تعریف پورتال

ارائه یک تعریف مشخص از پورتال همواره یک چالش بوده است. شاید واژه پورتال (به معنی دروازه یا محل ورود به یک شهر)، تا بحال بیشترین کاربرد را در IT داشته است. طبق تعاریفی که تا بحال ارائه شده است، پورتال را می توان یک مرکز ارائه خدمات و اطلاعات اینترنتی دانست که بر سه پایه اصلی استوار است: ۱- انطباق پذیری ۲- اختصاصی کردن ۳- یکپارچه سازی

یکی از مهمترین مفاهیم در طراحی پورتال سازمانی، محتوا می باشد. محتوا را می توان در حالت کلی هر شیء الکترونیکی، اعم از اسناد HTML/XML، تصاویر، صدا و هر چیزی که به صورت الکترونیکی ارائه شده باشد، دانست. اعمالی را که پورتال روی محتوا انجام می دهد، می توان به چهار گروه کلی تقسیم بندی کرد:

گردآوری: جمع آوری اطلاعات و خدمات از منابع متعدد و توزیع شده به طریقی قابل توجه و معنی دار.

اختصاصی کردن: این پروسه ای است که از طرف پورتال برای نمایش اطلاعات به کاربران بر اساس نیازهای آنان اجرا می شود. این مقوله نیازمند وجود فراداده محتوا (یعنی اطلاعاتی در مورد اطلاعات موجود در سایت) است که نقش هر کدام از کاربران را، به علاوه حقوق دسترسی آنها مشخص می کند.

توصیه و معرفی کردن محتوا: هنگامی که یک نرم افزار، از اطلاعاتی که در باره شما می داند، برای پیشنهاد کردن اطلاعات و یا خدمات جدید استفاده می کند، آن را یک سیستم توصیه گر می نامیم. پورتال می تواند بر اساس علاقمندیهای یک کاربر و یا اطلاعاتی که در مورد او می داند، مطالب مناسب را در اختیار او قرار دهد. این مهم می تواند حتی از طریق دنبال کردن موضوعات مورد علاقه کاربر صورت گیرد.

گلچین کردن و خلاصه کردن مطالب: پورتال می تواند به صورت خودکار مطالب را خلاصه نموده، در اختیار کاربر قرار دهد. به عنوان مثال کلمات کلیدی یک مقاله می تواند برای جستجوی آن مورد استفاده قرار گیرد.

پورتال سازمانی چیست؟

پورتال سازمانی امکان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنین انجام و دریافت سرویس های متنوع، مربوط به منابع جداگانه، که به نوعی در ارتباط با یکدیگر هستند را از طریق کانالی واحد فراهم می آورد. به صورت کلی پورتال وب‌ سایتی است که اطلاعات، سیستم‌ها و خدمات سیستمهای نرم افزاری مختلف و مرتبط را یکپارچه می‌کند. پورتال پیچیدگی خدمات و اطلاعات را با ارایه یک رابط واحد برای کاربر تسهیل می‌کند. پورتال مرتبط ترین اطلاعات مربوط به هر کاربر و مورد نیاز آن کاربر را در اختیار وی قرار می‌دهد.

با گذشت زمان، پورتال‌های وب ساده به پلتفرم‌های پورتال تبدیل شده‌اند که از تجربه‌ی کاربری دیجیتال پشتیبانی می‌کنند.

