ورود به سایت

سوالات متداول در خصوص فرآیند ساز پرنیان

مدیریت فرآیندهای سازمانی موضوعی است مهم که در صورت استفاده از ابزار مناسب ، روش مناسب در استقرار و داشتن نگاه جامع فرآیندی به فعالیتهای سازمان می تواند عامل چابکی، شکوفایی و رشد سازمان گردد. همانطور که اشاره شد به کار گیری ابزار مناسب یکی از پارامترهای مهم موفقیت در مدیریت الکترونیکی فرآیندهای سازمانی است. در ادامه تلاش شده است تا به بخشی از سوالات متداول در رابطه با فرآیند ساز پرنیان پاسخ داده شود.

نقاط قوت فرآیند ساز پرنیان نسبت به محصولات سایر شرکت ها چیست؟

  • مهم ترین ویژگی های یک فرآیند ساز خوب، سهولت و جامعیت آن است. بدین معنی که بتوان فرآیندهای متنوع و با سطوح مختلف از پیچیدگی و حوزه کاربرد را به آسانی طراحی و به جریان انداخت. فرآیند ساز پرنیان این دو ویژگی را در کنار هم فراهم می کند.
  • در فرآیند ساز پرنیان برای طراحی فرم و مشخص کردن محل نگهداری اطلاعات نیازی به دانش پایگاه داده ندارید. که این خود به سهولت استفاده از فرآیند ساز پرنیان می افزاید.
  • فرایند ساز پرنیان یکپارچگی کاملی با مجموعه آفیس و دیگر محصولات مایکروسافت دارد که این ویژگی استقرار سیستم در سازمان و پذیرش آن توسط پرسنل را روانتر می کند.
  • محاسبه خودکار شاخص های عملکرد بر اساس نتایج نحوه تعامل پرسنل با فرآیند ساز پرنیان و فراهم شدن شرایط شناسایی گلوگاههای کاری

استفاده از اینفوپس (InfoPath) به عنوان فرم ساز چه مزیتی دارد؟

  • سازگاری با بسیاری از برنامه ها و تکنولوژی ها
  • اینفوپس با مجموعه ای از برنامه ها، سرور ها و تکنولوژی ها در سیستم Office مایکروسافت هماهنگ می باشد. این برنامه ها و تکنولوژی ها عبارتند از:
    • Excel : داده های فرم اینفوپس می تواند به Excel صادر شود.
    • Access : داده های فرم اینفوپس می تواند به این پایگاه داده Submit شود.
    • SQL Server : داده های فرم اینفوپس می تواند به این پایگاه داده Submit شود.
    • Outlook : فرم های اینفوپس می تواند از طریق Outlook پر شود و با استفاده از سرور ایمیل ارسال گردد.
    • SharePoint : فرم اینفوپس می تواند در محیط شیرپوینت پر شده و ذخیره شود.
    • SharePoint Workspace : با استفاده از این نرم افزار می توان فرم های اینفوپس را به صورت Offline تکمیل نمود.
    • Microsoft Visual Studio Tools for Applications : با استفاده از این محیط می توان درون فرم اینفوپس برنامه نویسی کرد.
    • وب سرویس : شما می توانید برای تبادل داده با سایر برنامه ها ، اطلاعات را به یک وب سرویس ارسال و یا از آن دریافت نمائید.
    • گردش کار : از فرم های اینفوپس می توان به عنوان فرم درخواست و یا فرم وظیفه (Task) در گردش کار استفاده کرد.
    • وب پارت : بخش هایی از صفحات وب سایت را می توان با استفاده از اینفوپس ایجاد نموده و آن را در صفحه Embedنمود.
    • شمای XML : اینفوپس بر اساس XML ایجاد گردیده است و توابع XSL می تواند در فرم های اینفوپس مورد استفاده قرار گیرد.
  • داده قابل استفاده مجدد
    داده های فرم اینفوپس پس از جمع آوری و گردش در سازمان می تواند به سایر سیستم های اطلاعاتی مانند ERP و CRM منتقل شده و در آنها مورد استفاده قرار گیرد.
  • داده سازگار و درست
    اینفوپس امکاناتی را فراهم می کند که طراح فرم با استفاده از این امکانات می تواند از ثبت داده ناسازگار و خطاهای ورود اطلاعات جلوگیری نماید. به عنوان مثال می توان به امکان محاسبه خودکار فرمولهای ریاضی ، فرمت دهی بر اساس شرط (Conditional Formatting) ، چک کننده املا (Spell Checker)و خطاهای غیر مجاز بودن داده (Data Validation Errors) اشاره کرد.
  • سربار پایین
    زمانی که یک فرم تغییر پیدا کند و منتشر شود اینفوپس به طور خودکار تشخیص می دهد که نسخه فرم تغییر کرده است و بنابراین همه کاربران آخرین نسخه اصلاح شده فرم را خواهند داشت.
  • پشتیبانی از حالت Offline
    جهت پر کردن فرم های اینفوپس الزاما نیاز به اتصال به شبکه نیست و می توان این فرم ها را به صورت Offline تکمیل نموده و در زمان برقراری اتصال شبکه آنها را ارسال نمود.
  • تعداد کمتر فرم ها
    به جای اینکه برای یک فرایند سازمانی چند فرم طراحی شود می توان از یک فرم با چندین نما استفاده کرد.
  • کنترل های انعطاف پذیر
    اینفوپس شامل مجموعه ای از کنترلهایی جهت افزایش انعطاف پذیری (مانند Repeating Table ، Optional Section و Choice Group) می باشد که به طراح فرم کمک می کند که فرمهایی با سطح کاربر پسندی بالا ایجاد نماید.

