نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب با کاربری ساده
استفاده از نرم افزار دبیرخانه ایمن، تأثیر زیادی بر رشد امنیت شرکت دارد. به ویژه برای شرکت‌هایی که نقش‌ها و فعالیتهای زیادی در آن صورت می‌گیرد و محافظت از رازداری سازمان یک امر مهم است. بین کارکنان یا بین مدیران و کارکنان، ممکن است ارتباطاتی از نوع پیشنهاد یا اختلاف نظر ایجاد شود. در اینجا استفاده از سیستم الکترونیکی دبیرخانه برای برقراری ارتباط سریع با اعضای شرکت، به منظور ایجاد راه ارتباطی امن و مطمئن پیشنهاد می‌شود. اگر این نوع ارتباطات حساس از طریق ایمیل های ناامن صورت گیرد، تهدیدی واقعی برای امنیت و رازداری سازمان است. با این وجود هنوز بسیاری از سازمانها از روشهای سنتی برای ارتباطات سازمانی خود استفاده می‌کنند. در این مطلب، ابتدا تعریفی از سیستم دبیرخانه و اهمیت استفاده از آن بحث میکنیم. سپس از نکات خرید بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نام می‌بریم.
نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چیست و چه کاربردی دارد؟
راه‌اندازی نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی ساده برای مدیریت ارتباطات شرکت و همچنین به‌کارگیری یک کارتابل امن برای هیئت مدیره ، یک بستر امن ارتباطی فراهم می‌سازد. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، می‌توان کارکنان را در عرض چند ثانیه گرد هم آورد. بدین ترتیب تمام اطلاعات و استاد ارتباطات داخلی و خارجی در این سامانه بایگانی می‌شود. با این روش، اطلاعات سازمانی، در هر زمان دلخواه در دسترس می‌باشند و می‌توان به آنها مراجعه کرد. از دیگر فواید و کاربردهای مهمی که استفاده از سیستم الکترونیکی دارد، مدیریت زمان در سازمان است. بر کسی پوشیده نیست که سیستم مکاتبات اداری و بایگانی سنتی چقدر وقت و زمان کارکنان و مدیران را اتلاف می‌کرد.
مهمترین امکاناتی که به دست می‌آورید
تحقیقات نشان می‌دهد درصد بالایی از کارکنان سازمانها، اهمیت نقش دبیرخانه سازمان را حتی بیش از مدیریت آن سازمان می‌دانند. آنان دلیل این مقایسه خود را اینطور بیان می‌کنند که پیچیدگی‌های بخش دبیرخانه سازمان بسیار بیشتر از نقش‌هایی است که از مدیریت سازمان، انتظار می‌رود. آنان می‌گویند نقش دبیرخانه سازمان در مدیریت امور داخلی و خارجی شرکت، بیش از هیات مدیره آن شرکت است. سیستم دبیرخانه الکترونیک، ضامن اجرای هرگونه فعالیتی است که تاکنون به روش سنتی در دبیرخانه سازمان، انجام می‌گرفته است. بنابراین می‌توان امکانات نرم افزار دبیرخانه را به شرح زیر بیان کرد:
- سیستم دبیرخانه به عنوان رابط با کمیته پاداش سازمان عمل می‌کند
- برنامه دبیرخانه به عنوان رابط تنظیم‌کننده قوانین خدمت می‌کند
- فرایند جذب هیئت مدیره و کارکنان از طریق آن صورت می‌گیرد
- تهیه گزارش سالانه از وضعیت روابط داخلی و خارجی سازمان
- دبیرخانه و بایگانی به عنوان رابط اصلی برای اعضای هیئت مدیره در شعب مختلف سازمان عمل می‌کند
- مقدمات اجرای جلسات هیئت مدیره را فراهم می‌کند
- نگارش یادداشت ها و توصیه‌نامه‌ها از طریق سیستم دبیرخانه صورت می‌گیرد
- رعایت قوانین و مقررات و نمایش اعتبار واحد تجاری، در نامه‌‌نگاری‌های نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی انجام می‌شود
قیمت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
