده در کارکنان کند.
و در نهایت بر اساس طرح سامان اقدام به برگزاری جلسات پرسش و پاسخ برای ارزیابی دقیق کارآیی سیستم و ایرادات احتمالی در کار با آن که در نهایت منجر به ارائه گزارش و راهکارهای رفع این مشکلات خواهد شد.
در طرح سامان و در این پروژه کاربرد سیستم کاملاً رصد شده و سعی شده هر گونه مشکلی پیش از جدی شدن و کارشکنی و اتلاف زمان تشخیص داده و رفع شود.

تفاوت مایکروسافت CRM 2016 و CRM 2015 چیست؟

امروز مطلبی خواندم با عنوان سالی بی نظیر که به توصیف قابلیت های اضافه شده به CRM 2016 پرداخته است. اما آنچه که در این مطلب به عنوان امکانات CRM 2016 آورده شده است همگی مربوط به نسخه سی آر ام آنلاین مایکروسافت است. و از این همه امکانات جذاب و عالی چیزی نصیب نسخه on-premise یا همان نسخه قابل نصب نشده است.

به عنوان توضیح اضافی داینامیک CRM مایکروسافت دو نسخه دارد. نسخه on-premise که به صورت پکیج است و می توان آنرا دانلود و نصب کرد. و تمام سرویس دهندگان Dynamics CRM در سراسر دنیا چه به صورت ابری چه به صورت هاست و چه به صورت نصب در سرورهای داخلی فقط از این نسخه می توانند استفاده کنند.

نسخه آنلاین که صرفا در بستر ابر مایکروسافت ارایه می شود و هیچ سرویس دهنده و شرکت دیگری امکان ارایه آن خارج از ابر مایکروسافت رو ندارد. که البته با توجه به محدودیت های ایران عملا استفاده از سرویس آنلاین مایکروسافت در ایران ناممکن یا با مشکلات فراوانی روبرو است. برای استفاده از  CRM مایکروسافت به صورت ابری در ایران سرویس کسب و کار آنلاین اورست گزینه مناسبی است.

اما مشخص نیست به چه دلیل دوستانی که اقدام به ترجمه مقالات انگلیسی در مورد قابلیتهای CRM مایکروسافت ۲۰۱۶ می کنند در خصوص اینکه این قابلیتها مربوط به نسخه آنلاین هستند سکوت کرده و توضیحی نمی دهند. که این امر باعث گمراه شدن مشتریان می شود. تا آنجا که مشتریان زیادی در تماس با ما اصرار به استفاده از نسخه CRM 2016 را دارند و وقتی علت را جویا می شویم متوجه می‌شویم که به دنبال قابلیتهای CRM 2016 آنلاین هستند.

اما آیا به راستی مایکروسافت هیچ قابلیت جدیدی به نسخه on-premise نرم افزار CRM 2016 اضافه نکرده است؟
در واقع آنچه به عنوان ویژگی‌های جدید CRM 2016 ارایه شده و در ادامه به توصیف آنها خواهیم پرداخت در حد یک آپدیت برای CRM 2015 است و مشخص نیست چرا مایکروسافت برای این چند قابلیت ساده نام نسخه را به CRM 2016 تغییر داده است.

سفارشی سازی Theme

این قابلیت امکان شخصی سازی رابط کاربری نرم افزار CRM مایکروسافت را فراهم می کند. با استفاده از این قابلیت شما می توانید لوگو رو رنگهای CRM را تغییر دهید و ظاهر آن را به آنچه مورد نظرتان است شبیه کنید.

بهبود ناوبری

در بخش ناوبری تغییرات خوبی انجام شده است که در ادامه ۴ مورد از برجسته ترین آنها را توضیح می دهیم.

۱- کاشی های منو

در CRM 2016 مایکروسافت منو تغییر کرده است و کلیک روی هر آیتم منو باعث نمایش زیر منوها به صورت دسته بندی شده می شود. (تصویر زیر). در نسخه ۲۰۱۵ از نرم افزار CRM همه زیرمنوها در یک خط نمایش داده می شدند و بعضا برای انتخاب آنها نیاز با اسکرول در منو بود.

crm 2016

۲-  آیکن تغییر ماژولها

همان طور که می دانید امکانات نرم افزار CRM مایکروسافت در ۵ ماژول فروش، خدمات، بازاریابی، تنظیمات و راهنما دسته بندی شده است. در نسخه CRM 2015 برای سویچ بین این ماژولها روی لوگوی CRM کلیک می کردیم. در نسخه ۲۰۱۶ آیکن جدیدی  در مقابل لوگو اضافه شده است که با کلیک روی آن می توان بین ماژولها سویچ کرد.

۳- آیتم های اخیرا استفاده شده

این گزینه رکوردها و نماهایی که اخیرا استفاده شده اند را نمایش می دهد . کاربر می توان برخی از آنها را pin کند تا دسترسی به آنها ساده تر باشد.

۴- ناوبری فرم

 در نرم افزار CRM شما می توانید یک فرم طولانی را به بخش های مجزا تقسیم کنید و برای هر بخش نامی قرار دهید. این دکمه جدید کمک می کند لیست بخشهای فرم را مشاهده کنید و به راحتی به بخش مورد نظر بروید.

توربو فرم ها

در CRM 2016 شیوه رندر کردن فرم ها تغییر داده شده است و لذا بهبود چشم گیری در سرعت نمایش ها فرم ها مخصوصا فرم های طولانی ایجاد شده است.

۷ نشانه که با مشاهده آنها باید CRM بخرید

خرید نرم افزار crm

در این مطلب و به نقل از اینستاگرام اورست به ۷ نشانه ای اشاره شده است که با مشاهده آنها در شرکت خود لازم است برای خرید نرم افزار CRM آنلاین اقدام کنید. زیرا که اگر برخی از این نشانه ها وجود داشته باشند و برای استقرار سی آر ام تعلل کنیم ممکن است کل کسب و کار خود را از دست بدهیم.

۱- نمی توانید سرنخ ها را مدیریت کنید

نمی توانید سرنخ ها را مدیریت کنید

۲- وقت زیادی را برای گزارش ها هدر می دهید

وقت زیادی را برای گزارش ها هدر می دهید

۳- نمی توانید سرنخ ها را به مشتریان بالقوه تبدیل کنید

نمی توانید سرنخ ها را به مشتریان بالقوه تبدیل کنید

۴- نظارتی بر تیم فروش خود ندارید

نظارتی بر تیم فروش خود ندارید

۵- نمی توانید اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کنید!

نمی توانید اطلاعات مشتریان خود را مدیریت کنید

۶- فر آیند فروش وقتگیر و پیچیده است و مشتریان ناراضی هستند 

فر آیند فروش وقتگیر و پیچیده است و مشتریان ناراضی هستند

۷- مشتریان قدیمی و باارزش خود را به دلیل مدیریت نامناسب از دست می دهید 

مشتریان قدیمی و باارزش خود را به دلیل مدیریت نامناسب از دست می دهید

دوره آموزش داینامیک CRM مایکروسافت

آموزش crm مایکروسافت

 همه ما صاحبین کسب و کار به دنبال شیوه ها، روشها و ترفندهایی هستیم که بتوانیم فروش محصولات و خدمات شرکت خود را افزایش دهیم. ایده ال ما این است که مشتریان برای خرید محصولات و خدمات ما مشتاقانه صف بکشند و خاطره لذت بخش استفاده از خدمات و محصولات ما را برای دوستان و آشنایان خود تعریف کنند. قطعا برای اینکه این هدف و آرزو محقق شود لازم است تا در مسیر مشخص و مطمئنی گام برداریم و پراکنده کاری نکنیم و سرمایه خود را به هدر ندهیم.

مشتریان با مجموعه زیادی از انتخابها روبرو هستند، چرا باید محصولات و خدمات ما را انتخاب کنند؟ آیا باید محصول بهتری بسازیم؟ آیا قیمت را پایین تر بیاوریم؟ آیا تبلیغات را افزایش دهیم؟ و آیاهای دیگر…

چگونه بفهمیم که کدام عامل موثرتر است؟

شما به ابزاری نیاز دارید تا با استفاده از آن بتوانید نتایج و اثرات هر اقدام خود را ارزیابی کنید و در گام بعدی اقدامی بهتر انجام دهید. و این ابزار چیزی نیست جز نرم افزار CRM یا همان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری که هر کسب و کار موفقی آن را مورد استفاده قرار می دهد.

در دنیا چند نرم افزار CRM مطرح وجود دارد که یکی از بهترینها نرم افزار نرم افزار CRM مایکروسافت است. برای تسلط به امکانات و کاربری این سیستم می توانید دوره آموزش ویدیویی نرم افزار CRM مایکروسافت را از سایت اورست تهیه کنید. اما قبل از آن بهتر است سه جلسه از این دوره را به صورت رایگان دانلود کنید و آنرا مشاهده نمایید در صورتی که رضایت داشتید پکیج کامل دوره را از سایت اورست خریداری کنید.

پسورد فایلها : CRMever247

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه مایکروسافت اکسچنج و Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و …) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول ۲۰,۰۰۰ دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول ۱۵ ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و …
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و … می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری

چرا از InfoPath استفاده کنیم؟

​باعث تعجب است که بسیاری از افراد در کلاس های کاربری و برنامه نویسی شیرپوینت چطور درباره InfoPath اطلاعی ندارند و یا اینکه با نحوه کاربرد آن در شیرپوینت آشنا نیستند. مباحثی پیرامون InfoPath و استفاده از آن در آینده وجود دارد که آیا این ابزار کنار گذاشته خواهد شد و در این صورت تکنولوژی های جایگزینش چه خواهند بود. در ادامه به بررسی برخی از این موارد می پردازیم.

خلاصه کوتاهی از InfoPath

  • روشی مناسب جهت نوشتن XML  با استفاده از نماهایDHTML  و XSLT
  • در سال ۲۰۰۳ به عنوان بخشی از Microsoft Office Professional 2003 منتشر گردید.
  • نسخه هایی که تا کنون InfoPath منتشر شده است شامل نسخه های ۲۰۰۳، ۲۰۰۷، ۲۰۱۰ و ۲۰۱۳ می باشد که با نسخه های منتشر شده مجموعه آفیس همخوانی دارد.
  • انتشار  InfoPath Forms Servicesهمراه با نسخه Microsoft Office SharePoint Server 2007 توجه بسیاری را به خود جلب کرد.
InfoPath

InfoPath در چه مواردی کاربرد دارد؟

ایجاد فرم های سفارشی مستقل : قالب های InfoPath می توانند به عنوان کتابخانه و یا نوع قالب محتوا بکار روند. زمانی که کاربر فرمی را ثبت می کند، داده ها به عنوان یک فایل XML در کتابخانه های شیرپوینت ذخیره می شوند و یا در مقصد دیگری از قبیل پست الکترونیک و یا شبکه های share شده  قرار می گیرند.. در شیرپوینت داده های ذخیره شده اغلب جهت تایید محتوا و یا به روز رسانی لیست ها و سیستم های دیگر با استفاده از workflowها(گردش کارها) پردازش می شوند.(کار با فرمت XML برای توسعه دهندگان آسان است.)

ایجاد فرم های سفارشی برای لیست ها : این فرم ها داده های خود را در یک لیست شیرپوینت ذخیره می کنند که این داده ها نه به صورت یک فایل XML بلکه به عنوان ستون هایی از آن لیست ذخیره می شوند.

ایجاد فرم های گردش کار: این فرم ها هم در SharePoint Designer و هم در گردش کارهای Visual Studio طراحی می شوند.( اما گردش کارهای شیرپوینت ۲۰۱۳  فقط فرم های ASPX را طراحی می کند.)

دلایل استفاده از InfoPath

  • ویرایشگر قوی جهت طراحی هر نوع فرم با هر گونه ظاهری که در نظر داشته باشید.
  • امکان استفاده از قوانین کسب و کار برای پنهان سازی، نمایش، فرمت دهی و اعتبار سنجی فیلدها.
  • امکان اتصال به منابع داده خارج از فرم شامل لیست های شیرپوینت،SQL server  و بسیاری منابع دیگر
  • در حالی که یک طراح فرم لازم است از نسخه ویندوزی InfoPath برای طراحی استفاده کند اما کاربر نهایی تنها به یک مرورگر وب نیاز دارد. در صورتی که فرم ها در نسخه Enterprise شیرپوینت ۲۰۰۷ ،۲۰۱۰  و ۲۰۱۳ میزبانی شوند کاربران به هیچگونه از نسخه ها یا محصولات InfoPath نیازی ندارند.
  • برای یادگیری InfoPath منابع بسیاری در دسترس هستند، کلاس های آموزشی، کتاب، مقالات موجود در بلاگ ها، ویدیوهای آموزشی و …
  • بدون نیاز به داشتن دانش در رابطه باJavaScript, jQuery, XML HTML  یا CSS شما قادر به طراحی فرم های سفارشی و ارزیابی آن ها خواهید بود.
  • نماهای چند گانه برای نمایش داده: به طور مثال کاربری ممکن است ۵۰ فیلد را هنگام تکمیل یک فرم بتواند ببیند. تایید کنندگان این فرم قادر به مشاهده ۱۰ فیلد از این فرم باشند و کاربرانی که در مرحله بعد از تایید و یا رد فرم هستند تنها ۲ فیلد از فرم مربوطه را بتوانند ببینند.
  • همگام سازی دو طرفه به گونه ای که وقتی فیلدی را در فرم InfoPath ویرایش می کنید این تغییرات درستون های معادل کتابخانه شیرپوینت نیز ویرایش و به روز رسانی می شود.

دلایل عدم استفاده از InfoPath

  •   ابزارهای دیگری برای یادگیری و استفاده وجود دارد. • 
  •    قابلیت های ناشناخته -۲۰۱۳  InfoPath نسبت به  2010InfoPath تغییراتی زیادی داشته است و گردش کارهای SharePoint Designer 2013 فرم های ASPX طراحی می کند. •  
  •   شما می بایست نسخه Enterprise شیرپوینت را در اختیار داشته باشید در غیر این صورت هر کاربر باید ابزار InfoPath را در اختیار داشته باشد.

    قابلیت های ناشناخته -۲۰۱۳  InfoPath نسبت به  2010InfoPath تغییراتی زیادی داشته است و گردش کارهای SharePoint Designer 2013 فرم های ASPX طراحی می کند. •    شما می بایست نسخه Enterprise شیرپوینت را در اختیار داشته باشید در غیر این صورت هر کاربر باید ابزار InfoPath را در اختیار داشته باشد.