کاربردهای پورتال چیست؟ چرا به پورتال سازمانی نیاز داریم؟

پورتال سازمانی به شرکت ها و کسب و کارها در موارد زیر کمک می‌کند:

• یهبود عملیات دسترسی و پردازشی همچنین اشتراک اطلاعات، گردش کار و یکپارچگی در مجموعه سازمان
• برقراری ارتباط مشتریان با سازمان و یا حتی مابین چند سازمان
• گسترش فعالیت های داخل سازمان به بیرون از آن جهت بالا بردن میزان کارآمدی سیستم و جلب رضایت مخاطبین
• انجام برخی امور مشتریان توسط خودشان از طریق فرم های الکترونیکی و اعلام اخبار و بیانیه های سازمانی
• دسترسی یکپارچه به خدمات سازمان از هر نقطه تنها از طریق مرورگر
• قابلیت دسترسی از طریق دستگاه هائی مانند تلفن همراه و تبلت
• جستجو بر اساس فیلدهای اطلاعاتی و کلیه محتوای دانشهای بارگذاری شده با اعمال سطح دسترسی
• قابلیت شخصی سازی خدمات و سرویسهای پورتال بر اساس نیاز بازدید کننده

با استفاده از پورتال قادر خواهید بود تمامی سرویسها، اطلاعات، هشدارها، و… را در ساختاری واحد و زیرساختی یکسان برای بسترهای اینترانت، اکسترانت و اینترنت در اختیار مصرف کنندگان قرار دهید.

مزایای استفاده از پورتال سازمانی چیست؟

اطلاع رسانی صحیح به لایه های مختلف سازمان و افزایش کیفیت اطلاعات عواملی است که در دنیای امروز به عنوان نگرانهای سازمانهای پیشرو مطرح می باشد.

طراحی صحیح یک پورتال سازمانی که به عنوان نقطه شروع همه فعالیتهای سازمان باشد و به منابع مختلف اطلاعات در نرم افزارهای دیگر سازمان دسترسی داشته باشد مزایای زیر را برای سازمان به همراه دارد:

• خلاصه ای از تمام اطلاعات سازمان را که به گونه ای به شما مرتبط می شود. صرف نظر از نوع سیستم نرم افزاری که آنرا مدیریت می‌کند. در اختیار شما قرار می گیرد.
• کنترل صحت اطلاعات از حالت متمرکز خارج شده و هر فرد خود مسئولیت بررسی اطلاعاتش را عهده دار می گردد.(تمرکززدایی)
• مراجعات حضوری/تلفنی/کاغذی و… به واحدهای خدمات دهنده مانند اداری، مالی در سازمان شما به شکل قابل توجهی کاهش می یابد
• باعث صرفه جویی در وقت و ‌کاغذ شده و افزایش رضایت پرسنل را به همراه خواهد داشت.
• رانتهای اطلاعاتی کاهش یافته و احتکار دانش به  حداقل می رسد و مدیریت سازمان سهل تر خواهد شد.

موضوع اصلی در پورتال ها، دسترسی به اطلاعات به تناسب نیاز کاربر است.

پورتال‌های اینترنتی چون یاهو مشکل پیدا کردن محتوا در اینترنت را حل کرده‌اند. در مواجهه با حجم وسیعی از اطلاعات موجود در اینترنت، آسان‌ترین راه برای یافتن اطلاعات کاربردی از طریق یک مرکز محتوای انسانی است که به عنوان پورتال شناخته می‌شود. پورتال‌ها می‌توانند محتوای منتخب را به منظور ایجاد تجربه‌ی سفارشی برای کاربران نمایش دهند.

نمونه‌هایی از پورتال‌ها، به ویژه آن‌هایی که از login برای ورود به سیستم استفاده می‌کنند، در اکثر کسب‌وکارها به صورت زیر است:

• پورتال شرکتی
• پورتال سازمانی
• پورتال‌ بیمار
• پورتال‌ دولتی
• پورتال‌ اینترانت یا پورتال همکاری یا پورتال تیم کاری
• پورتال‌ مدیریت دانش
• پورتال دانشجویی