روش طراحی فرآیند در فرآیند ساز پرنیان شامل چه مراحلی است؟

برای طراحی یک فرآیند ابتدا لازم است تا تحلیل فرآیند انجام شود و فرم و وضعیت فیلدهای آن در مراحل مختلف استخراج شوند. همچنین بایستی مشخص شود که بر اساس اطلاعات فرم و شرایط محیطی پیرامون آن نحوه گردش فرم بین مراحل فرآیند به چه صورت است و در هر مرحله از فرآیند فرم در اختیار چه نقش هایی قرار می گیرد.
بعد از تحلیل فرآیند و مشخص شدن اطلاعات فوق، نوبت به طراحی فرم برای مراحل (state)مختلف فرآیند می رسد. برای طراحی فرم از ابزار InfoPath استفاده می شود. از آنجا که معمولا فیلدهای اطلاعاتی فرم در مراحل مختلف فرآیند متفاوت هستند لذا به جای طراحی فرم های مختلف که در سیستم های دیگر متداول است. در فرآیند ساز پرنیان viewهای مختلف برای یک فرم ساخته می شود و هر view به مرحله مورد نظر لینک می گردد.
در مرحله آخر فرآیند طراحی می شود. طراحی فرآیند بسیار آسان بوده و صرفا با ثبت اطلاعات فرآیند انجام می شود. موتور فرآیند ساز پرنیان بر اساس اطلاعات فرم و فرآیند مسیر اجرای فرآیند را حین اجرا تعیین می نماید و دسترسی های لازم را به نقش های مورد نظر انتساب می دهد.