فواید منحصر به فرد InfoPath برای توسعه دهندگان •    کار کمتر جهت طراحی فرم های “آغازین” در گردش کارهای Visual Studio •    کار کمتر جهت سفارشی سازی فرم های گردش کار SharePoint Designer •    همه چیز به صورت XML است. •    هیچ کدی به صورت HTML، JavaScrip و … وجود ندارد.

معایب استفاده از  InfoPath برای توسعه دهندگان •    برنامه نویسان علاقه به کدنویسی دارند. •    مواردی وجود دارند که InfoPath قادر به انجام دادن آن ها نیست اما برنامه نویسان با کد نویسی قادر به حل این موارد هستند. •    همیشه و در همه حال ابزار بهتری وجود دارد.

نرم افزار جامع مدیریت دانش

نرم افزار جامع مدیریت دانش چکیده در این مقاله به مطالعه و بررسی روند سیستم جامع مدیریت دانش پرنیان پرداخته شده است. این سیستم یک نرم افزار تحت وب بوده که با استفاده از تکنولوژی۲۰۰۷ [۱]Microsoft SharePointو بر مبنای مدل بکوویتز و ویلیامز[۲] پیاده سازی شده است. هدف از توسعه این سیستم، ایجاد و ساماندهی چرخه مدیریت دانش با استفاده از روش پویا[۳] در سازمان می باشد. به منظور توسعه حوزه تحت پوشش این سیستم و حذف سیستمهای موازی، نظام پیشنهادات و مدیریت مستندات نیز در این سیستم ادغام شده اند. برای سنجیدن تاثیر بکارگیری سیستم در سازمان، با استفاده از پرسشنامه های ارایه شده در [۴] و توسعه آنها در چندین شاخص مورد نظر، قبل و بعد از نصب سیستم، نظرسنجی صورت گرفت که تحلیل نتایج آن روند رو به رشد و موفقی را در رسیدن به اهداف دانشی و بسترسازی جهت پیاده‌سازی کامل مدیریت دانش در سازمان، نشان داده است. مقدمه عصر حاضر، عصر تغییر و تحول سریع دانش است . هر پنج سال و نیم حجم دانش دو برابر می شود، در حالی که عمر متوسط آن کمتر از چهار سال است و در چنین شرایطی دانش به عنوان یک منبع ارزشمند استراتژیک و دارایی مطرح می شود که نیازمند مدیریت است. مدیریت دانش، فرآیندی است که در شناسایی، سازماندهی، انتشار و انتقال اطلاعات مهم به سازمان کمک می‌کند، همچنین در تأمین نیازهای تخصصی سازمان برای انجام فعالیت‌هایی نظیر حل مسئله، یادگیری پویا، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری در سازمان، مؤثر است. برای بهبود و اثربخشی کارشناسان خبره، گروه‌های سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف اقدام به ارائه و ساخت پایگاه‌های اطلاعاتی برای دانش، نقشه‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارهای کاربردی سفارشی کرده‌اند. در بعضی شرایط نتایج حاصل از پیاده سازی با اهداف تدوین شده فاصله دارند و این پروژه ها با شکست مواجه می شوند. در سال ۱۹۹۸ تحقیقاتی جهت یافتن مشکلات اجرای مدیریت دانش در سازمان ها انجام شده است. چهار مشکل اساسی ذیل از مهم ترین نتایج این تحقیق هستند[۵]: بود حمایت مستمر از سوی مدیریت سازمان

سمت گیری زیاد به تکنولوژی و کمبود توجه به فاکتورهای اساسی

کم توجهی به تجربیات سازمان های با تجربه مدیریت دانش

مشکل استفاده از اطلاعات کلیدی وجود فرهنگ دانشگرا و زیربنای انسانی مناسب(فرهنگ)، مهم ترین دلیل موفقیت پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان هاست .آمارها حاکی از آن هستند که ۵۰% از مشکلات پیاده سازی مدیریت دانش مربوط به فاکتور فرهنگ و نیروی انسانی بوده و مشکلات مرتبط به حوزه ساختاری و تکنولوژیکی هر کدام تنها ۲۵% نقش دارند[۲].

در بخش دوم این مقاله ضمن تعریف مجدد مفاهیم پایه مثل دانش و چرخه مدیریت دانش بر اساس مدل بکوویتز و ویلیامز، رویکرد مفهومی در انطباق این مدل با ساختار داخلی پیاده سازی شده را مورد بررسی قرار خواهیم داد. در بخش سوم ارتباط بین مدیریت دانش با سیستمهای دیگری مانند مدیریت مستندات و نظام پیشنهادات تشریح می گردد. در بخش چهارم معماری نرم افزار طراحی شده معرفی می گردد. و در بخش پنجم به نیازها و ضرورتها برای استقرار مدیریت دانش می پردازیم و در انتها بخشی از تجربیات جمع آوری شده در خصوص حرکت سازمان در این مسیر، شناسایی دانش، تکامل دیدگاه ها و توسعه آن به تمامی بخش های سازمان ارائه می گردد. مدلهای پایه مرور رده بندی های مدل های دانش ارایه شده توسط کاکابادسه و همکارانش، به چهار گروه از مدل ها به شرح زیر اشاره دارد: [۶] مدل های شبکه

مدل های شناختی

مدل های انجمنی/ ارتباطی

مدل های فلسفی

با توجه به تجربیات سازمانهای پیشرفته در زمینه مدیریت دانش، ترکیب مدلهای شبکه، فلسفی و انجمنی به همراه استفاده از مدل شناختی، ترکیبی مناسب برای مدیریت دانش در سازمان است و محرک های اصلی در این راستا؛ ارتباطات و روابط ، اعتماد ، همدلی، انجمن گفتگوی دو جانبه عمیق و تکنولوژی برای دستیابی به گفتگو و برقراری ارتباط با ثبات هستند. از منظر ماهیت دانش، دانش آشکار به راحتی مورد تجزیه و تحلیل و طبقه بندی قرار می گیرد ، اما دانش ضمنی در روحیه ، روان و درک انسان ها نهفته است، از این رو، تجزیه و تحلیل و طبقه بندی آن دارای دشواری های خاص خود است .با توجه به اهمیت و نقش هر یک از این دو نوع دانش، عده ای از این منظر، روشهای به کارگیری مدیریت دانش در سازمان را به چهار دسته: دینامیک، انسان محور، سیستم محور و منفعل تقسیم کرده اند[۳]. سازمان هایی که از روش دینامیک استفاده می کنند، از هر دو نوع دانش ضمنی و آشکار، بهره می گیرند و آنها را به بهترین نحو مورد توجه و استفاده قرار می‌دهند. نتایج بررسی های انجام شده بر روی سازمان های که روشهای نامبرده را به کار برده اند، نشان می دهد که روش دینامیک، نسبت به دیگر روش ها، کارآمدی بیشتری دارد، زیرا به هر دو نوع از دانش(ضمنی و آشکار) توجه دارد. معرفی مدل مرجع تا کنون بسیاری از نویسندگان مدل هایی را در زمینه فرآیند مدیریت دانش ارایه داده‌اند که بیشتر آنها از نظر محتوایی تقریبا مشابه یکدیگرند اما دارای واژه‌ها و فازهایی متفاوت هستند. در این مدل فرض بر این است که مراحل و فعالیت ها اغلب هم زمان گاهی اوقات پی در پی و به ندرت در یک ترتیب خطی هستند.

در مدل بکوویتز و ویلیامز[۲] اجزای فرآیند مدیریت دانش ارایه شده شامل هفت عامل: یافتن، بکارگیری، یادگیری، تسهیم، ارزیابی، ایجاد، نگهداری و حذف است که باید برای ایجاد سرمایه بر پایه دانش بصورت یکپارچه مدیریت شوند. در ادامه راجع به هر یک از آنها توضیحاتی به شرح زیر ارایه شده است.

الف) یافتن: نکات اساسی که در یافتن اطلاعات درست، باید در زمان مناسب مد نظر قرار گیرند، عبارتند از:

• آیا همکاران می توانند، نیازهای اطلاعاتی خود را دقیق فرموله کنند؟

• آیا منابع و حاملان دانش مشخص اند؟

• آیا ابزار کمی و قواعد موجود از جستجوی اطلاعات حمایت می‌کنند؟

• آیا شالوده ساختار دانشی، قابل فهم بوده و خوب سازماندهی شده است؟

ب) بکارگیری: به این معنا است که بتوان خلاقانه و مشتری گرایانه،‌ راه‌حل‌های مناسب را به دست آورد .این امر از طریق پیشنهاد راههای گوناگون برای استفاده از دانشهای بالقوه انجام می شود. نکاتی که باید برای تحقق این موضوع مورد توجه باشد عبارتند از:

• جریان آزاد ایده ها در داخل سازمان

• همکاری تنگاتنگ بخش های مختلف سازمان و ایجاد مکان‌های (مجازی/فیزیکی) آزاد برای تبادل دانش و بروز خلاقیت در سازمان.

پ) یادگیری: بررسی در خصوص یافتن دلایل موفقیت یا عدم موفقیت پروژه‌های انجام شده به منظور لحاظ کردن نتایج آن در پروژه های آتی برای انجام اثر بخش آنها. مواردی که در این زمینه باید مورد توجه قرار گیرند، عبارت اند از:

• ایجاد این تفکر که یادگیری در سازمان، به استفاده اثر بخش در عمل منجر شود

• در تمام سازمان، جمع آوری تجربیات و آموخته ها به رسمیت شناخته شود.

ت) تسهیم: در این فرآیند، همکاران دانش‌های خود را به دیگران انتقال می‌دهند و این امر، موجب گسترش پایه های دانش سازمانی می شود. در این زمینه باید گفت، تبادل دانش در سازمان، به زمان و بستر سازی مناسب نیاز دارد، چرا که ممکن است، این حالت به دلایل گوناگون در برخی ازهمکاران، احساس خطر را برانگیزد. نکات اساسی در تبادل دانش، عبارتند از :

• همکاران بر انگیخته شوند و مایل باشند که دانش خود را ارایه دهند.

• سیستم ها و ساختار ها از فرآیند انتقال دانش، حمایت کنند.

• در تمام سازمان، تبادل دانش رسمیت یافته و از آن حمایت شود.

ث) ارزیابی: در این فرآیند باید دانش های موجود و نیازهای فعلی و آتی دانش ارزیابی شوند. برای این کار لازمست، میزان رشد پایه‌های دانش و نیز دستاوردهای سرمایه گذاری مرتبط با آن اندازه گیری شود. فاکتورهایی که امکان اندازه گیری پایه ها ی دانش را ممکن می سازند، عبارتند از:

• تاثیر دانش بر کارایی سازمانی به رسمیت شناخته شود و در تفکر استراتژیک سازمانی قرار گیرد

• انواع شاخص‌ها، معیارها و نکات اساسی در اندازه گیری ارزش دارایی های سازمانی ایجاد شود.

ج) ایجاد/نگهداری: باید دانش های مهم و استراتژیکی در این فرآیند توسعه یابند و دارایی های دانشی، نیز مورد توجه قرار گیرند. برای ایجاد و نگهداری دانش باید عوامل زیر فراهم باشد:

• ایجاد بستر و ابزارهای مناسب برای نگهداری دانش و خلق دانش های جدید.

• روابط میان بخشهای مختلف به گونه‌ای طراحی و ایجاد شود تا هدف های مدیریت دانش تحقق یابد.

• سازمان به این معنا پی ببرد که استفاده از دانش ارزشمند است و باید از آن نگهداری شده و توسعه داده شود.

• فرم ها ،سیاست ها ،دستورالعمل ها و فرهنگ سازمانی ، از تعامل بین بخش های مختلف سازمان و نیز مابین همکاران حمایت کند. چ)حذف: در این فرآیند، دانش هایی که از نظر استراتژیک و کاربرد دیگر، بی معنی هستند باید از سیستم حذف یا در جایی دیگر انبار شوند این کار به ترتیب زیر انجام می شود:

• دانش های ابطال شده انبار نشوند.

• دانش هایی که در حال حاضر بی ارزشند، ولی در آینده احتمال استفاده از آنها وجود دارد، به صورت دسته بندی، بایگانی شوند.

سیستمهای مشابه نظام پیشنهادات یکی از سیستمهای بهره‌وری است که به کمک آن، آراء و نظرات کارکنان به اطلاع مقامهای بالای شرکت می رسد و مورد توجه قرار می گیرد. عملکرد عمده نظام مشارکت ارتقاء جریان ارتباطها از پایین‌ترین سطوح آن به بالاترین سطوح است و از طریق برقراری یک جریان ارتباط صحیح، منجر به ایجاد وحدت یا انسجام در میان تمام افراد سازمان می شود. اهداف اصلی از استقرار این نظام در سازمان شامل:

• شناسایی افراد خوش فکر، جستجوگر و ممتاز

• تقویت احساس مسئولیت در کارکنان و ایجاد انگیزه‌های معنوی و مادی برای برانگیختن و بکار گرفتن توان بالای اندیشیدن و پدید آوردن راه کارهای سازنده در کار از سوی کارکنان

• پدید آوردن فضای مناسب برای شکوفا کردن و بهره گرفتن از اندیشه و تجربه کارکنان

• کاهش هزینه‌های سازمان از طریق بهبود عملیاتی و افزایش کیفیت و بهره وری همانطور که از تعاریف و اهداف این نظام مشخص است شباهتهای زیادی بین آن و سیستم مدیریت دانش وجود دارد. در نمونه اجرایی در یک سازمان؛ یک پیشنهاد، یک دانش تایید نشده می باشد که پس از طی مراحل بررسی و تایید ضمن برخوردار شدن از امتیازات متناسب، به منظور تکمیل، توسعه و یا بهره برداری در اختیار تمامی سازمان قرار می گیرد.

