مدیریت ارتباط با کارمندان و ۷ روش بهبود آن

سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری سازمانی و استفاده هر چه بهینه‌تر از منابع بودجه و نیروی انسانی، نیاز دارند مدیریت ارتباط با کارمندان را به‌صورت جدی دنبال کنند. تا وقتی شیوه‌های سنتی ارتباط مدیران با کارکنان باشد، نمی‌توان به رشد و توسعه آن کسب‌وکار امید داشت. در واقع اهمیت مدیریت ارتباط با کارکنان به نقش آن در رشد و تعالی سازمان بر می‌گردد. بنابراین لازم است صاحبان هر کسب‌وکاری در جهت پاسخگویی به انتظارات اعضا، برقراری ارتباط مدیران با کارکنان را به شکل ویژه دنبال کنند.

از مهمترین عوامل موفقیت هر سازمان، وجود رابطه مدیریت با کارکنان و احترام متقابل در سازمان است. در نتیجه مدیرانی که برای برآوردن چنین فضایی در کسب‌وکار خود تلاش می‌کنند، موفقیت خود را تضمین کرده‌اند. مدیریت ارتباط با کارکنان از وظایف اولیه مدیران است. وظیفه‌ای سنگین که برنامه‌ریزی و نظارت بر عملکرد کارکنان را به همراه دارد. این واقعیت انکار ناپذیر است که در صورت فقدان ارتباط مدیران با کارکنان، اداره آن سازمان ممکن نخواهد بود. در این مقاله ابتدا به تعاریف موجود در زمینه مدیریت ارتباط با کارمندان خواهیم پرداخت. و بعد از اصول مدیریت ارتباط با کارکنان و ابزارهای لازم در جهت پیاده‌سازی آن سخن خواهیم گفت.

مفهوم مدیریت ارتباط با کارمندان چیست؟

مدیریت ارتباط با کارکنان (ERM) یا به انگلیسی employee relationship management بر پایه حفظ ارتباطات درون سازمانی بنا شده است. این مبحث به این می‌پردازد که رابطه مدیریت با کارکنان به چه شکل باید باشد. همچنین مشخص می‌کند وظایف مدیر در ارتباط با کارمندان چیست. یا در رابطه مدیر یا سرپرست با کارکنان چه اصولی باید رعایت شود. مدیریت ارتباط با کارکنان برای کمک به ایجاد شبکه سازمانی و تعریف وظایف و اجرای صحیح آنها ضروری است. دو اصل مهم در مدیریت ارتباط با کارکنان، ارتباط مدیران با کارکنان از طریق گزارشات و روابط کارکنان در سازمان است. از نتایج مدیریت ارتباط کارمندان ساده‌سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش سرعت امور اداری و بهره‌وری می‌باشد. بنابراین مدیران هر مجموعه‌ای موظف هستند راهکارهایی برای اصول مدیریت کارکنان در پیش بگیرند. از جملۀ این راهکارهای ارتباط مدیران با کارکنان عبارتند از:

  • تعریف شفاف و دقیق وظایف هر کارمند و واحد اداری
  • از کارمندان بخواهید خود وضعیت سازمان را گزارش داده و ارزیابی کنند. از طرفی مدیران نیز برآوردی از نقش و موقعیت سازمان به کارمندان ارائه کنند.
  • برای ارتباط درست و حرفه‌ای میان کارکنان، فرهنگ‌سازی کنید.

برای مدیریت ارتباط با کارکنان یا ERM باید بدانیم که هر یک از کارکنان چه نقش و ارزشی در شبکه اداری سازمان دارند. ارزیابی ارزش طول عمر هر کارمند در سازمان یا به انگلیسی  employee lifetime value اولین مقدمه برای مدیریت ارتباط با کارکنان است. این معیار نشان‌دهندۀ طول مدت همکاری کارمند در سازمان است. همیشه از ارزش ارتباط قوی و صمیمی کسب‌وکار با مشتریان و جلب رضایت آنان گفته‌ایم. به همین ترتیب نقش و ارزش کارمندان برای یک واحد تجاری، مهم و ارزشمند است. بنابراین سرمایه‌گذاری برای جلب رضایت و اعتماد کارمندان نیز گامی در جهت رشد ارتباط در محیط کار می‌باشد.

مدیریت ارتباط با کارمندان چه تاثیری بر عملکرد افراد دارد؟

امروزه مشاغل می‌دانند که کارکنان اصلی‌ترین دارایی‌های یک سازمان هستند. ضروری است که کارکنان به همراه یکدیگر به‌عنوان یک واحد جمعی عمل کنند. روابط کارکنان در سازمان باید به شکلی باشد که در تحقق یک هدف مشترک به‌طور مساوی مشارکت داشته باشند. بنابراین اگر ارتباط مدیران با کارکنان و اشتراک‌گذاری دانش به‌خوبی انجام شود، عملکرد کارکنان نیز بهبود می‌یابد. مزایای پیاده‌سازی مدیریت ارتباط با کارکنان را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

  • با افزایش گردش کار میان کارکنان، بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد.
  • خلاقیت و انگیزه کارکنان در مشارکت فعالیت‌های سازمان رشد می‌کند.
  • هزینه جذب و نگهداری کارکنان کاهش می‌یابد.

رعایت اصول مدیریت کارکنان چه نتایجی برای سازمان دارد؟

دلیل اصلی استعفای کارکنان از شغل، به دلیل ضعف ارتباط مدیران با کارکنان است. وقتی رابطه بین مدیر و کارمند تیره می‌شود، دو نتیجه احتمالی وجود دارد که به‌هیچ وجه برای شرکت‌ها خوب نیست. یک اینکه کارمند استعفا می‌دهد و دو اینکه کارمند در شرکت باقی می‌ماند، رابطه به طور جدی تیره‌تر می‌شود و در نتیجه باعث می‌شود سایر کارکنان نیز چنین احساسی داشته باشند. در اینجا یک راه‌حل وجود دارد: حفظ ارتباط مدیران با کارکنان.

مدیریت ارتباط با کارکنان با آموزش اینکه چگونه باید با کارمندان خود رفتار کنید، در نهایت به موفقیت سازمان شما کمک می‌کند. مدیریت ارتباط با کارکنان به افزایش بهره‌وری سازمان، رشد کارایی انجام فعالیت‌ها، کاهش تعارضات میان افراد و کاهش هزینه‌های جذب کارکنان منتهی می‌شود.

روش ها و استراتژی‌های مدیریت ارتباط با کارمندان

ارتباط مدیران با کارکنان آن‌قدرها هم که فکر می‌کنید سخت و پیچیده نیست. بلکه مثل هر کار دیگری، برای این مبحث هم اصول ارتباط مدیران با کارکنان تعریف شده است. اجرای اصول مدیریت کارکنان مزایای بسیاری من‌جمله افزایش بهره‌وری و ارتقای فنی و علمی کارکنان را به همراه دارد. در ادامه روش‌ها و استراتژی‌هایی برای مدیریت ارتباط با کارمندان معرفی می‌کنیم.

مدیران زمانی را برای گفتگو با کارکنان در نظر بگیرند

به‌جای اینکه با هربار اعتراض یا شکایت کارمندان شوکه شوید، خود زمانی را برای شنیدن صحبت‌های آنان برنامه‌ریزی کنید. به ایده‌ها یا انتظارات کارمندان خود را به‌خوبی گوش دهید و راه‌حلی برای آن پیش‌بینی کنید. می‌توانید از کارمندان بخواهید بر نحوۀ رفع مشکلات و اجرای پیشنهادات نظرات کنند.

در نتیجۀ اجرای ERM، کارمندان احساس رضایت بیشتری به‌خاطر حضور در مجموعه شما دارند. همچنین این برای مدیران نیز لطف بزرگی است. چرا که کارکنان خود را می‌شناسند و با روحیات و دغدغه‌های آنان آشنا می‌شوند. به این ترتیب هم انگیزه کاری کارمندان افزایش پیدا می‌کند و هم برنامه‌ای برای ارتقای سازمان ارائه می‌شود.

ارزیابی عملکرد کارمندان

مدیران برای نظارت بر اجرای صحیح پروژه‌ها و ارزیابی سرعت حرکت به‌ سوی اهداف سازمان، باید اصول ERM را رعایت کنند. صاحبان کسب‌وکارها باید بدانند نقاط ضعف کارمندان چیست و به دنبال چاره‌ای برای رفع آن باشند. همچنین از نقاط قوت اعضا اطلاع داشته باشند و از هنر و مهارت آنان در فعالیت مناسب استفاده کنند.

ابزار لازم برای کارایی بهتر کارکنان را فراهم کنید

بسیاری از زمان اجرای پروژه‌ها به این دلیل از دست می‌رود که از فناوری‌های مناسب جهت افزایش انجام کارها استفاده نمی‌شود. بنابراین بهتر است تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری لازم برای مدیریت ارتباط با کارکنان را تهیه کنید. اگر کارکنان مهارت کافی برای کار با این ابزارها را ندارند، زمانی برای آموزش کارکنان اختصاص دهید. به این ترتیب نه‌تنها ارزش طول عمر کارکنان یا  elv سازمان خود را افزایش داده‌اید، بلکه سرعت انجام امور اداری را نیز ارتقا می‌دهید.

فعالیت‌های موثر از سمت کارمندان را شناسایی کنید

تقدیر و تشکر کلی از تمامی کارکنان کافی نیست. مدیران باید بتوانند در فرآیند مدیریت ارتباط با کارکنان، مهارت‌ها و نقش‌های کارآمد کارکنان بخش‌های مختلف را شناسایی کنند. از کارمندان موفق بخواهید عوامل موفقیت خود را شرح دهند تا دیگر نیروهای انسانی سازمان نیز انگیزه بگیرند. همچنین این عملکرد به کارمندان نشان می‌دهد که برای تلاش آنان اهمیت قائل هستید و در نتیجه به انجام وظایف خود تشویق می‌شوند. این امر همچنین روابط میان کارکنان در سازمان را بهبود می‌بخشد.

با کارمندان خود شفاف باشید

در پایان دوره‌های کاری، گزارشی از عملکرد سازمان به کارکنان مجموعه ارائه دهید. در این جلسات داشتن ارتباط مستقیم با کارمندان برای مدیریت سازمان ضروری است. پس بهتر است از نقاط ضعف و قوت عملکرد سازمان بگویید و از کارمندان نیز بخواهید نظرات خود را اعلام کنند. در پایان جلسه، اهداف روشنی برای دوره بعد معرفی کنید که در آن راه‌حلی برای مشکلات موجود باشد. همچنین برنامه‌ریزی کنید که چند ایده پیشنهادی از سوی کارکنان را عملیاتی کنید.

ارتقای شغلی را برای کارمندان ضمانت کنید

اصول  ERMتاکید می‌کند که کارمندان باید از اینکه حضورشان برای شرکت شما مهم است، اطمینان پیدا کنند. با سرمایه‌گذاری بر روی آموزش کارکنان و ارتقای مهارت‌های آنان کمک کنید تا ارزش خود را بالا ببرند. کارمندان در نتیجه تعریف مراحل ارتقای شغلی و مشاهده پیشرفت خود، انگیزه بیشتری برای ماندگاری در شرکت و انجام فعالیت‌‌ها دارند.

به زندگی و فراغت کارکنان نیز به اندازه کار اهمیت دهید

کارمندی که هفت روز هفته را به انجام وظایف اداری مشغول است دیگر توان و خلاقیتی برای رشد سازمان ندارد. مدیران شرکت بر پایه اصول مدیریت ارتباط با کارکنان باید درک کنند که کارمندان به تفریح و اوقات فراغت نیاز دارند. و نه‌تنها اوقات فراغت را کاری منفعلانه ندانند که آن را عاملی در جهت دریافت انرژی و بهبود روحیه کارکنان در نظر بگیرند. مدیران موفق می‌دانند یک نیروی تازه‌نفس پس از گذران اوقات فراغت با خلاقیت و انگیزۀ خود زمان از دست‌رفته را جبران می‌کند.

چه ابزارهایی به مدیریت روابط درون سازمان کمک می‌کنند؟

نرم‌‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار مانند نرم‌ افزار CRM و نرم افزار اتوماسیون اداری به مدیران کمک می‌کند تا ارتباط موثر مدیران با کارکنان را به‌سادگی تجربه کنند. این نرم‌افزارها با داشتن قابلیت ایمیل‌های سازمانی، چت‌های گروهی و شخصی، امکان ارتباط یک به یک و چند به چند میان کارکنان را فراهم می‌کند. به این ترتیب می‌توانید پیام‌های کارکنان را جستجو و دسته‌بندی کنید. همچنین می‌توانید از فرم‌های نظرسنجی برای دریافت بازخورد از کارکنان استفاده کنید. این نظرسنجی‌ها می‌تواند پس از برگزاری جلسات، اجرای پروژه‌ها و یا دریافت پیشنهادات در موردی خاص باشد. بنابراین کارکنان قادر خواهند بود در هر زمان و موقعیتی نظرات و انتقادات خود را با مدیران در میان بگذارند.

مدیریت ارتباط با کارکنان یا ERM تنها به نظارت بر انجام وظایف و سفارش ماموریت‌ها خلاصه نمی‌شود. مدیران می‌توانند پیام‌های تبریک مناسبت‌ها و پیام قدردانی بابت اجرای ماموریتی مشخص را از طریق نرم‌‌افزارها اطلاع‌رسانی کنند. به این ترتیب فرهنگ قدردانی را در ارتباطات محیط کار خود رواج خواهید داد و کارمندان را به مسئولیت‌پذیری تشویق می‌کنید.

نرم‌‌افزارهای اتوماسیون اداری و CRM به اجرای موفق اصول مدیریت کارکنان کمک می‌کند. به این صورت که گزارش دقیق فعالیت‌های کارکنان در آنها ثبت شده و تمامی کارکنان قادر خواهند بود عملکرد خود را ارزیابی کنند. به این ترتیب زمینه رقابت مثبت میان کارکنان فراهم آمده و به ایجاد روابط مثبت و سازنده میان کارکنان سازمان کمک می‌کند.

مدیریت زمان در سازمان چگونه انجام می‌شود؟ راهکارها و ابزار

وجود مشغله‌‌های فراوان اداری، کنترل خط تولید، تیم فروش و تبلیغات از جمله دلایل بی‌نظمی و آشفتگی در سازمان است. مدیران موفق تلاش می‌کنند با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان در سازمان، از فشارکاری وارد بر مجموعه بکاهند. نرم افزار اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا عوامل بی‌نظمی و اتلاف وقت در سازمان را شناسایی کرده و با رفع آن بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید. در این مقاله ابتدا به اهمیت مدیریت زمان و راهکارهای اجرایی آن می‌پردازیم و سپس کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری در مدیریت زمان را بیان می‌کنیم.

اهمیت مدیرت زمان در سازمان  و دلایل آن

وقتی با بعضی مدیران کسب‌وکارها صحبت می‌کنیم ادعا می‌کنند که زمان کافی برای انجام هیچ فعالیتی ندارند. این دسته از مدیران اغلب آرزو می‌کنند زمان روزانه بیش از ۲۴ می‌بود تا بتوانند کارهای بیشتری انجام دهند. اما اهل فن و تجربه می‌گویند همه این شکایات به عدم مدیریت صحیح زمان بر می‌گردد. به فرآیند برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر حسب زمان موجود مدیریت زمان می‌گویند. مدیریت زمان به افراد و کسب‌وکارها کمک می‌کند تا موثر و هوشمندانه از زمان خود استفاده کنند. در این صورت نیاز به کار سخت و افزایش منابع انسانی و مالی نیست. با هنر مدیریت زمان در سازمان می‌توانید در موقعیت‌های استرس‌زا و فشار کاری بالا فعالیت‌های بیشتر و درست‌تری انجام دهید. توجه دارید که عدم رعایت اصول مدیریت زمان به اثربخشی فعالیت‌های اجرایی کسب‎‌وکار شما صدمه می‌زند و خود اضطراب خلق می‌کند.

