پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

قبلتر درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و ویژگی های آن صحبت کرده ایم. در این مقاله میخواهیم درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کنیم. زمانی که شما محصولی خریداری می‌کنید پرسش‌هایی از این قبیل ذهن شما را به خود مشغول می‌دارد: آیا فروشنده یا تولیدکننده در صورت خرابی محصول و یا بروز مشکل، برنامه‌ای برای پشتیبانی دارد؟ یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های هر مشتری ارائه‌ی خدمات پشتیبانی پس از فروش است. در این مقاله برآنیم تا ویژگی‌های تیم پشتیبانی مشتری‌مدار و مسئول را بررسی کنیم. احتمالا شما نیز از آن دسته افرادی هستید که به دنبال سامان دادن به امور سازمانی خود هستند. پس تاکنون نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب خود را خریداری کرده یا دست کم انتخاب کرده اید. این مقاله راهنمایی مناسب برای ارزیابی تیم پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری ست.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد؟

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟ نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت فعالیت‌ها، ذخیره‌سازی اطلاعات، گردش آن‌ها و گزارش‌گیری در صورت لزوم است. چرخه‌ی گردش کاغذ در صورت‌حساب‌ها یا گزارش‌های مالی و مستندات با این نرم افزار قطع می‌شود. دیگر نیازی به اختصاص دادن فضایی بزرگ برای بایگانی مدارک مهم ادارات و سازمان‌ها وجود ندارد. سلسله‌ی مراتب برای رسیدگی به امور مختلف اداری در این نرم افزار رعایت شده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.

هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

پشتیبانی فوق‌العاده تنها معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری نیست. سایر معیارهایی که کاربران قبل از خرید باید به آن توجه کنند را در ادامه ذکر می‌کنیم.

  • سرعت نرم افزار
  • سابقه‌ی شرکت تولیدکننده
  • قابلیت گزارش‌دهی
  • یکپارچگی با سایر نرم افزارها

پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

پس از خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است در زمان‌هایی نیاز به خدمات پشتیبانی داشته باشید. طبیعی است که درباره کار با نرم افزار سوالی برای شما پیش بیاید. گاهی هم به مشکلی در استفاده از نرم افزار برمی‌خورید. در این مواقع کارمندان شما باید علت این مشکل را پیدا کنند. می‌توانید به کمک تیم پشتیبانی مسئله را حل کنید. بنابراین پیش از خرید خوب است که معیارهای یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر را بشناسید.

۷ نکته‌ی مهم در مورد پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

پشتیبانی اتوماسیون اداری

پشتیبانی آنلاین، مکالمه‌ی تلفنی یا مراجعه‌ی حضوری؟

جویا شوید شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار کارتابل اداری به چه شکل‌هایی خدمات پشتیبانی ارائه می‌دهد. در پشتیبانی آنلاین پرنیان، مشتریان می‌توانند با ورود به پنل کاربری خود به قسمت تیکت‌ جدید رفته و شرح مشکل خود را بنویسند. اگر کارشناس پشتیبانی نیاز به گفت‌وگو با مشتری برای درک بهتر مشکل او داشته باشد، با او تماس تلفنی می‌گیرد. هر کدام از این روش‌های بالا مزیت و برتری به خصوص خودش را دارد. نبود هر یک از این موارد می‌تواند باعث نقصان در پشتیبانی شود.

۲۴/۷

انگلیسی‌ها می‌گویند: «twenty-four hours a day, seven days a week; all .the time» . یعنی بیست و چهار ساعت شبانه‌روز، هفت روز هفته. داشتن یک پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری با این ویژگی ها چه مزیتی دارد؟ در این صورت کاربران می‌توانند بدون وقفه در هر زمان و در هر جا فعالیت‌های خود را به سرانجام برسانند. درواقع هیچ پروژه‌ای به تعویق نخواهد افتاد.

نظارت مدیران بر روند کار

هنگام آغاز پروژه‌ی نصب و راه‌اندازی، حضور و نظارت مدیران گواه اهمیت به تجربه‌ی مشتریان است. با حضور مدیران ارشد ارزیابی پروژه به صورت دقیق‌ترو مطابق استانداردها صورت می‌گیرد.

آموزش کار با نرم افزار

پس از راه اندازی اتوماسیون اداری لازم است تیم پشتیبانی در تعداد ساعات مشخص نسبت به آموزش مشتریان مبادرت ورزند. مجموعه‌ی پرنیان بنا به نیاز مشتریان خود بین ۵ تا ۱۰ ساعت دوره‌ی آموزشی تدارک می‌بیند. با آموزش گام به گام، کارمندان راحت‌تر با محیط نرم افزار آشنا شده و سریع‌تر کار با آن را فرامی‌گیرند.  

 

گارانتی محصول

یکی از مهم‌ترین مواردی که پیش از خرید محصول معمولا به آن توجه می‌شود، وجود گارانتی یا ضمانت‌نامه است. ضمانت ها معمولا دوره مشخصی دارند. در این صورت مشتری از بابت پشتیبانی در صورت به وجود آمدن خرابی یا مشکل نگرانی نخواهد داشت.

قابلیت هم‌گام‌سازی و سفارشی‌سازی

نرم افزار کارتابل اداری بایستی مطابق نیاز مشتریان طراحی شود. برای کنترل و مدیریت جامع امور سازمانی باید نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه باشند. یعنی اطلاعات مهمی که از سایر نرم افزارها بدست می‌آید در نرم افزار اتوماسیون اداری نیز جریان داشته باشند. در واقع این اطلاعات باید قابل انتقال باشند. نرم افزارهای مدیریتی پرکاربرد عبارتند از:

بعلاوه حیطه‌ی کاری مشتری نیز بایستی در نظر گرفته شود و متناسب با این حیطه سفارشی سازی انجام شود. در پرنیان نیاز کسب و کارها سنجیده شده و مطابق با آن سفارشی سازی می‌شود.