مدیریت مستندات

مدیریت مستندات چرخه زندگی اسناد در سازمان را کنترل میکند. چگونگی ایجاد، بازبینی، انتشار و مصرف آنها و چگونگی ابقاء و امحاء آنها. همچنین عبارت مدیریت بر کنترل بالا به پایین اطلاعات دلالت دارد. یک سیستم مدیریت مستندات موثر بایستی منعکس کننده فرهنگ سازمانی که از آن استفاده می کنند باشد. همچنین در یک سیستم مدیریت دانش موثر، بخشی از دانش سازمانی که در حوزه‌های شیوه برخود با مسائل و یا شرایط و الزامات فرایند‌ها، تولید می شود جهت حداکثر شدن اثرات ناشی از آن بایستی بر اساس یک رویه سیستمی به چرخه مستندات سازمانی وارد شده و بعنوان بخشی از مفروضات موجود در حرکت های بعدی در آن حوزه مورد استفاده خودکار قرار گیرد. یک سیستم مدیریت مستندات که به خوبی طراحی شده باشد یافتن و اشتراک اطلاعات را به سادگی فراهم میکند. این سیستم محتوا را در یک روش منطقی سازماندهی می کند، و شرایط لازم برای استانداردسازی رویه ایجاد و نمایش دانش درون سازمان را تسهیل می نماید. این سیستم همچنین باعث توسعه مدیریت دانش و پالایش اطلاعات می گردد. این سیستم به سازمان در برآورده ساختن مسئولیتهای قانونی کمک خواهد کرد. این سیستم ویژگیهایی را برای هر گام از چرخه زندگی مستند فراهم میکند. از ایجاد قالب تا نوشتن، بازبینی، انتشار، ممیزی، و سرانجام حذف یا آرشیو آن[۷].

دانش صریح سازمان که قبلا مستند سازی شده یا به راحتی قابل مستند سازی است در یک سو و تجربه، فهم، بینش و مهارت کارکنان از یک سوی دیگر دو رکن اصلی دانش را تشکیل می دهند. بخش دوم یعنی تجربه، فهم و … ارزشمندترین دانش در سازمان بوده و در اختیار افراد قرار دارد. وجه ملموس یا عینی دانش در قالبهای مختلف در شکل مستندات موجود هستند، با توجه به نیاز مبرم و به عنوان بخشی از نظام مدیریت دانش چرخه سازماندهی و دسترس‌پذیر کردن این دانش مد نظر قرار گرفته است هر چند با توجه به گستره سازمان این فعالیتها در حال توسعه و در چرخه بهبود مستمر قرار دارد. به عبارت دیگر مدیریت مستندات جزء مکمل سیستم مدیریت دانش می باشد.

معرفی سیستم پیاده سازی شده برای طراحی سیستم مدیریت دانش پرنیان چهار هدف ذیل در نظر گرفته شد: – تلاش برای ایجاد مخازن (کتابخانه‌های) دانش – بهبود دستیابی به دانش – کوشش برای ارتقای فرهنگ ایجاد و بکارگیری دانش – مدیریت کردن دانش به عنوان دارایی در تعریف فوق مخازن دانش عبارتند از: دانش بیرونی (هوش رقابتی)، دانش ساختمند درونی (گزارشهای پژوهشی، نوشته‌ها و روشهای مربوط به بازاریابی محصول محور) و دانش بدون ساختار درونی (پایگاههای مباحثهای مملو از دانش). کار سازمان با مدیریت دانش باید بر جذب مخازن دانش و جابجایی دانش بدون ساختار ضمنی یا درونی به دانش ساختمند صریح بیرونی تمرکز کند و متوجه باشد که دانش فردی تبدیل به دانش سازمانی شود. این امر را نه تنها میتوان توسط نیاز سازمانها به اداره بهتر دانش با استقرار شایستگیهای محوری برای افراد، شاخصهای عملکرد ازطریق شناسایی دارائیهای نامشهود توضیح داد، بلکه همچنین سازمانها تلاش میکنند که یک سازمان نوآور و سازمان یادگیرنده در یک فرهنگ تسهیم دانش تبدیل شوند. به منظور دستیابی به اهداف فوق بایستی علاوه بر ایجاد بستر نرم افزاری اقدامات دیگری نظیر آنچه در ادامه آمده است انجام داد: ۱- الگو بودن مدیران برای توسعه و نشر مدیریت دانش . ۲- ترویج و فرهنگ سازی در خصوص مدیریت دانش از طریق نشریات سازمان و نیز ابزار اطلاع رسانی ۳- ایجاد نظام پاداش برای مستند سازی تجربیات برجسته. ۴- ایجاد و تکامل مستندات موجود در ساختار سیستم‌های زیربنایی در حوزه‌های کیفیت و مهندسی ۵- ایجاد دبیرخانه مرکزی به منظور پیگیری و برنامه ریزی و کنترل عملکرد مدیریت دانش برای پیاده سازی هر نرم افزاری بایستی ابتدا یک طرح منطقی از آن تهیه نمود. در ادامه ضمن معرفی مفاهیم پایه مدیریت دانش که در مدل اجرا شده بکار گرفته شده اند. به تشریح معماری منطقی سیستم نیز پرداخته خواهد شد. واحد دانش (KU ): در الگوهای مدیریت متداول یک سازمان به لحاظ ساختاری و فعالیتی به بخشهایی تحت عنوان واحد سازمانی تقسیم بندی می گردد. که هدف از آن دسته بندی مسئولیتها، تمرکز روی فعالیتهای مشخص و مجتمع سازی تعاملات درون واحدی می باشد. همین ساختار برای مدیریت سازمان از دیدگاه دانشی نیز ضروری می نماید. با این تفاوت که در این سازماندهی تمرکز بر روی نوع دانش، محدوده تحت پوشش و متخصصین و استفاده کنندگان آن می باشند. به هر کدام از این نواحی KU اطلاق می گردد. تقسیم بندی حوزه ها بنا به نظر KA میتواند بر اساس تخصصهای مختلف در سازمان و یا فرآیندهای کاری موجود در سازمان باشد. موجودیت دانش (KO ): در هر واحد دانش (KU) ، انواع مختلفی از دانش وجود دارد که بایستی شناسایی و تحت مدیریت قرار گیرند. این دانشها ممکن است در قالب اسناد مکتوب، فایلهای الکترونیکی، اسناد کاغذی و حتی حاصل تجربه چندین سال یک تیم باشد. که به این نوعها KO گفته می شود. اطلاعات توصیفی (Metadata): برای توصیف کاملتر یک سند دانش (K) علاوه بر خود سند نیاز به اطلاعاتی است که محتوای سند را توصیف نمایند، به این اطلاعات Metadata گفته می شود که در دو دسته قابل تقسیم بندی می باشند: اطلاعات توصیفی کلی (General Metadata): این موارد بعد از تایید توسط شورای راهبری، در قالب کلی توسط KA پیاده سازی می شود. و برای همه اسناد دانش از همه انواع KO قابل دسترسی و ورود اطلاعات می باشند. اطلاعات توصیفی تخصصی (Special Metadata) : از آنجا که برخی KO ها بسته به ماهیتشان نیاز به اطلاعات تخصصی برای توصیف کاملتر محتوا دارند. لذا این موارد توسط KE ها تعریف کننده هر KO قابل تعیین و برای اسناد دانش مربوط به همان KO‌ قابل ورود اطلاعات هستند. مهندس دانش (KE ): شناسایی KO ها و استخراج و ارزیابی آنها فعالیتی است پیچیده که نیاز به ترکیبی از تخصص، تجربه و آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش دارد. KE ها افرادی هستند متخصص و با تجربه که پس از فراگیری مقدماتی از مفاهیم دانش محوری، مسئولیت شناسایی، ارزیابی، تکمیل و استنتاج اطلاعات موجود و مرتبط با حوزه دانشی (KU) خود را دارند. کاربر دانش(KW ): به کارکنان فنی و حرفه‌ای گفته می‌شود که کار آنها مبتنی بر اطلاعات است یا به عبارتی کار اصلی آنها توسعه و استفاده از دانش می‌باشد. که در طرح ارایه شده این عنوان به تمام کاربران سیستم اطلاق می گردد. دانش (K ): در صورتی که KO ها به درستی استخراج گردند. بخش اعظمی از اطلاعات ارزشمند یک KU در قالب KOها قابل ثبت و ارایه می باشند. به هر کدام از این اسناد که حاوی مجموعه ای از اطلاعات مرتبط، مهم و طبقه بندی شده میباشد. دانش گفته می شود. گراف دانش (KG ): هر دانش در هر KU به صورت مستقل ثبت می گردد. این دانشها به لحاظ Meta Data و یا ارتباط تعریف شده برای آنها به صورت نودهای یک گراف به هم متصل می شوند. که نشان دهنده روابط بین دانشهای مختلف می باشد. البته این روابط منحصر به دانشهای یک KU نبوده و قابل گسترش در کل سازمان می باشد. مدیر دانش (KA ): از آنجا که در موضوعیت مدیریت سازمان از دیدگاه دانش KU ها یک تقسیم بندی مسطح از سازمان می باشند. و تا حد زیادی ارتباطات و دانشهای هر حوزه در محدوده همان حوزه شکل می گیرند. لذا نیاز به مفهومی با عنوان مدیر دانش با تخصص فناوری اطلاعات برای نظارت کلی بر ابزار، اعمال سیاستهای شورای راهبری و ایجاد ارتباطات فراحوزه ای کاملا ضروری است. شورای راهبری: جمعی از مدیران ارشد سازمان متشکل از معاونت منابع انسانی، معاونت بازرگانی، معاونت مالی، مدیر تکنولوژی اطلاعات و مدیران کارخانه‌ها، که مسئولیت سیاستگذاری در حوزه مرتبط با تکنولوژی اطلاعات را بر عهده دارند.
شکل ۱: ساختار سازمانی مدیریت دانش در شکل (۱) یک مدل شماتیک از معماری سیستم مدیریت دانش ارایه گردد. منطقه مستطیل شکل یک شمایل از کل سازمان می‌باشد. که توسط خطوطی به حوزه های دانش تقسیم بندی شده است. در هر واحد دانش یک تیم مهندسی دانش قرار دارد که مسئولیت کاوش و تفحص را برای شناسایی انواع دانش بر عهده دارد. همانطور که مشاهده می گردد گراف دانش در هر واحد دانش مستقل بوده و ارتباطات بین آنها از طریق مدیر دانش که تحت نظارت شورای راهبری فعالیت می کند، برقرار می گردد.
شکل ۲: چرخه تولید و ارزیابی دانش ساختار عملیاتی بر اساس الگوی چرخه مدیریت دانش (شکل ۲) و مدل بکوویتز و ویلیامز، برای اجرای سیستم مدیریت دانش در سازمان، بایستی از وجوه مختلف به تحلیل مساله بپردازیم. بر این اساس به معرفی نیازمندیهای لازم برای اجرای این مدل از منظر اجرایی می پردازیم. پروژه مدیریت دانش با ارایه سمیناری از آقای دکتر فتحی[۸] در گروه کارخانجات پارت لاستیک آغاز شد. در ادامه با استفاده از مشاوره‌های ایشان، و جلب حمایت مدیران ارشد سازمان – به عنوان یک نیاز ضروری در استقرار و تداوم نظام مدیریت دانش- بر مبنای استراتژیها و اهداف سازمان، فعالیتهای ذیل برنامه ریزی و اجرا گردید. الف) یافتن به منظور ایجاد دید مشترکی از تعریف دانش، و مدیریت دانش در سازمان برنامه‌های ذیل اجرا گردید: • برگزاری کارگاه های مختلف عمومی و تخصصی آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش در سطوح مختلف سازمان • برگزاری همایش عمومی مدیریت دانش
• تهیه مجلات و کتب مناسب برای کارکنان • تقسیم بندی سازمان به حوزه های دانش توسط شورای راهبری
• انتخاب مجموعه پایلوت برای اجرای فاز اول و دریافت فیدبکها
• تعیین و آموزش اولین مهندسین دانش: این افراد در هر دور بر اساس اطلاعات جمع آوری شده در سیستم مجددا انتخاب می‌شوند.
• تهیه رویه و فرمهای مربوطه در نظام کیفیت برای پیشنهاد نوع محتوی، نحوه گردش دانش به منظور تایید
• تعریف General Metadata توسط شورای راهبری ب) بکارگیری برای اینکه دانشهای ذخیره شده به طور موثری مورد استفاده قرار گیرند. در ابتدای تمام رویه‌های سیستمی که در آن اقدام جدیدی صورت می گیرد یک گام جستجو در پایگاه دانش اضافه شده است. و به منظور تشویق پرسنل به استفاده بیشتر از دانشهای موجود، در صورتی که اقدامی عملی به یک دانش مرتبط شود. یا به عبارت دیگر از دانشهای موجود استفاده عملی صورت گیرد. پاداش به فرد تعلق می گیرد. بعلاوه امکاناتی مانند: • امکان ناوبری روی اسناد دانش از وجوه مختلف (دسته بندی درختواره ای، نویسنده، نوع فایل، KU،‌ KO و …) • امکان جستجوی پیشرفته (انتخاب یک یا چند KU، KO، نوع سند، تاریخ، کلمات کلیدی و…) • جستجوی ساده • در همه نتایج جستجو صرفا آنچه کاربر دسترسی دارد نمایش داده می شود. پ) یادگیری از آنجا که همه دانشها ممکن است کامل نباشند و یا حتی مفهوم اشتباهی را منتقل کنند. لذا بعد از تایید علمی و تجربی مهندس دانش از خرد جمعی برای بررسی صحت و کفایت دانش استفاده می شود. • بعد از پیدا شدن سند، کاربر می تواند مفید بودن یا نبودن سند دانش را تعیین کند (برای دریافت بازخورد کاربران). نتایج بازخوردها هم در بهبود جستجو و هم در بازبینی اسناد توسط تیم های مهندسی دانش مفید خواهد بود.
• همچنین کاربر می تواند در مورد سند پیدا شده، اظهار نظر کرده و پیشنهاد ارایه نماید. بدیهی است نظرات و پیشنهادات مطرح شده پس از تایید مهندسین دانش قابل مشاهده توسط دیگران خواهد بود .
• نگهداری سوابق جستجوهای موفق و ناموفق جهت امکان آنالیز ناموفق ها برای تکمیل پایگاه دانش و کاهش جستجوهای ناموفق
• بعد از پایان جستجو و تعیین مفید بودن نتایج توسط کاربر و بعد از تایید تیم KE مرتبط عبارات جستجو شده را به عنوان کلمات کلیدی دوم به آن سند اضافه می شوند. این عمل به بهبود جستجوهای بعدی کمک خواهد کرد.
• برای کمک به بهبود جستجو تعداد دفعات visit‌ یک سند دانش نگهداری خواهد شد ت) تسهیم بعد از انجام جستجو، کاربر می تواند مشکلات یا سوالاتی که برای پاسخ به آنها جستجو می کرده است را ثبت کند و در صورت یافتن نتیجه مناسب آنها را به هم مرتبط نماید این ارتباطات در امتیازدهی مفید خواهند بود. ث) ارزیابی • اختصاص بخشی از امتیاز تمدید قرارداد به امتیاز مربوط به تولید دانش جهت کارمندان ستادی • اختصاص امتیاز مثبت به مهندسین دانش (در نظر گرفتن عدد ثابت در خصوص ارزیابی دانش) • اختصاص امتیاز مثبت به استفاده کنندگان کاربردی دانش (ذکر مراجع دانش در امور اجرایی) • اختصاص امتیاز مثبت جهت دانش ثبت شده بر اساس تعداد دفعات مراجعه به آن • اختصاص امتیاز مثبت برای رفع اشکالات یا تکمیل دانش از طریق ارایه نظرات ج) ایجاد/نگهداری در این فرآیند کلیه فعالیتها بر محور شناسایی دانش های ارزشمند‌تر، مستند سازی و نگهداشت آنها می باشد. که برای پوشش این هدف نیاز به طی گامهای ذیل می باشد:
• استخراج نوع محتوی توسط تیم مهندس دانش در هر حوزه
• تعریف Special Metadata توسط تیم مهندسی دانش برای هر نوع محتوای دانش • تعریف نقشهای کاربری
• تعیین سطوح دسترسی برای نقشهای تعریف شده بدین معنی که به کدام واحدهای دانش چه دسترسی دارند و آیا مجوز ثبت سند دانش دارند یا فقط امکان استفاده از دانشهای موجود در پایگاه دانش را دارند.
• تعریف کاربران و تعیین نقش آنها
• ثبت یک سند دانش به صورت کامل توسط کاربر. این اطلاعات تا زمان انتشار سند فقط توسط ثبت کننده و تیم مهندسی دانش قابل مشاهده خواهد بود.
• ثبت هر سند دانش جدید بسته به اینکه مربوط به چه حوزه دانش ‌باشد، به تیم مهندسی دانش همان حوزه از طریق سرویس خبررسانی اطلاع رسانی می شود.
• تیم مهندسی دانش اطلاعات را خارج از نرم افزار بررسی و نتیجه نهایی توسط نماینده آنها به همراه نام بررسی کنندگان ثبت می گردد.
• بعد از انتشار سند، به همه استفاده کنندگانی که نقشهای آنها به آن سند دسترسی دارد. از طریق سرویس خبررسانی اطلاع‌رسانی می گردد در صورت استقرار یک نرم افزار برای بخشی از فعالیتهای یک سازمان، بسیاری از اطلاعات آن حوزه تحت پوشش نرم افزار قرار خواهند گرفت. در این صورت تمامی اسناد دانش مربوط به آن حوزه که تحت تاثیر نرم افزار قرار گرفته اند، بعد از استقرار آن نامعتبر خواهند شد. و فقط موارد تحلیلی باقی خواهند ماند. در ضمن یک سند دانش کلی(سند راهنما) که نشان دهنده تعریفی از سیستم نرم افزاری و حوزه های تحت پوشش آن است به عنوان یک سند جدید درج خواهد گردید تا راهنمای استفاده کنندگان برای دسترسی به اطلاعات مفید باشد. چ) حذف • مدت اعتبار: از آنجا که برخی از دانشها پس از مدتی فاقد اعتبار خواهند بود. لذا امکان تعیین سیاست اعتبارگذاری به تفکیک نوع محتوی دانش در سیستم وجود دارد. و پس از پایان اعتبار یک سند دانش، آن سند منقضی شده و انقضای خود را از طریق سرویس خبررسانی به تیم مهندسی دانش مرتبط اطلاع رسانی می نماید. تا دوباره بازبینی شده و در صورت نیاز اعتبار آن تمدید و یا به طور کلی از رده خارج شود. • امکان تهیه نقشه دانش ها: بدین معنی که در هنگام ثبت دانش و بر اساس اطلاعات ورودی، اسناد دانش مرتبط نمایش و امکان ایجاد لینک بین آنها فراهم گردد. بدین سان از ثبت دانش تکراری نیز جلوگیری خواهد شد. تجربیات و نتایج اجرایی در تحلیل و استقرار سیستم یکی از اصلی‌ترین فازها در فرآیند مهندسی نرم افزار،‌ فاز استقرار سیستم نرم افزاری است. برای کسب نتایج مطلوب از طرح اجرا شده عملا همزمان با شروع طراحی، فعالیتهای مربوط به فرهنگ سازی، اعتماد سازی و پالایش دانشهای ثبت شده نیز آغاز شد. در ادامه به ذکر نکاتی از تجربیات حاصل می پردازیم: • با برگزاری چندین سمینار داخلی، شرکت در سمینارهای خارجی و دریافت نظرات مشاورین متعدد، دیدگاه مناسبی از مزیتهای حاصل از استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان شکل گرفت و در ادامه با انتخاب واحد تکنولوژی اطلاعات به عنوان مسئول اجرای پروژه، تحلیل و طراحی معماری سیستم شروع شد.
• بعد از طراحی مدل اولیه و اعمال نظرات مشاوران، شیرپوینت ۲۰۰۷ به عنوان مناسبترین و منطبق ترین چهارچوب متناسب با نیازهای سازمان انتخاب شد. و آموزش مدل سیستم همزمان با پیاده‌سازی در سطوح مختلف دنبال شد.
• همگام با پیشبرد طرح و تکمیل دانش مفهومی در این پروژه پروسه انتقال آن به افراد و دریافت بازخورد نیز پیگیری می شد تا در مواردی که به عنوان مثال صرفا بخشهایی از منابع علمی به عنوان دانش ثبت شده بود. با اصلاح مدل و اضافه کردن بخش های تحلیلی بهبود یابد.
• گروه کارخانجات حرکت خود را با حرکت در بخش های دانش محور مثل سازمان مهندسی شروع و با ارایه بازخوردهای موثر و ایجاد انگیزه های لازم به بخش های دیگر سازمان توسعه داد. نتایج ارزیابی درصد تغییرات شاخص ها از طریق دو سری پرسشنامه، که یکی قبل و دیگری پس از پیاده‌سازی سیستم توزیع شده، اندازه گیری شده است. جامعه آماری در هر دو مرحله ۲۵۰ نفر از کارکنان یکی از شرکتهای گروه می باشد که پیاده سازی به صورت کامل در آن انجام شده است. درجه اعتبار پرسشنامه ها ۰٫۹۸ می باشد. لازم به ذکر است پاسخ ها به صورت گزینه های طیفی مطرح شده و به صورت (خیلی کم ۱، کم ۲، متوسط ۳، زیاد ۴، خیلی زیاد ۵) از کیفی به کمی تبدیل شده است.