مفهوم اصلی هر نوع پورتال، دسترسی شخصی است که بر اساس نقش کاربر انجام می‌شود. به عنوان مثال، پورتال های اینترانت به طور معمول چندین برنامه‌ی کاربردی دارند که کارمندان‌شان باید به آن‌ها دسترسی پیدا کنند؛ از جمله برنامه‌ی ثبت برگه‌های زمانی(time sheets)، زمان‌بندی تعطیلی و ارسال مکاتبات داخلی. کارمندان باید نقاط تماس (touchpoints) زیادی را به عنوان بخشی از کارهای روزمره‌ی خود انجام دهند. یک پورتال جدید تمام سرویس‌ها و برنامه‌های مشترک را برای دسترسی تیم در یک مکان جمع‌آوری کرده و کارمندی که از این پورتال استفاده می‌کند می‌تواند صفحه را بر اساس بخش یا نقش سفارشی‌سازی کند. همچنین این شخصی‌سازی می‌تواند توسط کاربران ناشناس هم استفاده شود. به عنوان مثال سایت‌های فروش پوشاک می‌توانند پورتال را طوری تنظیم کنند که حتی اگر کاربر حساب کاربری هم ایجاد نکرده باشد، محصولات بر اساس اطلاعات ذخیره شده از بازدیدهای قبلی برای وی نمایش داده شوند.

از پورتال وب تا پلتفرم‌های پورتال

امروزه اکثر ​​کاربران می‌توانند مشکل پیدا کردن محتوا را به وسیله‌ی موتورهای جست‌وجو مانند گوگل حل کنند؛ زیرا این موتورها در ارائه‌ی نتایج مربوطه بهتر عمل می‌کنند. همچنین شبکه‌های اجتماعی که از طریق آن‌ها اطلاعات مختلفی به اشتراک گذاشته می‌شوند، دسترسی به محتوای مورد نظر کاربران را راحتتر کرده است. و این بدین معنی است که دیگر کاربران برای یافتن محتوای مورد نظرشان نیازی به یک پورتال که محتوای آن توسط انسان مدیریت شود، ندارند. با این حال، سه نقطه‌ی قوت پورتال‌ها که شامل یکپارچگی، سازگاری و شخصی‌سازی است، بخش مهمی از تجربه‌ی کاربر در کسب‌وکار هستند.

این سه نقطه‌ی قوت از تجربه‌ی دیجیتال به روش‌های زیر پشتیبانی می‌کند:

سه نقطه قوت متمایز پورتال ها یعنی یکپارچگی، سازگاری و شخصی سازی، مولفه های اساسی بخش مهمی از تجارت امروز هستند یعنی : تجریه دیجیتال مشتری

۱. قابلیت یکپارچگی پورتال به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات سیستم‌ها و مشتریان را در پشت صحنه با هم ترکیب کنند. و اطلاعاتی یکپارچه را در اختیار کاربران قرار دهند.

۲. تأکید بر سازگاری در نقاط تماس دیجیتال باعث می شود که این سیستم ها علیرغم تفاوت هایشان یک ظاهر و رابط کاربری یکسان را برای مشتری به نمایش گذارند

۳. شخصی‌سازی از طریق ترکیبی از داده‌های بیوگرافی (شخصیت کاربر) و داده‌های رفتاری (آنچه در سایت انجام داده) به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا تجربه ای سفارشی شده را برای کاربران فراهم آورند مخصوصا وقتی کاربران در سیستم لاگین می کنند.

پلتفرم‌های جدید پورتال می‌توانند نقش مهمی در جذب مشتری ایفا کنند؛ به‌ویژه زمانی که با ویژگی‌های جدیدی مانند سیستم‌های مدیریت محتوا یا اتوماسیون بازاریابی توسعه می‌یابند. به منظور تحقق مزایای رقابتی پلتفرم‌های پورتال، شرکت‌ها در زمینه‌ی نقاط تماس در حال بازبینی مجدد ارزش این سه نقطه‌ی قوت هستند.

اعمال نفوذ در پلتفرم دیجیتال برای آینده‌ی فناوری بسیار مهم است. آن‌ها صاحب بخش زیادی از اطلاعات قابل استفاده برای تجربه‌ی وب بوده، داده‌های سیستم های پشت صحنه را در کنار هم قرار می‌دهند و امکان سرویس‌دهی بهتر را برای مشتریان فراهم می‌کنند.