برگزاری دوره‌های آموزشی و وبینارها

شرکت تولیدکننده‌ی نرم‌افزار بایستی براساس نیازسنجی مشتریان خود، دوره‌های آموزشی تخصصی برای کار با نرم افزار اتوماسیون اداری برگذار کند. با شکل‌گیری چنین محفل‌هایی تولیدکنندگان از نیازهای مشتریان آگاه می‌شوند و در به روزرسانی‌ها هوشمندانه عمل می‌کنند. همچنین از این طریق خریداران امکان شرکت در دوره‌های مورد نیاز خود را پیدا می‌کنند.

نتیجه نهایی درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

به طور کلی عدم توجه به خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار، می‌تواند هزینه‌های زیادی برای خریدار داشته باشد. شاید در ابتدا کارمندان شما زمان زیادی را صرف وارد کردن دیتا در کارتابل اداری کنند. همچنین آنها گزارش‌های زیادی نیز به دست خواهند آورد. اما ممکن است پس از چند ماه متوجه کیفیت غیر استاندارد خدمات پشتیبانی شوند. شرکت در دوره‌های آموزشی و پشتیبانی برای حل مشکلات نرم افزار اتوماسیون اداری نیز می‌تواند برای شما هزینه ساز شود. بنابراین در هنگام خرید، از بررسی کیفیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری غافل نشوید.

 

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار ها

در نوشته‌ی زیر به سوال «چرا به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیاز داریم؟» پاسخ می‌دهیم و مزایای این نرم افزار را برمی‌شماریم. سپس نرم افزاری کارا و قابل اعتماد در این زمینه را به خوانندگان معرفی می‌کنیم.

قبل از ورود به بحث مزایا اجازه دهید ذهن شما را با مثالی ملموس آماده کنیم. فرض کنید کارمند دفتر شما علی رغم مسئولیت‌پذیری زیاد به دلیل فشردگی کارها و وظایف از خاطر می‌برد که نامه‌ای بسیار مهم را به موقع به شما به عنوان مدیر بخش برساند و همین تاخیر موجب متضرر شدن سازمان شما می‌شود. با مطالعه‌ی این بخش خواهیم دانست که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری چگونه از این ضرر جلوگیری می‌کند و یاری‌رسان اداره‌ی شما در ایجاد نظم و پیگیری می‌شود.

در سال‌های گذشته روند کارهای سازمانی در یک اداره یا مجموعه بسیار پیچیده‌تر از امروز بوده‌است. به این معنا که برای پیگیری کارها، مستندسازی، گزارش‌گیری، ثبت صورت‌های مالی و وظایفی از این قبیل با حجم زیادی از کاغذ و دفترهای ثبت موسوم به اندیکاتور یا نامه‌نما روبرو بوده‌ایم. به تبع ثبت این گزارش‌ها و نامه‌ها، قاعدتا وظیفه‌ی بعدی پیگیری این موارد ثبت شده در دفترهای نامبرده خواهدبود. این فرآیند بسیار طولانی، طاقت‌فرسا و زمان‌بر است. بدین ترتیب بود که با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تجاری شدند و به مرور زمان مورد استفاده‌ی سازمان‌ها قرار گرفتند.

مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری

راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان‌ها محدوده‌ی وسیعی از امکانات گسترده‌تر و مزایا را با خود به ارمغان می‌آورد. بخشی از مزایای استفاده از این نرم‌افزار را در زیر با هم مرور می‌کنیم:

  • افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها
  • کاهش هزینه‌ها
  • صرفه‌جویی در زمان و منابع
  • مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات
  • افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده
  • مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری
  • گزارش‌گیری

افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها

باید توجه داشت که خطاهای انسانی در فعالیت‌های روزانه‌ی یک اداره یا شرکت کاملا قابل پیشگیری نیستند ولی سیستم‌های اتوماسیونی که به درستی راه‌اندازی شده باشند این‌گونه نیستند و از این اشتباهات به دورند. در حقیقت این نرم‌افزارها در صورت طراحی دقیق و درست دچار اشتباه نمی‌شوند. مشکلی که خطاهای انسانی برای ما ایجاد می‌کنند فقط این نیست که صحت را از بین می‌برند یا باعث تاخیر و کاهش فعالیت‌های موثر می‌شوند بلکه این خطاها می‌توانند بسیار هزینه‌بردار باشند. برای مثال درنظر بگیرید شما به عنوان یک مسئول هنگام پرداخت پول به یک کارمند یا خریدار ارقام زیادی را وارد کنید. اشتباه‌های جدی می‌تواند منجر به بروز معضلاتی در زمینه‌ی امنیت نیز بشوند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مداخله‌ی انسان را در انتقال اطلاعات محدود می‌کند که در نهایت منجر به کاهش رخ دادن خطاها می‌شود.

کاهش هزینه‌ها

یک سازمان با نصب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری یعنی اتوماسیون فرآیندهای پیچیده‌ی یک بیزینس (business) نیازی به صرف هزینه و استخدام افرادی که وظایفی مشابه این نرم‌افزار دارند، ندارد. در نتیجه هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابند. در عین حال فعالیت‌های موثر و سودهای حاشیه‌ای به طور مشخصی افزایش می‌یابند.

صرفه‌جویی در زمان و منابع

از طریق فرآیند اتوماسیون سازمان‌ها می‌توانند فعالیت بیشتری با منابع و امکانات کم‌تر انجام دهند. با حذف فرآیندهای زمان‌بر و خسته‌کننده کارمندان می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف وظایفی با ارزش بیش‌تر کنند. برای مثال بیایید مزیت محبوب حذف کاغذ از چرخه‌ی فعالیت‌های روزانه‌ در یک اداره را در نظر بگیریم. با این نرم‌افزار، یعنی اتوماسیون اداری کارمندان شما نیازی ندارند تا زمان زیادی را صرف جمع‌آوری اسناد مهم یا وارد کردن اطلاعات مربوطه کنند و یا مجموعه‌ی عظیمی از کاغذها را برای سازمان دسته‌بندی کنند. علت چیست؟ تمامی این وظایف را سیستم اتوماسیون اداری به درستی انجام می‌دهد. طبق اذعان وب‌سایت Forbes، ۷۸٪ رهبران یا مدیران پیش‌بینی می‌کنند اتوماسیون می‌تواند تا ۳ ساعت از زمان کاری یک کارمند در یک روز خالی کند. یعنی ۳ ساعت مفید به ساعت کاری کارمندان شما اضافه شود.

مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات

سیستم‌های اتوماسیون اداری روند ذخیره‌ی اطلاعات را ساده سازی می‌کنند، این در حالی ست که این سیستم امکان و توانایی نظارت و کنترل یا مانیتورینگ اطلاعات را از طریق یک سیستم مدیریت اسناد به ما می‌دهد. ویژگی‌های رایج دیگر شامل مواردی مانند مدیریت وظایف، سیستم‎‎‌های یادآور یا reminderها و همچنین دسترسی به اطلاعات توسط ذی‌نفعان می‌باشد.

افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری این امکان را به کاربران می‌دهند که به مجموعه‌های عظیمی از اطلاعات، گزارش‌ها و تحلیل‌ها دسترسی داشته باشند. دسترسی به اطلاعات توانایی اخذ تصمیم‌های آگاهانه‌ی مبتنی بر واقعیت را به هر کاربری می‌دهد. علاوه بر این با تجزیه و تحلیل اطلاعات و توجه با شاخص‌های عملکردی کلیدی، سازمان‌ها می‌توانند پیشرفت‌ها و گسترش‌هایی را در مجموعه‌ی خویش ایجاد کنند تا سرعت‌گیرها و ناکارآمدی‌ها را از سر راه خود بردارند.

به وسیله‌ی فرآیندهای گسترش بیزینس (business process improvement) سازمان‌‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهینه کنند و کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا دهند، همچنین از انطباق با اهداف خود اطمینان حاصل کنند. توانایی در گسترش و پیشرفت کسب و کارهمان چیزی ست که سیستم‌ها یا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را از سایر تکنولوژی‌ها و فرآیندهای دیگر متمایز می‌کند.

سایر ویژگی‌ها و مزایای مهم:

مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری

با این ویژگی شما قادر خواهید بود برای کارمندان مورد نظر خود وظایفی (task) را تعریف کنید و بدین روش نحوه‌ی پیشرفت پروژه‌ها را زیر نظر داشته باشید . تمامی اسناد مورد نظر شما در نرم‌افزار اتوماسیون اداری حفظ و ذخیره می‌شوند. شما و همکارانتان به این موارد بایگانی شده دسترسی راحت خواهید داشت.کارآمدی و بهره‌وری مجموعه‌ی شما با مدیریت و پیگیری منظم افزایش می‌یابد.

گزارش‌گیری

مدیران یک مجموعه یا سازمان برای آگاهی از روند رشد و پیشرفت مجموعه‌ی خود نیاز دارند تا از جزییات فعالیت‌ها آگاهی یابند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری این امکان را به خوبی فراهم می‌کند. به بیان دیگر همه‌ی وظایف و روند پیشرفت آن‌ها در سازمان به طور شفاف قابل پیگیری اند.

اکنون پس از خوانش این توضیحات ممکن است پرسشی در باب این که چه نرم‌افزاری مناسب مجموعه‌ی شما است در ذهن شکل بگیرد. در ادامه با معرفی ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرنیان پردازش پارس در صدد آنیم که مسیر این انتخاب را برای شما اندکی هموارتر کنیم و واقع‌بینانه همراه شما باشیم.

 

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری در لغت به معنی مکانیزه کردن فرایندها و گردش کارهای سازمان است و در بسیاری از موارد به همین معنای لغوی یا عامه به کار می رود. اما در حوزه نرم افزارهای سازمانی نرم افزار اتوماسیون اداری به معنی نرم افزاری است که سامانه مکاتبات اداری و آرشیو و بایگانی سازمان را مدیرت کند و باعث اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایند نامه نگاری شود.

وقتی یک سازمان یا بنگاه اقتصادی به سطحی از بلوغ می رسد معمولا چارت سازمانی شکل دقیق تری پیدا می کند، پست ها و شرح وظایف افراد به شکل دقیق تری مشخص می شود و تعاملات بین افراد سازمان از حالت شفاهی به حالت مکتوب تغییر می کند. در این نقطه نیاز به مکاتبات، گردش مکاتبات، کارتابل نامه ها و دبیرخانه ایجاد می شود. و نرم افزار اتوماسیون اداری راه حلی است برای مکانیزه کردن این نیاز و حذف کاغذ در تعاملات درون سازمان و برون سازمانی

نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ابتدا صرفاً به همین منظور تولید و عرضه شدند ولی چون فرهنگ های سازمانی تشنه استفاده از نرم افزار و مدیریت کامپیوتری وظایف و فرایندها بودند کوشش های فراوانی شد که با استفاده از امکانات موجود در نرم افزارهای اتوماسیون به رفع سایر نیازها هم توجهی شود. مثلاً از ابزار فرایندی موجود استفاده شد برای بهینه کردن فرایندها، یا از قسمت کانتکت ها استفاده شد برای تعریف مشتری و بدین ترتیب تلاش هایی برای پیاده سازی سیستم های مدیریت فرایند یا مدیریت ارتباط با مشتری نیز می شد. شاید یکی از دلایل اشتباه گرفتن نرم افزار اتوماسیون اداری با بقیه نرم افزارهای سازمانی نیز همین باشد.

چرا به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

اگر قصد داشته باشیم چند پارامتر را برای بررسی وجود نیاز یا عدم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری برشمریم باید به موارد زیر اشاره کنیم:

  • بزرگی سازمان
  • پیچیدگی فرایند نامه نگاری
  • آرشیو الکترونیکی
  • نامه های دریافتی فراوان
  • نامه های ارسالی فراوان
  • اهمیت نامه نگاری در یک سازمان

سازمان های بزرگ به اتوماسیون اداری بیشتر نیاز دارند

امکان نیاز به یک نرم افزار در سازمان های مختلف زیاد است. الزاماً بزرگ بودن یا کوچک بودن سازمان معیار درستی برای تصمیم گیری درباره این سوال که آیا به اتوماسیون اداری نیاز داریم نیست؟ اما ابعاد یک سازمان از این نظر می تواند پارامتری برای ایجاد نیاز باشد چون در سازمان های بزرگ مکاتبات داخلی از لحاظ کمی بسیار گسترده خواهند بود. همچنین سلسه مراتب گردش مکاتبات داخلی پیچیده و زیاد خواهد بود. به عنوان مثال در یک سازمان کوچک ممکن است درخواست افزایش حقوق با یک ایمیل ساده به مدیرعامل پذیرفته یا رد شود اما در یک سازمان بزرگ همین درخواست ممکن است ده ها پاراف و گردش کار داشته باشد. پس نمی توان از فرمت های عادی نامه نگاری برایش استفاده کرد و باید برای مکانیزاسیون این همه نامه از نرم افزار اتوماسیون اداری کمک بگیریم.