عنوان شاخص

مقدار قبل از سیستم

مقدار بعد از سیستم

اطلاع از دانشهای موجود در سازمان

۲۱%

۵۴%

تبادل دانش با سایر سازمان

۳۵%

۷۲%

شناخت بهترین خبره برای سوالات

۱۸%

۶۸%

انجام کارها به صورت گروهی

۱۶%

۲۵%

انجام کارها بر اساس تجارب شخصی

۸۱%

۶۲%

افزایش دانش شخصی با فعالیت در سازمان

۵۶%

۷۵%

تاثیر پایگاه دانش در بهبود فرآیندها

۲۷%

۵۷%

اطلاع سازمان از نقاط ضعف دانش خود

۴۲%

۶۹%

نتیجه‌گیری در این مقاله به بررسی و مطالعه پیاده سازی سیستم مدیریت دانش پرنیان به عنوان یک مجموعه صنعتی ، با توجه به شرایط فرهنگی آن، پرداخته شد. با توجه به نتایج مطلوب به دست آمده پس از پیاده سازی سیستم، به نظر می رسد که آغاز به کار با ابزار نرم افزاری و ایجاد انگیزه توسط آن در عین توجه کامل به حوزه فرهنگ و ساختار ، تاثیر بسزایی درروند ایجاد تدریجی فرهنگ دانش محور دارد که خود اصل مهمی در پذیرش از جانب کارکنان است. همچنین یکی از مهم ترین دلایل رشد بالای این شاخصها، بکارگیری نظام انگیزشی که اختصاص پاداش مالی جهت تشویق دانشکاران می باشد، بوده است. با توجه به این اصل که پاداش های مالی پایین ترین سطح نیاز های افراد را شامل می شود، می بایست در نظر گرفت که در یک مدل ایده آل مدیریت دانش اتکای صرف به پاداش های مالی مطلوب نمی باشد، هر چند که در ابتدای کار بسیار مناسب است . اما لازم است با ادامه روند فرهنگ سازی، دانشکاران را به سطوح بالاتری از سلسله مراتب نیاز ها سوق داد . بدین معنا که افراد دانش را به دلیل اعتقاد به ارزشمند بودن آن و ارزشی که از آن برای خود و سازمان کسب می‌کنند، وارد سیستم کرده و اقدام به انتشار و تبادل آن نمایند.

منابع

[۱] www.microsoft.com/Sharepoint/default.mspx
[2]افرازه عباس؛ مدیریت دانش، مفاهیم، مدل ها، اندازه گیری و پیاده سازی مولف، انتشارات دانشگاه صنعتی امیر کبیر، ۱۳۸۴
[۳] C McInerney – Journal of the American Society for Information Science and …, ۲۰۰۲
[۵] North, K. probst G, Romhard, T.K. Wissen messem Ansaetze, Erfahrungen und K Ritische
Fragen in, Zfo ٣/ ١٩٩٨ pp ١۶۶ ١۵٨ , ١٩٩٨
[۶] NK Kakabadse, A Kakabadse, A Kouzmin – Journal of Knowledge Management, 2003
[7] http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263142(TechNet.10).aspx

پانویس

[۱] Knowledge Unit
[۲] Knowledge Object
[۳] Knowledge Engineer
[۴] Knowledge Worker
[۵] Knowledge
[۶] Knowledge Graph
[۷] Knowledge Administrator
[۸] Navigate
[۹] RSS

نرم افزار CRM مایکروسافت

نرم افزار CRM مایکروسافت چیست ؟

​ Microsoft Dynamics CRM  یک نرم افزار CRM  ( مدیریت ارتباط با مشتری  )  است که  توسط شرکت مایکروسافت تولید شده است. هدف اصلی از تولید این نرم افزار فراهم ساختن امکان مدیریت اطلاعات در حوزه های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش می باشد ، اما معماری انعطاف پذیر و قابلیت های سفارشی سازی گسترده آن باعث شده است که در حال حاضر مایکروسافت از این محصول به عنوان بستر XRM نام برده است و پارتنر های مایکروسافت از آن برای تولید برنامه های مبتنی بر وب مختلفی استفاده کرده اند.

ماژول های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش در دینامیک سی آر ام مایکروسافت یک بستر عملیاتی واحد را برای تعامل با تمام مشتریان فراهم می کند. و یک سازمان را قادر می سازد روابطش را با مشتریان از لحظه اولین تماس تا فروش و خدمات پس از فروش مدیریت نماید.

رابط کاربری Microsoft Dynamics CRM شبیه به اوتلوک طراحی شده است. این طراحی در کنار یکپارچگی و همبستگی کامل بین Dynamics CRM، اوتلوک و دیگر ابزارهای مجموعه آفیس. شرایطی را ایجاد می کند تا کاربران با سرعت و کارایی بالا سیستم را در امور روزانه خود به کار گیرند و هزینه های آموزش و استقرار کاهش یابد.

نرم افزار crm آنلاین

ویژگی‌های اصلی سی آر ام مایکروسافت

بازاریابی : داشتن دید روشن تری از مشتریان و بازاریابی آگاهانه تر

لیست مشتریان را به چند گروه مناسب بخش بندی کنید و سپس با استفاده از مدل گردش کار- محور به بازاریابی برای یک یا چند بخش مشخص از مشتریان بپردازید. دینامیک CRM در بخش های ذیل به شما کمک می کند:

  • تقسیم بندی مشتریان
  • برنامه ریزی کمپین های تبلیغاتی و اجرای آنها
  • پالایش اطلاعات
  • تحلیل و گزارش گیری
  • ابزارهای تعاملی فروش و بازاریابی
  • به اشتراک گذاری اطلاعات
سرنخ در نرم افزار crm مایکروسافت

 فروش: سرنخ های فروش بیشتری به دست آورید و قراردادهای بیشتری ببندید

دسترسی به همه اطلاعات مشتریان به صورت آنلاین یا آفلاین به پرسنل فروش کمک می کند که از همه جا به اطلاعات سرنخ های فروش، فرصت های تجاری به صورت بلادرنگ دسترسی داشته باشند. دینامیک CRM در بخش های ذیل به شما کمک می کند:

  • مدیریت سرنخ های و فرصت های تجاری
  • مدیریت مشتریان حقیقی و حقوقی
  • ناحیه بندی و مدیریت آنها
  • پیش بینی و تحلیل فروش
  • دسترسی آفلاین به اطلاعات و دسترسی از طریق موبایل و تبلت
  • دسترسی سریع به محصولات، قیمت ها و پیش فاکتورها
فروش در نرم افزار crm مایکروسافت

 خدمات پس از فروش: خدمات بهتر و بیشتری برای مشتریان فراهم کنید

پاسخگویی سریعتر به مشکلات مطرح شده توسط مشتری و بهبود توان واحد پشتیبانی از طریق ردیابی سریع مشکلات و پاسخگویی دقیق باعث ایجاد سود در درازمدت می شود. . دینامیک CRM در بخش های ذیل به شما کمک می کند:

  • مدیریت قراردادهای مشتریان
  • مدیریت تعاملات و مشکلات مطرح شده
  • مدیریت بندهای قرارداد مشتریان
  • مدیریت پایگاه دانش
  • برنامه ریزی ارایه خدمات
  • گردش کار بین تیم ها و گروههای کاری
  • گزارش و تحلیل خدمات
خدمات پس از فروش در نرم افزار crm مایکروسافت

معماری

در تصویر زیر نمای شماتیک از معماری Dynamics CRM نمایش داده شده است.