نقش مدیریت زمان در سازمان

شرکت‌ها اغلب زمان خود را با آخرین مهلت تحویل پروژه تنظیم می‌کنند. مدیریت زمان به مدیران سازمان کمک می‌کند تا در زمان مقرر مراحل تکمیل پروژه را به اتمام رسانند. هنر کنترل بر زمان علاوه بر کاهش اضطراب ناشی از دیرکرد کارها، فشار کاری کارمندان را نیز بیشتر می‌کند. در این صورت علاوه بر از دست‌دادن زمان، خلاقیت و دقت کارمندان شما نیز به خطر می‌افتد. مدیریت زمان با توجه به زمان اختصاصی پروژه فعالیت‌های مربوط به هر فرد را مشخص کرده و به روال اجرایی نظم می‌بخشد. دیگر مزایای به کارگیری مدیریت زمان در کسب‌ وکارها را در ادامه بیان می‌کنیم.

نقش مدیریت زمان در سازمان

اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی صحیح و دقیق کارها از جمله نتایج مدیریت زمان است. کارکنان باید بدانند در زمان مشخص، کدام کار را باید انجام دهند و چه میزان زمان برای اجرای آن زمان دارند. اگر وظیفه کارمند برای هر موقعیت زمانی مشخص نباشد، در جایی توان و تمرکز خود را هزینه می‌کند که ضرورت چندانی ندارد. در عوض برای کارهایی با اولویت بالاتر خسته است و نشاط لازم برای عملیاتی‌کردن وظایفش را ندارد. در این صورت کارمندان با اینکه کار می‌کنند، بهره‌وری لازم را ندارند و کیفیت کارشان به‌تدریج افت می‌کند. با استفاده از یک برنامه‌ریزی مناسب، که مدیریت زمان به ارمغان می‌آورد، اولویت اجرا با کارهای مهم و فوری است. بعد از آن نوبت به کارهایی با درجه اولویت پایین‌تر می‌رسد و این ترتیب تا تکمیل مراحل پروژه ادامه دارد. علاوه بر این، مدیریت زمان مهلت لازم برای انجام هر فعالیت را نیز مشخص می‌کند. بنابراین کارکنان می‌دانند که باید کار را تا تاریخ مشخصی تحویل دهند و در سرعت انجام کار ترتیب اثر می‌دهند.

افزایش کارآمدی و اعتبار کارکنان با مدیریت زمان در سازمان

وقتی برنامه کاری کارکنان با هنر مدیریت زمان مشخص شود، دیگر انجام کارها با تاخیر همراه نخواهد شد. همچنین توجه مستمر به زمان باقی‌مانده تا تاریخ تحویل پروژه کارکنان را موظف می‌کند تا سریعتر مشکلات مرحله فعلی را رفع کرده و برای اجرای مرحله بعدی اقدام کنند. این کار همکاری و تعامل میان کارکنان را افزایش داده و توانایی آنها را ارزیابی می‌کند.

برنامه‌ریزی اصولی و حرفه‌ای

مدیریت زمان درست به مدیران کسب‌وکار کمک می‌کند تا کارکنان خود را مسیر شغلی درست هدایت کنند. برای کارکنان و ارتقای حرفه‌ای و شغلی آنان برنامه‌ریزی کنند و استعدادهای آنان را به کار بگیرند. مدیریت زمان تاخیر در انجام تکالیف را کاهش می‌دهد و رشد و توسعه روزافزون کسب‌وکار را به همراه دارد. در چنین بستری به‌راحتی قادر خواهید بود کارکنان غیرمتعهد را از چرخه کاری کنار بگذارید و به سایر کارکنان فرصت رشد بیشتری دهید.

افزایش بهره‌وری کارکنان

مدیریت زمان در کسب وکار، تصویر شما را نسبت به کارکنان و کسب‌وکارتان تغییر می‌دهد. به این صورت که متوجه می‌شوید شما کارکنان ضعیفی نداشته‌اید. بلکه تمام چیزی که لازم داشته‌اید یک برنامه‌ریزی درست و دقیق شغلی بوده است. مدیریت زمان باعث می‌شود تا موانع موجود بر سر اداره موفق کسب‌وکار خود را شناسایی کنید و در جهت رفع آنها اقدام کنید. در این صورت قادر خواهید بود وظایف بیهوده و غیرضروری که وقت زیادی را از کارکنان شما تلف می‌کنند را ترک کنید.

مهارت های لازم برای  مدیریت زمان در سازمان

مدیریت زمان بر خلاف ذهنیت معمول، چندان امر سخت و پیچیده‌ای نیست. مدیران سازمان‌ها با آگاهی از اصول و تلاش برای پیاده‌سازی مدیریت زمان به‌راحتی می‌توانند این مهارت را در کسب‌وکار خود به کار بگیرند. در این قسمت مراحل پیاده‌سازی مدیریت زمان در سازمان را به شما آموزش می‌دهیم.

برنامه‌ریزی کنید

برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دو بال برای رسیدن به موفقیت هستند. یک شرکت تنها زمانی قادر به تحقق اهدافش خواهد بود که برای اجرای فعالیت‌هایش برنامه‌ریزی کند. برنامه‌ریزی به‌معنای پیروی از یک برنامه سنگین و دشوار نیست. بلکه منظور از برنامه‌ریزی، اشراف‌داشتن به موقعیت کسب‌وکار و دید تیزبینانه به آینده آن است. برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا بدانید در چه زمانی باید چه کاری را انجام دهید. استفاده از برنامه‌های مدیریت پروژه فرصتی هوشمندانه برای برنامه‌ریزی کسب‌وکار است.

کارها را اولویت‌بندی کنید

در یک زمان نمی‌توان چندین کار آن هم با همان کیفیت سابق انجام داد. باید فعالیت‌ها را برحسب ضرورت و نزدیکی موعد تحویل کار، اولویت‌بندی کرد. همچنین برای اولویت‌بندی صحیح می‌توانید از نتایج آسیب‌زای تاخیر در انجام هر فعالیت کمک بگیرید.

از انجام چندین فعالیت به‌صورت همزمان بپرهیزید

افرادی که چندین کار را به‌صورت همزمان انجام می‌دهند در آخر متوجه خواهند شد که هیچ یک را به‌درستی به پایان نرسانده‌اند. بهترین نوع برنامه ریزی و مدیریت زمان در سازمان به‌گونه ایست که کارکنان در هر زمان تنها مشغول به اجرای یکی از وظایف باشند و زمان لازم برای آن را داشته باشند. می‌توانید برنامه‌ریزی مربوط به هر گروه را به اعضای آن گروه بسپارید تا برحسب اولویت کارها، برای اجرای آن زمان بگذارند. به این ترتیب کارکنان تمرکز لازم برای اجرای وظایف دارند و بهره‌وری شغلی آنها افزایش می‌یابد.

حواس‌پرتی‌های محیطی را کاهش دهید

حتی‌الامکان مقرراتی در محیط کار وضع کنید تا حداقل اتلاف وقت را داشته باشید. زمان پرداختن به شبکه‌های اجتماعی و تماس‌ها را کنترل کنید. اختصاص بیش از ۳ ساعت به فعالیت‌های مجازی، تمرکز کارکنان شما را از بین می‌برد. تلاش کنید تا عوامل حواس‌پرتی یا اتلاف وقت در سازمان خود را شناسایی کنید و آن را به کمترین حد ممکن برسانید. البته همزمان باید در نظر داشته باشید که زمان کافی برای استراحت و فراغت کارکنان در نظر بگیرید.

چرا نرم افزار اتوماسیون به فرایند مدیریت زمان در سازمان کمک می‌کند

قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری به‌نحوی است تا حتی‌الامکان از انجام کارهای زمانبر و دستی بکاهد. بدین ترتیب بخش زیادی از فعالیت‌های سازمان بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی و به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در ادامه این مطلب با بررسی دقیق فرآبندهای سازمانی درباره نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در بهبود و تغییر فرآیندها صحبت می‌کنیم.

تاثیر اتوماسیون اداری بر مدیریت زمان کسب وکارها

ساده سازی فرایند های سازمان

در روال فرآیندهای اداری، فعالیت‌های تکراری و روزمره بسیاری وجود دارد که اولویت چندانی ندارند اما باید انجام شوند. اعمالی مانند نظم‌دهی به اسناد و پرونده‌ها و طراحی گزارشات از جمله این فعالیت‌های زمانبر است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قادر خواهید بود به‌جای تمرکز بر روی فرآیندهای تکراری برای اجرای فعالیت‌های سودآورتر اقدام کنید. بنابراین بخش بزرگی از مراحل پیچیده توسط استفاده از اتوماسیون اداری به سادگی کنار گذاشته می‌شود و یا تسریع می‌شود.

استفاده از ارتباطات درون سازمانی نیز به کارکنان فرصت می‌دهد تا با دردسر کمتری انتقال فایل‌ها و داده‌ها را انجام دهند. از دیگر مزایای استفاده از اتوماسیون اداری بهینه‌سازی هزینه‌های تولید و ارائه خدمات است. چرا که مراحل جزئی عملیات اجرایی حذف شده و کارها با سهولت بیشتری انجام می‌شود.

بهبود عملکرد و افزایش بازدهی

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های تامین منابع را به همراه دارد. که این همان هدف مدیریت زمان در کسب وکار است. علاوه بر آن به دلیل تقسیم‌بندی کارها بین کارکنان، نیاز به تشریفات معمول اداری کمتر شده و سازمان‌دهی با قوت بیشتری انجام می‌شود. نظارت بر اجرای وظایف کارکنان و جریان کار سازمان، بازدهی عملیاتی پروژه را افزایش می‎دهد و رضایت کارکنان را به همراه دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری با ساختاری طراحی شده است تا تمامی فرآیندهای مرسوم اداری از مکاتبات گرفته تا نظم یکپارچه اطلاعات را مدیریت کند.

مدیریت زمان در کسب وکار با حذف رفتارهای نا کارآمد

از جمله فعالیت‌های پرهزینه و زمانبر سازمان‌ها رسیدگی به نامه‌های اداری است. با اینکه بسیاری از بخش‌های اداری به‌صورت مکانیزه مدیریت می‌شوند هنوز هم هستند شرکت‌هایی که برای مکاتبات خود از برگه‌های کاغذ استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی به پیگیری مکاتبات اداری از طریق پست نیست. بلکه به‌سادگی می‌توان از فضای تحت وب بهره‌مند شد و سرعت و دقت ارتباطات سازمانی را افزایش داد.

تعیین اهداف قابل اندازه گیری برای مدیریت زمان در سازمان

برای سنجش میزان نزدیکی به اهداف برنامه‌ریزی شده نیاز است از شاخص‌هایی برای ارزیابی نتایج موجود استفاده کرد. اهدافی مانند تکمیل مراحل پروژه‌ای خاص، افزایش سودآوری تا مقدار معین و یا جذب مشتریان، باید قابل‌ اندازه‌گیری بوده و عددی برای آنان مشخص شود.

استاندارد سازی فرایند تصمیم‌گیری

دسترسی به اطلاعات درست و به‌موقع برای تصمیم‌گیری صحیح لازم است. یک مدیر بدون داشتن اطلاعات دقیق از کسب‌وکار خود نمی‌تواند برای رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی کند. بنابراین نیاز است فرصتی و بودجه‌ای برای شناسایی نقاط تماس و پرسونای مشتریان در نظر گرفته شود. در نهایت با استفاده از اطلاعات به‌هنگام می‌توان تصمیم‌گیری‌های مهم درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را انجام داد.

موفقیت در اجرای مدیریت زمان در کسب وکار با اتوماسیون اداری

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توان هنر مدیریت زمان در سازمان‌ها به‌نحو حرفه‌ای و استاندارد اجرا کرد. اگر شما هم می‌خواهید اتلاف زمان در کسب‌وکار خود را به حداقل برسانید و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید، هم اکنون برای تهیه یک نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام کنید.

راهنمای خرید اتوماسیون اداری – مهمترین نکات خرید

تمام مدیران سازمانی امروز می‌دانند یکی از شروط موفقیت، افزایش بهره وری کارکنان و تقویت هماهنگی درون سازمانی است. یکی از بهترین و کارامدترین روش های تقویت هماهنگی و چابکی سازمان، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. همه ما می‌دانیم که با راه اندازی اتوماسیون اداری، سرعت و حافظه ارتباطات داخلی سازمان بهبود چشم گیری پیدا می‌کند. این مطلب یک راهنمای خرید اتوماسیون اداری برای تمام افرادی‌ست که به دنبال تهیه این سیستم هستند.

اهداف اصلی اتوماسیون اداری چیست؟

همانطور که در ابتدا اشاره کردیم بهره وری یکی از مهم‌ترین اهداف اصلی اتوماسیون اداری است. با کمک اتوماسیون سازمانی انتشار، ذخیره و بازیابی اطلاعات آسان می‌شود. خصوصا به کارمندان اداری که مسئولیت کار با واژه پردازها و مدیریت اطلاعات کارکنان و مشتریان را دارند، کمک می‌کند. مدیریت سازمان با کمک سیستم اتوماسیون می‌تواند به‌صورت آنلاین و آفلاین بر روند پیشرفت امور و کارکنان نظارت کند. از دیگر اهداف اصلی خرید اتوماسیون اداری این است که کاغذ از مکاتبات اداری حذف شود. این موضوع باعث صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست خواهد شد. همچنین با اتوماسیون اداری، گردش اسناد اداری در حیطه سازمان شفاف خواهد بود.

نکات خرید اتوماسیون اداری ؛ چه زمانی به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابراین وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا می‌کنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم می‌شود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر به اتوماسیون اداری نیازمند است یا خیر؟ در ادامه مطلب راهنمای خرید اتوماسیون اداری این موارد را بررسی می‌کنیم.

حجم مکاتبات

صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم.

گردش کار یا بروکراسی

این‌بار صرفنظر از تعداد نامه ها، بررسی می‌کنیم آیا هر نامه به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و … بین افراد مختلف گردش می کند؟ به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. در این صورت باز هم به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم. این‌بار نرم‌افزار قرار نیست فقط آرشیوی از نامه‌ها ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها ساده‌تر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند. تا علاوه بر کوتاه سازی زمان انجام کارها، احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود.

دفاتر کاری متعدد

اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.

راهنمای خرید اتوماسیون اداری: چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب انتخاب کنیم؟

برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.

نظرسنجی از کارکنان واحدهای مختلف

با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد.

آشنایی با محصولات شرکت های مختلف

با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید. هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.

معیار خرید اتوماسیون اداری خود شما هستید! از سیستم اتوماسیون اداری چه می‌خواهید؟

یکی از مهمترین نکات خرید اتوماسیون اداری این است که بدانید چه می‌خواهید. درواقع مدیر سازمان به همراه مشاوران و مدیران سایر رده‌ها باید همفکری کنند. شما و همکارانتان باید نیازهای سازمان خود را بررسی کنید و روشن کنید که چه انتظاراتی از کارتابل سازمانی دارید. مثلا شاید حجم داده‌های ارتباطی شما بالاست و نرم افزاری می‌خواهید که سرعت بالایی داشته باشد. شاید سازمان شما همکارانی دارد که در محیط شرکت حاضر نیستند. مثلا دورکار هستند. یا شاید سازمان شما شعب متعددی دارد. پس برای چنین سازمانی نکته اصلی در انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری این است که نصبی نباشد. یعنی کاربران برای استفاده از آن محدود به یک فضای مشخص نباشند. درواقع شما باید به دنبال یک اتوماسیون اداری تحت وب باشید. همچنین ممکن است در سازمان شما ماموریت زیادی برای کارکنان تعریف می‌شود. به نحوی که تعداد زیادی از کارکنان یا مدیران بخش زیادی از زمان خود را در سفرهای کاری سپری می‌کنند. یا حتی در جلسات برون سازمانی زیادی شرکت می‌کنند. برای این دسته افراد، دسترسی به اتوماسیون اداری از طریق موبایل و گوشی همراه بسیار راه گشاست. بنابراین، کارتایل اداری شما علاوه بر قابلیت دسترسی تحت وب، باید نسخه موبایل نیز داشته باشد. در نهایت این شما هستید که تصمیم می‌گیرید اتوماسیون سازمان‌تان چه ویژگی‌هایی داشته باشد. به‌جز پلتفرم این نرم افزار، قابلیت‌های دیگری نیز هستند که اهمیت دارد. مثلا این‌که نرم افزار اتوماسیون قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای مدیریتی را داشته باشد یک ویژگی مهم است. شاید بسیاری سازمان‌ها نیازی به نسخه‌های تحت‌وب و موبایل کارتابل سازمانی نداشته باشند اما قابلیت یکپارچگی آن برایشان ضروری باشد. بنابراین هنگام خرید اتوماسیون اداری، شیفته امکانات متعدد و بعضا گیج کننده برخی نرم افزارها نشوید. صرفا به دنبال سیستمی باشید که نیازهای شما را به ساده‌ترین شکل برطرف کند.