پیچیدگی فرایند نامه نگاری می تواند دلیل خوبی برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باشد

برخی از سازمان ها برای مکاتبات اداری خود قواعد ساده ای دارند؛ فرمت های شماره گذاری یکسان و قالب های محدود و مخاطبان مشخص. اما در بسیاری از سازمان ها این قواعد از پیچیدگی های متناسب با همان کسب و کار نشات می گیرد. یک سازمان ممکن است چندین فرمول مختلف برای شماره گذاری نامه ها و همچنین قالب های متنوع برای نامه های مختلف داشته باشد. نگهداری دستورالعمل های فراوان برای مکاتبات اداری به صورت دستی کاری طاقت فرسا و خطاپذیر است. اما نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی می تواند همه این قواعد را مدیریت کند و خطای سیستم مکاتبات اداری را به صفر برساند.

مکاتبات اداری آرشیو الکترونیکی نامه هاست

قبل از پاسخ به این سوال که اتوماسیون اداری چیست بد نیست بدانیم که آرشیو نامه ها بخش مهمی از نرم افزار اتوماسیون اداری است. در دورانی که دورکاری روز به روز پرطرفدارتر می شود همچنین الزام به صرفه جویی در منابع با ارزشی مثل کاغذ ما را به سمت الکترونیکی کردن امور می برد، آرشیو الکترونیکی نامه ها نیز یکی از مهمترین دغدغه های سازمان هاست. نرم افزار اتوماسیون اداری آرشیو الکترونیکی دقیق و منظمی از همه نامه های ما به صورت تحت وب و آنلاین در اختیارمان خواهد گذاشت.

نامه های دریافتی فراوان علت خرید سیستم اتوماسیون اداری

سازمان های دولتی و نیمه دولتی که نامه هایی زیادی را به صورت روزانه دریافت می کنند بیشترین تقاضا را برای نرم افزار اتوماسیون اداری دارند زیرا می دانند حجم بالای نامه دریافتی را نمی توان به صورت دستی مدیریت کرد و در سازمان توزیع کرد و گردش داد. برخی از شرکت های خصوصی نیز با توجه به ماهیتشان روزانه نامه های بسیاری را از اقصی نقاط دنیا دریافت می کنند مثلاً شرکت های بازرگانی که با مجموعه های بسیاری در ارتباط هستند بخشی از این ارتباطات ممکن است به دریافت نامه ها از طریق ایمیل یا مکاتبه کاغذی بینجامد. پس به نرم افزاری برای مدیریت این مکاتبات نیاز خواهند داشت.

حجم بالای نامه های خروجی یک سیستم اتوماسیون اداری چابک نیاز دارد

سازمانی را تصور کنید که روزانه تعداد زیادی نامه باید برای سازمان های دیگر ارسال کند. به عنوان یک شرکت بورسی یا یک شرکت پیمانکاری که در مناقصات مختلف می خواهد شرکت کند یا هر شرکت دیگر. اگر یک سیستم اتوماسیون اداری قوی و سریع در اختیار دبیرخانه این شرکت ها وجود نداشته باشد نه تنها نمی توانند در زمان مقتضی به امور نامه نگاری رسیدگی کنند بلکه ممکن است خطاهای فراوانی نیز پیش آید و کلاً عملکرد شرکت مختل شود یا زیر سوال رود. پس چنین شرکت هایی نیز به سامانه مدیریت مکاتبات یا نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز خواهند داشت.

اهمیت نامه نگاری در یک سازمان معیار خوبی برای خرید نرم افزار است

این پارامتر در واقع پاسخ به همان سوالی است که از ابتدا پرسیدیم. اگر می خواهیم بدانیم نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و به چه دردی در سازمان ما می خورد یا ما واقعاً به آن نیاز داریم یا نه؟ صرف نظر از تعداد نامه های داخلی و وارده و صادره این پارامتر که نامه نگاری در سازمان ما از چه میزان اهمیتی برخوردار است مهمترین پارامتر است. ممکن است در سازمان ما روزانه یک یا دو نامه هم بیشتر رد و بدل نشود اما همین نامه از چنان اهمیتی برخوردار باشد که ما را به صرافت اتوماسیون و مکانیزاسیون سیستم مکاتبات اداری بیندازد و برعکس …

 

نرم افزار اتوماسیون اداری

وجود چه نرم افزارهایی برای سازمان ما ضروری است؟

برای هر کدام از نرم افزارهای سازمانی می توان پارامترهایی را برشمرد که بررسی آن ها به ما کمک می کند تا تصمیم درستی را برای استقرار آن ها بگیریم. اما به صورت کلی می توان گفت نیاز نرم افزاری یک سازمان به ماهیت آن سازمان مربوط است. نرم افزارهایی مثل نرم افزار حسابداری یا گروه نرم افزارهای آفیس تنها نرم افزارهایی باشند که به صورت جامع در همه سازمان ها ضروری هستند ولی به عنوان مثال نرم افزار مهم و حیاتی ای چون سی آر ام در یک سازمان غیرانتفاعی عملاً نقش ضروری ایفا نمی کند و در یک سازمان دولتی ممکن است کلاً فاقد نقش باشد. همچنین یک نرم افزار کنترل پروژه در یک مجموعه خدماتی از واجب ترین و حیاتی ترین نرم افزارهاست ولی در یک فروشگاه ممکن است اصلاً احساس نیاز نشود. در ادامه نرم افزارهای فرایندساز (BPMS) در برخی از شرکت ها و سازمان ها ممکن است از حیاتی ترین نرم افزارها به شمار بروند زیرا فرایندهای متنوع و مختلف و داینامیک داشته باشند ولی یک سازمان چابک ممکن است از استقرار چنین نرم افزاری حذر کند. پس باید بررسی کنیم و بدانیم که علاوه بر و علت استقرار، میزان ضرورت استقرار هر نرم افزاری حتی نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری تحت وب چیست و چه تفاوت هایی با اتوماسیون اداری معمولی دارد؟