پورتال‌های وب در حال تبدیل شدن به پلتفرم تجربه‌ی دیجیتال هستند.

پورتال‌ها تغییر الگوی اولیه را به صورت آنلاین نشان می‌دهند و وب‌سایت‌هایی را ایجاد می‌کنند که مشتری محور باشند نه تجارت محور. در حالت ایده‌آل، یک پورتال به شرکت کمک می‌کند تا سایت‌هایی را که بر اساس نیاز کاربر ایجاد شده‌اند طراحی کنند نه یک ساختار سازمانی که فقط از نظر داخلی مطلوب باشد.

با رشد پورتال‌ها، فروشندگان پورتال ویژگی‌های گسترده‌ای را اضافه کرده‌اند که به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا تجربیات دیجیتالی کاربر محور را برای وب‌ها، موبایل و وسایل ارتباطی ایجاد کنند. این ویژگی‌ها شامل مدیریت محتوا، بازاریابی، گردش کار، هدف‌گذاری و پشتیبانی موبایل است. به همین دلیل، برخی از پلتفرم‌های پورتال در حال تبدیل شدن به پلتفرم‌های دیجیتال هستند تا از نقاط قوت خود برای یکپارچگی و شخصی‌سازی استفاده کرده و تغییرات وسیعی را در سرتاسر سازمان ایجاد کنند.

چالش فنی شماره یک برای ارایه یک تجریه دیجیتال عالی برای مشتری، یکپارچگی ناکافی بین سیستم های پشت صحنه است. پورتال های سازمانی حرفه ای چون پورتال شیرپوینت دارای امکانات لازم برای ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات سیستم های پشت صحنه و فراهم کردن یک تجریه کامل و شخصی شده برای کاربران هستند.

مدل‌های دیگری از پلتفرم‌های دیجیتال از جمله آن‌هایی که از طریق سرورهای تجاری و سیستم‌های مدیریت محتوای وب رشد کرده‌اند، وجود دارند. حتی اگر تصمیم به استفاده از پورتال شیرپوینت ندارید، به منظور پاسخگویی به نیازهای تجربه یکپارچه دیجیتال در نقاط مختلف تماسی لازم است که فناوری پورتال را در استراتژی خود بگنجانید.

چه زمانی از پلتفرم پورتال استفاده کنیم؟

جدا از برنامه‌های کاربردی گسترده، پلتفرم‌های پورتال برای چندین سناریو تجاری مانند موارد زیر مفید هستند:

• خدمات مشتری: پورتال‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مشتریان در مرحله‌ی بعد از خرید مناسب هستند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند تا ضمن کاهش مسئولیت مراکز خدمات مشتری، وفاداری طولانی مدت را افزایش دهند.
• مهارت و چابکی در کسب‌وکار: پلتفرم‌های پورتال که موبایل را پشتیبانی می‌کنند و از معماری ماژولار استفاده می‌کنند، برای پوشش نقاط تماس سریع به خوبی مجهز شده اند. و  از اطلاعات سیستم های پشت صحنه و لاگین کاربر برای ایجاد تجریه کاربری مناسب استفاده می کنند.

سازمان‌ها معمولاً به عنوان پایه‌های اصلی وب‌سایت‌های خود به دنبال نرم‌افزارهایی مانند پلتفرم‌های پورتال افقی یا سیستم‌های WCM هستند. پورتال‌های جدید بسترهای مناسبی برای سازمان‌هایی هستند که برای استراتژی‌های تجارت دیجیتال خود از یکپارچه‌سازی گسترده و رابط‌های شخصی‌سازی شده استفاده می‌کنند.