تفاوت فرآیند ساز با ابزارهای ساخت گردش کار در چیست؟

نرم افزارهای BPM در مقایسه با نرم افزارهای workflow دارای شباهت هایی هستند ولی در واقع تفاوت هایی زیادی در قابلیت ها و کاربرد با یکدیگر دارند.
  • گردش کار
    • هدف از بکارگیری یک نرم افزار گردش کار، ساده کردن انتقال کار از یک فرد به فرد دیگری است.
    • توالی اجرای فعالیتها در یک گردش کار ثابت است به این معنی که مسیرهای مختلفی برای رسیدن به مقصود وجود ندارد.
    • قابلیت یکپارچه سازی سیستم های گردش کار با دیگر برنامه های کاربردی سازمان بسیار اندک است.
    • سیستم های مکانیزاسیون گردش کار از توالی مشخصی از وظایف یک برنامه تشکیل شده اند.
  • فرآیند ساز
    • سیستم های مدیریت فرآیند (فرآیند ساز) دارای امکاناتی برای ارتباط با دیگر برنامه های کاربردی سازمان جهت یکپارچه سازی فرآیند های سازمانی هستند که ممکن است بین چند واحد مختلف سازمانی با نرم افزارهای مختلف در جریان باشد.
    • سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به مانند یک رهبر ارکستر وظیفه نظارت و هماهنگ سازی گروهی از گردش کارها را بر عهده دارد.
    • با استفاده از سیستم های مدیریت فرآیند سازمانی قوانین و سیاستهای سازمان عملیاتی و اجرایی می شوند.

آیا می توان از فرآیند ساز پرنیان بر روی یک لیست یا کتابخانه اسناد غیر فرم نیز استفاده کرد؟

برای فرآیندهای انسان محور به طور معمول فرآیند با ثبت یک فرم شروع می شود. این فرم می تواند یک فرم مرخصی، فرم ثبت قرارداد، درخواست کالا، بازبینی فنی و... باشد. اما مواردی هم پیش می آید که یک فرآیند در ازای ثبت یک رکورد یا بارگذاری یک فایل شروع می شود. در شیرپوینت رکوردهای اطلاعاتی در لیست ها و فایل های در کتابخانه ها بارگذاری می شوند. فرآیند ساز پرنیان دارای امکاناتی است که به طراح فرآیند اجازه می دهد شروع اجرای یک فرآیند را بر مبنای اطلاعات یک رکورد یا مشخصات یک فایل بارگذاری شده تعریف نماید.

از داده های ایجاد شده طی فرآیندها چگونه گزارش بگیریم؟

یکی از ویژگیهای سیستم های فرآیند ساز این است که در کنار مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان، فرم های کاغذی را نیز الکترونیک کرده و لذا اطلاعات فرم ها به صورت الکترونیک در دسترس قرار می گیرند. بدیهی است که انتظار داشته باشیم از اطلاعات فراهم شده گزارش گیری کنیم. پرنیان پردازش پارس افزونه گزارش ساز پرنیان را همراه و مکمل فرآیند ساز پرنیان ارایه می نماید که با استفاده از آن می توان از اطلاعات فرم های فرآیندها گزارشات متنوعی تهیه نمود.

قیمت فرآیند ساز پرنیان چقدر است؟

به منظور ایجاد حق انتخاب برای مشتریان عزیز، فرآیند ساز پرنیان در نسخه های مختلفی عرضه می شود. که هر کدام قیمت مشخصی دارند. شما می تواند بر اساس نیاز خود و بررسی قابلیتهای نسخه های مختلف فرآیند ساز پرنیان گزینه مناسب را انتخاب نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر سفارش محصول را ببینید.

دیگر محصولات گروه BPMS پرنیان چه هستند؟

  • فرم ساز
    همان طور که در سوالات قبلی نیز پاسخ داده شده است. پرنیان از اینفوپس برای طراحی فرم ها استفاده می نماید. اما زمانی که قرار است که اینفوپس صرفا یه عنوان ابزار فرم ساز استفاده شود کاستی های در راهکار ارایه شده وجود دارد که با استفاده از افزون های پرنیان حل شده است. مجموعه این افزونه ها و راهکارها به عنوان فرم ساز پرنیان به صورت مستقل نیز عرضه می شوند.
  • گزارش ساز
    برای ساخت گزارشات سفارشی از اطلاعات فرآیندها از گزارش ساز پرنیان استفاده می شود. االبته به صورت مستقل نیز می توان از گزارش ساز پرنیان برای ساخت گزارش از اطلاعات لیست های و کتابخانه های اسناد شیرپوینت استفاده نمود.