نسخه رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید

نسخه آزمایشی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان محدودیت زمانی ندارد.

شما تا هر زمان که بخواهید می توانید نرم افزار را بررسی نمایید.

 

پیاده سازی اتوماسیون اداری چه مراحلی دارد؟

اگر مدیر یک شرکت نسبتا بزرگ باشید، قطعا مایلید که سرعت انجام کارهای جاری و روزمره سازمانتان را بهبود ببخشید. در شرکت‌ها و سازمان‌ها زمان نسبتا زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. در این رابطه در سال ۲۰۰۶ تحقیقات میدانی صورت گرفت. طبق آن، تنها ۳۰% از مدت زمان شرکت‌های سنتی صرف تولید ارزش افزوده (ثروت) می‌شود! شاید بپرسید پس ۷۰% دیگر زمان چه می‌شود؟ باید بدانید مابقی زمان برای کاغذبازی‌های میان شرکت‌ها و کارمندان تلف می‌گردد. از این‌رو پیاده سازی اتوماسیون اداری امری ضروری در جهت پیشبرد اهداف هر شرکت و سازمانی تلقی می‌شود. به وسیله اتوماسیون اداری می‌توان هم در وقت و هم در انرژی صرفه‌جویی کرد.
در این مطلب از سایت پرنیان قصد داریم شما را با پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری بیشتر آشنا کنیم. در ادامه از امکانات و ضرورت داشتن این گونه نرم افزارها در هر کسب و کاری پرده برمی‌داریم.

تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند به‌عنوان هسته مرکزی شرکت‌ها و سازمان‌ها عمل کند. درواقع اتوماسیون اداری مکاتبات، کاربران و گردش اسناد و فرم‌های بین آنها را به‌صورت کاملا مکانیزه مدیریت می‌کند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و حرفه ای ظاهری کاربرپسند و در عین حال ساده دارد. راه اندازی چنین نرم افزار اداری برای هر سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه آن ضروری است. چرا‌؟ نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات را فراهم می‌آورد. با کارتابل اداری مکاتبات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی سریع، آسان و از همه مهم‌تر در محیطی امن انجام می‌شود.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

شرکت پرنیان تلاش کرده بهترین نسخه اتوماسیون سازمانی را برای شرکت‌های ایرانی تدارک آماده کند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری شامل بخش‌ها و ماژول‌های گوناگونی است. راه اندازی اتوماسیون اداری بار سنگینی را از دوش مدیریت و کارمندان برخواهد داشت.
با پیاده سازی اتوماسیون اداری پیشرفته، طیف وسیعی از فعالیت‌های درون سازمانی و برون سازمانی الکترونیکی انجام می‌شود. در این شرایط کارمندان یک شرکت بهتر می‌توانند از زمان خود در جهت پیشبرد اهداف سازمان استفاده کنند. در ادامه با بخش‌های اصلی این گونه نرم افزارها بیشتر آشنا خواهید شد :

دبیرخانه

درواقع می‌توان گفت نرم افزار اتوماسیون اداری همان دبیرخانه در سازمان‌های سنتی می‌باشد. اما به‌جای استفاده از ورق و کاغذ و نیروی انسانی، از رایانه در جهت بایگانی و مدیریت مکاتبات استفاده می‌کند. از این‌رو می‌توان گفت اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری یکپارچه معطوف به فعالیت‌های دبیرخانه می‌شود. فعالیت‌های دبیرخانه شامل فرایندهای ثبتِ نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است.

در این بخش عملیات پیشرفته‌ای نظیر اسکن، ورود اطلاعات، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، ثبت اندیکاتور، امضا، ثبت، گردش و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌گردد.

سخت‌افزارهایی که در این بخش مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارتند از ابزارهای دریافت، پردازش و ارسال داده‌ها نظیر:

  • اسکنر
  • چاپگر
  • قلم نوری
  • ایمیل سرور
  • فکس
  • مودم
  • و غیره

مدیریت و ساماندهی جلسات

یکی دیگر از مهم‌ترین بخش‌های کارهای اداری یک سازمان، مدیریت و ساماندهی جلسات است. این امور شامل برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوط به آنها است. که البته این قبیل کارها زمان زیادی را هم به خود اختصاص می‌دهد.
از دیگر فواید پیاده سازی اتوماسیون اداری تنظیم، ثبت، نگهداری مستندات، برگزاری و پیگیری جلسات سازمان‌ها است. ابزارهایی که در این بخش مورد استفاده قرار می‌گیرند عبارتند از:
• تقویم کاری
• برنامه مدیریت جلسات و قرارهای کاری
• برنامه مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها

پورتال مکاتبات خارج از سازمان

امروزه بستری مناسب جهت ارتباط بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری به‌وجود آمده است. دولت‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها امکان ثبت و پیگیری درخواست‌ها و نامه‌ها و کارهای اداریِ خارج از سازمان را الزامی می‌دانند. زیرا چنین اتوماسیونی، کاهش هزینه‌های جاری و همچنین افزایش رضایتمندی ارباب رجوع از ارائه خدمات را درپی دارد.

بنابراین بخش پورتال برون سازمانی نیز به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است. این بخش امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان برای کاربران برون سازمانی میسر می‌کند.

آرشیو اسناد به صورت الکترونیکی

با افزایش سن هر سازمان و شرکتی، تعداد و حجم مستندات نیز به مراتب بیشتر می‌شود. در این شرایط نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی کردن آنها هم قابل لمس‌تر خواهد شد. از دیگر بخش‌های اصلی سیستم‌های اتوماسیون اداری همین امکان آرشیو کردن مستندات و مدیریت آنها به صورت تمام الکترونیک است. آرشیو کردن مدارک به صورت الکترونیکی مزایای بسیار فوق العاده‌ای دارد که به شرح ذیل می‌باشند:

  • امکان دسترسی بهتر و سریع‌تر
  • امکان جستجو راحت‌تر در میان هزاران یا حتی میلیون‌ها مدارک
  • کاهش مخاطراتی نظیر مفقود شدن مستندات
  • صرفه جویی در فضایی که برای نگهداری هزاران مدارک و نامه مورد نیاز است

آرشیو اسناد در اتوماسیون اداری

کارتابل آفلاین

همانطور که می‌دانید، نرم افزارهای اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی شرکت‌ها و نوع دسترسی به آنها تنوع یافته‌اند. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون در شبکه محلی قابل دسترسی هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در پیاده سازی اتوماسیون اداری پرنیان، تحت وب امکان استفاده در شرایط آفلاین فراهم است. زیرا امکان استفاده در شرایطی که دسترسی به اینترنت قطع است یا از سرعت مطلوبی برخوردار نیست اهمیت دارد. این مساله به‌ویژه برای مدیران سازمان یا افرادی که سفرهای کاری زیادی دارند مهم است. در نرم افزار اتوماسیون سازمانی پرنیان، کارتابل آفلاین از ویژگی‌های متمایز است.

با استفاده از کارتابل آفلاین در هر نقطه جغرافیایی که باشید، به نامه‌ها و امور مربوط به آنها دسترسی دارید. سپس در اولین برقراری ارتباط آنلاین با سیستم، تغییرات ایجاد شده آپدیت می‌شود.

مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری و زیرساخت‌های مورد نیاز

برای اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری امکانات آنچنانی مورد نیاز نیست. شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار اتوماسیون بر اساس برنامه زمانبندی و اولویت واحدهای منتخب، بستر ارتباطی شبکه مناسب را آماده می‌کند.
از جمله امکانات مورد نیاز جهت پیاده سازی اتوماسیون اداری می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

دبیرخانه

به ازای هر پرسنل یک دستگاه رایانه و برای ثبت نامه یک دستگاه اسکنر بعلاوه پرینتر مورد نیاز است.

مدیریت

برای هر یک از مدیران یک دستگاه رایانه بعلاوه یک هدست و قلم نوری برای تسریع امور پیشنهاد می‌گردد.

تایپیست

به ازای هر تایپیست یک دستگاه رایانه بعلاوه یک دستگاه اسکنر مورد نیاز است.

سرور (Server)

برای اینکه پیاده سازی اتوماسیون اداری پربازده باشد، تامین سرور متناسب با حجم کاری هر قسمت ضروری است. پیشنهاد می‌شود در این رابطه از تجربه شرکت ارائه دهنده نرم افزار استفاده گردد.

آموزش پرسنل و تیم مدیریت

یکی از وظایف اصلی شرکت ارائه‌دهنده ، آموزش کار با نرم افزار به پرسنل در هر سِمت می‌باشد. آموزش نرم افزار پس از تامین سخت افزارهای مورد نیاز توسط سازمان صورت می‌گیرد. شرکت ارائه دهنده نرم افزار موظف است تمامی پنل‌ها و ماژول‌ها را برای افراد حاضر در سازمان تشریح کند.

پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

باگذشت زمان ممکن است هر سازمان و شرکتی دست خوش تغییراتی شود. با این تغییرات نیازهای جدیدی در رابطه با اتوماسیون اداری ایجاد می‌شود. شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار اتوماسیون باید تیمی متشکل از کارشناسان خبره برای تامین این نیازها در اختیار داشته باشد. تیم پشتیبانی باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن به مشکلات پیش آمده نرم افزار رسیدگی کند. در غیر این صورت ممکن است امور مربوط به سازمان یا شرکت با مشکلی جدی مواجه شود.

خوشبختانه پشتیبانی اتوماسیون اداری پرنیان یکی از مجرب‌ترین بخش‌های این سازمان می‌باشد که برای ارائه سرویس به مشتریان گرامی همیشه آماده است.

پیاده سازی اتوماسیون اداری پرنیان؛ دریچه‌ای نوین به سوی مدیریت یکپارچه

همانطور که می‌دانید، ضرورت پیاده سازی اتوماسیون اداری امری غیرقابل انکار در هر سازمان و شرکتی است. از طرفی، هر نرم افزار اتوماسیون اداری نمی‌تواند تمامی نیازهای شرکت‌ها را برآورده کند.

ویژگی‌های نرم افزارهای شرکت پرنیان

اتوماسیون اداری پرنیان، مدرن‌ترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای ایرانیان بر پایه اوتلوک (Outlook) و اکسچنج مایکروسافت است. ما در این سیستم، کارها را بسیار ساده‌تر و جذاب‌تر کرده‌ایم. خیلی راحت می‌توانید به‌طور مستقیم نامه‌ها را با نرم‌افزار Word ایجاد کنید. سپس آن را از طریق Outlook به سایر قسمت‌ها ارسال کنید.

از دیگر مزیت‌های سامانه اتوماسیون پرنیان می‌توان به استفاده همزمان نسخه تحت وب (آنلاین) و ویندوز (نصبی) اشاره کرد. همچنین پرنیان نسخه اپلیکیشن موبایل برای گوشی‌های اندرویدی و iOS طراحی کرده است. بنابراین به‌راحتی می‌توانید از طریق گوشی همراه خود به امور و نامه‌های اداری دسترسی داشته باشید.

ما برای جمع بندی نهایی و پاسخ به چرایی پیاده سازی اتوماسیون اداری شرکت پرنیان، نقاط قوت این نرم افزار را در پایان متذکر شده‌ایم:

  • سازگاری با دیگر سیستم‌ها: ایجاد ارتباط با دیگر سرویس‌های نرم افزاری اعم از دریافت و ارسال اطلاعات تنها زمانی امکان‌پذیر می‌شود که استانداردهای جهانی توسط طرفین پذیرفته شده باشد. نرم افزارهای پرنیان علاوه بر یکپارچگی کامل با تمام محصولات مایکروسافت از استانداردهای ارتباطی بین المللی تبعیت می‌کنند.
  • مقایس پذیری و قابل توسعه بودن نرم افزار: معماری (طراحی) توسعه پذیر و قابلیت تقسیم بار در زیرساخت نرم افزارهای گروه پرنیان به‌خوبی حمایت می‌شود. هر زمان و هر مکان امکان ارتقا سیستم و سرورها و همچنین اضافه کردن ماژول‌های مورد نیاز شرکت، میسر است.

اهمیت مقیاس پذیری در اتوماسیون اداری

  • کاربرپسند بودن نرم افزار: User friendly بودن نرم افزار، یکی دیگر از دلایلی‌ست که راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری پرنیان را توجیه می‌کند. تفکیک پنل‌ها با رنگ‌های مختلف و همچنین سهولت دسترسی به ماژول‌های مختلف از جمله ویژگی‌های نرم افزارهای شرکت پرنیان می‌باشند.

اهمیت اتوماسیون اداری برای سازمان ها در چیست؟

وقتی صحبت کار اداری می‌شود، اولین چیزی که به ذهن می‌رسد اصطلاح “کاغذ بازی” و صرف وقت بسیار است. نرم افزار اتوماسیون اداری پاسخی به این نگرانی ما است. امروزه حجم تعاملات درونی سازمان‌ها بسیار زیاد شده است. اگر بخواهیم همچنان با شیوه‌های سنتی آن‌ها را سر و سامان دهیم، روندهای اداری بسیار طولانی و زمان‌بر خواهند بود. اهمیت اتوماسیون اداری در این است که می‌تواند روندهای اطلاعاتی سازمان را با دقت و سرعت بالا مدیریت کند.

اتوماسیون به چه معنا است؟

فرهنگ‌های لغت، اتوماسیون (Automation) را به‌عنوان “تکنیک عملکرد دستگاه، فرآیند یا سیستم به‌صورت خودکار” تعریف می‌کنند. اتوماسیون در کسب‌وکار یعنی “ایجاد و به‌کارگیری فناوری برای نظارت و کنترل تولید و تحویل محصولات و خدمات سازمان‌ها”.

بنابر این تعاریف، اتوماسیون شغل کسانی است که در ایجاد و به‌کارگیری فناوری نظارت و کنترل تولید و تحویل محصولات یا خدمات نقش دارند. اتوماسیون بسیاری از عناصر حیاتی سیستم‌ها و عملکردهای شغلی و سازمانی را در برمی‌گیرد. اتوماسیون یا خودکار‌سازی، در روندهای کاری تمامی صنایع، سازمان‌ها، کسب‌وکارها و ادارات حضور چشمگیر و موثر دارد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری (Office Automation) شامل دو راهکار سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است. این راهکارها امکان انتقال داده‌ها را بین سیستم‌های اداری، بدون دخالت و کمک انسانی فراهم می‌کند. این روش با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای پیچیده و انجام خودکار کارهای مختلف اداری، بارهای سازمانی را کاهش می‌دهد. در واقع اهمیت اتوماسیون اداری در مدیریت زمان و افزایش بهره وری می‌باشد. فرایندهای پیچیده سازمانی عباراتند از: حسابداری، مدیریت اطلاعات، آموزش، مدیریت امکانات.

سیستم اتوماسیون اداری فقط به‌معنای دوری از کاغذ بازی نیست؛ بلکه ابزاری قدرتمند برای از بین بردن حجم وسیعی از فرآیندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل در ثصمیم‌گیری‌های کارمندان و مدیران است.

بشر از چه زمان به اهمیت اتوماسیون اداری پی برد؟

عموما اینطور به نظر می‌رسد که اتوماسیون اداری، یک نگرانی امروزی است؛ اما در واقع سابقه‌ای طولانی دارد. به‌طوری که حتی خطوط مونتاژ اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می‌گیرند. دانشمندان رایانه، متخصصان فناوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده‌نگر بیش از سه دهه است که استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کرده‌اند.

مارگارت اچ اولسن (Margarethe H. Olson) و هنری سی لوکاس (Henry C. Lucas) یک مقاله مشترک دارند. در این مقاله به نام “تاثیر اتوماسیون اداری بر سازمان” نوشته‌اند: «اخیرا فناوری رایانه در خودکارسازی وظایف و رویه‌های اداری و توسعه سیستم‌های خودکار دفتری، موقعیت‌های بی‌نظیری را برای سازمان‌ها ایجاد کرده‌اند. بنابراین بر لزوم تحقیقات بیشتر در مورد تاثیرات بالقوه اتوماسیون اداری تاکید می‌شود.»

طی دو دهه اخیر اتوماسیون اداری به‌عنوان روشی عالی در سازمان، با ظهور فناوری‌های بهتر و سریع‌تر به ثمر نشست. در مقاله‌ای دیگر در این باره آمده‌است: «تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با اختراح ماشین تحریر و دستگاه کپی آغاز شد که کارهای دستی قبلی را مکانیزه می‌کرد. ولی اکنون تبدیل اطلاعات به فرم‌های الکترونیکی و ارسال آن‌ها از یک رایانه به رایانه‌ای دیگر را نیز شامل می‌شود.»

استفاده گسترده از رایانه‌ها در ادارات انقلابی در اتوماسیون اداری ایجاد کرد. این انقلاب به مرحله‌ای رسیده که در بسیاری از حوزه‌های کسب‌وکار و روندهای اداری نفوذ کرده است و کارایی دارد. تا حدی که در بسیاری از مشاغل، شرکت‌ها و سازمان، از انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون یا نرم‌افزارهای یکپارچه تجاری استفاده می‌شود. در دنیای امروز اهمیت اتوماسیون اداری برای همگان، بیش از پیش روشن شده است.

اهمیت اتوماسیون اداری

امروزه حجم انبوه اطلاعات درون سازمان‌ها به‌عنوان مکملی برای منابع توسعه مانند: سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی به‌شمار می‌آید. بر این اساس طراحان سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات باید هنگام طراحی نیازهای امروز سازمان‌ها را لحاظ کنند. همچنین مدیران ادارات و سازمان‌ها باید هنگام انتخاب اینگونه سیستم‌های اطلاعاتی، اهداف و نیازهای سازمان خود را مدنظر قرار دهند. زیرا مدیریت موفق اطلاعات با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری معیار و ملاک پیشرفت و موفقیت سازمان‌ها محسوب می‌شود.

در عصر فناوری، مکاتبات اداری و ارتباطات بین بخش‌های سازمان به حدی رسیده‌اند که فرآیندهای زمان‌بر پیشین پذیرفتنی نیستند. و این اهمیت اتوماسیون اداری را بیش از پیش نمایان کرده است. در واقع در روندهای پیشین که با عنوان روندهای سنتی و دستی شناخته می‌شوند، معایب بسیاری وجود دارد. برخی از آن‌ها عبارتند از:

  • کندی گردش اطلاعات
  • کندی ارسال مکاتبات
  • کندی پیگیری موثر بر اطلاعات و مکاتبات
  • کیفیت نامناسب ثبت اطلاعات
  • کیفیت نامناسب نگهداری اطلاعات
  • کندی بازیابی اطلاعات و اسناد
  • نداشتن آرشیو مناسب از مکاتبات
  • نداشتن آرشیو مناسب از درخواست‌های مشتریان و مدارک دیگر سازمانی

در ابتدا از رایانه‌ها فقط برای گردآوری و آرشیو اطلاعات به‌صورت مستقل استفاده می‌شد. در واقع هر رایانه یک آرشیو مستقل بود. امکانات مناسبی برای ارسال اطلاعات بین رایانه‌ها، سیستم‌ها و بخش‌های اداری و انطباق این اطلاعات با هم وجود نداشت. امروزه برای تسهیل امور و افزایش سرعت گردش اطلاعات منطبق و هماهنگ در درون بخش‌های سازمان و بین رایانه‌ها، از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها سطح کارایی بخش‌های اداری را به‌طور چشمگیر افزایش می‌دهند.

بهره‌وری؛ مهم‌ترین علت اهمیت اتوماسیون اداری

امور دفتری و مکاتبات اداری در گذشته به‌عنوان روندهایی طبیعی، مورد بی‌توجهی در سازمان‌ها قرار می‌گرفت. این درحالی است که این روندها انرژی و نیرو زیادی از سازمان می‌گیرد. در دهه‌های گذشته این روندها مورد بازبینی اصولی قرار گرفتند. مدیران سازمان‌ها با خرید سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای اتوماسیون توانستند باعث بهره‌وری در این روندها شوند.
ابزارهای اتوماسیون اداری به کارکنان کمک می‌کند وظایف را در کمترین زمان، با بیشترین دقت و کمترین نیرو انجام دهند. این مورد به‌ویژه برای افرادی با مسئولیت‌های صرفا اداری پررنگ است. چنین مسئولیت‌هایی عبارتند از:

  • انتشار اطلاعات
  • ذخیره و بایگانی اطلاعات
  • بازیابی اطلاعات
  • کار با واژه‌پردازها
  • مدیریت اطلاعات کارکنان و مشتریان

مزایای اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

به‌طور معمول از اتوماسیون اداری برای تبادل پیام‌ها، اطلاعات و مکاتبات اداری استفاده می‌شود؛ اما این تمام ماجرا نیست. اهمیت اتوماسیون اداری در کاربردها و مزایای بسیاری‌ست که دارد.
به طور کلی از اتوماسیون اداری برای فرآیندهایی استفاده می‌شود؟ باید بگوییم سیستم اتوماسیون سازمانی در موارد زیر کاربرد دارد:

  • پست الکترونیکی
  • پست صوتی، ارسال نمایی
  • واژه‌پردازی
  • تقویم الکترونیکی
  • وبینار و کنفرانس از راه دور
  • دورکاری
  • ذخیره اطلاعات و بایگانی اطلاعات

اما مزایای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری گسترده است. این مزایا عبارتند از:

  • ثبت و نگهداری سوابق کارکنان در حجم اندک، ایمنی بیشتر و با امکان بازیابی آسان
  • حذف بخش اعظمی از مکاتبات اداری کاغذی
  • انجام تمامی روندهای اداری در هر زمان و از هر مکان
  • تسهیل در امور اداری و سرعت بخشیدن به روندها
  • حذف دفترهای حجیم اندیکاتور از روی میز کار دبیرخانه
  • نظارت بیشتر بر روندهای اداری و عملکرد کارکنان به صورت آنلاین و آفلاین
  • شفاف‌سازی در گردش اسناد اداری
  • مدیریت متمرکز عملکردها و تصمیم‌گیری به‌موقع
  • پیشگیری از اشتباهات، تکرارها و توقف در روندهای اداری از جمله ثبت اسناد و مدارک سازمانی
  • تولید و تنظیم گزارش‌های متنوع کاری
  • امکان آگاهی‌رسانی به مشتریان در مورد روند پیشرفت کار و مراحل پیگیری پرونده
  • امکان آگاهی‌رسانی به مشتریان در مورد نواقص اسناد و مدارک پرونده
  • پیگیری مکاتبات اداری از طریق اینترنت، تماس تلفنی یا پیامک
  • ایجاد و انجام طرح‌های تکریم ارباب رجوع
  • صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست

پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

قبلتر درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و ویژگی های آن صحبت کرده ایم. در این مقاله میخواهیم درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کنیم. زمانی که شما محصولی خریداری می‌کنید پرسش‌هایی از این قبیل ذهن شما را به خود مشغول می‌دارد: آیا فروشنده یا تولیدکننده در صورت خرابی محصول و یا بروز مشکل، برنامه‌ای برای پشتیبانی دارد؟ یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های هر مشتری ارائه‌ی خدمات پشتیبانی پس از فروش است. در این مقاله برآنیم تا ویژگی‌های تیم پشتیبانی مشتری‌مدار و مسئول را بررسی کنیم. احتمالا شما نیز از آن دسته افرادی هستید که به دنبال سامان دادن به امور سازمانی خود هستند. پس تاکنون نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب خود را خریداری کرده یا دست کم انتخاب کرده اید. این مقاله راهنمایی مناسب برای ارزیابی تیم پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری ست.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد؟

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟ نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت فعالیت‌ها، ذخیره‌سازی اطلاعات، گردش آن‌ها و گزارش‌گیری در صورت لزوم است. چرخه‌ی گردش کاغذ در صورت‌حساب‌ها یا گزارش‌های مالی و مستندات با این نرم افزار قطع می‌شود. دیگر نیازی به اختصاص دادن فضایی بزرگ برای بایگانی مدارک مهم ادارات و سازمان‌ها وجود ندارد. سلسله‌ی مراتب برای رسیدگی به امور مختلف اداری در این نرم افزار رعایت شده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.

هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

پشتیبانی فوق‌العاده تنها معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری نیست. سایر معیارهایی که کاربران قبل از خرید باید به آن توجه کنند را در ادامه ذکر می‌کنیم.

  • سرعت نرم افزار
  • سابقه‌ی شرکت تولیدکننده
  • قابلیت گزارش‌دهی
  • یکپارچگی با سایر نرم افزارها

پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

پس از خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است در زمان‌هایی نیاز به خدمات پشتیبانی داشته باشید. طبیعی است که درباره کار با نرم افزار سوالی برای شما پیش بیاید. گاهی هم به مشکلی در استفاده از نرم افزار برمی‌خورید. در این مواقع کارمندان شما باید علت این مشکل را پیدا کنند. می‌توانید به کمک تیم پشتیبانی مسئله را حل کنید. بنابراین پیش از خرید خوب است که معیارهای یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر را بشناسید.

۷ نکته‌ی مهم در مورد پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

پشتیبانی اتوماسیون اداری

پشتیبانی آنلاین، مکالمه‌ی تلفنی یا مراجعه‌ی حضوری؟

جویا شوید شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار کارتابل اداری به چه شکل‌هایی خدمات پشتیبانی ارائه می‌دهد. در پشتیبانی آنلاین پرنیان، مشتریان می‌توانند با ورود به پنل کاربری خود به قسمت تیکت‌ جدید رفته و شرح مشکل خود را بنویسند. اگر کارشناس پشتیبانی نیاز به گفت‌وگو با مشتری برای درک بهتر مشکل او داشته باشد، با او تماس تلفنی می‌گیرد. هر کدام از این روش‌های بالا مزیت و برتری به خصوص خودش را دارد. نبود هر یک از این موارد می‌تواند باعث نقصان در پشتیبانی شود.

۲۴/۷

انگلیسی‌ها می‌گویند: «twenty-four hours a day, seven days a week; all .the time» . یعنی بیست و چهار ساعت شبانه‌روز، هفت روز هفته. داشتن یک پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری با این ویژگی ها چه مزیتی دارد؟ در این صورت کاربران می‌توانند بدون وقفه در هر زمان و در هر جا فعالیت‌های خود را به سرانجام برسانند. درواقع هیچ پروژه‌ای به تعویق نخواهد افتاد.

نظارت مدیران بر روند کار

هنگام آغاز پروژه‌ی نصب و راه‌اندازی، حضور و نظارت مدیران گواه اهمیت به تجربه‌ی مشتریان است. با حضور مدیران ارشد ارزیابی پروژه به صورت دقیق‌ترو مطابق استانداردها صورت می‌گیرد.

آموزش کار با نرم افزار

پس از راه اندازی اتوماسیون اداری لازم است تیم پشتیبانی در تعداد ساعات مشخص نسبت به آموزش مشتریان مبادرت ورزند. مجموعه‌ی پرنیان بنا به نیاز مشتریان خود بین ۵ تا ۱۰ ساعت دوره‌ی آموزشی تدارک می‌بیند. با آموزش گام به گام، کارمندان راحت‌تر با محیط نرم افزار آشنا شده و سریع‌تر کار با آن را فرامی‌گیرند.

گارانتی محصول

یکی از مهم‌ترین مواردی که پیش از خرید محصول معمولا به آن توجه می‌شود، وجود گارانتی یا ضمانت‌نامه است. ضمانت ها معمولا دوره مشخصی دارند. در این صورت مشتری از بابت پشتیبانی در صورت به وجود آمدن خرابی یا مشکل نگرانی نخواهد داشت.

قابلیت هم‌گام‌سازی و سفارشی‌سازی

نرم افزار کارتابل اداری بایستی مطابق نیاز مشتریان طراحی شود. برای کنترل و مدیریت جامع امور سازمانی باید نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه باشند. یعنی اطلاعات مهمی که از سایر نرم افزارها بدست می‌آید در نرم افزار اتوماسیون اداری نیز جریان داشته باشند. در واقع این اطلاعات باید قابل انتقال باشند. نرم افزارهای مدیریتی پرکاربرد عبارتند از:

بعلاوه حیطه‌ی کاری مشتری نیز بایستی در نظر گرفته شود و متناسب با این حیطه سفارشی سازی انجام شود. در پرنیان نیاز کسب و کارها سنجیده شده و مطابق با آن سفارشی سازی می‌شود.

برگزاری دوره‌های آموزشی و وبینارها

شرکت تولیدکننده‌ی نرم‌افزار بایستی براساس نیازسنجی مشتریان خود، دوره‌های آموزشی تخصصی برای کار با نرم افزار اتوماسیون اداری برگذار کند. با شکل‌گیری چنین محفل‌هایی تولیدکنندگان از نیازهای مشتریان آگاه می‌شوند و در به روزرسانی‌ها هوشمندانه عمل می‌کنند. همچنین از این طریق خریداران امکان شرکت در دوره‌های مورد نیاز خود را پیدا می‌کنند.

نتیجه نهایی درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری

به طور کلی عدم توجه به خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار، می‌تواند هزینه‌های زیادی برای خریدار داشته باشد. شاید در ابتدا کارمندان شما زمان زیادی را صرف وارد کردن دیتا در کارتابل اداری کنند. همچنین آنها گزارش‌های زیادی نیز به دست خواهند آورد. اما ممکن است پس از چند ماه متوجه کیفیت غیر استاندارد خدمات پشتیبانی شوند. شرکت در دوره‌های آموزشی و پشتیبانی برای حل مشکلات نرم افزار اتوماسیون اداری نیز می‌تواند برای شما هزینه ساز شود. بنابراین در هنگام خرید، از بررسی کیفیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری غافل نشوید.

 

مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها

در نوشته‌ی زیر ابتدا به سوال «چرا به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیاز داریم؟» پاسخ می‌دهیم. در ادامه مزایای اتوماسیون اداری را برمی‌شماریم. سپس نرم افزاری کارا و قابل اعتماد در این زمینه را به خوانندگان معرفی می‌کنیم.

قبل از ورود به بحث مزایا اجازه دهید ذهن شما را با مثالی ملموس آماده کنیم. فرض کنید شما مدیر یک بخش هستید که در دفتر خود یک کارمند مسئولیت‌پذیر دارید و از ایشان راضی هستید. یک‌روز به‌دلیل فشردگی کارها و وظایف، او از خاطر می‌برد که نامه‌ای بسیار مهم را به‌موقع به شما برساند. این تاخیر موجب متضرر شدن سازمان شما می‌شود. در چنین شرایط مقصر کیست؟

با مطالعه‌ی این مقاله خواهیم دانست که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری چگونه از این ضرر جلوگیری می‌کند. روشن می‌کنیم که سیستم اتوماسیون اداری چطور نظم و ارتباطات را در شرکت شما تقویت می‌کند.

سازمان ها پیش از ظهور سیستم اتوماسیون اداری چه می‌کردند؟

در سال‌های گذشته روند کارهای سازمانی در یک اداره یا مجموعه بسیار پیچیده‌تر از امروز بوده‌است. یعنی قبلا برای پیگیری کارها، مستندسازی، گزارش‌گیری، ثبت صورت‌های مالی و وظایفی از این قبیل با حجم زیادی از کاغذ و دفترهای ثبت موسوم به اندیکاتور یا نامه‌نما روبرو بوده‌اند. ثبت این گزارش‌ها و نامه‌ها، قاعدتا مستلزم پیگیری این موارد ثبت شده در دفترهای نامبرده خواهدبود. این فرآیند بسیار طولانی، طاقت‌فرسا و زمان‌بر بود. بدین ترتیب بود که با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای اتوماسیون اداری تجاری شدند.

به مرور مدیران بیشتری از مزایای سیستم اتوماسیون اداری آگاه شدند. به این ترتیب استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری جزئی از فرهنگ سازمانی قرار شد.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

راه‌اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌ها محدوده‌ی وسیعی از امکانات گسترده‌تر و مزایا را با خود به ارمغان می‌آورد. بخشی از مزایای اتوماسیون اداری را در زیر با هم مرور می‌کنیم:

  • افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها
  • کاهش هزینه‌ها
  • صرفه‌جویی در زمان و منابع
  • مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات
  • افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده
  • مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری
  • گزارش‌گیری

در ادامه هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.

اولین مزیت اتوماسیون اداری : افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها

باید توجه داشت که خطاهای انسانی در فعالیت‌های روزانه‌ی یک اداره یا شرکت کاملا قابل پیشگیری نیستند. درصورتیکه سیستم‌های اتوماسیون سازمانی اگر به درستی راه‌اندازی شده باشند از این قبیل اشتباهات جلوگیری می‌کنند. در حقیقت اگر این نرم‌افزارها دقیق و صحیح اجرا شوند، سازمان از مزایای سیستم اتوماسیون اداری بهره‌مند خواهد شد.

خطاهای انسانی نه تنها باعث کاهش صحت و دقت فعالیت های موثر می‌شود، بلکه این خطاها می‌توانند بسیار هزینه‌بردار باشد. درنظر بگیرید شما به عنوان یک مسئول هنگام پرداخت پول به یک کارمند یا خریدار ارقام زیادی را وارد کنید. اشتباهات جدی می‌تواند منجر به بروز معضلاتی در زمینه‌ی امنیت نیز بشوند. از فواید اتوماسیون سیستم های اداری این است که مداخله‌ی انسان را در انتقال اطلاعات به حداقل می‌رساند. این شرایط در نهایت منجر به کاهش بروز خطاها می‌شود.

کاهش هزینه‌ها با اتوماسیون سازمانی

یک سازمان با نصب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای پیچیده‌ی بیزینس (business) را اتوماسیون می‌کند. چنین سازمانی دیگر نیازی ندارد که برای استخدام افرادی که وظایفی مشابه این نرم‌افزار دارند، وقت و هزینه صرف کند. در نتیجه هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابند. در عین حال فعالیت‌های موثر و سودهای حاشیه‌ای به طور مشخصی افزایش می‌یابند.

صرفه جویی در منابع با سیستم اتوماسیون اداری

صرفه‌جویی در زمان و منابع یکی دیگر از فواید اتوماسیون اداری

با اتوماسیون فرایندها، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت بیشتری با منابع و امکانات کم‌تر انجام دهند. با حذف فرآیندهای زمان‌بر و خسته‌کننده کارمندان می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف وظایفی با ارزش بیش‌تر کنند.

برای مثال بیایید مزیت باارزش حذف کاغذ از چرخه‌ی فعالیت‌های روزانه‌ یک اداره را در نظر بگیریم. با وجود سیستم اتوماسیون اداری کارمندان مجبور نیستند زمان زیادی را صرف جمع‌آوری اسناد مهم یا وارد کردن اطلاعات کنند. دیگر دسته بندی مجموعه‌ی عظیمی از کاغذها برای سازمان معنایی نخواهد داشت. علت چیست؟ تمامی این وظایف را سیستم اتوماسیون سازمانی به درستی انجام می‌دهد.

براساس وب‌سایت Forbes، ۷۸٪ رهبران یا مدیران تایید می‌کنند که اتوماسیون روزانه تا ۳ ساعت در زمان کاری هر کارمند صرفه‌جویی می‌کند. یعنی ۳ ساعت مفید به ساعت کاری کارمندان شما اضافه می‌شود.

مدیریت و ذخیره‌ی اطلاعات

از دیگر مزایای سامانه اتوماسیون اداری این است که روند ذخیره‌ی اطلاعات ساده سازی می‌شود. بعلاوه، این سیستم امکان نظارت و کنترل یا مانیتورینگ اطلاعات را از طریق یک سیستم مدیریت اسناد به ما می‌دهد. سایر ویژگی‌های اتوماسیون سازمانی عبارتند از مدیریت وظایف، سیستم‎‎‌های یادآور یا reminderها و همچنین دسترسی به اطلاعات توسط ذی‌نفعان.

مدیریت و ذخیره اطلاعات با اتوماسیون اداری

افزایش تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مبتنی بر اطلاعات در گردش ثبت شده

با نرم‌افزارهای اتوماسیون کاربران می‌توانند به مجموعه‌های عظیمی از اطلاعات، گزارش‌ها و تحلیل‌ها دسترسی داشته باشند. هر کاربری با دسترسی به اطلاعات می‌تواند تصمیم‌های آگاهانه‌ی مبتنی بر واقعیت بگیرد. به‌علاوه با تجزیه و تحلیل اطلاعات و توجه به شاخص‌های عملکردی کلیدی، مدیران می‌توانند سازمان‌شان را پیشرفت و گسترش دهند. از فواید اتوماسیون اداری این است که سرعت‌گیرها و ناکارآمدی‌ها از سر راه سازمان‌ها برداشته می‌شوند.

به‌وسیله‌ی فرآیندهای گسترش بیزینس (business process improvement) سازمان‌‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهینه کنند. سازمان با این فرآیندها کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا می‌دهد. همچنین می‌توان بررسی کرد که آیا عملکرد سازمان با اهدافش انطباق دارد یا نه. توانایی در گسترش و پیشرفت کسب وکار چیزی‌ست که سامانه اتوماسیون سازمانی را از سایر تکنولوژی‌ها و فرآیندها متمایز می‌کند.

مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری از دیگر مزایای اتوماسیون اداری

با این ویژگی شما قادر خواهید بود برای کارمندان مورد نظر خود وظایفی (task) را تعریف کنید. شما می‌توانید نحوه‌ی پیشرفت پروژه‌ها را زیر نظر داشته باشید. تمامی اسناد مورد نظر شما در نرم‌افزار اتوماسیون سازمانی حفظ و ذخیره می‌شوند. شما و همکارانتان به این موارد بایگانی شده کاملا دسترسی خواهید داشت.کارآمدی و بهره‌وری مجموعه‌ی شما با مدیریت و پیگیری منظم افزایش می‌یابد.

گزارش‌گیری

مدیران یک مجموعه یا سازمان برای آگاهی از روند رشد و پیشرفت مجموعه‌ی خود باید از جزییات فعالیت‌ها مطلع باشند. با اتوماسیون سیستم های اداری این امکان به خوبی فراهم می‌شود. به بیان دیگر همه‌ی وظایف و روند پیشرفت آن‌ها در سازمان به طور شفاف قابل پیگیری اند.

تا اینجا با امکانات و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیریت سازمان‌ها آشنا شدید. شاید حالا از خود بپرسید با این تفاصیل، چه نرم افزار مناسب شرکت و سازمان من است. از شما دعوت می‌کنیم در ادامه با ویژگی‌های اتوماسیون اداری پرنیان آشنا شوید. هدف ما این است که مسیر این انتخاب را برای شما اندکی هموارتر کنیم و واقع‌بینانه همراه شما باشیم.

معایب استفاده از اتوماسیون اداری

هر فناوری جدید، به نسبت مزایا و امکاناتی که دارد، چالش‌هایی نیز ایجاد می‌کند. اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنا نیست. به عنوان مثال به دلیل اینکه کارها به‌صورت اتوماتیک برنامه‌ریزی می‌شود، روابط اجتماعی و انسانی کارکنان نادیده گرفته می‌شود. ممکن است کارکنان خطاهای انسانی خود را توجیه کرده و آن را به گردن خطاهای فنی اتوماسیون اداری بیندازند. به دلیل کار دائمی با سیستم‌های کامپیوتری، کارکنان به مشکلات عدیده جسمی و حرکتی دچار می‌شوند. در صورتی که سرورها و یا سیستم‌های کامپیوتری دچار اختلال شوند، امنیت اطلاعات و داده‌ها به خطر می‌افتد.

اگر استاندارد تعریف‌شده‌ای در سازمان وجود نداشته باشد، با استفاده از اتوماسبون اداری، سلایق فردی جایگرین اصول اداری می‌شوند. بنابراین لازم است قبل از به‌کارگیری نرم افزار اتوماسبون اداری، از نظم و ساماندهی اطلاعات سازمان خود مطمئن شوید. در غیر این صورت ممکن است استفاده از اتوماسیون اداری، برعکس هدفش موجب بی‌نظمی مناسبات اداری شود. بسیاری از کارکنان آگاهی لازم برای کار با سیستم‌های اتوماسیون اداری ندارند. در نهایت معایب اتوماسیون اداری به مراتب کمتر از مزایای زیاد آن است. بنابراین لازم است قبل و در حین راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری، آموزش کارکنان نیز پیگیری شود.

مزایای سیستم اتوماسیون اداری پرنیان

اجازه دهید پله به پله به بخش‌های مختلف این نرم‌افزار نگاهی بیندازیم.

  • نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرنیان تنها نرم‌افزار مدیریت مکاتبات است که بر پایه‌ی office و Exchange پایه‌ریزی و طراحی شده‌است. یعنی شما می‌توانید برای نامه‌نگاری‌ها یا گزارش‌ها از نرم‌افزار Microsoft Office Word استفاده کنید. از outlook نیز برای گردش و ارجاع نامه‌ها استفاده می‌کنید. Exchange نیز موتور گرداننده‌ی همان نامه‌ها است. این یک ویژگی مثبت است. شما می‌توانید در محیطی که پیش از این نامه‌نگاری می‌کردید و به آن آشنایی دارید، کار کنید.
  • نرم‌افزار اتوماسیون پرنیان در سه نسخه ارائه می‌شود؛ نسخه‌ی تحت وب یا آنلاین، نسخه‌ی تلفن همراه و نسخه‌ی دسکتاپ یا ویندوز.
  • از هرجایی می‌توانید به سیستم اتوماسیون اداری پرنیان دسترسی داشته باشید. یعنی چه در شرایط دورکاری و چه در شرایط کار به صورت حضوری در دسترس شماست. شما می‌توانید از هرجایی اطلاعات و اسناد مورد نظر خود را وارد کرده یا به گردش درآورید.
  • در صورت عدم دسترسی به اینترنت جای هیچ نگرانی نیست. سامانه اتوماسیون پرنیان امکان کار به صورت آفلاین را دارد. هر زمان که اتصال اینترنت برقرار شد، اطلاعات وارد شده‌ی شما قابلیت هم‌گام‌سازی دارند.
  • مهم‌ترین ویژگی: امنیت. یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های سازمان‌ها حفظ امنیت اسناد محرمانه‌ی آن‌هاست. در سیستم اتوماسیون اداری پرنیان شما می‌توانید دسترسی افراد مختلف را به امکانات گوناگون تعیین کنید.
  • محیط کاربری نرم‌افزار اتوماسیون اداری پرنیان پیچیده نیست و نیازهای کاربران به خوبی در آن در نظر گرفته شده‌است.

گسترش سیستم های اتوماسیون در سازمان ها

با گذر زمان و پیشرفت تکنولوژی برنامه های اتوماسیون فراگیر شده‌اند. با عرضه‌ی این نرم‌افزارها، فرآیندهای طولانی و پیچیده‌ی پیشین آسان‌تر شده است. به بیانی دیگر بستری فراهم آمده تا تمام فعالیت‌های مرسوم اداری همچون گذشته کنترل و پیگیری شود. تنها تفاوت این است که وظایف ثبت و پیگیری بسیار آسان‌تر شده و زمان کم‌تری از کارکنان و مدیران می‌گیرد.

بر اساس آنچه گفتیم، مزایای اتوماسیون اداری به مراتب از معایب آن بیشتر است. به همین دلیل استفاده از اتوماسیون اداری رو به گسترش است. امیدواریم خواندن این مطلب برای شما مفید بوده باشد. در صورتیکه قصد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را دارید، حتما پیش از انتخاب نیازهای سازمان خود را بسنجید. توصیه می‌کنیم دموی اتوماسیون سازمانی را آزمایش کنید. سعی کنید یک اتوماسیون اداری ساده انتخاب کنید.

 

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری در لغت به معنی مکانیزه کردن فرایندها و گردش کارهای سازمان است. در بسیاری از موضوعات به همین معنای لغوی یا عامه به کار می رود. در حوزه نرم افزارهای سازمانی، نرم افزار اتوماسیون اداری یعنی نرم افزاری که سامانه مکاتبات اداری و آرشیو و بایگانی سازمان را مدیرت کند. سیستم اتوماسیون اداری باعث اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایند نامه نگاری شود.

سرگذشت اتوماسیون اداری

سیستم های اتوماسیون اداری در ابتدا صرفاً خودکارسازی فرایند نامه نگاری تولید و عرضه شدند. ولی فرهنگ های سازمانی تشنه استفاده از نرم افزار و مدیریت کامپیوتری وظایف و فرایندها بودند. پس تلاش شد با استفاده از امکانات موجود در نرم افزارهای اتوماسیون، به رفع سایر نیازها هم توجه شود. مثلاً از ابزار فرایندی سیستم اتوماسیون برای بهینه کردن فرایندها استفاده شد. یا از قسمت کانتکت های نرم افزار اتوماسیون اداری برای تعریف مشتری استفاده شد.

بدین ترتیب تلاش هایی برای پیاده سازی سیستم های مدیریت فرایند یا مدیریت ارتباط با مشتری نیز می‌شد. شاید یکی از دلایل اشتباه گرفتن نرم افزار اتوماسیون اداری با بقیه نرم افزارهای سازمانی نیز همین باشد. در این یک دهه اخیر، استفاده از نرم افزار و بلوغ نرم افزاری شرکت ها بسیار فراگیر شده است. درنتیجه تا حدود زیادی اتوماسیون اداری در جایگاه خود و به عنوان یک سامانه مدیریت مکاتبات اداری جا افتاده است. در این مقاله سعی داریم از جنبه های مختلف به این نرم افزار بپردازیم. می‌خواهیم به معنای واقعی کلمه بیان کنیم که سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

دلیل اصلی نیاز سازمان ها به اتوماسیون اداری چیست؟

اگر قصد داشته باشیم چند پارامتر را برای بررسی وجود نیاز یا عدم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری برشمریم باید به موارد زیر اشاره کنیم:

  • بزرگی سازمان
  • پیچیدگی فرایند نامه نگاری
  • آرشیو الکترونیکی
  • نامه های دریافتی فراوان
  • نامه های ارسالی فراوان
  • اهمیت نامه نگاری در یک سازمان

سازمان های بزرگ بیشتر به اتوماسیون اداری نیاز دارند

هر سازمان به دلایل مختلف به یک نرم افزار نیاز پیدا می‌کند. الزاماً بزرگ یا کوچک بودن سازمان معیار درستی برای تعیین این که آیا به اتوماسیون اداری نیاز داریم نیست. اما ابعاد یک سازمان از یک نظر می تواند پارامتری برای ایجاد نیاز باشد. چرا که در سازمان های بزرگ، مکاتبات داخلی از لحاظ کمّی بسیار گسترده خواهد بود. همچنین سلسه مراتب گردش مکاتبات داخلی پیچیده و زیاد خواهد بود. برای مثال در یک سازمان کوچک ممکن است درخواست افزایش حقوق با ارسال یک ایمیل ساده به مدیرعامل، انجام شود. اما در یک سازمان بزرگ همین درخواست ممکن است ده ها پاراف و گردش کار داشته باشد. پس نمی توان از فرمت های عادی نامه نگاری برایش استفاده کرد. باید برای مکانیزاسیون این همه نامه از نرم افزار اتوماسیون اداری کمک بگیریم.

پیچیدگی فرایند نامه نگاری می تواند دلیل خوبی برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باشد

برخی از سازمان ها برای مکاتبات اداری خود قواعد ساده ای دارند. قواعد نامه نگاری این سازمان ها در فرمت های شماره گذاری یکسان، قالب های محدود و مخاطبان مشخص خلاصه می‌شود. اما در بسیاری از سازمان ها پیچیدگی این قواعد متناسب با همان کسب و کار خواهد بود. یک سازمان ممکن است چندین فرمول مختلف برای شماره گذاری نامه ها داشته باشد. یا این که قالب های متنوعی برای نامه های مختلف تعریف کرده باشد. نگهداری دستورالعمل های فراوان برای مکاتبات اداری به صورت دستی، کاری طاقت فرسا و خطاپذیر است. اما نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی می تواند همه این قواعد را مدیریت کند. سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند خطای سیستم مکاتبات اداری را به صفر برساند.

مکاتبات اداری آرشیو الکترونیکی نامه ها

در ابتدا بد نیست یادآوری کنیم که آرشیو نامه ها بخش مهمی از نرم افزار اتوماسیون اداری است. در حال حاضر ما در دورانی به سر می‌بریم که دورکاری روز به روز پرطرفدارتر می شود. همچنین الزام به صرفه جویی در منابع با ارزشی مثل کاغذ ما را به سمت الکترونیکی کردن امور می برد. در این ایّام آرشیو الکترونیکی نامه ها نیز یکی از مهمترین دغدغه های سازمان هاست. پرتال مکاتبات الکترونیک یکی از ویژگی های مثبت سیستم اتوماسیون اداری است. نرم افزار اتوماسیون اداری آرشیو الکترونیکی دقیق و منظمی از نامه ها بصورت تحت وب و آنلاین در اختیارمان می‌گذارد.

نامه های دریافتی فراوان علت خرید سیستم اتوماسیون اداری

سازمان های دولتی و نیمه دولتی روزانه تعداد زیادی نامه اداری دریافت می کنند. این چنین سازمان هایی بیشترین تقاضا را برای نرم افزار اتوماسیون اداری دارند. مدیران این سازمان ها می دانند حجم بالای نامه دریافتی را نمی توان به صورت دستی مدیریت کرد. توزیع و گردش نامه ها در سازمان در عین حفظ صحت داده ها کاری دشوار است. برخی شرکت های خصوصی نیز با توجه به ماهیتشان روزانه نامه های بسیاری از اقصی نقاط دنیا دریافت می‌کنند. مثلاً شرکت های بازرگانی با مجموعه های بسیاری در ارتباط هستند. بخشی از این ارتباطات به دریافت نامه ها از طریق ایمیل یا مکاتبه کاغذی می‌انجامد. پس به نرم افزاری برای مدیریت این مکاتبات نیاز خواهند داشت.

سرعت و کارایی سیستم اتوماسیون اداری در مدیریت حجم بالای نامه های خروجی

سازمانی را تصور کنید که روزانه تعداد زیادی نامه باید برای سازمان های دیگر ارسال کند. مثلا یک شرکت بورسی یا یک شرکت پیمانکاری که در مناقصات مختلف می خواهد شرکت کند. این موضوع برای هر شرکت دیگری نیز صادق است. در این صورت باید یک سیستم اتوماسیون اداری قوی و سریع در اختیار دبیرخانه این شرکت ها وجود داشته باشد. در غیر این صورت نمی توانند در زمان مقتضی به امور نامه نگاری رسیدگی کنند. همچنین ممکن است خطاهای فراوانی در مکاتبات اداری پیش آید و کلاً عملکرد شرکت مختل شود یا زیر سوال رود. پس چنین شرکت هایی نیز به سامانه مدیریت مکاتبات یا سیستم اتوماسیون اداری نیاز خواهند داشت.

اهمیت نامه نگاری در یک سازمان معیار خوبی برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری است

این پارامتر در واقع پاسخ به همان سوالی است که از ابتدا پرسیدیم. می خواهید بدانید سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه فایده ای برای سازمان تان دارد؟ آیا واقعاً به اتوماسیون اداری نیاز دارید یا نه؟ بیایید در اینجا از تعداد نامه های داخلی و وارده و صادره در سازمان سرف نظر کنیم. این مساله که نامه نگاری در سازمان از چه میزان اهمیتی برخوردار است مهمترین پارامتر است. ممکن است در سازمان ما روزانه یک یا دو نامه هم بیشتر رد و بدل نشود. اما همین نامه از چنان اهمیتی برخوردار باشد که ما را به صرافت اتوماسیون و مکانیزاسیون سیستم مکاتبات اداری بیندازد. برعکس این امر نیز صادق است.

نرم افزار اتوماسیون اداری

امکانات یک اتوماسیون اداری خوب چیست؟

دلایل استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها را گفتیم. حالا به شما می‌گوییم اتوماسیون اداری چه امکاناتی کلیدی و مهمی به شما می‌دهد. یا به عبارتی دیگر، دنبال چه امکاناتی در سیستم اتوماسیون اداری باشیم؟

  • مدیریت مکاتبات اداری: اتوماسیون اداری تمام مکاتبات اداری درون سازمانی و برون سازمانی را مکانیزه می‌کند.
  • کارتابل آفلاین: حتی زمانی که به اینترنت دسترسی ندارید می‌توانید با نرم افزار کار کنید. می‌توانید نامه های دریافتی خود را بخوانید. می‌توانید مواردی را جهت ارجاع پاراف کنید. تنظیمات شما به محض برقراری ارتباط آنلاین، اعمال خواهد شد.
  • گزارش گیری: تهیه گزارش یکی از مراحل مهم هر برنامه و عملیات است. به کمک اتوماسیون اداری گزارش های دقیق و کاملی تهیه کنید.
  • اطلاع رسانی: از آنجا تمام افراد سازمان شما به این سیستم متصل هستند، می‌توانید با اتوماسیون اداری اطلاع رسانی ها را انجام دهید.
  • مدیریت تماس ها: سیستم اتوماسیون اداری شما می‌تواند یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای اطلاعات تماس کاربران و مخاطبان باشد.
  • ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی: دقت کنید که اتوماسیون اداری باید حتما با سایر نرم افزارهای سازمانی یکپارچه باشد.
  • محیط کاربری ساده و گویا: باید محیط کاربری به گونه ای باشد که کاربران با آن احساس راحتی داشته باشند. در واقع نباید کاربران از کار با آن طفره بروند.
  • دسترسی همزمان در ویندوز، وب، موبایل: این قابلیت کمک می‌کند با هر ابزاری که در دسترس دارید به اتوماسیون اداری وصل شوید.
  • استوار بر پایه اوتلوک و اکسچنج: واقعیت انکارناپذیر این روزها این است که شرکت ها به ابزارهای مدرن علاقه بیشتری دارند. درحال حاضر بیشتر سازمان ها از اوتلوک و اکسچنج استفاده می‌کنند. پس بهتر است سیستم اتوماسیون اداری آنها نیز کاملا منطبق و برپایه آنها استوار شده باشد.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟

  • نظم سازمانی
  • حفظ صحت داده ها
  • امنیت بالا
  • مدیریت اطلاعات
  • کمک به حفظ محیط زیست (از طریق کاهش مصرف کاغذ)
  • بهبود کیفیت و سرعت پاسخ گویی
  • رضایت ارباب رجوع و شرکت های همکار
  • صرفه جویی در زمان و هزینه
  • بهبود بهره وری
  • نگهداری و دسترسی به اطلاعات کارها و ارتباطات گذشته

یک نمونه سیستم اتوماسیون اداری

شاید نیازی به ذکر مثال از اجرای سیستم اتوماسیون اداری برای درک مزایای آن نباشد. فقط تصور کنید یک سیستم نرم افزاری جایگزین مکاتبات و فرایندهای اداری شود. حتما برای شما چنین موقعیت هایی پیش آمده است. یک نامه اداری را از یک اتاق به اتاق دیگر و از اداره ای به اداره دیگر ببرید. یک نمونه اتوماسیون اداری ملموس، فرایند انتخاب واحد دانشگاه هاست که احتمالا تجربه کرده اید. امروزه تمام فرایند معرفی اساتید و دروس، انتخاب واحد دانشجویان، حذف و اضافه و … تماما الکترونیکی و اتوماسیون شده‌است. اما در گذشته تمام این کارها کاغذی انجام میشد. چقدر زمانبر و خسته کننده!

اتوماسیون اداری تحت وب چیست و چه تفاوت هایی با اتوماسیون اداری معمولی دارد؟

نسخه های قدیمی اتوماسیون اداری همچون دیگر نرم افزارها به صورت لوکال ارائه می شدند. با گسترش اینترنت و فراگیری نظام کار از راه دور، نیاز به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر شد. اکنون کاربران هر سیستمی می‌خواهند آنلاین و از راه دور بتوانند به اطلاعات و امکانات آن دسترسی داشته باشند. نرم افزارهایی که اجازه دسترسی به دیتابیس و امکانات نرم افزار از طریق اینترنت را می‌دهند اصطلاحاً تحت وب هستند. البته که سطح دیگری از دسترسی نیز وجود دارد به اسم سرور ابری که از تکنولوژی به روزتری بهره می‌گیرد. ولی در کاربری عملاً بی شباهت به سیستم تحت وب نیست.

کارتابل آنلاین

اگر از نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب استفاده کنیم امکان نامه نگاری از طریق وب برای ما فراهم می‌شود. همچنین می‌توانیم از طریق اتصال اینترنتی نامه های ورودی خود را از هر جای دنیا دریافت کنیم و پاسخ دهیم. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب کاملترین نوع مدیریت مکاتبات اداری را برای ما به ارمغان می آورد. با این سیستم براحتی امور نامه های دریافتی احتمالی، نامه های در دست ارسال، بایگانی و آرشیو و همچنین گردش کارها مدیریت می‌شود. تا به اینجا تقریباً درک نموده ایم که اتوماسیون اداری چیست؟ اما برای درک بهتر بد نیست به تفاوت های این نرم افزار با سایر نرم افزارهای مشابه نیز بپردازیم.

تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری با سایر نرم افزارهای سازمانی

همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، اتوماسیون اداری تا مدت ها با سایر نرم افزارهای اداری اشتباه گرفته میشد. در ادامه قصد داریم تفاوت کاربرد و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری را با سایر سیستم های مدیریتی عنوان کنیم.

تفاوت سیستم اتوماسیون اداری با فرایندساز

سیستم اتوماسیون اداری این امکان را به ما می دهد که تا حدودی روی نامه ها گردش کار ثبت کنیم. بعلاوه می‌توانیم فرایندهای مرتبط با آن مکاتبه را در سازمان گسترش دهیم. اما این به این معنی نیست که اتوماسیون اداری بستری مناسب برای فرایندهای سازمان باشد. بسیاری از فرایندهای سازمان اعم از فرایندهای فروش یا تولید یا منایع انسانی و … مختصات خاص خود را دارند. باید از یک ابزار فرایندساز (BPMS) استاندارد برای پیاده سازی این فرایندها استفاده کنیم. پس باید توجه داشت که امکان ایجاد فرایند بر روی نامه ها با ابزار فرایندساز متفاوت است. جا به جایی این نرم افزارها در استفاده عملاً عملکرد هر دو را با مشکل مواجه می‌کند.

تفاوت اتوماسیون اداری با مدیریت مستندات

یکی از نرم افزارهای پرکاربرد و قابل توجه در سازمان ها نرم افزار مدیریت مستندات یا آرشیو (DMS) است. از این نرم افزار برای نگهداری مستندات با فرمت های مختلف و اشتراک گذاری بین افراد مختلف سازمان استفاده می‌شود. در بیشتر مواقع این اسناد از طریق وب نیز قابل دسترسی و دریافت می‌باشند. وجه تشابه آن با سیستم اتوماسیون اداری همانطور که واضح است قسمت آرشیو آن می باشد. اما این دو تفاوت عمده ای نیز در همین راستا دارند. در اتوماسیون اداری یا نرم افزار مکاتبات اداری ما آرشیو نامه ها را به صورت الکترونیکی حفظ می‌کنیم. در صورتیکه در نرم افزار مدیریت مستندات کلیه مستندات و مدارک در جریان سازمان را نگهداری می‌کنیم. این مستندات شامل موارد زیر است:

  • فاکتورها و پیش فاکتورها
  • صورت وضعیت ها
  • دستور العمل ها و فرم ها
  • موارد مربوط به مدیریت دانش جاری در سازمان

شاید بگوییم خب تمام همین مدارک و مستندات را در نرم افزار اتوماسیون هم می توان نگهداری کرد. اما در عمل این یک فاجعه تمام عیار برای سیستم بایگانی محسوب می شود. این امر عملاً باعث می شود هیچ چیز سر جای خود حفظ نشود.

تفاوت سیستم اتوماسیون اداری با CRM

نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتریان کمترین وجه تشابه با اتوماسیون اداری دارد اما بی‌شباهت هم نیست. مخاطبین نامه های اتوماسیون اداری در بیشتر وقت‌ها با مخاطبین نرم افزار CRM که همان مشتریان سازمان باشند یکی هستند. ممکن است بگوییم در سازمانم نرم افزار سی آر ام را مستقر کرده و در حال استفاده از آن هستم. پس از امکان ارتباط با مشتریان برای آرشیو نامه ها و مکاتبات اداری آن نیز استفاده کنم. و درنتیجه در صرف هزینه و زمان استقرار یک نرم افزار جدید صرفه جویی کنم.

باید گفت که اولاً در اینصورت فقط می توان مشتریان را در زمره مخاطبان قرار داد. در ثانی امکانات تکمیلی نرم افزارهای اتوماسیون را از دست خواهیم داد. آرشیو، دبیرخانه، دسته بندی نامه ها، امضا الکترونیکی، قواعد شماره گذاری، نامه های رزرو و … ازاین موارد هستند. به هر کدام از نیروهای انسانی باتوجه به تخصص و آموخته ها، در یک واحد سازمانی مسئولیت مشخصی واگذار می‌شود. بنابرین، برای رفع نیازهای نرم افزاری سازمان نیز باید نرم افزارهای متفاوتی را مستقر نماییم. البته برای ارتباط بین این نرم افزارها می توان از طریق وب سرویس اقدام کنیم. در این صورت از استفاده جزیره ای از نرم افزارها جلوگیری شود و حتی المقدور سیستم خطاناپذیر شود.

اتوماسیون اداری پرنیان

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک نرم افزار منحصر به فرد است. این یک شعار تبلیغاتی نیست، بلکه واقعیتی جذاب است. ازینرو پیشنهاد میکنیم حتما ویدیو معرفی سیستم اتوماسیون اداری پرنیان را ببینید تا خود این واقعیت را مشاهده نمایید. نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه ایمیل اکسچنج و اوتلوک طراحی شده است. درنتیجه محیط کاربری بسیار راحت و آشنایی برای همه کاربران دارد. این سیستم نه تنها کاغذ را از تعاملات سازمانی شما حذف می‌کند، بلکه فرهنگ ارتباطات درون سازمانی را تغییر می‌دهد. اتوماسیون اداری، سازمان شما را از گرفتاری های نرم افزار های دست و پا گیر سنتی آزاد می‌کند.

امیدواریم خواندن این مقاله به شناخت شما از سیستم اتوماسیون اداری کمک کرده باشد. باز هم تاکید می‌کنیم که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری نیازهای سازمان خود را بسنجید. به امکانات فعلی که در نامه نگاری را به کار می‌برید دقت کنید. سیستم اتوماسیون اداری انتخابی شما باید هماهنگ با تکنولوژی های قعلی شما باشد (نظیر اکسچنج و اوتلوک). و نکته آخر این که قبل از خرید سیستم اتوماسیون اداری، حتما نسخه دمو آن را تست کنید. موفق باشید.

 

نسخه رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید

نسخه آزمایشی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان محدودیت زمانی ندارد.

شما تا هر زمان که بخواهید می توانید نرم افزار را بررسی نمایید.

چه کنیم تا نرم افزار اتوماسیون اداری با موفقیت مستقر شود؟

اگر می خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری  جدید بخرید و یا آنرا تعویض کنید پیشنهاد می کنم ابتدا مطالب “قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید” و “آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟” را مطالعه کنید. و اگر نرم افزار اتوماسیون اداری را به تازگی خریداری کرده اید یا در استقرار آن مشکل دارید، خواندن این مطلب می تواند کمک کننده باشد.

 موانع استقرار موفق اتوماسیون اداری

برای اینکه بتوانیم راهکاری برای استقرار موفق نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید ابتدا موانعی که بر سر راه هست را بشناسیم و سپس تلاش کنیم این موانع را مرتفع سازیم تا اتوماسیون اداری با موفقیت در سازمان ما مستقر شود.

فراهم نبودن زیرساخت های سخت افزاری

همانطور که قبلا در مطلب “آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟” توضیح دادم یکی از سوالاتی که قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن پاسخ مناسب داده شود. زیرساخت سخت افزاری است. برخی مشتریان بدون آنکه سخت افزاری و نرم افزار و شبکه ارتباطی خود را در نظر بگیرند اقدام به خرید نرم افزاری می گیرند که قابل نصب و استفاده نیست. لذا استقرار سیستم متوقف می شود تا زیرساخت سخت افزاری و ارتباطی فراهم شود. که این توقف در ابتدای راه اندازی پروژه باعث می شود میزان زیادی از اشتیاق لازم برای پیشبرد سیستم از بین برود و احتمال شکست پروژه را زیاد می کند.

مقاومت کارکنان

اکثر ما در برابر تغییر مقاومت نشان می دهیم. و استقرار یک نرم افزار اتوماسیون اداری جدید که تقریبا همه پرسنل سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد قطعا با مقاومت کارکنان مواجه می شود. این مقاومت اجتناب ناپذیر است . اما وقتی تبدیل به مانعی برای استقرار موفق نرم افزار می شود که تیم مستقر کننده نرم افزار از قدرت کافی برای مواجه با این مقاومت ها برخوردار نباشد. بنابر این باید پیش از شروع به استقرار نرم افزار حتما حمایت مدیران ارشد سازمان را جلب کرد تا استقرار سیستم با موفقیت انجام شود.

برای استفاده آزمایشی از متفاوت ترین نرم افزار اتوماسیون اداری ، تنها کافی است درخواست دمو خود را ثبت نمایید.

عدم وجود مدیر استقرار

مدیر استقرار، مدیر پروژه، نماینده کارفرما یا هر عنوان دیگری که ممکن است به ایشان اطلاق شود. شخصی است در سازمان کارفرما که مسئولیت استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را بر عهده دارد. اگر چنین جایگاهی تعریف نشود و یا یکی از کارشناسان جزء برای این کار در نظر گرفته شود. فروشنده نرم افزار نمی تواند با موفقیت نرم افزار را مستقر کند. زیرا در این صورت هر شخصی درخواستی دارد و فروشنده نمی تواند و نباید با کارشناسان سازمان بر سر اینکه چه چیزی درست است و چه جیزی غلط و چه کاری باید انجام شود یا نه وارد بحث شود. 

شفاف نبودن روال ها

یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار اتوماسیون اداری مشخص نبودن روال های سازمانی است. قالب های نامه، قواعد شماره گذاری نامه ها، چارت سازمانی، دسترسی ها و اینکه نامه چگونه ایجاد و گردش می کند. مواردی است که قبل از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری بایستی مشخص شده باشد. زیرا وجود عقاید مختلف در این حوزه ها باعث می شود برخی از کاربران نرم افزار را مانعی بر سر راه خود ببینند تا یک ابزار کمک کننده

ایده آل گرایی

نرم افزار اتوماسیون اداری برای ثبت و گردش نامه ها و دبیرخانه طراحی شده است و نباید سعی کنیم همه مشکلات نرم افزاری سازمان را با همین نرم افزار حل و فصل کنیم. ایده آل گرایی یکی دیگر از موانع بر سر راه استقرار موفق اتوماسیون اداری است. زیرا برخی کاربران تفکر همه یا هیچ را دارند. یعنی یا ابزاری را می خواهند که همه نیازهای آنها را پوشش دهد و یا همان روال سنتی را ترجیح می دهند. این مشکل در شرایطی پیش می آید که قبل از خرید نرم افزار خواسته های واحدها دریافت نشده است و با آنها بر سر نیازهای اصلی توافق نشده است.

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری را با موفقیت مستقر کنیم؟

برای داشتن یک استقرار موفق برای نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر غلبه بر موانعی که عنوان شد. بایستی نکاتی را نیز در نظر بگیریم تا به بهره برداری مناسب برسیم.

آموزش چند مرحله ای

اگر قرارداد شما با فروشنده نرم افزار اجازه می دهد سعی کنید آموزش پرسنل را در چند مرحله انجام دهید. ابتدا گروهی از کارکنان را که علاقه بیشتری دارند آموزش دهید تا با انگیزه و به سرعت شروع به استفاده از نرم افزار کنند و فیدبک های لازم را ارایه کنند. در آخر نیز مقاوم ترین و بی علاقه ترین کارکنان را وارد چرخه استفاده از سیستم کنید. این کاربران بیشتر از آنکه تلاش کنند تا از سیستم استفاده کنند به دنبال بهانه تراشی هستند. بهتر آن است این گروه در انتها وارد بازی شوند تا دیگرانرا نیز ناامید نکنند.

انتخاب راهبران سیستم

بسته به اندازه سازمان یک یا چند نفر از پرسنل سازمان را به عنوان راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری آموزش دهید. مسئولیت این گروه پاسخ به سوالات کاربران داخلی و انتقال مشکلات نرم افزار به تیم پشتیبانی فروشنده است. اگر راهبران وجود نداشته باشند و هر یک از کارکنان مستقلا با تیم پشتیبانی فروشنده در ارتباط باشند، مطمئن باشید خیلی زود باید سیستم را جمع کنید.

تست آزمایشگاهی

قبل از شروع آموزش سیستم، بهتر است ابتدا به صورت آزمایشگاهی و در حد چند کاربر ترجیحا IT، نرم افزار تست شود و تنظیمات و پیکربندی آن با انتظارات سازمان هماهنگ شود. این فاز کمک می کند تا اولین گروه کاربران که شروع به استفاده از سیستم می کنند با مشکلات ابتدایی مانند دسترسی ها، یا مشخص نبودن اطلاعات پایه مواجه نشوند. و در کار با سیستم سرخورده نشوند. 

زمانی که نرم افزار جدیدی وارد مجموعه می شود یک اشتیاق اولیه برای استفاده از آن وجود دارد. به طور کلی سعی کنید به گونه ای عمل کنید که این اشتباق اولیه از بین نرود.

آیا چیزی به نام بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟

بهترین نرم افزار اتوماسیون داری

یکی از عبارات مورد علاقه همه ما این است که وقتی می خواهیم چیزی را بخریم سعی می کنیم بهترین آن را بخریم. همین است که اگر شما عبارت “بهترین …” را در گوگل جستجو کنید همیشه نتایجی برای شما برمی گرداند. حتی ممکن است با جستجوی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به این صفحه آمده باشید. اما به نظر می رسد در مورد نرم افزار، علی الخصوص نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری این دیدگاه خیلی مناسب نباشد. زیرا همانطور که در این مطلب توضیح خواهیم داد چیزی به نام بهترین نرم افزار مثلا اتوماسیون اداری وجود ندارد. اما قبل از ادامه مطلب پیشنهاد می کنیم مطلب “قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید” را مطالعه کنید. تا به تعریف دقیق تری از نرم افزار اتوماسیون اداری برسیم.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

همانطور که در عنوان مطلب هم ذکر کردیم و در مقدمه هم به آن اشاره کردیم اعتقاد ما بر این است که جواب برای این پرسش وجود ندارد. اما اگر این سوال را کمی دقیق تر کنیم آنگاه جواب مناسبی نیز خواهد داشت.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمان من کدام است؟

این سوال درست است زیرا که هر شرکت یا سازمانی بسته به فرهنگ سازمانی حاکم بر آن، تعداد پرسنل، نوع فعالیت، مخاطبین یا مشتریان، مبلغ قابل هزینه برای نرم افزار، دیگر نرم افزارهای موجود، ساختار شبکه، توزیع جغرافیایی، میزان دانش IT پرسنل و عوامل مختلف دیگر با دیگر شرکت ها متفاوت است و نمی توان یک نسخه کلی به عنوان بهترین نرم افزار برای همه تجویز کرد. با این توضیح حال این مساله مطرح می شود که چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را پیدا کنیم؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا باید کمی کلی تر به مساله نگاه کنیم و این سوال را مطرح کنیم که به طور کلی چگونه باید نرم افزار خرید؟ خوشبختانه قبلا در مطلبی با عنوان “هر گردی گردو نیست یا چگونه نرم افزار بخریم؟” در این مورد توضیح داده ایم. که پیشنهاد می کنیم ابتدا این مطلب را مطالعه کنید.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت خود را تهیه کنیم؟

همانطور که در مطالب قبلی عنوان شد اولین کار این است که یک لیست واقعی از انتظارات خود تهیه کنیم، اما بایستی در کنار لیست انتظارات، لیست از وضعیت شرکت خود نیز تهیه کنیم. منظور از لیست وضعیت این است که پاسخ سوالات زیر را در آن مشخص کنید:

– آیا شبکه شما ویندوزی است یا لینوکس

– اگر ویندوزی است آیا AD روی آن فعال شده است؟

– تعداد پرسنلی که قرار است از اتوماسیون استفاده کنند چند نفر است؟

– آیا دسترسی از طریق اینترنت لازم است یا خیر؟

– آیا الزام دارید که سرور اتوماسیون در شرکت خودتان باشد؟

– آیا دفاتر کاری متعدد دارید؟

– بودجه ای که برای خرید نرم افزار در نظر دارید چقدر است؟

– آیا پرسنل شما می توانند با نرم افزارهای مدرن کار کنند؟ یا نیاز به آموزش دارند.

– آیا سخت افزار سرورهای شما برای نرم افزارهای مدرن مناسب است یا خیر

وقتی که این لیست در کنار لیست انتظارات قرار گرفت. آنگاه شما می توانید گزینه هایی که در بازار نرم افزار وجود دارند و می توانند خواسته های شما را برآورده کنند و البته با شرایط شما هماهنگ باشند. را پیدا کنید. و از بین آنها بهترین را انتخاب کنید.

اگر این روال را به درستی انجام داده باشید هم اکنون لیست گزینه های شما برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید بسیار کوچک شده باشد. اینکه چطور از بین این لیست بهترین را انتخاب کنیم کار نسبتا ساده ای است. کافی است دمو این نرم افزارها را ببینیم. سابقه کاری شرکت ارایه دهنده آن نرم افزار را بررسی کنیم و در نهایت مناسب ترین گزینه به لحاظ کیفیت و شرکت را انتخاب کنیم.

 

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفته شد سوال درست این است که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان من کدام است. اما ممکن است این سوال مطرح شود که چه شاخص ها و معیارهایی باید برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری متناسب با سازمان و بودجه ، در نظر گرفته شود؟

ما فرض می کنیم شما لیست انتظارات و نیازهای واقعی سازمان خود و شرایط سازمان خود را تهیه کرده اید و بر اساس آنها تعداد گزینه ها برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را محدود کرده اید. ولی هنوز متر و معیاری برای انتخاب بهترین گزینه ندارید. ما در اینجا با ارایه خصوصیات بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری راهنمای شما خواهیم بود.

– استفاده از آن ساده باشد

خیلی به نظر بدیهی می رسد، نه؟! اما هم طراحان نرم افزار و هم کسانی که در پروسه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری قرار می گیرند. بعضا در چاله “هر چه امکانات بیشتر یعنی نرم افزار بهتر” می افتند. و فراموش می کنند که بیش از ۸۰ درصد از کاربران تنها از ۲۰ درصد از امکانات نرم افزار استفاده می کنند و برخی قابلیتهایی که ممکن است در پروسه خرید بسیار مورد توجه شما قرار گرفته باشند احتمالا هرگز و توسط هیچ کاربری استفاده نمی شوند.

لذا به هیچ وجه روی امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری متمرکز نشوید بلکه به عنوان اولین و مهم ترین شاخص به سادگی استفاده از نرم افزار توجه کنید. اگر طراحی نرم افزار ساده باشد و استفاده از آن نیازی به آموزش نداشته باشد. کاربران به راحتی با آن خو می گیرند و به عنوان یک ابزار کارآمد و کمک کننده از آن استفاده می کنند. در غیر این صورت شما باید کاربران را وادار کنید تا از نرم افزار استفاده کنند. و به محض آنکه فشار استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برداشته شود. یا از آن استفاده نمی کنند و یا بعد از ایجاد و ارسال نامه به صورت غیر سیستمی آن را در نرم افزار نیز ثبت می کنند که بازخواست نشوند.

– از طریق موبایل و تبلت هم قابل استفاده باشد

شاید داشتن اپلیکیشن موبایل برای نرم افزار اتوماسیون اداری و قابل استفاده بودن در موبایل و تبلت به نظر یک امکان جانبی باشد. اما این طور نیست!

برای توضیح ضرورت این شاخص بایستی به هدف استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برگردیم. ما می خواهیم نرم افزار تهیه کنیم تا ثبت و مدیریت نامه ها و گردش آنها بین اعضای سازمان مکانیزه شود و تعاملات بین پرسنل مکتوب و قابل پی گیری و ردیابی باشد. لذا اگر استفاده و دسترسی به نرم افزار اتوماسیون اداری فقط محدود شود به نشستن پای کامپیوتر در درون سازمان. نمی توان انتظار داشت که این نرم افزار، ابزار تعامل بین پرسنل شود. زیرا استفاده از آن مقدماتی دارد و همه جا و به سادگی در دسترس نیست. از این روست  که قابل دسترس بودن نرم افزار اتوماسیون اداری از طریق موبایل و تبلت بسیار حائز اهمیت است.

– سازگاری بالایی با نرم افزارهای روز دنیا داشته باشد

بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران که اتفاقا اسم و رسمی هم دارند  با تکنولوژی های قدیمی طراحی و پیاده سازی شده اند و سازگاری کمی با نرم افزارهای روز دارند. به عنوان مثال برای استفاده از برخی از نرم افزار های اتوماسیون اداری باید از ویندوز XP یا Seven استفاده کرد. فقط با مرورگر IE کار می کنند با آفیس ۲۰۰۰ سازگار هستند و از این دست محدودیتها.

این ناسازگاری ها با تکنولوژی های روز باعث می شود کاربر تجربه خوبی برای استفاده از نرم افزار نداشته باشد و لذا همواره شما با مقاومت پرسنل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مواجه هستید و باید آنها را مجبور به استفاده کنید. و این امر باعث می شود هدف اصلی از بکارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری که مکانیزه کردن مکاتبات پرسنل با یکدیگر است به طور کامل محقق نشود.

– بر اساس تجارب موفق مکانیزاسیون طراحی شده باشد

یکی از ویژگی هایی که می تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری را جزو بهترین نرم  افزارهای اتوماسیون اداری قرار دهد. فرهنگ و تجربه ای است که همراه با نرم افزار وارد سازمان می شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، نرم افزاری است که بر اساس یک تجربه موفق از مکانیزاسیون فرآیند مکاتبات در سازمان ها طراحی و پیاده سازی شده باشد.

بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری فعال در بازار ایران بر پایه بروکراسی موجود در سازمان های دولتی طراحی شده اند که خود این بروکراسی مربوط به بیش از ۵۰ سال قبل است. و لذا فرایندی است بسیار سنگین که سربار زیادی را به فرآیند مکاتبات درون سازمانی اعمال می کند. ولی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر اساس تجربه موفق ایمیل که جایگزین مکاتبات سنتی شده است، طراحی شده است و می تواند فرهنگ مدرن و چابکی را برای گردش مکاتبات در سازمان شما ایجاد کند.

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری این مطلب را بخوانید

خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

اگر شما قصد دارید نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت یا سازمان خود را تعویض کنید و یا به تازگی تصمیم به استفاده از اتوماسیون اداری گرفته اید، این مطلب برای شماست. در بازار نرم افزار عبارت اتوماسیون اداری به نرم افزارهای مختلفی اطلاق می گردد که هر کدام مجموعه ای از ویژگی ها دارند و تشخیص آنکه کدام نرم افزار چه به لحاظ قیمت و چه به لحاظ امکانات ببشترین تطابق را با نیازهای شرکت شما دارد کاری دشوار است. ما در این مطلب از زاوایای مختلف به این موضوع پرداخته ایم تا شما بتوانید راحتتر و دقیق تر نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و با موفقیت آنرا مستقر و بهره برداری نمایید.

 نرم افزار اتوماسیون اداری دقیقا چیست؟

قبل از هر چیز ابتدا به تعریف دقیق نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. تعریف دقیق این عبارت بسیار کمک می کند تا بتوانید دامنه نیازهای شرکت خود را با امکانات نرم افزار مقایسه کنید. یکی از مشکلات در نام گذاری نرم افزارها همین است زیرا که شرکت تولید کننده نرم افزار الزامی ندارد عنوان نرم افزارش با نرم افزار مشابه در سایر شرکت ها یکی باشد و این خود عاملی است که مشتری را دچار اشتباه می کند. و تشخیص اینکه یک نرم افزار اتوماسیون باید چه امکاناتی داشته باشد را مشکل ساز می کند. در حال حاضر نرم افزارهایی با عناوین: دبیرخانه، مدیریت مکاتبات، سازمان الکترونیک، گردش مکاتبات اداری دارای دامنه کاربرد مشابهی هستند. اما واقعا نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ برای اینکه بتوانیم تعریف دقیقی برای این عبارت ارایه کنیم. باید کمی در تاریخ عقب برویم تا ببینیم معادل این عبارت در دنیای فیزیکی چه بوده است که بعدتر تبدیل به نرم افزار شده است.

سالها پیش از زمانی که همه چیز کاغذی بود روال های اداری و از جمله فرآیند مکاتبات اداری در ایران تدوین و اجرا می شد. تنها راه ارتباطی مکتوب بین شرکت ها و سازمان ها نامه بود. در نتیجه در هر شرکت بسته به اندازه آن واحدی شکل گرفت به نام دبیرخانه، مسئولیت دبیرخانه این بود که نامه هایی که قرار است برای مخاطبین بیرون از شرکت ارسال شوند یا از آن مخاطبین دریافت شده بودند را شماره بزند و در دفاتری که به دفتر اندیکاتور شهرت داشتند ثبت کند و یک کپی از نامه را آرشیو می کرد و سپس نامه را به دست صاحب آن برساند. با این روش آرشیو منظمی از نامه ها در دبیرخانه شکل می گرفت که امکان پیدا کردن نامه هایی که مثلا به شرکت خاصی ارسال شده بودند را فراهم می کرد. 

با ظهور کامپیوتر و البته نرم افزار شرکت های مختلفی به سمت مکانیزه کردن این روال رفتند و سعی کردند هر آنچه در دنیای کاغذی اتفاق می افتاد را به صورت نرم افزاری انجام دهند. از آنجا که واحد دبیرخانه یک واحد اداری بود و نرم افزاری کردن را اتوماسیون می نامیدند. لذا این نوع از نرم افزارها را اتوماسیون اداری نامکذاری کردند. و بدین تریب اولین نسخه های اتوماسیون اداری بوجود آمدند.

با این مقدمات اگر بخواهیم یک تعریف برای عبارت نرم افزار اتوماسیون اداری ارایه کنیم باید بگوییم: نرم افزاری است که فعالیتهای مربوط به ثبت و نگهداری از نامه ها، گردش نامه ها و آرشیو نامه ها را مکانیزه می کند. ممکن است برخی بگویند که این تعریف کامل نیست و مثلا فلان نرم افزار اتوماسیون اداری امکان گردش فرم ها را هم دارد و غیره. که البته این گفته اشتباه نیست ولی آنچه ما در اینجا مطرح کردیم تعریفی است که به هسته اصلی نرم افزار اشاره دارد به عبارت دیگر اگر نرم افزاری بخواهد اتوماسیون اداری نامیده شود باید این امکانات را حتما داشته باشد. بدیهی است که شرکت های مختلف با توسعه قابلیتهای مختلف و گسترش دامنه کاربرد نرم افزار سعی در جذب مشتری بیشتر دارند. 

با ثبت درخواست دمو متفاوت ترین و مدرن ترین نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت رایگان آزمایش کنید

چه زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم؟

 همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابر این وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا می کنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم می شود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر در وضعیتی قرار گرفته است که به اتوماسیون اداری نیازمند باشد یا خیر؟

حجم مکاتبات

صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم

گردش کار یا بروکراسی

اینبار صرفنظر از تعداد نامه ها، اگر روال های شرکت ما به گونه ای است که بخش قابل توجهی از نامه ها به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و … بین افراد مختلف گردش می کند. و به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. باز هم نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری است. این بار نرم افزار قرار نیست یک آرشیو از نامه های ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها ساده تر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند تا هم زمان انجام کارها کمتر شود و هم احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود. 

دفاتر کاری متعدد

اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.

چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب برای خودمان را انتخاب کنیم؟

برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.

روش اول: با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد. 

روش دوم: با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید.

هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه مایکروسافت اکسچنج و Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook

در این مطلب صرف نظر از شرح مفاهیم و مقدمات و امکانات اتوماسیون های اداری فعلی و با رویکردی متفاوت، به نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک اشاره می کنیم. رویکردی که اولین بار توسط شرکت پرنیان پردازش پارس طراحی و اجرا شده و در سازمان های متعددی به بهره برداری رسیده است.

پیچیده شدن ارتباطات بین سازمان ها و افراد سبب افزایش مکاتبات بین آن ها می شود و این امر نیازهایی مانند نگه داری سوابق و سهولت دسترسی کاربران به این مکاتبات را ایجاد می کند. در این راستا استفاده از سامانه های جامع نرم افزاری که به صورت عمومی تر اتوماسیون اداری نامیده می شود امری فراگیر شده است.
در این مطلب، در ابتدا به بررسی نرم افزار های MS Outlook و MS Exchange Server به عنوان بستر ارسال نامه پرداخته می شود و در ادامه کاستی های Outlook و MS Exchange برای اجرای اتوماسیون اداری بررسی می شود و در پایان رویکرد جدیدی برای حل مشکلات ذکر شده ارائه می گردد.

آشنایی با Microsoft Outlook و Microsoft Exchange Server
مایکروسافت به عنوان بزرگ ترین و فراگیر ترین شرکت نرم افزاری دنیا، محصولات و سرویس هایی را برای کاربرد های مختلف ایجاد نموده و طی سال ها تجربه، آن ها را توسعه و به شکل کنونی در اختیار کاربران خود قرار داده است. Microsoft Exchange Server سرور نامه ها (Mail Server) مایکروسافت می باشد و قوی ترین Mail Serverقابل عرضه، و قابل مقایسه با سرویس های میل آنلاین مانند Gmail و Live می باشد. در MS Exchange Server این امکان وجود دارد که ده ها ترا بایت داده و هزاران صندوق پستی تعریف نمود و صد ها کاربر آنلاین با یکدیگر تبادل نامه و فایل نمایند. توپولوژی های مختلف نصب مانند نصب توزیع شده (Clustered) و استفاده از لایه های مختلف برای اجزای آن (لایه ارتباطات کاربر، لایه دیتابیس، لایه ارتباطات خارجی، لایه Mobile و …) ، منطبق با ساختار مختلف شبکه (Active Directory، ISA Server، Firewall و ..) و ده ها امکان و قابلیت دیگر از ویژگی های این محصول ۲۰,۰۰۰ دلاری می باشد.

همچنین مایکروسافت محصولی به نام Microsoft Office Outlook عرضه کرده است. این محصول ۱۵ ساله برای کسانی که حداقل اطلاعات کامپیوتری دارند نیز آشناست و هم اکنون به عنوان بخشی از مجموعه Office در کنار سایر محصولات مایکروسافت مانند Word و Excel در اختیار کاربران قرار می گیرد. نسخه فعلی MS Outlook کارتابلی کامل و جامع برای مدیریت نامه ها، تماس ها، وظایف و تقویم دارد. سادگی واسط کاربر برای کاربران کم تجربه و داشتن تمام امکانات مورد نیاز برای کاربران حرفه ای از ویژگی های اختصاصی این محصول می باشد که نمونه آن در محصولات دیگر مانند MS Word قابل مشاهده و تجربه می باشد.

استفاده از این محصول نه به عنوان فقط یک ابزار شخصی بلکه به عنوان یک محصول سازمانی فراگیر است و اتصال آن به سرور Exchange تجربه ای ارزشمند برای کاربران آن بوده که نه تنها برای امور سازمانی از آن استفاده کنند بلکه برای امور روزمره شخصی از سایر امکانات آن بهره ببرند. به عنوان مثال می توان تمام اجزای Outlook را هم به صورت شخصی و هم به صورت سازمانی استفاده نمود. اتصال ایمیل شخصی به Outlook در کنار ایمیل سازمانی، یا ایجاد یک تقویم شخصی برای کارها و قرار های روزمره در کنار تقویم سازمانی که چندین نفر می توانند با دسترسی های مختلف در سازمان به آن دسترسی داشته باشند. حال آن که نامه ها، تقویم و وظایف کاری همه در سرور Exchange نگه داری و مدیریت می شود و می توان به آن ها از طریق Outlook دسترسی آنلاین و یا آفلاین داشت. این دسترسی از طریق موبایل و یا Tablet نیز میسر می باشد.

اتوماسیون های اداری
یکی از مهمترین قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری ره گیری نامه می باشد. امکاناتی مانند تعریف دبیرخانه، تعریف دفاتر اندیکاتور، شماره گزاری نامه، درخت ارجاعات از جمله تعاریفی هستند که به جستجو و ره گیری نامه کمک می کند. همچنین با وجود پیشرفت هایی که تا کنون در تکنولوژی صورت گرفته، بعضی تعاریف از سیستم های دستی و سنتی در سیستم های امروزی وجود دارد که با سامانه های جهانی امروزی تناسبی ندارد لذا نمی توان همیشه این انتظار را داشت که سیستم های جهانی بدون تغییر و بومی سازی مورد استفاده در داخل کشور قرار بگیرد.

بررسی امکان استفاده از Outlook به صورت مستقل برای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری
اوتلوک دارای امکانات بسیار زیاد مرتبط با واسط کاربری است و با اتصال به سرور اکسچنج در سازمان می توان مدیریت مکاتبات و ارسال آن ها را انجام داد. اما نمی توان از اوتلوک و اکسچنج به صورت مستقل به عنوان سیستم اتوماسیون استفاده نمود. در زیر دلایلی از عدم پشتیبانی برنامه اوتلوک به صورت مستقل برای پیاده سازی یک سامانه اتوماسیون اداری عنوان شده است:

  • عدم نگه داری سلسله مراتب گردش بین نامه ها به صورت فراگیر
  • عدم امکان تعریف نمونه شماره نامه بر اساس الگو ها و استاندارد های سفارشی سازمان
  • عدم تعریف انواع نامه های صادره، وارده و داخلی
  • عدم امکان تعریف قالب های چاپ نامه برای چاپ نامه های اداری علی الخصوص نامه های صادره
  • عدم ره گیری و پیگیری نامه های ارسال شده از کارتابل شما و مشاهده گردش آن
  • عدم امکان تعریف و استفاده از اطلاعات پایه مانند دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و کاربران آن ها
  • نبود یا ضعیف بودن گزارشات مرتبط به نامه های سازمانی
  • عدم وجود امکاناتی از قبیل عطف یا پیرو، درخت ارجاعات، محرمانگی و …
  • نبود محیط مناسب برای ثبت اطلاعات نامه های وارده و یا اسکن مستقیم آن ه

چگونه از Outlook به عنوان بستر اتوماسیون استفاده شود
طی موارد ذکر شده تا کنون به این نتیجه رسیدیم که اوتلوک و اکسچنج دو سیستم بسیار قوی و قدرتمند برای مدیریت نامه ها و رویداد ها و … می باشد و در صورتی که بخواهیم سامانه اتوماسیون اداری را از ابتدا ایجاد کنیم می بایست به عنوان نمونه این بخش ها را مجدد طراحی و پیاده سازی کنیم.

  • ایجاد یک سیستم گردش نامه (مکاتبات) با قابلیت پاسخ گویی به صدها در خواست هم زمان و مدیریت چندین ترابایت داده در بانک آن
  • منطبق با ساختار Active Directory و استفاده از کاربران تعریف شده آن و حفظ SSO
  • طراحی و ایجاد مجدد واسط کاربری به گونه ای که قابلیت کار برای کاربران معمولی و کاربران حرفه ای فراهم شود
  • فراهم سازی بستر های مناسب برای افزایش امنیت و همچنین ارتباط آن با ساختار های شبکه مانندSA و Firewall
  • ایجاد دوره های آموزشی برای همه کاربران (هم اکنون در دوره های ICDL که الزام آن برای همه کارمندان سازمان ها وجود دارد، Outlook آموزش داده می شود)
  • صرف زمان زیاد برای پشتیبانی موتور گردش نامه و واسط کاربری ایجاد شده
  • کسب تجربه به مدت بیش از یک دهه برای رسیدن به محصولی مشابه اوتلوک و اکسچنج و طرف هزینه های مرتبط با آن

حال با استفاده از امکاناتی که هم اکنون وجود دارد می توان تغییرات در اوتلوک و اکسچنج داد تا تمام کاستی ها آن بر طرف شود. اکثر برنامه ها و سرویس های مایکروسافتی متن باز نیستند اما SDK های قوی و کاملی دارند که با استفاده از آن می توان Outlook و Exchange را توسعه داد و فقط آن موارد خاصی که در سیستم فعلی وجود ندارد را ایجاد نمود و یا بخش هایی را که نیاز به اصلاح دارد را تغییر داد.

اتوماسیون اداری پرنیان و تغییرات انجام شده در اوتلوک
در اتوماسیون اداری مبتنی بر اوتلوک پرنیان، از MS Exchange Server به عنوان بستر موتور گردش نامه های استفاده می شود و مکاتبات اداری از این طریق برای افراد منتقل می شود. در این ساختار تغییراتی در برنامه اوتلوک، در Ribbon ها و منو ها انجام شده و مفاهیم اتوماسیونی به برنامه اوتلوک به صورت یک افزونه جانبی اضافه شده است. این امکان وجود دارد که از طریق Visual Studio برای برنامه Outlook افزونه نوشت. افزونه های نوشته شده نیز با استفاده از تکنولوژی Click Once نصب می شود.

نتیجه گیری
ایجاد یک سیستم جامع اطلاعاتی نیازمند صرف وقت و انرژی زیادی دارد و این تجربه سالها ادامه خواهد داشت. چه بهتر که بتوان از تجربه ها و ماژول های نوشته شده توسط شرکت های بزرگ بهره برد و آن ها را برای توسعه سیستم های خود استفاده کرد. در این صورت است که یک طرح خوب می تواند در هزینه ها صرف جویی کند و این صرفه جویی برای توسعه بیشتر سیستم استفاده شود. با پیاده سازی اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک، زمانی برای طراحی موتور یا واسط کاربر صرف نشده است اما همان زمان برای توسعه ایده های دیگری در سیستم اتوماسیون مبتنی بر اوتلوک شرکت پرنیان پردازش پارس صرف شده، سیستم هایی مانند ارتباط با سیستم تلفن گویا، ارتباط با فکس، ماژول های پروتکل ECE ، اتوماسیون تحت وب با OWA ، سیستم مدیریت جلسات مبتنی بر اوتلوک، امضای دیجیتال، ارتباط از راه دور اوتلوک (Outlook Anywhere) و پورتال اتوماسیون اداری