معماری نرم افزار crm مایکروسافت

 اجزای اصلی بستر Dynamics CRM موارد ذیل هستند

  • پایگاه داده SQL Server
  • وب سرویس ها
  • سیستم سرویس ها مانند سرویس گردش کار، سرویس متادیتا و سرویس یکپارچه سازی
  • پردازش گر پرس و جوها
  • پرس و جوهای امن مبتنی بر XML برای حفاظت از پایگاه داده فیزیکی
  • پلاگین برای توسعه منطق کسب و کار
  • سرویس گزارش ساز

زمانی که در حال توسعه یک برنامه بر پایه Dynamics CRM هستید می توانید از وب سرویس ها برای ارتباط با لایه های زیرین بستر استفاده کنید.

نصب نرم افزار CRM مایکروسافت

در این ویدیو آموزش گام به گام نصب سی آر ام ۳۶۵ آموزش داده شده است.

مزایای تجاری Microsoft CRM

 مزایای استفاده از Microsoft CRM برای کسب و کار شما چیست؟ در اینجا به ده دلیل اصلی برای استفاده از Microsoft CRM اشاره می کنیم:

۱-    امکان استفاده از تمامی امکانات Microsoft CRM به صورت کامل در محیط مایکروسافت آفیس و اوتلوک

۲-    ذخیره سازی و نگهداری تمامی اطلاعات مشتریان در یک محل

۳-    فراهم کردن امکان شناخت رفتار مشتریان

۴-    افزایش امنیت در ذخیره سازی و دسترسی به اطلاعات مشتریان

۵-    راه اندازی و استفاده از آن ساده و سریع است

۶-    همراه با رشد و توسعه کسب و کار شما، Microsoft CRM نیز رشد می کند

۷-    امکان ارسال و دریافت فاکس را بدون نیاز به دستگاه فاکس فراهم می کند

۸-    نگهداری از آن آسان است

۹-    انعطاف پذیری بالایی برای هماهنگ شدن با نیازهای سازمان شما دارد

۱۰-    ابزارهای مناسبی برای انتقال اطلاعات موجود به Microsoft CRM در اختیار قرار می دهد.

چرا توصیه می شود نرم افزار CRM فعلی خود را  با Microsoft CRM جایگزین کنید؟

امکانات تعاملی، قابلیت یکپارچه شدن با دیگر نرم افزارها، مخصوصا نرم افزارهای پر کاربرد و همه گیر آفیس و  توانایی فوق العاده در مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار دلایل اصلی این پیشنهاد است. همچنین مایکروسافت یک برنامه سرمایه گذاری دراز مدت برای ادغام هر چه بیشتر Dynamics CRM با آفیس و شیرپوینت و دیگر تکنولوژی های مایکروسافت که مشتریان قبلا آن ها را در اختیار داشته اند برنامه ریزی کرده است. از این رو استفاده از Dynamics CRM آینده روشن تری نسبت به بقیه محصولات دارد.

نرم افزار crm مایکروسافت

داینامیک CRM برای فروش

 با استفاده صحیح از قابلیت های Microsoft CRM در حوزه فروش ، مدیریت فروش سازمان و شرکت خود را بهبود بخشید.

• افزایش موفقیت های فروش

 مدیریت سرنخ ها و فرصت های تجاری،  قابلیت سفارشی سازی گردش کارها در مکانیزه کردن فرآیندهای فروش، امکان ایجاد پیش فاکتور، و مدیریت سفارشات همگی در کوتاه کردن چرخه فروش و افزایش فروش های موفق بسیار موثر است.

• مدیریت ساده کارها

 یکپارچگی کامل قابلیت های CRM و ادغام شدن آنها با قابلیتهای پایه Outlook امکان مدیریت ایمیل ها، قرار های ملاقات، وظایف و تماسها را از طریق یک برنامه واحد فراهم می آورد.

• شناخت نیازهای مشتریان

 گزارشات جامع CRM امکان پیش بینی فروش، سنجش فعالیتهای کسب و کار و ره گیری موفقیت های فروش را ممکن می سازد

• بهبود کیفیت فروش

 برای اینکه بتوانیم زمان فروش را برای سرنخ های مناسب تر استفاده کنیم. CRM با استفاده از سیستم گردش کار قدرتمندش امکان مکانیزاسیون فعالیتهای فروش را ایجاد می کند.

• ایجاد روابط بهتر

 یک دید متمرکز، متناسب شده از اطلاعات مشتریان، تاریخچه فعالیتها، روابط بین آنها در dynamic CRM ایجاد کنید تا درک دقیق تری از نیازهای مشتریان بدست آورید.

• دسترسی به اطلاعات حتی دور از دفتر کار

 به تمام قابلیت ها و اطلاعات نرم افزار CRM تحت وب به صورت آنلاین و از طریق Outlook دسترسی دارید؛ و می توانید از هر مکانی و با ابزارهای چون تبلت و گوشی نیز از سیستم استفاده نمایید.

• اشتراک گذاری اطلاعات

 ماژول های یکپارچه امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین اعضای تیم و واحد سازمانی را فراهم می آورد.

 داینامیک CRM برای بازاریابی

 از طریق مکانیزاسیون فرآیندها، پرورش ارتباطات، هدف گذاری تعاملات و مشاهده سریع آنالیز تلاشهای خود، فرصتهای تجاری شرکت خود را به حداکثر برسانید. شناسایی ، اجرا و تکرار طرح های بازاریابی موثر در کانال های متعدد فروش از طریق یک رابط کاربری واحد، امکاناتی است که Microsoft CRM برای شما فراهم می کند.

قابلیت های ماژول بازاریابی داینامیک CRM امکان زمانبندی و رهگیری فعالیتهای کمپین های تبلیغاتی و اندازه گیری میزان کارایی این کمپین ها را فراهم می کند. ترکیب ویژگی های فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش کمک می کند تا با اطلاعات به روز شده مشتریان کار کنید و بنابراین در هنگام مذاکره با مشتریان یک تیم حرفه ای،سازمان یافته و مطلع جلوه کنید.

Microsoft CRM ابزارهای اختصاصی را برای تیم بازاریابی فراهم آورده است که استفاده از آنها اجازه می دهد که:

•    تماس با بهترین مشتریان با تبلیغات هدفمند و ارتباطات ایمیلی

•     راه اندازی و اجرای سریع کمپین های فروش با حداقل تلاش

•    اجرای کمپین های بزرگ و پیچیده

•    ارسال ایمیل های انبوه برای مشتریان و رهگیری همه پاسخ ها

داینامیک CRM برای خدمات پس از فروش

 جایگاه مشتریان خود را از طریق در اختیار گرفتن ابزار Dynamic CRM ارتقا دهید و امکان کسب تجربه خدمات استثنایی را برای ایشان فراهم آورید.

Microsoft Dynamics CRM مجموعه ای از امکانات را در اختیار قرار می دهد که استفاده از آنها به پرسنل خدمات پس از فروش شما امکان رهگیری درخواست های مشتریان، مدیریت مسائل مربوط به پشتیبانی از شروع تماس مشتری تا رفع موفقیت آمیز آن و کسب رضایت مشتری را ممکن می سازد.

با ابزارهای آشنا کار کنید

می دانیم Microsoft CRM از طریق outlook نیز قابل استفاده است. لذا تیم بازاریابی و فروش سازگاری فوق العاده ای را در استفاده از نرم افزارMicrosoft CRM مشاهده می کنند. رابط کاربری همانی است که هر روز برای چک کردن ایمیل ها از آن استفاده می کرده ایم.

اطمینان حاصل کنید که خدمات کارآمد به مشتریان ارایه می کنید

از طریق صف های مسیریابی خودکار موارد پشتیبانی  را انتساب داده، مدیریت کرده و حل کنید. همچنین با استفاده از قابلیت های ذکر شده همراه با مدیریت موارد، ردیابی ارتباطات و پاسخگویی خودکار به ایمیل ها امکان دریافت درخواست های بیشتر توسط نیروهای محدود تر را فراهم کنید.

نیازهای مشتریان را درک کنید

Microsoft CRM گزارشاتی در اختیار شما قرار می دهد که از طریق آن می توانید درخواست ها و مواردی که عموما به پشتیبانی اعلام می شوند را شناسایی کنید و از طریق آن نیازهای مشتریان را ارزیابی کرده و میزان اثربخشی خدمات پشتیبانی را ارزیابی کنید.

اطلاعات را به آسانی به اشتراک گذارید

مشتریان برتر خود را شناسایی کنید و خدمات مورد نیاز آن ها را در اولویت قرار دهید. همچنین یک پایگاه دانش مشترک از خدمات پشتیبانی که به صور معمول رخ می دهند، ایجاد کنید. و با استفاده از قابلیت جستجو در آن به سرعت مشکلات مشتریان را مرتفع نمایید.

 

ویژگی های جدید شیرپوینت ۲۰۱۹ + دانلود شیرپوینت ۲۰۱۹

شیرپوینت 2019

در سال گذشته مایکروسافت در کنفرانس Ignite شیرپوینت ۲۰۱۹ را معرفی کرد. در آن زمان تقریبا هیچ جزییاتی ارایه نشد. تنها چیزی که مشخص شد این بود که قابلیتهای شیرپوینت ۲۰۱۹ بخشی از قابلیتهای آفیس ۳۶۵ خواهد بود. تا اینکه چند روز پیش و در کنفرانس آمریکای شمالی قابلیتهای شیرپوینت ۲۰۱۹ رونمایی شد و امکان دانلود نسخه پیش نمایش آن نیز برای عموم فراهم گردید.

امکانات جدید شیرپوینت ۲۰۱۹

وان درایو

زمان زیادی از ارایه وان درایو توسط مایکروسافت می گذرد اما ارتباطی بین وان درایو و نسخه درون سازمانی( on-premises ) شیرپوینت وجود نداشت. شیرپوینت ۲۰۱۹ پشتیبانی از OneDrive Sync Client را برای سایت های شخصی و تیم سایت اضافه کرده است. همچنین شما می توانید از قابلیت push notification استفاده کنید. این ویژگی ها قبلا به نسخه ابری شیرپوینت اضافه شده بودند. اما با شیرپوینت ۲۰۱۹ برای نسخه درون سازمانی نیز فراهم می شوند. 

رابط کاربر مدرن

یکی از بزرگترین ایراداتی که به شیرپوینت ۲۰۱۶ وارد است این است که تقریبا هیچ یک از ویژگی های مدرن رابط کاربری شیرپوینت را نداشت. خوشبختانه مایکروسافت در شیرپوینت ۲۰۱۹ بر ارایه ویژگی های مدرن رابط کاربری شیرپوینت در نسخه درون سازمانی تمرکز کرده است:

– صفحه اصلی شیرپوینت:صفحه خانه شیرپوینت ۲۰۱۹ شبیه به آفیس ۳۶۵ شده است. در این صفحه شما به تمام سایت ها و اخباری که مرتبط با شماست دسترسی دارید.

– مدرن سازی تیم سایت و سایت انجمن :یکی از اصلی ترین انتظارات کاربران از شیرپوینت ۲۰۱۹ فراهم شدن سایت های مدرن در نسخه درون سازمانی است. 

– لیست های و کتابخانه ها:بدیهی است که نمی شود از سایت های مدرن استفاده کرد ولی لیست ها و کتابخانه های مدرن نداشت.

– صفحات، وب پارت ها:صفحات کلاسیک شیرپوینت برای ایجاد و ویرایش خیلی کاربر پسند نبودند. اما حالا با قابلیتهای مدرن شیرپوینت ۲۰۱۹ هر شخصی می تواند محتوای مورد نظرش را ایجاد کند. بیشتر وب پارت های مدرن هم وجود دارند. 

– نوار ناوبری شیرپوینت:مشابه با منو آفیس ۳۶۵ در شیرپوینت ۲۰۱۹ فراهم شده است.

– اشتراک گذاری مدرن:قابلیت اشتراک گذاری تقریبا همیشه در شیرپوینت وجود داشته است. در نسخه های قبلی برای اشتراک گذاری محتوا با کاربران بیرون از سازمان لازم بود تا سطح دسترسی “کاربر ناشناس” را فعال کنید. یا اینکه برای آنها کاربر تعریف کنید. آفیس ۳۶۵ صد البته یک تجریه اشتراک گذاری قوی و مدرن را پیاده سازی کرده است که در شیرپوینت ۲۰۱۹ نیز ارایه شده است .

بهبود زیرساخت و مدیریت شیرپوینت

ادمین های شیرپوینت از تغییراتی که در زیرساخت و مدیریت شیرپوینت ایجاد می شوند لذا می برند. برای آنها نیز بهبودهای کوچکی انجام شده است مانند:

– لینک مستقیم به مستندات شیرپوینت در سنترال ادمین دیگری نیازی به جستجو در اینترنت برای یافتن مستندات مورد نیاز نیست.

– تنظیمات SMTP برای ارسال ایمیلشاید عجیب باشد ولی تا قبل از نسخه ۲۰۱۹ شیرپوینت قابلیت تنظیم یک SMTP با نام کاربری و پسورد را نداشت! و برای تنظیم آن باید لقمه را دور سرتان می چرخاندید. خوشبختانه در این نسخه این امکان اضافه شده است.

– مدیریت گردش کار ۲۰۱۹ نسخه جدید از workflow manager ارایه شده است که همه امکانات نسخه ۱ را دارد و قابلیتهای دیگری نیز به آن اضافه شده است. در ایران البته برای طراحی گردش کار عمدتا از نینتکس استفاده می شود. که باید منتظر شد و دید که آیا نینتکس ۲۰۱۹ برنده این بازی می شود یا قابلیت های گردش کار شیرپوینت ۲۰۱۹ گوی رقابت را خواهد ربود. 

نصب شیرپوینت به صورت هیبرید

شیرپوینت را می توان به صورت ابری استفاده کرد و یا آن را به صورت درون سازمانی نصب و راه اندازی نمود. اما با گسترش استفاده از خدمات ابری و درک مزایای آن برای مشتریان، روش سومی برای ترکیب استفاده از نسخه درون سازمانی و ابری فراهم شده است به نام هیبرید. این امکان در نسخه شیرپوینت ۲۰۱۶ نیز وجود داشت که پیکربندی آن کمی مشکل بود در نسخه ۲۰۱۹ این پیکربندی ساده تر شده است .

سایر ویژگی ها

– از این پس امکان استفاده از علائم # و % در نام فایل ها و پوشه ها وجود دارد.

– تعداد کارکترهای مجاز در URL به ۴۰۰ کارکتر افزایش داده شده است.

چه زمانی می توانیم از شیرپوینت ۲۰۱۹ استفاده کنیم؟

در کنفرانس سال گذشته Ignite مایکروسافت اعلام کرد که نسخه پیش نمایش عمومی تابستان و نسخه کامل شیرپوینت ۲۰۱۹ پاییز امسال منتشر می شود. بنابراین برای استفاده از شیرپوینت ۲۰۱۹ حداقل باید تا پاییز صبر کنیم. البته اگر نیاز به فارسی ساز شیرپوینت ۲۰۱۹ دارید احتمالا باید چند ماه بیشتر صبر کنید.

نصب مرحله به مرحله شیرپوینت سرور ۲۰۱۶ به روایت تصویر

شیرپوینت 2016

 من نصب single server شیرپوینت سرور ۲۰۱۶ را با database server بر روی ماشین مجزا کامل کردم. در اینجا جزئیات نصب را که می تواند برای بسیاری از افراد که به تازگی با شیرپوینت کار می کنند مفید باشد، به اشتراک می گذارم. نصب آن مشابه نسخه های قدیمی شیرپوینت است به استثنای MinRoleTopolgy که برای اولین بار در شیرپوینت ۲۰۱۶ معرفی شده است.


الزامات سیستم:
من از سخت افزارها و پیکر بندی نرم افزاری زیر برای نصب استفاده کردم.

الزامات سخت افزاری:

Hard diskRAM ProcessorScenario
80 GB for system drive100 GB for second drive and additional drives8-24 GB64-bit, 4 cores Database Server
80 GB for system drive80 GB for second drive8-12 GB64-bit, 4 cores SharePoint Server

الزامات نرم افزاری:

Installation mediaOSServer
SQL Server 2014 with SP1 – x64Windows Server 2012 R2 – with latest updatesDatabase Server
SharePoint Server 2016 PreviewWindows Server 2012 R2 – with latest updatesSharePoint Server

نصب کننده پیش نمایش شیرپوینت سرور ۲۰۱۶
فایل نصب کننده پیش نمایش شیرپوینت سرور ۲۰۱۱۶ را از SharePoint 2016 setup که مانند تصویر زیر است را باز کنید:

نصب شیرپوینت 2016

پیش نیازهای نصب و راه اندازی:
لازم است ابتدا قبل از نصب شیرپوینت سرور ۲۰۱۶ ، پیش نیازهای نرم افزاری را نصب نمایید. برای شروع دوباره ممکن است چندین بار نصب پیش نیازها را از شما بخواهد. نصب پیش نیازها را همانطور که در ذیل نشان داده شده شروع کنید:

پیشنیاز نصب شیرپوینت

در صفحه بعد می توانید توافق نامه مجوز را مشاهده فرمایید که اگر میخواهید نصب کنید باید با آن موافقت کنید ، باید با آن موافقت کنید زیرا انتخاب دیگری ندارید. نصب پیش نیازها کمی وقت خواهد گرفت و همچنین درخواست restart خواهد داد. بعد از restart فایل نصب کننده را  مجددا run کنید و پیش نیازها را run کنید . مجددا موارد را موافقت کنید . مجدد ادامه دهید و منتظر بمانید تا پیش نیازهای نصب کننده کامل شود.

نصب شیرپوینت

بعد از تکمیل وضعیت نصب را می توانید ببینید .  وضعیت نصب در سیستم من در زیر لیست شده است ، همگی موفقیت آمیز نصب شده اند به جز .NET framework

•    Application Server Role, Web Server (IIS) Role: configured successfully
•    Microsoft SQL Server 2012 Native Client: was already installed (no action taken)
•    Microsoft ODBC Driver 11 for SQL Server: installed successfully
•    Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 SP1 (x64): installed successfully
•    Windows Server AppFabric: installed successfully
•    Microsoft Identity Extensions: installed successfully
•    Microsoft Information Protection and Control Client 2.1: installed successfully
•    Microsoft WCF Data Services 5.6: installed successfully
•    Cumulative Update Package 1 for Microsoft AppFabric 1.1 for Windows Server (KB2671763): installed successfully
•    Microsoft .NET Framework 4.5.2: was already installed (no action taken)
•    Update for Microsoft .NET Framework to disable RC4 in Transport Layer Security (KB2898850): installation error
•    Visual C++ Redistributable Package for Visual Studio 2013: installed successfully

من بعد از درخواست restart توسط سیستم ، آن را restart کردم. اگر به خطای “Microsoft .NET Framework to disable RC4 in Transport Layer Security برخوردید ، لازم است  به روز رسانی امنیتی برای net framework”. نصب شود.
توضیحات متن خطا : “A security issue has been identified that could allow an unauthenticated remote attacker to compromise your system and gain access to information”
بنابراین می توانید security patch را از مرکز دانلود مایکروسافت از طریق url  زیر دانلود کنید:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=42883

بعد از نصب ، مجددا پیش نیازها را run کنید و اکنون می توانید ببینید که موضوع حل شده است. و ما برای نصب شیرپوینت ۲۰۱۶ خوب عمل کرده ایم.
نصب شیرپوینت سرور ۲۰۱۶:
اکنون پس از نصب پیش نیازها  بر روی لینک نصب شیرپوینت سرور ۲۰۱۶ کلیک کنید تا نصب آغاز شود.
Setup  در ابتدا فایل های نصب را فراهم و پیش نیازها را بررسی خواهد کرد و سپس نصب را آغاز خواهد کرد.
در صفحه اول بلافاصله کلید محصول را می خواهد ، می توانید کلید “NQTMW-K63MQ-39G6H-B2CH9-FRDWJ” را برای پیش نمایش شیرپوینت سرور ۲۰۱۶ وارد کنید.

یکبار دیگر باید با بند های مجوز موافقت کنید.

موقعیت فایل را برای شیرپوینت سرور انتخاب کنید و فایل های سرور را جست و جو کنید. فایل های فهرست جست و جو در hard drive  محلی که می تواند خیلی بزرگ باشد ، ذخیره خواهد شد بنابراین اطمینان یابید که فضای خالی کافی در drive انتخاب شده وجود داشته باشد. به شما پیشنهاد میکنم از  drive مجزایی برای فهرست جست و جو و drive پیش فرض برای فتیا های شیرپوینت استفاده کنید.

بر روی install now کلیک کنید تا نصب آغاز شود. تکمیل نصب چند دقیقه به طول می انجامد. در تصویر ذیل وضعیت تکمیل نصب  را مشاهده می کنید ، شما می توانید check box را انتخاب کنید تا configuration wizard را بعد از نصب آغاز کند یا میتوانید configuration wizard  را دستی آغاز کنید.

Wizard پیکربندی محصول شیرپوینت
Wizard پیکر بندی با صفحه welcome  آغاز می شود، next را کلیک کنید تا ادامه یابد. سرویس های ذیل ممکن است آغاز شوند و یا در حین پیکر بندی reset شوند.
سرویس های اطلاعات اینترنت
سرویس مدیریت شیرپوینت
سرویس تایمر شیرپوینت

بنابراین yes را انتخاب کنید تا  اگر لازم است سرویس ها را restart کند و با wizard  پیکربندی ادامه یابد.

گزینه Create a new server farm را از مرحله بعدی ، همانطور که در تصویر مشاهده می کنید انتخاب کنید ، اگر شما از قبل farm جدید را نصب کردید و نصب minrole را انجام دادید ، اولین گزینه را انتخاب کنید تا به farm سرور موجود متصل شوید.

جزئیات database server و database access account را وارد کنید ، از کاربر مجزا برای این مورد استفاده کنید اما من از کاربر مشابه SPAdmin   برای نصب پیش نمایش استفاده می کنم. من را مطابق زیر در سرور DB اختصاص دادم.
•    Dbcreator
•    SecurityAdmin
•    SysAdmin

اگر در اتصال به  SQL Server  به مواردی برخوردید ، اطمینان یابید که TCP/IP در مدیریت پیکربندی SQL Server فعال شده است. اگر هنوز خطا دریافت می کنید firewall را بر SQL server ببندید.

بعد از تکمیل تنظیمات database برروی next کلیک کنید که به صفحه Farm security settings می رود . عبارت عبور را وارد کنید که برای امنیت farm configuration data و برای هر سروری که به farm می پیوندد ضروری است.

Server Roles یا MinRoletopology
اینجا minroles ذکر شده اند. شیرپوینت سرور ۲۰۱۶   شش نوع server roles را دارا می باشد.
•    Front-end
•    Application
•    Distributed Cache
•    Search
•    Custom
•    Single-Server Farm
شما میتوانید single-server farm را انتخاب کنید یا می توانید نصب multi-server را با استفاده از MinRolestopology. انجام دهید. اگر single-server farm را انتخاب کردید دیگر نمیتوانید محیط multi-server توسعه دهید . بنابراین اگر برنامه توسعه به multi-Server farm را در آینده دارید Custom MinRole یا Application. را انتخاب کنید.
من از single-server farm installation استفاده می کنم بنابراین با آخرین گزینه ادامه می دهم.

در صفحه بعد می توانید برای مدیریت مرکزی port مشخص کنید یا میتوانید از پیش فرض استفاده کنید که به صورت تصادفی انتخاب شده است. من هیچ وقت از port پیش فرض استفاده نکردم  و ساده ترین مورد که می توانم به یاد آورم مانند ۵۵۵۵ استفاده می کنم. در این فاز از نوع نصب NTLM استفاده کنید و next  را کلیک کنید.

تنظیمات را در configuration wizard بررسی کنید . next  را کلیک کنید تا wizard آغاز شود. گزینه پیشرفته برای نصب single-server غیر فعال شده است.

Next را کلیک کنید ، پیکر بندی SharePoint farm آغاز خواهد شد. این مشابه آنچه در گذشته با with MOSS 2007, SharePoint 2010 و SharePoint 2013 یا حتی با SharePoint Foundation انجام می دادیم که دیگر در شیرپوینت ۲۰۱۶  نیست.

Wizard می تواند کمی وقت بگیرد و اگر خطایی دریافت کردید باید roles کاربر در SQL Server را بررسی کنید. اگر همه چیز خوب پیش برود بنابراین موفقیت آمیز پایان می پذیرد در غیر اینصورت باید برای SharePoint MVP تلاش بیشتری باید کرد. من خوش شانس بودم که بدون مشکل آن را نصب کردم.

بعد از نصب سرویس های wizsrd را از مدیریت مرکزی  run  کنید، همچنین می توانید آنها را از طریق wizard پیکربندی کنید و یا آنها را دستی پیکربندی کنید.

چون این یک محیط تست است  بنابراین من ترجیح خواهم داد سرویس ها را با با استفاده از wizard پیکربندی کنم. می توانیم account مجزا برای سرویس تعریف کنیم ولی من از account مشابه مدیر شیرپوینت برای تمام سرویس ها استفاده می کنم.

services wizard برای من کامل شده است و اکنون برای کشف شیرپوینت آماده ام.  

شیرپوینت چیست؟ معرفی کامل مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت چیست؟

مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال ۲۰۰۱ منتشر شد. و آخرین نسخه از آن با نام شیرپوینت ۲۰۱۹ در سال ۲۰۱۸ وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت. اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال سازمانی، مدیریت اسناد و فایل ها، مدیریت فرایند کسب و کار(BPMS)، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد. علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.
اکثر برنامه‌های کاربردی سازمانی (مانند بسته‌های نرم‌افزاری ERP و CRM) قابلیت‌هایی را برای یکپارچه شدن با شیرپوینت ایجاد کرده‌اند. همچنین شیرپوینت مجموعه کاملی از API ها و تکنولوژی توسعه را برای برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان فراهم کرده است. به عنوان یک بستر برنامه‌سازی، شیرپوینت دارای مدیریت مرکزی و کنترل‌های امنیتی لازم جهت پیاده سازی نیازمندی‌های برنامه‌ها می باشد. بستر شیرپوینت مستقیما درون وب سرور IIS قرار می‌گیرد.
شیرپوینت توسط ۷۸درصد از ۵۰۰ کمپانی لیست Fortune 500 استفاده می شود.

فارسی ساز شیرپوینت

کیک شش تکه شیرپوینت (چرخ شیرپوینت)

تیم بازاریابی شیرپوینت ۲۰۱۰ مایکروسافت با اصطلاح «چرخ شیرپوینت»  تسهیلاتی را که ابزارهای شیرپوینت در درون سازمان فراهم می‌کنند، توصیف می‌کنند. البته اصطلاح کیک شش تکه اصطلاح جالبتری است و بیشتر در ذهن می ماند. تکه های کیک شیرپوینت چه هستند:

سایت‌ها: سایت یک محیط کاری موضوعی است. اولین بار که شیرپوینت پیکربندی می شود، این سایت‌ها بدون نیاز به دانش خاصی قابل ایجاد هستند. موضوع یک سایت ممکن است کل سازمان را در بر بگیرد و یا صرفا مخصوص یک تیم یا یک گروه خاص باشد.
انجمن‌ها: یک انجمن مکانی است که در آن ارتباط و درک اتفاق می‌افتد. انجمن‌ها می‌توانند حول محور یک موضوع شکل گیرند و معمولا پیرامون دانش مشترک و یا فعالیت‌های مشترک، توسعه پیدا می‌کنند.
محتوی: شیرپوینت امکان مدیریت اسناد و آیتم های کاری که نیاز به ذخیره سازی، جستجو، تعامل، ویرایش، مدیریت، مستندسازی، ردیابی و بازیابی دارند را بر اساس توافقات مرتبط و یا قوانین سازمان، فراهم می‌کند.
جستجو:  کنکاش در انجمن‌ها، محتویات، افراد و یا سایتهای مرتبط: جستجو بر پایه کلمات کلیدی، پالایش اطلاعات و تحلیل محتوا بنا شده است.
بینش: اطلاعات از هر بخشی در سازمان می‌تواند در قالب موضوعات مفید ظاهر شود، و بدین شکل اثربخشی و کارایی اطلاعات بهبود می‌یابد.
ترکیبی(Composites): شیرپوینت امکان یکپارچه سازی داده ها، اسناد و فرآیندها را بدون نیاز به برنامه نویسی فراهم می‌کند. با استفاده از این قابلیت می توان برنامه های کاربردی ترکیبی ایجاد نمود.