هزینه‌های دبیرخانه شرکت ممکن است به عنوان یک هزینه اجباری برای یک شرکت تلقی شود. زیرا دیگر روشهای قدیمی برای انتقال اسناد و اطلاعات و حفظ امنیت سازمان، سودآوری چندانی ندارد. و بالعکس استفاده از برنامه دبیرخانه؛ تا حد زیادی می‌توند هزینه‌های مربوط به مصرف کاغذ و سایر هزینه‌های جانبی را کاهش دهد. با این وجود، ارزش آنها اغلب توسط صاحبان مشاغل درک نمی‌شود. بنابراین، اکثر صاحبان مشاغل به دنبال گزینه خرید یک نرم افزار ارزان‌تر هستند. تصمیم‌گیری برای خرید نرم افزار دبیرخانه، به عوامل زیادی از جمله امکانات درخواستی شرکت و هزینه‌های ایجاد زیرساخت لازم برای راه‌اندازی سیستم دبیرخانه بستگی دارد. بنابراین نمی‌توان هزینه و قیمت نرم‌افزار دبیرخانه را به‌صورت دقیق تخمین زد.
چرا خرید دبیرخانه تحت وب یک انتخاب هوشمندانه است؟
احتمالا شما هم این تجربه را داشته‌اید که پس از خرید و صرف هزینه برای محصولی، با آگاهی از لیست هزینه‌های جانبی نصب و راه‌اندازی آن محصول، متعجب شده‌اید. بسیاری از خریداران دبیرخانه تحت ویندوز، از این نکته مطلع نیستند که تازه بعد از خرید سیستم دبیرخانه، باید برای نصب و پیاده‌سازی تجهیزات شبکه آن هزینه کنند. بنابراین با فهرستی از اقلام و هزینه‌ها روبه‌رو می‌شوند که برای آن برنامه‌ریزی نکرده بودند. باید به شما مژده بدهیم که تنها نسخه موجود از این نرم افزار کاربردی، نسخه تحت ویندوز نیست. نرم افزار دبیرخانه تحت وب، نیز توسط برخی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزاری تهیه شده است که مزایای فوق‌العاده و کاهش هزینه قابل توجهی به همراه دارد. در نرم افزار دبیرخانه تحت وب، تمامی اطلاعات سازمان بر روی سرورهای شرکت ارائه‌دهندۀ نرم افزار ذخیره می‌شوند. بدین ترتیب وظیفه حفاظت و نگهداری از اطلاعات خصوصی سازمان، بر عهده شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار است. در نسخه تحت‌وب، دیگر نیازی به راه‌اندازی شبکه داخلی سازمان و صرف هزینه‌های هنگفت برای خرید تجهیزات شبکه نیست. تنها یک اتصال اینترنت با سرعت متوسط کافی است تا در هر زمان و مکانی بتوانید به اطلاعات و نظارت بر وضعیت کسب‌وکار خود دسترسی داشته باشید.
بهترین نرم افزار دبیرخانه چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
مدیران شرکت‌ها مایلند یک نرم افزار دبیرخانه ساده تهیه کنند تا کمترین زمان را برای آموزش کارکنان صرف کنند. بهترین نرم افزار دبیرخانه، نرم‌افزاری است که دارای ساده‌ترین رابط کاربری و مهمترین امکانات لازم برای مدیریت ارتباطات سازمانی باشد. بدین ترتیب زمان موردنیاز برای آموزش کارکنان برای کار با نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی کاهش می‌یابد. و کارکنان قادر خواهند بود با تمرکز بیشتر و صرف زمان کمتری برای کار با قسمت‌های مختلف نرم‌افزار، اقدام نمایند. همچنین از دیگر ویژگی‌های بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، قابلیت دسترسی بیشتر است. مدیران سازمانها در تجارت امروز، سفرها و مسئولیت‌های سنگینی دارند که حضور دائمی در شرکت را غیرممکن می‌کند. بنابراین به ابزاری نیاز دارند تا بتوانند حتی در سفر و روزهای تعطیل، به برنامه دبیرخانه دسترسی داشته باشند. بدین ترتیب نرم افزار دبیرخانه تحت وب بر خلاف نرم افزار ویندوزی، در هر زمان و مکانی، در دسترس است. همچنین برخی توسعه‌دهنده‌های سیستم دبیرخانه، در کنار نسخه تحت وب، نسخه اپلیکیشن موبایل برنامه دبیرخانه و بایگانی را نیز ارائه می‌دهند. پس با این وجود دیگر نیازی به استفاده از یک سیستم کامپیوتری هم نیست. کارکنان قادر خواهند بود با یک اتصال اینترنت و استفاده از نسخه اپلیکیشن مویایل برنامه دبیرخانه، به مدیریت مکاتبات اداری در سازمان خود بپردازند.