تفاوت پورتال و سیستم مدیریت محتوی چیست ؟

شاید بتوان از Yahoo یا Amazon به عنوان کاملترین پورتال هایی که تا به حال ساخته شده اند، نام برد. بنا به آنچه ذکر شد، تفاوت های اساسی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد. مهمترین این موارد در زیر به صورت خلاصه آورده شده است:

پورتال به صورت دروازه ورود به یک بانک اطلاعاتی است. آنچه که مهم است، آن است که پورتال همواره ما را به سایتها یا پورتال های دیگر راهنمایی می کند و به خودی خود تنها یک راهنما است. برای همین است که در بعضی از موارد به پورتالها، صفحات راهنمای اینترنتی نیز می گوییم. در حالی که یک وب سایت می تواند حاوی مقدار زیادی اطلاعات باشد که فقط بر روی آن سایت قابل دسترسی است. همچنین ممکن است وب سایت از امکاناتی مشابه یک پورتال برای جستجو و مدیریت داده ها استفاده نماید، اما آنچه که مهم است آن است که این داده ها عموماً بر روی پایگاه های اطلاعاتی خود سایت قرار دارند.

پورتال عموماً حاوی مطالبی است که جنبه اطلاعات عمومی دارد. داده هایی که از منابع مختلف بر روی یک پورتال جمع آوری می شوند، معمولا دارای پراکندگی فراوانی هستند. به همین علت، در بسیاری از پورتال ها، ابزارهایی مانند فهرست کاوش قرار داده می شود تا این اطلاعات را طبقه بندی نماید. از سوی دیگر داده های قرار داده شده بر روی یک وب سایت، اولاً از منابع محدودتری تأمین می شوند و ثانیاً دارای پراکندگی زیادی نبوده، حول یک محور و موضوع مشخص دور می زند.

پورتال یک سیستم کاربر محور است. به این معنی که تمام امکانات پورتال بر این اساس پیش بینی شده است تا جوابگوی نیاز های کاربران با سلایق، علاقمندیها، سنین و رده های کاری متفاوت باشد. امکاناتی مثل پست الکترونیکی، گفتگو ، انجمنهای اینترنتی و … همه برای آن است که کاربران را به هر شکل ممکن به پورتال دعوت نماید. درحالیکه یک وب سایت، یک سیستم موضوع محور است. درست است در هر وب سایت، امکاناتی برای کاربران مختلف پیش بینی می شود، اما باید به این نکته توجه داشت که کاربری که با یک وب سایت کار می کند باید به شکلی به موضوع وب سایت مرتبط یا علاقمند باشد.

اما CMS یا همان سیستم مدیریت محتوی همانطور که از اسم CMS پیداست برای مدیریت محتوای سایت استفاده می شود مثلا سایتی رو فرض کنید که هر روز یک نرم افزار در بخش های مختلف معرفی میکند خوب اینجا به راحتی می توان از یک CMS استفاده کرد که بخش های مختلف رو پشتیبانی کند. اینجا شما می توانید یه ساختار کلی برای اکثر بخش ها در نظر بگیرید.

CMS ها همگانی هستند اما پورتال معمولا اختصاصی طراحی میشه پرتال ها عموما از یک مجموعه application ها یا برنامه ها ساخته می شوند که در آن کارهای هر بخش جدا از سایر بخش ها انجام میشود! یعنی نمی توانید مثل حالت اول برای آن یه چهارچوب یا ساختار مشخص در نظر بگیرید مثلا سایت Yahoo! رو در نظر بگیرید دارای قسمت های مختلفی است که معمولا در قالب CMS قابل تعریف نیست!

البته می توان CMS ها رو هم با کمی تغییر به جای پرتال ها استفاده کرد اما کار معقولی به نظر نمی آید

هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ‏ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا ‏از یکدیگر متفاوت اند. سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ در ‏پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز ‏می کند:

• درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال ‏دست یافت.
• نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
• دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده. ‏
• در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده ‏کنندگان پورتال.
• امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری ‏مشخص و تعریف شده ای دارند.