ورود به سایت

مزایای مدیریت مستندات پرنیان

کنترل دسترسی پیشرفته

سیستم مدیریت مستندات پرنیان که بر پایه شیرپوینت طراحی شده است قابلیت مدیریت حقوق دسترسی کاربران به شکل بسیار پیشرفته ای را فراهم می کند. در سیستم مدیریت مستندات شما می توانید از سطح یک سایت مستندات تا سطح فیلد اطلاعاتی یک سند یا فایل دسترسی کاربران را کنترل نمایید. همچنین می توانید تعیین کنید که آیا یک کاربر مجوز پرنیت گرفتن یا کپی کردن یک سند یا فایل را دارد یا خیر.

حفظ کارایی با افزایش حجم فایلها و اسناد

یکی از ویژگی های برجسته سیستم مدیریت مستندات پرنیان حفظ سرعت و کارایی با افزایش حجم اطلاعات است. در سیستم مدیریت مستندات پرنیان شما می توانید فایل های چند گیگا بایتی را در سیستم ذخیره کنید و همچنان سیستم چابکی داشته باشید حتی اگر حجم اطلاعات تا چند ترا بایت افزایش یابد.

جستجو در محتوای اسناد

گاهی اوقات تصور از سیستم مدیریت مستندات محدود می شود به نرم افزار آرشیو مدارک اسکن شده، در صورتی که نرم افزار مدیریت مستندات پرنیان علاوه بر پوشش این نیاز امکان مدیریت فایلهای الکترونیکی از قبیل word, excel, pdf,.. را نیز  فراهم می کند. وقتی که این قبیل از فایلها را نیز در سیستم مدیریت مستندات بارگذاری کنید علاوه بر جستجو در فیلدهای اطلاعاتی اسناد و فایلها. نیاز به جستجو در محتوای فایلها نیز مطرح می شود. این قابلیت مانند موتور جستجوی گوگل عمل می کند که به شما امکان می دهد در محتوای فایلهای حتی فایلهای pdf جستجو کنید.

اطلاع رسانی هوشمند

سیستم مدیریت مستندات پرنیان که بر پایه شیرپوینت پیاده سازی شده است یک سیستم منفعل نیست که فقط بخش آرشیو سازمان در آن مدارک اسکن شده را ذخیره کنند و بعد از آنها گزارش بگیرند. بلکه این سیستم در فعالیتهای روزانه سازمان شما وارد می شود و همه افراد سازمان بر اساس میزان دسترسی که دارند می توانند فایلها و اسناد حوزه خود را در سیستم بارگذاری کنند و با دیگران به اشتراک بگذارند. علاوه بر آن سیستم مدیریت مستندات پرنیان می تواند از طریق ارسال ایمیل و پیامک تغییرات اسناد و فایلها را به شما گزارش دهد.

طبقه بندی انعطاف پذیر

یک سیستم مدیریت مستندات هر قدر هم که در ذخیره سازی و مدیریت اسناد و فایلها موفق عمل کند اما اگر امکاناتی برای دسترسی سریع و آسان به اسناد و فایلهای مورد نظر وجود نداشته باشد، کارایی ندارد. در سیستم مدیریت مستندات پرنیان امکانات متعددی برای روشهای مختلف طبقه بندی اسناد و فایلها فراهم شده است. امکاناتی نظیر سایت اسناد، کتابخانه اسناد، پوشه ها، پرونده ها، برچسب گذاری اسناد، نوع اسناد و ...

نسخه بندی مستندات

با قابلیت Versioning در سیستم مدیریت مستندات پرنیان امکان نگهداری نسخه های اصلی و فرعی هر سند وجود دارد بدون آنکه کپی های متعدد از اسناد ایجاد شود و کاربر در پیدا کردن نسخه های فعال دچار سردرگمی شود. همچنین همیشه امکان مشاهده نسخه های قدیمی و در صورت نیاز بازگشت به نسخه های قدیمی وجود دارد.

مجهز به گردش کار

اگر سیستم مدیریت مستندات در جریان فعالیتهای روزانه سازمان به کار گرفته شود قطعا نیاز است تا گردش کارهای مربوط به تغییر اسناد و دستورالعملها، تایید آنها و ... را پشتیبانی کند. سیستم مدیریت مستندات پرنیان مجهز به موتور گردش کار است و علاوه بر گردش کارهای عنوان شده امکان ایجاد گردش کارهای دیگر را نیز فراهم می کند.