ورود

اتوماسیون اداری پرنیان بر پایه اوتلوک، اکسچنج و شیرپوینت

نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیاناتوماسیون اداری پرنیان یک سیستم متفاوت است و تنها نرم افزار اتوماسیون اداری است که بر پایه سه محصول قدرتمند و محبوب مایکروسافت یعنی شیرپوینت (Microsoft SharePoint)، اکسچنج (Microsoft Exchange) و اوتلوک (Microsoft Outlook) طراحی و پیاده سازی شده است. در سیستم اتوماسیون اداری پرنیان شما با یک نرم افزار اتوماسیون خوش دست و روان طرف هستید که کارایی سازمان شما را به طور قابل ملاحظه ای افزایش می دهد.
برای اینکه در جایگاه مشتری بتوانید تصمیم بگیرید که آیا نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان همان سیستم اتوماسیون اداری هست که شما انتظار دارید و آیا با سازمان شما و با فرهنگ مجموعه شما سازگاری دارید یا خیر؟ به جای توضیح قابلیتها و امکانات به توصیف تفکر پشت طراحی سیستم اتوماسیون اداری پرنیان می پردازیم. اما از آنجا که در ادامه این نوشته به اجزاء مختلف اتوماسیون اداری پرنیان مراجعه می کنیم بهتر است ابتدا تیتروار اجزا سیستم اتوماسیون اداری پرنیان و نقش هر یک را ذکر کنیم و سپس به موضوع اصلی برگردیم. 

اجزا اتوماسیون اداری پرنیان

شما می توانید با کلیک روی لینک عنوان هر زیرسیستم وارد صفحه مربوط به آن سیستم شوید و از طریق نوشته ها، تصاویر، ویدیوها و حتی بررسی دموی آنلاین هر آنچه در مورد قابلیتهای آن نیاز دارید را به دست آورید. اما پیشنهاد می کنم بهتر است دست نگه دارید و ادامه این متن را تا انتها بخوانید و سپس برگردید و روی لینک مورد نظرتان کلیک کنید.
- زیر سیستم مدیریت مکاتبات اداری : وظیفه این زیر سیستم دبیرخانه و گردش مکاتبات است.
- زیر سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی (BPMS): وظیفه این زیر سیستم گردش الکترونیکی فرم ها نظیر مرخصی، درخواست کالا، استخدام، تسویه حساب ...  است.
- زیر سیستم مدیریت مستندات و آرشیو: از اسمش پیداست که می توانید همه فایلها و اسناد مجموعه خود را در این سیستم نگهداری و طبقه بندی کنید.

نامه ایمیلی است که قابلیت رهگیری دارد

آیا با این گفته موافق هستید؟ به نظر شما آیا نامه ماهیتا چیزی جز ایمیل است و مگر ایمیل را نامه الکترونیکی ترجمه نمی کنند. آیا شما هدفی جز این دارید که بتوانید نامه های سازمان خود را به صورت الکترونیکی مدیریت کنید؟
ما در نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان این گفته را که "نامه ایمیلی است که قابلیت رهگیری دارد"ملاک طراحی قرار داده ایم و بعد از تحقیق در این مورد به این نتیجه رسیدیم که چه کارتابلی بهتر از اوتلوک و چه میل سروری بهتر از اکسچنج. لذا در زیر سیستم مدیریت مکاتبات اداری که بر پایه اوتلوک و اکسچنج طراحی شده است. این گفته را عملیاتی کردیم. اما نتیجه اش برای شما به عنوان مشتری و استفاده کننده از سیستم چیست؟
به احتمال زیاد شما هم اکنون نیز از Outlook  استفاده می کنید. با نصب سیستم اتوماسیون اداری پرنیان شما همچنان از اوتلوک استفاده می کنید و از این پس ایمیلهای(نامه های)  شما شماره می گیرند، قابلیت رهگیری دارند. قابلیت گزارش گیری دارند و ...

آیا نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان یک سیستم اتوماسیون تحت وب است؟

پاسخ در یک کلمه "بلی" است. در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان همزمان هم یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب است و هم یک سیستم تحت ویندوز ! چگونه؟
سیستم اتوماسیون اداری پرنیان یک سیستم تحت ویندوز است چون شما می توانید از Outlook که همراه با بسته Office مایکروسافت ارایه می شود بر روی ویندوزتان استفاده کنید. همچنین سیستم اتوماسیون اداری پرنیان یک سیستم اتوماسیون تحت وب است چون شما می توانید از OWA یا همان Outlook Web App بر روی مرورگر دلخواه تان اعم ازFirefox, Chrome  یا IE استفاده کنید. جالب اینجاست که شما می توانید همزمان از هر دو نیز استفاده کنید.

 آیا می توانم فرمهایی نظیر مرخصی، تسویه حساب و .... را هم در سیستم اتوماسیون اداری پرنیان به گردش اندازم؟

اگر با توضیحات بالا در مورد نامه ها خیالتان راحت شده است به سراغ فرمها می رویم. متاسفانه لازم است اینجا کمی اطاله کلام کنیم تا ذهنیت ما و شما به هم نزدیک شود. اولین سیستم های اتوماسیون اداری در پی رفع نیاز برای گردش نامه ها و مدیریت نامه ها تولید شدند اما بعد و با حرکت سازمان ها به سمت استانداردهایی نظیر ISO تعداد زیادی از روالهای سازمان مستند شدند و فرم ها و دستورالعملهایی برای آنها طراحی شد و از حالت نامه خارج شدند. اینجا بود که نیاز ایجاب می کرد که سیستم های اتوماسیون اداری فرمها و روالهای مربوط به آنها را نیز پوشش دهند. ابتدا قابلیت هایی به نام گردش کار به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شد بعد و به تدریج این قابلیت گردش کار بزرگ و بزرگتر شد و شاخ و برگ گرفت و با عنوان جدید مدیریت فرآیندهای سازمانی یا همان BPMS پا به عرصه ظهور گذاشت. مایکروسافت نیز از قافله عقب نمانده است و زیرساخت های لازم برای یک نرم افزار BPMS را در شیرپوینت قرار داده است. ما در پرنیان بر اساس همین امکانات زیرسیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی را با عنوان "فرآیندساز" طراحی کردیم که شما مشتری عزیز می توانید به سادگی و به سرعت فرم های مورد نظر و البته روال و دستورالعمل مربوط به آن را در سیستم طراحی کنید و مورد استفاده قرار دهید.

ارتباط فرآیندساز با اوتلوک چگونه است؟

از دیدگاه مایکروسافت کارتابل کارهای روزانه کاربر Outlook است و ما نیز این استاندارد را تغییر نداده ایم. یعنی شما برای ارسال فرم یا پاسخ به فرمی که برای شما ارسال شده است لازم نیست محیط اوتلوک را ترک کنید همه چیز به صورت یکپارچه درون Outlook در دسترس شماست.
فکر می کنیم که به سوالات اساسی شما پاسخ داده باشیم. اگر علاقه مند هستید قابلیتهای و امکانات هر زیرسیستم را مورد بررسی قرار دهید لطفا از طریق منوی سایت یا لینکهایی که در همین صفحه آمده اند، اقدام نمایید.

مطالب پربازدید پیرامون نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان در وبلاگ پرنیان

از نرم افزارهای اتوماسیون اداری سنتی دست بکشید
نرم افزار اتوماسیون اداری برای بخش خصوصی
اتوماسیون اداری با Outlook، Exchange و شیرپوینت
نرم افزار اتوماسیون اداری بر پایه Outlook