نسخه های قدیمی اتوماسیون اداری همچون دیگر نرم افزارها به صورت لوکال ارائه می شدند. اما با گسترش اینترنت و فراگیری نظام کار از راه دور نیاز به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را از طریق بستر اینترنت فراهم نمود. اکنون بیشتر استفاده کنندگان از نرم افزار نیاز دارند که از طریق اینترنت و از راه دور بتوانند به اطلاعات و امکانات نرم افزار دسترسی داشته باشند. به نرم افزارهایی که اجازه دسترسی به دیتابیس و امکانات نرم افزار از طریق اینترنت را می دهند اصطلاحاً تحت وب می گویند. البته که سطح دیگری از دسترسی نیز وجود دارد به اسم سرور ابری که از تکنولوژی به روزتری بهره می گیرد ولی در کاربری عملاً بی شباهت به سیستم تحت وب نیست.

تفاوت اتوماسیون اداری با  CRM

نرم افزار سی آر ام یا مدیریت ارتباط با مشتریان کمترین وجه تشابه با نرم افزار اتوماسیون اداری را دارد اما بی شباهت هم نیست. مخاطبین نامه های اتوماسیون اداری در بیشتر وقت ها با مخاطبین نرم افزار CRM که همان مشتریان سازمان باشند یکی هستند و ممکن است این شائبه پیش بیاید که من اگر در سازمانم نرم افزار سی آر ام را مستقر نموده و در حال استفاده از آن هستم، پس از امکان ارتباط با مشتریان برای آرشیو نامه ها و مکاتبات اداری آن نیز استفاده کنم تا در صرف هزینه و زمان استقرار یک نرم افزار جدید صرفه جویی کنم. باید گفت که اولاً در اینصورت فقط می توان مشتریان را در زمره مخاطبان قرار داد در ثانی امکانات تکمیلی نرم افزارهای اتوماسیون مثل آرشیو و دبیرخانه و دسته بندی نامه ها و امضا الکترونیکی و قواعد شماره گذاری و نامه های رزرو و … را از دست خواهیم داد.

چیزی که واضح است این است که همانطور که هر کدام از نیروهای انسانی با توجه به تخصص و آموخته های خود در یک واحد سازمانی مشخص به مسئولیت مشخصی گمارده می شوند برای رفع نیازهای نرم افزاری سازمان نیز باید نرم افزارهای متفاوتی را مستقر نماییم. البته که برای ارتباط بین این نرم افزارها می توان از طریق وب سرویس اقدام کنیم تا از استفاده جزیره ای از نرم افزارها جلوگیری شود و حتی المقدور سیستم خطاناپذیر شود.

چه کنیم تا نرم افزار اتوماسیون اداری با موفقیت مستقر شود؟

اگر می خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری  جدید بخرید و یا آنرا تعویض کنید پیشنهاد می کنم ابتدا مطالب “قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید” و “آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟” را مطالعه کنید. و اگر نرم افزار اتوماسیون اداری را به تازگی خریداری کرده اید یا در استقرار آن مشکل دارید، خواندن این مطلب می تواند کمک کننده باشد.

 موانع استقرار موفق اتوماسیون اداری

برای اینکه بتوانیم راهکاری برای استقرار موفق نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید ابتدا موانعی که بر سر راه هست را بشناسیم و سپس تلاش کنیم این موانع را مرتفع سازیم تا اتوماسیون اداری با موفقیت در سازمان ما مستقر شود.

فراهم نبودن زیرساخت های سخت افزاری

همانطور که قبلا در مطلب “آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟” توضیح دادم یکی از سوالاتی که قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن پاسخ مناسب داده شود. زیرساخت سخت افزاری است. برخی مشتریان بدون آنکه سخت افزاری و نرم افزار و شبکه ارتباطی خود را در نظر بگیرند اقدام به خرید نرم افزاری می گیرند که قابل نصب و استفاده نیست. لذا استقرار سیستم متوقف می شود تا زیرساخت سخت افزاری و ارتباطی فراهم شود. که این توقف در ابتدای راه اندازی پروژه باعث می شود میزان زیادی از اشتیاق لازم برای پیشبرد سیستم از بین برود و احتمال شکست پروژه را زیاد می کند.

مقاومت کارکنان

اکثر ما در برابر تغییر مقاومت نشان می دهیم. و استقرار یک نرم افزار اتوماسیون اداری جدید که تقریبا همه پرسنل سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد قطعا با مقاومت کارکنان مواجه می شود. این مقاومت اجتناب ناپذیر است . اما وقتی تبدیل به مانعی برای استقرار موفق نرم افزار می شود که تیم مستقر کننده نرم افزار از قدرت کافی برای مواجه با این مقاومت ها برخوردار نباشد. بنابر این باید پیش از شروع به استقرار نرم افزار حتما حمایت مدیران ارشد سازمان را جلب کرد تا استقرار سیستم با موفقیت انجام شود.

برای استفاده آزمایشی از متفاوت ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ، تنها کافی است درخواست دمو خود را ثبت نمایید.

عدم وجود مدیر استقرار

مدیر استقرار، مدیر پروژه، نماینده کارفرما یا هر عنوان دیگری که ممکن است به ایشان اطلاق شود. شخصی است در سازمان کارفرما که مسئولیت استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را بر عهده دارد. اگر چنین جایگاهی تعریف نشود و یا یکی از کارشناسان جزء برای این کار در نظر گرفته شود. فروشنده نرم افزار نمی تواند با موفقیت نرم افزار را مستقر کند. زیرا در این صورت هر شخصی درخواستی دارد و فروشنده نمی تواند و نباید با کارشناسان سازمان بر سر اینکه چه چیزی درست است و چه جیزی غلط و چه کاری باید انجام شود یا نه وارد بحث شود. 

