راهنمای خرید اتوماسیون اداری – مهمترین نکات خرید
تمام مدیران سازمانی امروز میدانند یکی از شروط موفقیت، افزایش بهره وری کارکنان و تقویت هماهنگی درون سازمانی است. یکی از بهترین و کارامدترین روش های تقویت هماهنگی و چابکی سازمان، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد. همه ما میدانیم که با راه اندازی اتوماسیون اداری، سرعت و حافظه ارتباطات داخلی سازمان بهبود چشم گیری پیدا میکند. این مطلب یک راهنمای خرید اتوماسیون اداری برای تمام افرادیست که به دنبال تهیه این سیستم هستند.
همانطور که در ابتدا اشاره کردیم بهره وری یکی از مهمترین اهداف اصلی اتوماسیون اداری است. با کمک اتوماسیون سازمانی انتشار، ذخیره و بازیابی اطلاعات آسان میشود. خصوصا به کارمندان اداری که مسئولیت کار با واژه پردازها و مدیریت اطلاعات کارکنان و مشتریان را دارند، کمک میکند. مدیریت سازمان با کمک سیستم اتوماسیون میتواند بهصورت آنلاین و آفلاین بر روند پیشرفت امور و کارکنان نظارت کند. از دیگر اهداف اصلی خرید اتوماسیون اداری این است که کاغذ از مکاتبات اداری حذف شود. این موضوع باعث صرفهجویی در مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست خواهد شد. همچنین با اتوماسیون اداری، گردش اسناد اداری در حیطه سازمان شفاف خواهد بود.
نکات خرید اتوماسیون اداری ؛ چه زمانی به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
همانطور که توضیح دادیم هسته اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت نامه ها است. بنابراین وقتی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا میکنیم که نگهداری و توزیع مکاتبات باید مدیریت مکانیزه شود. اما چه زمانی این مکانیزاسیون لازم میشود و ما چگونه بفهمیم که مکاتبات شرکت ما در حال حاضر به اتوماسیون اداری نیازمند است یا خیر؟ در ادامه مطلب راهنمای خرید اتوماسیون اداری این موارد را بررسی میکنیم.
حجم مکاتبات
صرفنظر از اندازه سازمان، تعداد مشتریان و تعداد پرسنل، زمانی که تعداد مکاتبات ما چه دورن سازمانی (نامه داخلی) و چه برون سازمانی (نامه وارده و صادره) به حدی برسد که ثبت و نگهداری و مدیریت آنها سخت شود. و چه به لحاظ فضای فیزیکی و چه به لحاظ نیروی انسانی هزینه بر شود. و همچنین پیدا کردن نامه های مورد نظر با مشکل مواجه شود. زمان آن است که به نرم افزار اتوماسیون اداری بیاندیشیم.
گردش کار یا بروکراسی
اینبار صرفنظر از تعداد نامه ها، بررسی میکنیم آیا هر نامه به دلایلی نظیر تایید، بررسی، اقدام و … بین افراد مختلف گردش می کند؟ به عبارت دیگر بروکراسی انجام کارها طولانی است. در این صورت باز هم به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم. اینبار نرمافزار قرار نیست فقط آرشیوی از نامهها ایجاد کند که طبقه بندی، نگهداری و دسترسی به آنها سادهتر باشد. بلکه لازم است تا گردش نامه بین پرسنل را روانتر و ساده تر کند. تا علاوه بر کوتاه سازی زمان انجام کارها، احتمالا گم شدن نامه در طول گردش از بین برود.
دفاتر کاری متعدد
اگر شرکت یا سازمان شما دارای دفاتر متعدد در نقاط مختلف شهر یا کشور یا دنیا باشد و یا مانند شرکت های ساختمانی پروژه های متعددی داشته باشید. قطعا نیاز به نامه نگاری با پرسنل مستقر در دفاتر دیگر دارید. در این حالت اگر حجم مکاتبات شما زیاد نباشد و گردش کارهای طولانی هم نداشته باشید، باز هم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری که قادر باشد به صورت اینترنتی عمل کند لازم است. زیرا که در صورت عدم وجود چنین نرم افزاری ناچارا باید از ابزارهایی مانند ایمیل، فاکس یا برنامه های پیام رسان استفاده کرد که باعث می شود شما یک آرشیو منسجم از نامه ها نداشته باشید و با مشکلات متعددی روبرو شوید.
راهنمای خرید اتوماسیون اداری: چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب انتخاب کنیم؟
برای اینکه ببنید کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای شما مناسب تر است، ابتدا باید لیست نیازمندیهای شرکت خود را برای تهیه نرم افزار آماده کنید. تهیه لیست نیازمندی ها، یکی از مهمترین گام ها در تهیه هر نرم افزار و از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری است. معمولا در شرکت ها یک نفر مسئول خرید نرم افزار می شود که این فرد نیز معمولا به یکی از این دو روش لیست نیازمندی ها را تهیه می کند.
نظرسنجی از کارکنان واحدهای مختلف
با واحدهای مختلف و مخصوصا واحد دبیرخانه صحبت می کند و انتظارات آنها را یادداشت می کند. مشکل این روش این است که وقتی شما از یک فرد می خواهید انتظاراتش را از یک نرم افزار دبیرخانه مطرح کند، آن فرد ترکیبی از ضرورت ها و آرزوها را عنوان می کند و این باعث می شود که این لیست دارای تعداد زیادی خواسته شود که تنها کاربرد آنها افزایش قیمت نرم افزار می باشد.
آشنایی با محصولات شرکت های مختلف
با جستجوی چند شرکت ارایه دهنده نرم افزار و دریافت کاتالوگ، لیست قابلیت های آنها را با هم ادغام می کند تا به بخیال خودش جامع ترین نرم افزار اتوماسیون را برای شرکت تهیه کند. مشکل این روش این است که قابلیتهای نرم افزارها الزاما نیاز شرکت شما نیست و مخصوصا وقتی آنها را با هم ترکیب می کنید یک مجموعه نیازمندیهای ناهمگون را تشکیل می دهید. هر دوی این روش ها اشتباه است و روش دوم اشتباه تر. روش درست اینگونه است که باید ببینیم در حال حاضر مشکل اصلی شرکت و عاملی که باعث شده است ما به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز داشته باشیم چیست. بر اساس آن مشکل و روال های جاری سازمان یک لیست نیازهای ضروری تهیه می کنیم. سپس با مشورت با ذینفعان (همکار واحد دبیرخانه و مدیران) چند امکان دیگر که می تواند باعث بهبود روال کار شود به عنوان خواسته به لیست اضافه می کنیم. لیستی که به این ترتیب تهیه شود از خواسته های بیهوده که احتمالا فقط باعث افزایش قیمت نرم افزار می شوند و در عمل هیچگاه به کار نمی آیند جلوگیری می کند.
معیار خرید اتوماسیون اداری خود شما هستید! از سیستم اتوماسیون اداری چه میخواهید؟
یکی از مهمترین نکات خرید اتوماسیون اداری این است که بدانید چه میخواهید. درواقع مدیر سازمان به همراه مشاوران و مدیران سایر ردهها باید همفکری کنند. شما و همکارانتان باید نیازهای سازمان خود را بررسی کنید و روشن کنید که چه انتظاراتی از کارتابل سازمانی دارید. مثلا شاید حجم دادههای ارتباطی شما بالاست و نرم افزاری میخواهید که سرعت بالایی داشته باشد. شاید سازمان شما همکارانی دارد که در محیط شرکت حاضر نیستند. مثلا دورکار هستند. یا شاید سازمان شما شعب متعددی دارد. پس برای چنین سازمانی نکته اصلی در انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری این است که نصبی نباشد. یعنی کاربران برای استفاده از آن محدود به یک فضای مشخص نباشند. درواقع شما باید به دنبال یک اتوماسیون اداری تحت وب باشید. همچنین ممکن است در سازمان شما ماموریت زیادی برای کارکنان تعریف میشود. به نحوی که تعداد زیادی از کارکنان یا مدیران بخش زیادی از زمان خود را در سفرهای کاری سپری میکنند. یا حتی در جلسات برون سازمانی زیادی شرکت میکنند. برای این دسته افراد، دسترسی به اتوماسیون اداری از طریق موبایل و گوشی همراه بسیار راه گشاست. بنابراین، کارتایل اداری شما علاوه بر قابلیت دسترسی تحت وب، باید نسخه موبایل نیز داشته باشد. در نهایت این شما هستید که تصمیم میگیرید اتوماسیون سازمانتان چه ویژگیهایی داشته باشد. بهجز پلتفرم این نرم افزار، قابلیتهای دیگری نیز هستند که اهمیت دارد. مثلا اینکه نرم افزار اتوماسیون قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای مدیریتی را داشته باشد یک ویژگی مهم است. شاید بسیاری سازمانها نیازی به نسخههای تحتوب و موبایل کارتابل سازمانی نداشته باشند اما قابلیت یکپارچگی آن برایشان ضروری باشد. بنابراین هنگام خرید اتوماسیون اداری، شیفته امکانات متعدد و بعضا گیج کننده برخی نرم افزارها نشوید. صرفا به دنبال سیستمی باشید که نیازهای شما را به سادهترین شکل برطرف کند.
نسخه رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید
نسخه آزمایشی نرم افزار اتوماسیون اداری پرنیان محدودیت زمانی ندارد.
شما تا هر زمان که بخواهید می توانید نرم افزار را بررسی نمایید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.