دمو رایگان نرم افزار دبیرخانه پرنیان
نرم افزار دبیرخانه رایگان پرنیان در قالب دمو رایگان سیستم دبیرخانه برای صاحبان کسب‌وکارها در سایت پرنیان ارائه شده است. کارشناسان خرید شرکت‌ها که به دنبال تهیه بهترین نرم افزار دبیرخانه هستند، می‌توانند با تهیه نسخه دمو نرم افزار دبیرخانه و بایگانی پرنیان، از امکانات و مزایای آن مطمئن شوند و برای خرید نسخه کامل اقدام نمایند. بد نیست بدانید که این نرم افزار به نوعی بخشی از یک نرم افزار قوی و جامع با نام نرم افزار اتوماسیون اداری است. همانطور که گفته شد نسخه دمو برنامه دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون پرنیان، با امکانات و زمان ذخیره اطلاعات محدود عرضه می‌شود. هدف از ارائه این نسخه، آشنایی با ویژگی‌های رابط کاربری و قابلیتهای سیستم دبیرخانه پرنیان است. بنابراین نمایندگان سازمانها پس از شناخت اولیه نسبت به این نرم افزار، می‌توانند با واحد پشتیبانی مجموعه پرنیان تماس گرفته و خرید نرم افزار دبیرخانه پرنیان را ثبت نمایند. کارشناسان ما در تیم پشتیبانی محصولات پرنیان همه‌روزه و به‌صورت ۲۴ ساعته، آمادگی دارند به سوالات شما درباره قابلیتهای نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیکی پرنیان پاسخ دهند. بنابراین فرصت را از دست ندهید و هم‌اکنون برای خرید بهترین نرم افزار دبیرخانه اقدام کنید.
یک سیستم مکاتبات اداری خوب، ابزارهای الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تأیید فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی توانایی مدیریت موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روشهای سنتی فراهم می‌آورد. سیستمهای مدیریت مکاتبات اداری، ایجاد، جمع‌آوری و تحویل نامه‌های اداری امن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می‌کند. سیستم مکاتبات اداری سازمان ها را قادر می‌سازد تا محتویات مکاتبات از پیش طراحی‌شده و سفارشی را به سرعت در یک فرایند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه ، مشتریان ارتباط صحیح را در زمان مناسب به روش مناسب دریافت می کنند. این امر مشاغل را قادر می‌سازد تا ارزش تعاملات با مشتریان را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و خطرات مربوط به یک فرایند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند. این تعاملات شامل مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی می‌شود. یک مطالعه نشان می‌دهد که تقریبا ۸۰ درصد از مدیران شرکت‌ها، روابط تجاری خود را به دلیل ارتباط و خدمات‌رسانی ضعیف به مشتریان از دست داده‌اند. ارتباط خوب با مشتری آن هم زمانی که که هزاران ایمیل، گزارش، نامه، خط مشی ، قرارداد و پیام‌های خوش‌آمدگویی، طی هر ماه منتشر می شود، مساله‌ای است که باید توسط سیستم یکپارچه مکاتبات، مدیریت شود.