شیرپوینت را رایگان آزمایش کنید

کاربردهای شیرپوینت

متداول ترین برنامه های کاربردی که با استفاده از شیرپوینت اجرا می شوند شامل:

پورتال داخلی

پورتال داخلی شیرپوینت یا همان پورتال سازمانی راهی است برای دسترسی متمرکز به اطلاعات و برنامه های سازمانی در یک شبکه سازمانی. پورتال داخلی ابزاری است که به سازمان کمک می‌کند تا داده‌ها، برنامه‌ها و اطلاعات خود را بسیار ساده‌تر مدیریت کند. این راهکار دارای مزایای سازمانی، نظیر افزایش شوق پرسنل، تمرکز مدیریت فرآیندها، کاهش هزینههای نیروهای تازه استخدام شده و تامین راه چاره‌ای برای ثبت و اشتراک دانش ضمنی(با استفاده از ابزارهایی مانند ویکی/بلاگ) است.

مدیریت اسناد و محتوای سازمانی

شیرپوینت غالبا برای ذخیره‌سازی و ردیابی اسناد الکترونیکی یا اسناد کاغذی اسکن شده استفاده می‌شود. شیرپوینت همچنین قادر است نسخه‌های مختلف از اسنادی را که توسط کاربران مختلف ایجاد شده‌اند، نگه‌داری و ردیابی کند. به‌علاوه شیرپوینت می تواند بستر یک سیستم مدیریت بایگانی الکترونیکی باشد و استانداردهای مورد انتظار شرکت یا سازمان شما را برآورده نماید. استفاده از شیرپوینت به عنوان بستر مدیریت اسناد مزایای نگه‌داری اسناد در یک محل مرکزی با قابلیت دسترسی توسط افراد مجاز را فراهم می‌آورد و ارسال ایمیل‌های متعدد و دوباره کاری‌ها را کاهش می‌دهد.

سایت های اکسترانت

با توجه به امکان گذاشتن پسورد برای شیرپوینت و رابط کاربری وب آن که دسترسی از طریق اینترنت و در بیرون سازمان را فراهم می کند. سازمان ها از این قابلیت برای یکپارچه سازی زنجیره تامین کالا یا فرآیندهای سازمانی و یا محیط اشتراکی تعاملات استفاده می کنند.
قابلیت Alternative Access Mapping(AAM) شیرپوینت، امکان نمایش یک سایت از طریق URLهای مختلف را ایجاد می کند. هر URL می تواند تکنولوژی احراز هویت خودش را داشته باشد و به این شکل می توان از یک سایت هم برای اینترانت و روی شبکه محلی و هم به صورت اکسترانت و برای کاربران خارج از سازمان استفاده نمود.

سایت های اینترنتی

سایت های اینترنتی معمولا با فعال سازی ویژگی Publishing شیرپوینت ایجاد می شوند. از شیرپوینت برای ایجاد و مدیریت سایت های عمومی بزرگ می توان استفاده کرد.

تنظیمات و سفارشی سازی

تنظیمات تحت وب

شیرپوینت ۲۰۱۰ و نسخه های بعد از آن مجهز به رابط کاربری ریبون می باشد و از این جهت شبیه با مایکروسافت آفیس ۲۰۰۷ بوده و برای کاربران ویندوز و آفیس دارای ظاهری آشنا است. این رابط کاربری امکان کار با داده ها، ویرایش صفحات، و اضافه کردن امکانات به سایت را به سادگی فراهم می کند.

  • کار با داده های لیست ها، کتابخانه ها،صفحات و سایت ها
  • امکان کپی، ایجاد، حذف و یا تغییر نام لیست ها، کتابخانه ها، صفحات و وب پارت ها
  • مدیریت دسترسی کاربران، و مشاهده تاریخچه نسخه های صفحات و اسناد –    مدیریت تعاریف و ویژگی های لیست ها، کتابخانه ها، صفحات، وب پارت ها و بسیاری دیگر

SharePoint Designer

مایکروسافت شیرپوینت دیزاینر (SPD) یک ویرایشگر HTML و ابزار رایگان طراحی وب است که برای ایجاد و تغییر سایت ها، گردش کارها و صفحات شیرپوینت از آن استفاده می شود. SPD در خانواده مایکروسافت آفیس می باشد و یک ابزار تحت ویندوز است.

یکپارچه سازی و مدل های توسعه

  • Client Object Model شیرپوینت را که برای جاوا اسکریپت، سیلورلایت و NET. و همچنین REST/SOAP API در دسترس می باشد. می توان از درون یک صفحه سفارشی و یا یک افزونه شیرپوینت مورد استفاده قرار داد.
  • پلاگین های Sand-boxed توسط هر کاربری که دسترسی لازم را داشته باشد، قابل بارگذاری است. البته محدودیت های امنیتی وجود دارد و این موارد امنیتی در چند لایه از جمله مدیریت مصرف منابع قابل کنترل و برنامه ریزی است. در بیشتر محیط های ابری اشتراکی روش Sand-boxed تنها روش مجاز برای سفارشی سازی شیرپونت است.

افزونه های فارم کد های کاملا مطمئنی هستند که بایستی در سطح فارم نصب شوند.

سفارشی سازی شیرپوینت از طرق ذیل قابل انجام است:

  • یکپارچه سازی برنامه ای با برنامه دیگر با استفاده از شیرپوینت
  • توسعه و گسترش قابلیت های شیرپوینت مانند توسعه فعالیتهای سفارشی برای گردش کار
  • وب پارت ها که در پورتال  های دیگر با عنوان پورتلت، ویدجت و یا گجت از آن ها نام برده می شود، برای افزودن قابلیت های جدید به صفحات مورد استفاده قرار می گیرند.
  • قالب صفحه و قالب سایت

امکانات هسته شیرپوینت

سایت ها

یک سایت شیرپوینت مجموعه ای از صفحات، لیست ها و کتابخانه ها است که برای کسب هدف مشخصی سفارشی سازی شده است. یک سایت می تواند محتوی چندین زیرسایت باشد. و این زیرسایت ها نیز می توانند خودشان چندین زیر سایت دیگر داشته باشند و همین طور الی آخر.
معمولا سایت ها از نقطه ابتدا ساخته می شوند اما این امکان نیز وجود دارد که سایتی را بر پایه بسته ای از قابلیت ها به نام “قالب سایت” ایجاد کنیم. نمونه هایی از قالب های سایت موجود در شیرپوینت شامل: بلاگ، سایت تیمی، مستندات و جلسات می باشد.
سایت ها دارای منو، تم، مجوزدهی، گردش کار بوده و قابلیت سفارشی شدن به شیوه های مختلف را دارند. برای افزایش قابلیت نگهداری در شیرپوینت سایت ها معمولا تنظیمات خود را از والدشان ارث بری می کنند.

یک کتابخانه در واقع لیستی است که در آن هر آیتم به یک فایل که در شیرپوینت ذخیره شده است اشاره می کند. امکانات و قابلیتهای یک کتابخانه بسیار شبیه به لیست است. اما به دلیل آنکه کتابخانه ها محتوی فایل هستند قابلیتهای بیشتری دارند. یکی از این قابلیتها امکان بازکردن و تغییر فایل های کتابخانه از طریق یک کلاینت WebDAV مانند اکسپلورر ویندوز می باشد.
مایکروسافت شیرپوینت به همراه خود تعدادی لیست و کتابخانه از قبل تعریف شده دارد. لیست اعلانات، تماسها، مباحثه، پرسشنامه، وظایف، کتابخانه صفحات و کتابخانه اسناد تعدادی از این موارد می باشند. برخی از این لیست های از قبل تعریف شده دارای قابلیت های یکپارچه سازی هستند مثلا لیست وظایف و یا لیست تقویم امکان اتصال و یکپارچگی با اوتلوک را دارند.

وب پارت ها

وب پارت ها بخش هایی هستند که می توان آنها را به صفحات اضافه کرد. این بخش ها ظاهری ویجت گونه دارند و معمولا برای موارد ذیل استفاده می شوند:

  • نمایش محتوایی که در تنظیمات وب پارت مشخص می شود (مانند یک محتوای خاص یا یک IFrame)
  • نمایش آیتم های لیست ها یا کتابخانه ها ( این اطلاعات بوسیله SharePoint Designer و با استفاده از XSLT, CAML قابل سفارشی سازی هستند)
  • دسترسی به قابلیتهایی مانند جستجو از بستر شیرپوینت
  • ایجاد رابط کاربری برای دیگر محصولات (مانند Microsoft Reporting Services, Microsoft Office PerformancePoint Server و یا دیگر نرم افزارها)
  • یکپارچه سازی برنامه ای با برنامه دیگر با استفاده از شیرپوینت
  • توسعه و گسترش قابلیت های شیرپوینت مانند توسعه فعالیتهای سفارشی برای گردش کار
  • وب پارت ها که در پورتال  های دیگر با عنوان پورتلت، ویدجت و یا گجت از آن ها نام برده می شود، برای افزودن قابلیت های جدید به صفحات مورد استفاده قرار می گیرند.
  • قالب صفحه و قالب سایت
وب پارت شیرپوینت

وب پارت ها یک کد کاملا سفارشی هستند که توسط Microsoft Visual Studio ساخته می شوند و بوسیله کاربر در قالب یک پکیج بارگذاری شده و یا به صورت افزونه sandboxed نصب می شود.
بیشتر وب پارت ها امکان اتصال به دیگر وب پارت ها را دارند. این قابلیت برای ایجاد ارتباطات پیچیده در صفحات بدون نیاز به کدنویسی استفاده می شود.

صفحات

شیرپوینت سه نوع صفحه دارد: صفحه ویکی، صفحه وب پارت و صفحه انتشار. بر خلاف نسخه های قبلی شیرپوینت، صفحه پیش فرض سایت صفحه ویکی است. این نوع صفحه امکان ویرایش آزاد متن را با استفاده از ریبون ممکن می سازد. همچنین امکان درج وب پارت در انواع صفحه وجود دارد.

جستجو

نسخه پایه (Foundation) شیرپوینت دارای یک موتور جستجوی محدود شده است. مایکروسافت یک محصول رایگان به نام Microsoft Search Server Express به عنوان مکمل Foundation تولید کرده است. نسخه های مختلف جستجوی شیرپوینت دارای ویژگی های متفاوتی هستند مانند توانایی جستجو درون اسنادی که از منابع خارج از شیرپوینت مانند فایل سیستم، معرفی شده اند.

 معماری

بستر شیرپوینت بسیار انعطاف پذیر و متشکل از یک معماری سرویس گرای چند لایه است. می توان شیرپوینت را در ابعاد کوچک به گونه ای پیکربندی کرد که بر روی یک کامپیوتر نصب و راه اندازی شود. و یا بستر آن را بر روی چند صد کامپیوتر پیکربندی و راه اندازی کرد.

فارم

یک فارم شیرپوینت یک گروه منطقی متشکل از چندین سرور شیرپوینت است که منابع شان را به اشتراک گذاشته اند. یک فارم معمولا به صورت مستقل فعالیت می کند، اما در عین حال می تواند از قابلیتهای فارم دیگری استفاده کند و یا قابلیتی را برای فارم دیگری تامین نماید. هر فارم، پایگاه دادۀ تنظیمات مرکزی خودش را دارد. که از طریق یک رابط کاربری PowerShell و یا وب سایت “مدیریت مرکزی” کنترل و راهبری می شود.
هر سرور در فارم شیرپوینت می تواند مستقیما با پایگاه داده مرکزی ارتباط داشته باشد. سرورها از سرویس های پیکربندی نظیر IIS، ویژگی های ویندوز و اتصالات پایگاه داده برای تطبیق نیازمندیها با فارم، اعلام گزارش مشکلات سلامتی و یا اعلام مشکلات اختصاص منابع استفاده می کنند.

 برنامه های کاربردی وب (Web Application)

برنامه های وب را می توان ظروفی برای نگهداری محتوای فارم شیرپوینت دانست. و البته رابط کاربری که کاربران از طریق آن می توانند با شیرپوینت ارتباط داشته باشند. معادل یک برنامه وب به صورت خودکار یک وب سایت با پورت مشخص در IIS ساخته می شود. برنامه های وب معمولا از یکدیگر مستقل هستند و  Application Pool اختصاصی دارند و می توان آنها را به صورت مستقل در IIS شروع مجدد کرد.

مجموعه سایت

یک مجموعه سایت گروهی است از سایت های شیرپوینتی در یک ساختار درخت واره ای، این گروه از سایت ریشه به عنوان معرف مجموعه سایت شروع می شود. معمولا هر برنامه وب حداقل دارای یک مجموعه سایت می باشد. مجموعه سایت ها می توانند پایگاه داده مستقلی برای محتوای خودشان داشته باشند. و یا با دیگر مجموعه سایت های همان برنامه وب به صورت اشتراکی از یک پایگاه داده محتوا استفاده کنند.

برنامه سرویس (Service Application)

برنامه سرویس (SA) تکه های کوچکی از قابلیت های شیرپوینت هستند که برای دیگر برنامه های وب و دیگر SAها در فارم مورد استفاده قرار می گیرند. سرویس همگام سازی پروفایل کاربران، سرویس ایندکس گذاری جستجو نمونه هایی از SAها می باشند. یک SA را می توان متوقف کرد در حالیکه روی یک سرور دیگر در حال کار است. همچنین می توان برای یک SA بین سرورهای مختلف فارم تعادل بار ایجاد کرد. SAها تا حد ممکن مستقل از هم پیاده سازی شده اند. بنابراین راه اندازی مجدد یک SA، وجود خطا در آن و یا تنظیمات اشتباه SA نباید مانع از ادامه فعالیت فارم شیرپوینت شود. هر SAای که فعال می شود معمولا پروسس مربوط به خودش را دارد و مقدار مشخصی از حافظه RAM سرور را اشغال می نماید. همچنین هر SA عمدتا پایگاه داده و اکانت سرویس اکتیو دایرکتوری مربوط به خودش را دارد. نسخه های شیرپوینت سرور و شیرپوینت سازمانی علاوه بر همه SA های مربوط به نسخه پایه شیرپوینت، SAهای بیشتری نیز دارند.

مدیریت و امنیت

سایت مدیریت مرکزی شیرپوینت (CA) یک برنامه وب است که روی یکی از سرورهای فارم شیرپوینت قرار دارد، البته این امکان نیز وجود دارد که CA را برای افزونگی بر روی چندین سرور مستقر کنیم. برنامه CA دارای رابط کاربری کاملی جهت مدیریت متمرکز برنامه های وب و SAها در فارم شیرپوینت است. در صورت ایجاد اشکال در CA از PowerShell ویندوز برای پیکربندی مجدد فارم استفاده می شود.
ساختار بستر شیرپوینت امکان وجود چندین برنامه وب را در یک فارم فراهم می کند. در محیط های اشتراکی مانند هاست شیرپوینت، صاحبان برنامه وب به کنسول مدیریتی خاص خودشان نیاز دارند. Tenant Administration شیرپوینت یک برنامه وب اختیاری است که به صاحبان برنامه های وب اجازه می دهد میزان تعامل برنامه وب خودشان را با منابع مشترک در فارم کنترل کنند.

نسخه های مختلف شیرپوینت

در این قسمت خلاصه ای بر نسخه های شیرپوینت توضیح داده می شود.

نسخه پایه شیرپوینت (Microsoft SharePoint Foundation)

همانطور که از نام آن پیداست، زیرساخت تکنولوژی همه سایت های شیرپوینت است. نسخه پایه شیرپوینت برای استفاده درون سازمانی رایگان است، از نسخه پایه شیرپوینت با نام Windows SharePoint Service در نسخه های قبلی نام برده می شد. با استفاده از نسخه پایه شیرپوینت می توان به سرعت انواع سایت، لیست، کتابخانه، صفحات و… را ایجاد نمود. استفاده از نسخه پایه شیرپوینت نیازمندی های سخت افزاری و نرم افزاری متعددی دارد از جمله نیاز به یک لایسنس معتبر و مناسب برای ویندوز سروری است که شیرپوینت روی آن نصب می شود. این نسخه دارای همه قابلیتها و ویژگی های معماری هسته شیرپوینت است و نسخه های تجاری شیرپونت بر روی آن نصب می شوند. نسخه پایه شیرپوینت پس از ثبت نام در سایت مایکروسافت قابل دانلود است.

نسخه اکسپرس سرور جستجو (Microsoft Search Server Express)

این نسخه از سرور جستجوی مایکروسافت رایگان است، و یک توزیع تغییر یافته از نسخه پایه شیرپوینت است. پکیج نصب کننده آن نسخه پایه شیرپوینت را بعلاوه مجموع محدودی از قابلیت های جستجوی سازمانی و مدیریت اسناد شیرپوینت را که مخصوص نسخه های تجاری است نصب می کند.

نسخه استاندارد شیرپوینت (Microsoft SharePoint Standard)

نسخه استاندارد شیرپوینت بر اساس نسخه پایه شیرپوینت ساخته شده است با تغییرات اندک در بخش های اصلی شیرپوینت.
سایت ها: مخاطبین هدف، ابزار سیاست گذاری، قابلیت های آنالیز سایت
انجمن ها: سایت من، ویکی های سازمانی، مرورگر سلسه مراتب سازمان، تگ ها و یادداشت ها
محتوی: بهبود ابزارها برای مدیریت اسناد و بایگانی ها، managed metadata، سرویس اتوماسیون word، مدیریت نوع محتوی
جستجو: نتایج بهتر در جستجو، امکان سفارشی سازی جستجو، امکان  “Did you mean?”، یکپارچه سازی با جستجوی ویندوز، جستجوی افراد
یادداشت: برخی از امکانات جستجو در نسخه اکسپرس سرور جستجو به صورت رایگان وجود دارند .
ترکیبی: گردش کار پیش ساخته، صفحات پروفایل BCS

نسخه سازمانی شیرپوینت (Microsoft SharePoint Enterprise)

این نسخه بر پایه نسخه استاندارد شیرپوینت ساخته شده است، قابلیت های سازمانی شیرپوینت با اضافه کردن یک لایسنس مناسب فعال می شوند.  امکانات اضافی نسخه سازمانی شیرپوینت شامل موارد ذیل است:

  • تصویر بند انگشتی به همراه پیش نمایش نتایج جستجو، ایندکس گذاری بهتر، نتایج جستجوی بهتر
  • امکانات هوش تجاری و داشبورد
  • PowerPivot
  • PerformancePoint
  • اکسس سرویس، اکسل سرویس، ویزیو سرویس و  اینفوپس فرم سرویس
  • افزونه جستجوی سازمانی شیرپوینت

محصولات مرتبط با شیرپوینت

  • Microsoft Search Server Express, Microsoft Search Server, and Microsoft FAST Enterprise Search محصولات جستجوی شیرپوینت هستند که می توان آنها را روی نسخه پایه شیرپوینت راه اندازی کرد.
  • Microsoft SharePoint Designer  ابزاری است رایگان و مبتنی بر ویندوز که برای سفارشی سازی و پیکربندی شیرپوینت از آن استفاده می وشد.
  • Microsoft Office Web Apps نسخه ی تحت وب از Excel, Word, PowerPoint, OneNote است.
  • Microsoft Project Server افزونه ای است برای یکپارچه سازی شیرپوینت و مایکروسافت پراجکت
  • Microsoft SharePoint Workspace ابزاری است در پکیج آفیس که امکان دسترسی آفلاین به بخش عمده ای از محتوای یک سایت شیرپوینت را فراهم می کند.
  • TFS – Team Foundation Server ابزاری است برای مدیریت کد و مسیر پیشرفت پروژه نرم افزاری، این ابزار برای نگهداری اسناد پروژه از شیرپوینت استفاده می کند.

تاریخچه شیرپوینت

شیرپوینت تکامل یافته پروژه ای است با نام کد ” آفیس سرور” و “Tahoe” در زمان توسعه آفیس ایکس پی.
نسخه های منتشر شده از شیرپوینت بر اساس تاریخ انتشار:

  • Office Server Extensions
  • SharePoint Portal Server 2001
  • SharePoint Team Services
  • Windows SharePoint Services 2.0 (free license) and SharePoint Portal Server 2003 (commercial release)
  • Windows SharePoint Services 3.0 (free license) and Office SharePoint Server 2007 (commercial extension)
  • SharePoint Foundation 2010 (free), SharePoint Server 2010 (commercial extension for Foundation), and SharePoint Enterprise 2010 (commercial extension for Server)
  • SharePoint Foundation 2013 (free), SharePoint Server 2013 (extension on top of Foundation), and SharePoint Enterprise 2013.
  • SharePoint Online (Plan 1), and SharePoint Online (Plan 2)
  • SharePoint Server 2016 and SharePoint Enterprise 2016.
  • SharePoint Server 2019 and SharePoint Enterprise 2019.

تغییرات در شیرپوینت ۲۰۱۰

تغییراتی که در قابلیت های مربوط به کاربر نهایی در نسخه پایه شیرپوینت ۲۰۱۰ رخ داده است شامل:

  • استفاده از نسخه ۴ رابط کاربری (ریبون)
  • BCS برای ارتباط با داده های خارج از شیرپوینت
  • امکانات مربوط به گردش کار و سیاست گذاری جدید
  • استفاده از صفحه ویکی به جای صفحه وب پارت در قالب های پیش فرض
  • پروفایل اجتماعی و قابلیت های شبکه اجتماعی
  • پشتیبانی از SharePoint Workspace 2010
  • بازنویسی ابزار SharePoint Designer
  • پشتیبانی از مرورگرهای مختلف Safari , Chrome , Internet Explorer , FireFox

تغییرات اصلی سمت سرور و تغییرات که برای برنامه نویسان رخ داده است به شرح ذیل است:

  • رابط کاربری جدید سایت مدیریت مرکزی شیرپوینت
  • جایگزینی “”Shared Service Providers با “Service Applications”
  • پشتیبانی از JQuery و Silverlight بعلاوه انعاطف پذیری بیشتر در طراحی تم
  • New Client-side Object Model APIs for JavaScript, Silverlight, and .NET applications
  • احرز هویت Claims-based
  • پشتیبانی از Windows PowerShell
  • راهکار Sandboxed

نیازمندیهای سیستمی برای نصب شیرپوینت

نیازمندی های سخت افزاری و نرم افزاری ذیل برای استقرار شیرپوینت ۲۰۱۰ مورد نیاز می باشد.

سخت افزار سرور

پردازنده​چهار هسته ای
​حافظه​۴ گیگابایت برای برنامه نویسی و تست و حداقل ۸ گیگابایت برای محیط عملیاتی
​هارد دیسک​۸۰ گیگابایتبرای درایو سیستم عامل, بسته به اندازه برنامه هایی که روی شیرپوینت راه اندازی می شوند لازم است حجم هارد دیسک افزایش داده شود.

نرم افزار سرور

سیستم عامل​Windows Server 2012 (64-bit) Standard, Data Center, or Web ServerWindows Server 2008 R2 (64-bit) Standard, Enterprise, Data Center, or Web ServerWindows 7 (64-bit) or Windows Vista (64-bit) (فقط برای محیط تست)
پایگاه داده​​Microsoft SQL Server 2012 (64-bit) With Service Pack 1Microsoft SQL Server 2008 (64-bit) R2Microsoft SQL Server 2008 (64-bit) with Service Pack 1 and Cumulative Update 2 (Reporting Services Integration requires Cumulative Update 8)Microsoft SQL Server 2005 (64-bit) SP3در نظر داشته باشید که نسخه اکسپرس SQL SERVER فقط تا ۴ گیگابایت داده را پشتیبانی می کند

مرورگر های تحت پوشش

  • Internet Explorer 7 یا بالاتر
  • Google Chrome آخرین نسخه
  • Safari آخرین نسخه
  • FireFox آخرین نسخه

IE6 در شیرپوینت ۲۰۱۰ و بعد از آن پشتیبانی نمی شود. اما برای  شیرپوینت ۲۰۰۷ قابل استفاده است. IE8 و قبل از آن بوسیله شیرپوینت ۲۰۱۳ پشتیبانی کامل نمی شوند.

پی نوشت ۱: برای مشاهده نحوه نصب شیرپوینت ۲۰۱۳ به لینک “ویدیوی آموزش کامل نصب شیرپوینت ” مراجعه کنید.

پرنیان و خدمات G2G

​برای رسیدن به هدف دولت الکترونیک لازم است تا خدمات الکترونیکی دولت در چهار سطح خدمات دولت به شهروندان (G2C) ، دولت به کسب و کارها(G2B) ، دولت به کارمندان(G2E) و دولت به دولت(G2G) توسعه داده شود. از آنجا که خدمات قرار است به شکل الکترونیکی عرضه شوند این توسعه بایستی در وجوه مختلفی چون شبکه ، بستر ارتباطات ، آموزش استفاده کنندگان، سرورها و نرم افزار انجام شود. ما فقط  از جنبه نرم افزاری که تخصص ما است به این موضوع خواهیم پرداخت.

خدمات دولت به شهروندان (G2C)
مردم برای انجام بسیاری از امور اداری لازم است تا شخصا به اداره مربوطه مراجعه کنند و بر اساس فرآیندهای اداری تعریف شده درخواست خود را پی گیری نمایند. آثار منفی این روش سالها است که مشخص شده است مشکلاتی مانند افزایش ترافیک، اتلاف وقت و نیاز به پرسنلی در بدنه دولت برای پاسخگویی به نیاز مردم که باعث بزرگ ماندن دولت می شود تنها بخشی از آن می باشد. اما در روی دیگر مساله، الکترونیکی کردن خدمات امکان سوءاستفاده توسط افراد سودجو را افزایش می دهد و لذا پیاده سازی خدمت الکترونیکی به گونه ای که از حالت مراجعه حضوری آن پیچیده تر و آزاردهنده تر نشود و در عین حال موارد امنیتی لازم برای آن لحاظ شود، کاری است ایده آل که نیاز به طراحی و تفکر و بعضا تغییر قوانین دارد و انجام آن نیاز به افراد متخصص دارد. در صورت وجود خدماتی بدین سان مردم برای دریافت یک خدمت کافی است از طریق اینترنت یا اینترانت ملی به پورتال سازمان مورد نظر مراجعه کنند و با طی مراحل لازم و بدون نیاز به مراجعه حضوری نیاز خود را مرتفع سازند.

خدمات دولت به شرکتها(G2B) و دولت به کارمندان(G2E)
از نظر ما کسب و کارها و کارمندان دولت با مردم عادی در زمینه ساختار فرآیندهای الکترونیکی تفاوتی ندارند. تفاوت آنها بیشتر در نوع خدماتی است که از دولت دریافت می کنند. لذا از دیدگاه معماری نرم افزاری همه این موارد مانند هم هستند.
خدمات دولت به دولت (G2G)
منظور از خدمات دولت به دولت آن دسته از خدمات هستند که توسط یک ارگان دولتی به ارگان دیگر ارایه می شود. مثل پاسخ استعلام از ثبت. خود این خدمات از نظر ما به دو دسته تقسیم می شوند. دسته اول خدماتی هستند که کارمندان ارگان الف از ارگان ب نیاز دارند و در صورت الکترونیکی شدن خدمات ارگان ب می توانند بدون نیاز به نامه نگاری این خدمات را از طریق پورتال ارگان ب دریافت کنند مانند کنترل صحت اطلاعات شناسنامه ای از طریق بررسی پورتال ثبت احوال که در حال حاضر در اختیار بیشتر ارگان های دولتی قرار داده شده است.  دسته دوم خدماتی است که برای حصول نتیجه باید بین چند ارگان دولتی گردش نماید و صرف ارایه خدمات الکترونیک توسط یک ارگان مشکل را حل نمی کند بلکه باید یک سرویس یکپارچه بین سازمانی ارایه شود تا یک فرآیند به صورت کاملا الکترونیک قابلیت اجرا داشته باشد مانند آگهی تغییرات شرکت تعاونی که فرآیندی بین تعاون، اداره ثبت و دارایی یعنی یک فرآیند که چندین ارگان در آن دخیل هستند.

شرکت پرنیان پردازش پارس با دارا بودن نرم افزارهای پورتال و فرآیند ساز مبتنی بر بستر شیرپوینت و تجربه کار با سازمان های متعدد که گواه آن رزومه شرکت می باشد، آمادگی دارد خدمات الکترونیکی در گروههای عنوان شده را به سرعت و با کیفیتی مطلوب برای سازمان ها پیاده سازی نماید.