شفاف نبودن روال ها

یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار اتوماسیون اداری مشخص نبودن روال های سازمانی است. قالب های نامه، قواعد شماره گذاری نامه ها، چارت سازمانی، دسترسی ها و اینکه نامه چگونه ایجاد و گردش می کند. مواردی است که قبل از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری بایستی مشخص شده باشد. زیرا وجود عقاید مختلف در این حوزه ها باعث می شود برخی از کاربران نرم افزار را مانعی بر سر راه خود ببینند تا یک ابزار کمک کننده

ایده آل گرایی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای ثبت و گردش نامه ها و دبیرخانه طراحی شده است و نباید سعی کنیم همه مشکلات نرم افزاری سازمان را با همین نرم افزار حل و فصل کنیم. ایده آل گرایی یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار موفق اتوماسیون اداری است. زیرا برخی کاربران تفکر همه یا هیچ را دارند. یعنی یا ابزاری را می خواهند که همه نیازهای آنها را پوشش دهد و یا همان روال سنتی را ترجیح می دهند. این مشکل در شرایطی پیش می آید که قبل از خرید نرم افزار خواسته های واحدها دریافت نشده است و با آنها بر سر نیازهای اصلی توافق نشده است.

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری را با موفقیت مستقر کنیم؟

برای داشتن یک استقرار موفق برای نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر غلبه بر موانعی که عنوان شد. بایستی نکاتی را نیز در نظر بگیریم تا به بهره برداری مناسب برسیم.

آموزش چند مرحله ای

اگر قرارداد شما با فروشنده نرم افزار اجازه می دهد سعی کنید آموزش پرسنل را در چند مرحله انجام دهید. ابتدا گروهی از کارکنان را که علاقه بیشتری دارند آموزش دهید تا با انگیزه و به سرعت شروع به استفاده از نرم افزار کنند و فیدبک های لازم را ارایه کنند. در آخر نیز مقاوم ترین و بی علاقه ترین کارکنان را وارد چرخه استفاده از سیستم کنید. این کاربران بیشتر از آنکه تلاش کنند تا از سیستم استفاده کنند به دنبال بهانه تراشی هستند. بهتر آن است این گروه در انتها وارد بازی شوند تا دیگرانرا نیز ناامید نکنند.

انتخاب راهبران سیستم

بسته به اندازه سازمان یک یا چند نفر از پرسنل سازمان را به عنوان راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش دهید. مسئولیت این گروه پاسخ به سوالات کاربران داخلی و انتقال مشکلات نرم افزار به تیم پشتیبانی فروشنده است. اگر راهبران وجود نداشته باشند و هر یک از کارکنان مستقلا با تیم پشتیبانی فروشنده در ارتباط باشند، مطمئن باشید خیلی زود باید سیستم را جمع کنید.

تست آزمایشگاهی

قبل از شروع آموزش سیستم، بهتر است ابتدا به صورت آزمایشگاهی و در حد چند کاربر ترجیحا IT، نرم افزار تست شود و تنظیمات و پیکربندی آن با انتظارات سازمان هماهنگ شود. این فاز کمک می کند تا اولین گروه کاربران که شروع به استفاده از سیستم می کنند با مشکلات ابتدایی مانند دسترسی ها، یا مشخص نبودن اطلاعات پایه مواجه نشوند. و در کار با سیستم سرخورده نشوند. 

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. به طور کلی سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟

بهترین نرم افزار اتوماسیون داری

یکی از عبارات مورد علاقه همه ما این است که وقتی می خواهیم چیزی را بخریم سعی می کنیم بهترین آن را بخریم. همین است که اگر شما عبارت “بهترین …” را در گوگل جستجو کنید همیشه نتایجی برای شما برمی گرداند. حتی ممکن است با جستجوی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به این صفحه آمده باشید. اما به نظر می رسد در مورد نرم افزار، علی الخصوص نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری این دیدگاه خیلی مناسب نباشد. زیرا همانطور که در این مطلب توضیح خواهیم داد چیزی به نام بهترین نرم افزار مثلا اتوماسیون اداری وجود ندارد. اما قبل از ادامه مطلب پیشنهاد می کنیم مطلب “قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید” را مطالعه کنید. تا به تعریف دقیق تری از نرم افزار اتوماسیون اداری برسیم.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

همانطور که در عنوان مطلب هم ذکر کردیم و در مقدمه هم به آن اشاره کردیم اعتقاد ما بر این است که جواب برای این پرسش وجود ندارد. اما اگر این سوال را کمی دقیق تر کنیم آنگاه جواب مناسبی نیز خواهد داشت.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمان من کدام است؟

این سوال درست است زیرا که هر شرکت یا سازمانی بسته به فرهنگ سازمانی حاکم بر آن، تعداد پرسنل، نوع فعالیت، مخاطبین یا مشتریان، مبلغ قابل هزینه برای نرم افزار، دیگر نرم افزارهای موجود، ساختار شبکه، توزیع جغرافیایی، میزان دانش IT پرسنل و عوامل مختلف دیگر با دیگر شرکت ها متفاوت است و نمی توان یک نسخه کلی به عنوان بهترین نرم افزار برای همه تجویز کرد. با این توضیح حال این مساله مطرح می شود که چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را پیدا کنیم؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا باید کمی کلی تر به مساله نگاه کنیم و این سوال را مطرح کنیم که به طور کلی چگونه باید نرم افزار خرید؟ خوشبختانه قبلا در مطلبی با عنوان “هر گردی گردو نیست یا چگونه نرم افزار بخریم؟” در این مورد توضیح داده ایم. که پیشنهاد می کنیم ابتدا این مطلب را مطالعه کنید. 

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را تهیه کنیم؟

همانطور که در مطالب قبلی عنوان شد اولین کار این است که یک لیست واقعی از انتظارات خود تهیه کنیم، اما بایستی در کنار لیست انتظارات، لیست از وضعیت شرکت خود نیز تهیه کنیم. منظور از لیست وضعیت این است که پاسخ سوالات زیر را در آن مشخص کنید:

– آیا شبکه شما ویندوزی است یا لینوکس

– اگر ویندوزی است آیا AD روی آن فعال شده است؟

– تعداد پرسنلی که قرار است از اتوماسیون استفاده کنند چند نفر است؟

– آیا دسترسی از طریق اینترنت لازم است یا خیر؟

– آیا الزام دارید که سرور اتوماسیون در شرکت خودتان باشد؟

– آیا دفاتر کاری متعدد دارید؟

– بودجه ای که برای خرید نرم افزار در نظر دارید چقدر است؟ 

– آیا پرسنل شما می توانند با نرم افزارهای مدرن کار کنند؟ یا نیاز به آموزش دارند.

– آیا سخت افزار سرورهای شما برای نرم افزارهای مدرن مناسب است یا خیر

وقتی که این لیست در کنار لیست انتظارات قرار گرفت. آنگاه شما می توانید گزینه هایی که در بازار نرم افزار وجود دارند و می توانند خواسته های شما را برآورده کنند و البته با شرایط شما هماهنگ باشند. را پیدا کنید. و از بین آنها بهترین را انتخاب کنید. 

اگر این روال را به درستی انجام داده باشید هم اکنون لیست گزینه های شما برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بسیار کوچک شده باشد. اینکه چطور از بین این لیست بهترین را انتخاب کنیم کار نسبتا ساده ای است. کافی است دمو این نرم افزارها را ببینیم. سابقه کاری شرکت ارایه دهنده آن نرم افزار را بررسی کنیم و در نهایت مناسب ترین گزینه به لحاظ کیفیت و شرکت را انتخاب کنیم. 

 

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفته شد سوال درست این است که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان من کدام است. اما ممکن است این سوال مطرح شود که چه شاخص ها و معیارهایی باید برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری متناسب با سازمان و بودجه ، در نظر گرفته شود؟

ما فرض می کنیم شما لیست انتظارات و نیازهای واقعی سازمان خود و شرایط سازمان خود را تهیه کرده اید و بر اساس آنها تعداد گزینه ها برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را محدود کرده اید. ولی هنوز متر و معیاری برای انتخاب بهترین گزینه ندارید. ما در اینجا با ارایه خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری راهنمای شما خواهیم بود.

– استفاده از آن ساده باشد

خیلی به نظر بدیهی می رسد، نه؟! اما هم طراحان نرم افزار و هم کسانی که در پروسه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری قرار می گیرند. بعضا در چاله “هر چه امکانات بیشتر یعنی نرم افزار بهتر” می افتند. و فراموش می کنند که بیش از ۸۰ درصد از کاربران تنها از ۲۰ درصد از امکانات نرم افزار استفاده می کنند و برخی قابلیتهایی که ممکن است در پروسه خرید بسیار مورد توجه شما قرار گرفته باشند احتمالا هرگز و توسط هیچ کاربری استفاده نمی شوند.

لذا به هیچ وجه روی امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری متمرکز نشوید بلکه به عنوان اولین و مهم ترین شاخص به سادگی استفاده از نرم افزار توجه کنید. اگر طراحی نرم افزار ساده باشد و استفاده از آن نیازی به آموزش نداشته باشد. کاربران به راحتی با آن خو می گیرند و به عنوان یک ابزار کارآمد و کمک کننده از آن استفاده می کنند. در غیر این صورت شما باید کاربران را وادار کنید تا از نرم افزار استفاده کنند. و به محض آنکه فشار استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برداشته شود. یا از آن استفاده نمی کنند و یا بعد از ایجاد و ارسال نامه به صورت غیر سیستمی آن را در نرم افزار نیز ثبت می کنند که بازخواست نشوند.

– از طریق موبایل و تبلت هم قابل استفاده باشد

شاید داشتن اپلیکیشن موبایل برای نرم افزار اتوماسیون اداری و قابل استفاده بودن در موبایل و تبلت به نظر یک امکان جانبی باشد. اما این طور نیست!

برای توضیح ضرورت این شاخص بایستی به هدف استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برگردیم. ما می خواهیم نرم افزار تهیه کنیم تا ثبت و مدیریت نامه ها و گردش آنها بین اعضای سازمان مکانیزه شود و تعاملات بین پرسنل مکتوب و قابل پی گیری و ردیابی باشد. لذا اگر استفاده و دسترسی به نرم افزار اتوماسیون اداری فقط محدود شود به نشستن پای کامپیوتر در درون سازمان. نمی توان انتظار داشت که این نرم افزار، ابزار تعامل بین پرسنل شود. زیرا استفاده از آن مقدماتی دارد و همه جا و به سادگی در دسترس نیست. از این روست  که قابل دسترس بودن نرم افزار اتوماسیون اداری از طریق موبایل و تبلت بسیار حائز اهمیت است.

– سازگاری بالایی با نرم افزارهای روز دنیا داشته باشد

بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران که اتفاقا اسم و رسمی هم دارند  با تکنولوژی های قدیمی طراحی و پیاده سازی شده اند و سازگاری کمی با نرم افزارهای روز دارند. به عنوان مثال برای استفاده از برخی از نرم افزار های اتوماسیون اداری باید از ویندوز XP یا Seven استفاده کرد. فقط با مرورگر IE کار می کنند با آفیس ۲۰۰۰ سازگار هستند و از این دست محدودیتها.

این ناسازگاری ها با تکنولوژی های روز باعث می شود کاربر تجربه خوبی برای استفاده از نرم افزار نداشته باشد و لذا همواره شما با مقاومت پرسنل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مواجه هستید و باید آنها را مجبور به استفاده کنید. و این امر باعث می شود هدف اصلی از بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری که مکانیزه کردن مکاتبات پرسنل با یکدیگر است به طور کامل محقق نشود.

– بر اساس تجارب موفق مکانیزاسیون طراحی شده باشد

یکی از ویژگی هایی که می تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری را جزو بهترین نرم  افزارهای اتوماسیون اداری قرار دهد. فرهنگ و تجربه ای است که همراه با نرم افزار وارد سازمان می شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، نرم افزاری است که بر اساس یک تجربه موفق از مکانیزاسیون فرآیند مکاتبات در سازمان ها طراحی و پیاده سازی شده باشد.

بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری فعال در بازار ایران بر پایه بروکراسی موجود در سازمان های دولتی طراحی شده اند که خود این بروکراسی مربوط به بیش از ۵۰ سال قبل است. و لذا فرایندی است بسیار سنگین که سربار زیادی را به فرآیند مکاتبات درون سازمانی اعمال می کند. ولی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر اساس تجربه موفق ایمیل که جایگزین مکاتبات سنتی شده است، طراحی شده است و می تواند فرهنگ مدرن و چابکی را برای گردش مکاتبات در سازمان شما ایجاد کند.

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید

خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

اگر شما قصد دارید نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت یا سازمان خود را تعویض کنید و یا به تازگی تصمیم به استفاده از اتوماسیون اداری گرفته اید، این مطلب برای شماست. در بازار نرم افزار عبارت اتوماسیون اداری به نرم افزارهای مختلفی اطلاق می گردد که هر کدام مجموعه ای از ویژگی ها دارند و تشخیص آنکه کدام نرم افزار چه به لحاظ قیمت و چه به لحاظ امکانات ببشترین تطابق را با نیازهای شرکت شما دارد کاری دشوار است. ما در این مطلب از زاوایای مختلف به این موضوع پرداخته ایم تا شما بتوانید راحتتر و دقیق تر نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و با موفقیت آنرا مستقر و بهره برداری نمایید.

 نرم افزار اتوماسیون اداری دقیقا چیست؟

قبل از هر چیز ابتدا به تعریف دقیق نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. تعریف دقیق این عبارت بسیار کمک می کند تا بتوانید دامنه نیازهای شرکت خود را با امکانات نرم افزار مقایسه کنید. یکی از مشکلات در نام گذاری نرم افزارها همین است زیرا که شرکت تولید کننده نرم افزار الزامی ندارد عنوان نرم افزارش با نرم افزار مشابه در سایر شرکت ها یکی باشد و این خود عاملی است که مشتری را دچار اشتباه می کند. و تشخیص اینکه یک نرم افزار اتوماسیون باید چه امکاناتی داشته باشد را مشکل ساز می کند. در حال حاضر نرم افزارهایی با عناوین: دبیرخانه، مدیریت مکاتبات، سازمان الکترونیک، گردش مکاتبات اداری دارای دامنه کاربرد مشابهی هستند. اما واقعا نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ برای اینکه بتوانیم تعریف دقیقی برای این عبارت ارایه کنیم. باید کمی در تاریخ عقب برویم تا ببینیم معادل این عبارت در دنیای فیزیکی چه بوده است که بعدتر تبدیل به نرم افزار شده است.

سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. تنها راه ارتباطی مکتوب بین شرکت ها و سازمان ها نامه بود. در نتیجه در هر شرکت بسته به اندازه آن واحدی شکل گرفت به نام دبیرخانه، مسئولیت دبیرخانه این بود که نامه هایی که قرار است برای مخاطبین بیرون از شرکت ارسال شوند یا از آن مخاطبین دریافت شده بودند را شماره بزند و در دفاتری که به دفتر اندیکاتور شهرت داشتند ثبت کند و یک کپی از نامه را آرشیو می کرد و سپس نامه را به دست صاحب آن برساند. با این روش آرشیو منظمی از نامه ها در دبیرخانه شکل می گرفت که امکان پیدا کردن نامه هایی که مثلا به شرکت خاصی ارسال شده بودند را فراهم می کرد. 

با ظهور کامپیوتر و البته نرم افزار شرکت های مختلفی به سمت مکانیزه کردن این روال رفتند و سعی کردند هر آنچه در دنیای کاغذی اتفاق می افتاد را به صورت نرم افزاری انجام دهند. از آنجا که واحد دبیرخانه یک واحد اداری بود و نرم افزاری کردن را اتوماسیون می نامیدند. لذا این نوع از نرم افزارها را اتوماسیون اداری نامکذاری کردند. و بدین تریب اولین نسخه های اتوماسیون اداری بوجود آمدند.

با این مقدمات اگر بخواهیم یک تعریف برای عبارت نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید بگوییم: نرم افزاری است که فعالیتهای مربوط به ثبت و نگهداری از نامه ها، گردش نامه ها و آرشیو نامه ها را مکانیزه می کند. ممکن است برخی بگویند که این تعریف کامل نیست و مثلا فلان نرم افزار اتوماسیون اداری امکان گردش فرم ها را هم دارد و غیره. که البته این گفته اشتباه نیست ولی آنچه ما در اینجا مطرح کردیم تعریفی است که به هسته اصلی نرم افزار اشاره دارد به عبارت دیگر اگر نرم افزاری بخواهد اتوماسیون اداری نامیده شود باید این امکانات را حتما داشته باشد. بدیهی است که شرکت های مختلف با توسعه قابلیتهای مختلف و گسترش دامنه کاربرد نرم افزار سعی در جذب مشتری بیشتر دارند. 

با ثبت درخواست دمو متفاوت ترین و مدرن ترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت رایگان آزمایش کنید

چه زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

 همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابر این وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا می کنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم می شود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر در وضعیتی قرار گرفته است که به اتوماسیون اداری نیازمند باشد یا خیر؟

حجم مکاتبات

صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم

گردش کار یا بروکراسی

اینبار صرفنظر از تعداد نامه ها، اگر روال های شرکت ما به گونه ای است که بخش قابل توجهی از نامه ها به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و … بین افراد مختلف گردش می کند. و به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. باز هم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری است. این بار نرم افزار قرار نیست یک آرشیو از نامه های ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها ساده تر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند تا هم زمان انجام کارها کمتر شود و هم احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود. 

دفاتر کاری متعدد

اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب برای خودمان را انتخاب کنیم؟

برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.

روش اول: با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد. 

روش دوم: با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید.

هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه مایکروسافت اکسچنج و Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و …) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول ۲۰,۰۰۰ دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول ۱۵ ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و …
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و … می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری