نرم‌افزار ERP چیست؟ چگونه از آن استفاده کنیم؟

نرم‌افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی چیست و نحوه‌ی استفاده از آن چگونه است؟ در این مقاله ما سعی در پاسخ به این سؤالات و موارد زیر داریم:

• نرم‌افزار ERP چه کاری انجام می‌دهد؟
• نرم‌افزار ERP چیست و چگونه کار می کند؟
• تفاوت بین CRM و ERP چیست؟
• چرا باید در ERP سرمایه گذاری کرد؟
• چه چیزهایی در ERP گنجانده شده‌اند؟
• کدام نرم‌افزار ERP بهتر است؟
• چرا باید در سیستم ERP ابری سرمایه گذاری کرد؟

تعریف سیستم ERP چیست؟

اصطلاح ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است. با این حال حتی نام کامل آن نیز مشخص نمی‌کند که آن چیست و چه کاری انجام می‌دهد. ERP به سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که برای مدیریت فعالیت‌های روزمره‌ی تجاری مانند حسابداری، ساخت و مدیریت پروژه توسط کسب‌وکارها استفاده می‌شود.

نرم‌افزار ERP چیست؟

نرم‌افزار ERP فرآیندهای تجاری زیادی را با یک‌دیگر پیوند داده و تعریف می‌کند و جریان داده‌ها را امکان پذیر می‌سازد. سیستم ERP امکان تکثیر داده‌ها را از بین برده و یکپارچگی آن‌ها را فراهم می‌کند. ERP، ویژگی‌های مختلفی را در یک سیستم ادغام می‌کند تا فرآیندها و اطلاعات را در کل سازمان تنظیم کند. با استفاده از نرم‌افزار ERP می‌توانید کسب‌وکارهای کوچک یا متوسط ​​و شرکت‌ها را مدیریت کنید.

نرم‌افزار ERP دارای ابزاری قدرتمند و استراتژیک برای مدیریت فرآیندهای تجاری است. این نرم‌افزار می‌تواند برای مدیریت اطلاعات در یک شرکت نیز استفاده شود. همچنین می‌تواند هوش، قابلیت دید، تجزیه‌و‌تحلیل و کارایی در هر جنبه‌ای از کسب‌وکار را فراهم کند. فناوری ERP همچنین جریان اطلاعات بلادرنگ را تسهیل می‌کند. علاوه بر این، این نرم‌افزار می‌تواند فرآیندهای اصلی کسب‌وکار شما را به صورت خودکار انجام دهد.

بنابراین، ERP چیست و چگونه کار می‌کند؟

سیستم ERP نرم‌افزاری است که ویژگی‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف را به یک ابزار دیگر متصل می‌کند. استفاده از این نرم‌افزار بسیار آسان است و از همه مهم‌تر باعث صرفه جویی در زمان می‌شود و مجبور نیستید در طول روز از سیستم‌های مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال برای کنترل زمان، مدیریت پروژه، صورت‌حساب و برنامه ریزی منابع می‌توانید از آن استفاده کنید. سیستم ERP می‌تواند یک نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری باشد و هر کجا که باشید قابل استفاده است. از طرف دیگر، این نرم‌افزار می‌تواند یک سیستم مستقل باشد و در سرورهای وب شرکت یا سیستم ترکیبی استفاده شود. نرم‌افزار ERP، عملکردهای اصلی تجارت را در یک نرم‌افزار یکپارچه ترکیب می‌کند.

در این مقاله، روی سیستم‌های ERP ابری تمرکز می‌کنیم و مزایای آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.

تفاوت بین CRM و ERP چیست؟

در نگاه اول، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از بسیاری جهات کاملاً مشابه به نظر می‌آیند. هر دو برای افزایش سودآوری کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرند و می‌توانند کاملاً با یک‌دیگر ادغام شوند. با این حال، هنگامی که هر کدام به طور جداگانه بررسی شوند، راحت‌تر می‌توان دریافت که CRM و ERP چگونه در بهبود بهره‌وری و افزایش فروش نقش دارند.

نکته‌ی قابل توجه این است که CRM و ERP از روش‌های مختلفی برای افزایش سودآوری استفاده می‌کنند. با ایجاد فرآیندهای تجاری بهتر، ERP میزان سرمایه‌ی صرف شده برای فرآیندها را کاهش داده و CRM، فروش و سود بیشتر را افزایش می‌دهد.

کسب‌وکارها همچنین می‌توانند از برنامه ریزی منابع تولید یا برنامه ریزی موردنیاز مواد (MRP) استفاده کنند.

نرم‌افزار CRM چه کار می کند ؟

نرم‌افزار CRM به استراتژی‌ها، ابزارها و فناوری‌هایی گفته می‌شود که توسط شرکت‌ها برای توسعه‌ی کسب‌وکار، پیدا کردن و حفظ مشتری استفاده می‌شود. نرم‌افزار CRM در هر مرحله از تعامل با مشتریان به منظور افزایش سود یکنواخت و کارآمد استفاده می‌شود. این نرم‌افزار، داده‌های مشتری را از چندین قسمت جمع‌آوری می‌کند و تمام داده‌ها در یک پایگاه داده‌ی یکپارچه ذخیره می‌شوند. بنابراین، کاربران می‌توانند به راحتی از طریق یک منبع به داده‌های بسیار مهم دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را مدیریت کنند.

نرم‌افزار CRM، تجربیات خوب و رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد تا سود قابل توجهی نصیب آن‌ها شود.

نرم‌افزار ERP چه کار می کند ؟

نرم‌افزار ERP به گونه‌ای طراحی شده است که فرآیندهای یک شرکت را مؤثرتر و کارآمدتر کند. پلتفرم ERP به شما این امکان را می‌دهد تا بر روی داده‌ها تمرکز کنید. به این صورت که CRM بر روی مشتری و ERP بر روی تجارت متمرکز است. همچنین ERP امکان اشتراک سریع اطلاعات استاندارد در کلیه‌ی بخش‌ها را فراهم می‌کند. نرم‌افزار ERP معمولاً شامل موارد زیر است:

نرم‌افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری

برنامه ریزی برای محصول و خرید آن

مدیریت پروژه

برنامه ریزی برای تولید و تحویل

مدیریت صورت‌حساب‌ها

حسابداری و مدیریت مالی

مدیریت فروش

مدیریت زنجیره‌ی تأمین کالا

مدیریت چندین شعبه

اشتراک فایل‌ها و اسناد

ارائه‌ی گزارش پیشرفته و تحلیل آن

سیستم ERP چه کاری انجام می‌دهد؟

سیستم ERP ساختاری از داده‌ها‌ است که معمولاً دارای یک بانک اطلاعاتی مشترک است. این سیستم با استفاده از ساختارهای متداول، تعاریف و تجربیات مشترک کاربران، دسترسی به داده‌های مختلف را فراهم می‌کند. ERP برنامه‌ها و ابزارهایی را ارائه می‌دهد که به کلیه‌ی بخش‌های یک کسب‌وکار کمک می‌کنند و با یک‌دیگر ارتباط موثرتری برقرار می‌کنند.

” صرف‌نظر از اینکه چه مدت زمانی است که کسب‌کارتان را شروع کرده‌اید، همیشه جا برای پیشرفت وجود دارد.”

                                                               اسکار د لا هویا

به عنوان مثال، کارمندان می‌توانند برای رفع نیازهای خود به داده‌های مشابه کارمندان مدیریت مالی دسترسی پیدا کنند. همه‌ی داده‌ها بلادرنگ در دسترس هستند و این کار به کارمندان این امکان را می‌دهد تا با سرعت عمل بیشتر تصمیمات تجاری آگاهانه‌تری بگیرند. با نرم‌افزار ERP، کلیه‌ی کارهای مهم تجارت مانند تخمین، تولید، مسائل مالی، منابع انسانی، بازاریابی، فروش و خرید می‌توانند به سرعت انجام شوند.

چرا باید در ERP سرمایه گذاری کرد؟ مزایای ERP چیست؟

نادیده گرفتن تأثیرات مثبت ERP در دنیای کسب‌وکار غیرممکن است. از آنجا که داده‌ها و فرآیندها به نرم‌افزار ERP مربوط می‌شوند، کسب‌وکارها با استفاده از این نرم‌افزار قادر به ادغام بخش‌های مختلف و بهبود گردش کار هستند. نمونه‌هایی از مزایای ERP عبارتند از:

۱. ایجاد کسب‌وکار رو به رشد: از طریق اطلاعات بلادرنگ تولید شده توسط گزارشات

۲. کاهش هزینه‌های عملیاتی: از طریق فرآیندهای تجاری تعریف شده و ساده‌تر

۳. همکاری پیشرفته: از طریق اشتراک گذاری داده‌ها در قراردادها، نیازها و سفارشات خرید توسط کاربران

۴. بهبود بهره‌وری: از طریق یک تجربه‌ی کاربری مشترک در بسیاری از کارکردها و فرآیندهای تجاری مدیریت شده

۵. ایجاد زیرساخت‌های محکم: از طریق کلیه‌ی فعالیت‌های تجاری توسط شرکت‌هایی با اهداف مشترک

۶. پذیرش بیشتر کاربران: از طریق یک تجربه و طراحی مشترک کاربر

۷. کاهش ریسک: از طریق بهبود یکپارچگی داده‌ها و مدیریت مالی

۸. کاهش هزینه‌های مدیریتی و عملیاتی: از طریق سیستم‌های یکنواخت و یکپارچه

بیشتر کسب‌وکارها می‌توانند از نرم‌افزار ERP بهره‌مند شوند. تمام سازمان‌ها، مشتریان را مدیریت می‌کنند، محصولات و خدمات را خریداری می‌کنند، چیزی می‌فروشند و منابع مالی را به خود اختصاص می‌دهند. نحوه‌ی انجام هر فعالیت توسط صنایع مختلف، متفاوت است، اما هر کسب‌وکاری این کارهای اساسی را انجام می‌دهد. در بیشتر موارد، این فرآیندها به جای چندین نرم‌افزار از طریق یک پلتفرم یکپارچه انجام می‌گیرد.

انواع سیستم‌های ERP چیست؟

سیستم‌های ERP معمولاً شامل ویژگی‌هایی برای حسابداری، برنامه ریزی منابع و CRM فروش هستند. شما می‌توانید ویژگی‌های مختلف را برای رفع نیازهای خود ادغام کنید. در واقع، سه نوع پیاده‌سازی ERP وجود دارد: ابری، پیش‌فرض و ترکیبی. شما می‌توانید مزایای هر یک را بررسی کرده و یکی از آن‌ها که برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است را انتخاب کنید.

انواع ERP شامل موارد زیر است:

ابری

سیستم ERP ابری، نوعی نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که به جای اینکه در محل یا در مرکز داده‌های خودِ شرکت انجام شود بر روی سیستم‌عامل رایانش ابری انجام می‌شود.

پیش‌فرض

این مورد را می‌توان بر روی کامپیوترهای شخصی یا شرکت نصب و اجرا کرد و نیازی نیست در یک مرکز از راه دور مانند یک بانک سرور یا ابری اجرا شود.

ترکیبی

نرم‌افزار ERP ترکیبی به عنوان دو لایه ERP شناخته می‌شود و به این معنی است که برخی از اجزای برنامه‌های ERP در فضای ابری و برخی به صورت پیش‌فرض قرار دارند.

چه چیزهایی در ERP گنجانده شده‌اند؟ چرا ERP مهم است؟

ما در مورد ویژگی‌ها و عملکردهای مختلف نرم‌افزار ERP صحبت کردیم. در اینجا دلایلی وجود دارند که اهمیت این نرم‌افزار را نشان می‌دهند.

نرم‌افزار ERP بسیاری از سیستم‌هایی که ممکن است در سازمان شما از هم جدا باشند را یکی می‌کند. کارمندان شما از یک سیستم متمرکز قادر به دسترسی به تمام ابزارهای لازم برای کار خود خواهند بود. با یکپارچه کردن سیستم‌های مختلف، کارمندان می‌توانند از وقت‌شان استفاده‌ی بهتری کنند. علاوه بر این، با پایگاه داده‌ی مرکزی، بازیابی اطلاعات بسیار راحت‌تر است. همچنین، سازمان شما با حذف آموزش کاربران در مورد نحوه‌ی استفاده از چندین سیستم، موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

شما با داشتن یک بانک اطلاعاتی متمرکز می‌توانید برای شرکت‌تان یک منبع داده‌ی واحد، قابل اعتماد و به‌روز تهیه کنید. این کار باعث کاهش خطاهای ناشی از کار با داده‌های نادرست و کاهش هزینه‌ها می‌شود. همه‌ی اعضای تیم و واحدهای تجاری به داده‌های شرکت دسترسی دارند. علاوه بر این، دیگر نیازی به ادغام اطلاعات در سیستم‌ها و منابع مختلف نیست.

یک پایگاه داده‌ی اصلی نیز در بهبود تجزیه‌وتحلیل و ارائه‌ی گزارش‌ها کمک می‌کند. نرم‌افزار ERP به شما این امکان را می‌دهد تا گزارش‌های مختلف را سریع‌تر و راحت‌تر تهیه کنید. این گزارش‌ها شامل همه‌ی موارد مانند هزینه‌ها و KPIهای مشتری می‌شوند که دید بهتری درباره‌ی عملکردهای تجاری ارائه می‌دهند. سرعت دسترسی به این گزارش‌ها مدیران و تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با دقت بیشتر و در زمان کوتاه‌تر، تصمیمات بهتری بگیرند.

کارمندان کارهایی مانند تهیه‌ی گزارش، نظارت بر میزان موجودی، کنترل زمان و سفارشات را انجام می‌دهند. سیستم ERP می‌تواند  تمام کارها را به صورت خودکار انجام دهد. بنابراین، ERP بهره‌وری، کارایی و سودآوری سازمان را افزایش می‌دهد.

نرم‌افزار ERP راه‌هایی برای بهبود رضایت مشتری ارائه می‌دهد. بهترین راه برای انجام این کار، ارائه‌ی کالاها و خدمات با محوریت مشتری‌مداری است. بیشتر سیستم‌های ERP به یک ابزار CRM مجهز شده‌اند و می‌توانند به راحتی با یکی از آن‌ها یکپارچه شوند. با یک ERP، CRM شما از طریق عملکردهای تجاری به داده‌ها دسترسی پیدا می‌کند. علاوه بر اطلاعات مخاطبین، CRM می‌تواند جزئیاتی از قبیل تاریخچه‌ی سفارش و اطلاعات صورت‌حساب را نیز به شما ارائه دهد.

چرا باید در نرم‌افزار ERP ابری سرمایه گذاری کرد؟

اجرای نرم‌افزار ERP ابری، سریع و راحت است. همه‌ی داده‌ها در هر زمان، هر کجا و در هر دستگاه از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند.

مقیاس پذیری و سفارشی سازی بسیار مهم است؛ به این صورت که هر زمان کسب‌وکار نیاز به تغییر داشت باید تغییراتی هم در مقیاس ایجاد شود. سیستم ERP ابری حتی شرکت‌های بزرگ را هم با گزینه‌های سفارشی سازی به راحتی در دسترس قرار می‌دهد.

به عنوان مثال، هر نرم‌افزار ERP باید به راحتی با سایر نرم‌افزارهای تجاری مانند نرم‌افزار حسابداری ادغام شود. علاوه بر ادغام داده‌ها، رابط‌ها نیز باید بتوانند به خوبی با هم هماهنگ شوند. ادغام‌های بیشتری در سیستم‌های ERP ابری نسبت به سایر سیستم‌های مستقل در دسترس است.

بسته به فروشنده‌ی ERP، سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری معمولاً بر اساس فاکتورهای مختلف مبلغی را پرداخت می‌کنند. به عنوان مثال، در سیستم‌های متنوعی که در این مقاله بررسی کردیم، هزینه‌ی پیش‌بینی‌شده برای هر کاربر، در هر ماه به صورت اشتراکی درنظر گرفته شده است. این امر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک می‌کند. با رشد کسب‌و‌کار، شرکت می‌تواند به سطوح بالاتر که متناسب با نیازهای آن‌ها است، دست یابد.

نتیجه‌گیری

اگر ERP مناسب را انتخاب کنید، قطعاً در کسب‌وکارتان پیشرفت چشمگیری خواهید کرد. بنابراین، اینکه کدام نوع از این نرم‌افزار برای شما بهتر است چیزی است که باید بر اساس نیاز، بودجه و اندازه‌ی شرکت خود آن را انتخاب کنید.

هر کسب‌وکاری نیازها و اولویت‌های خاص خود را دارد. بنابراین بهترین نرم‌افزار ERP باید دارای تمام ویژگی‌های گفته شده و مبتنی بر فضای ابری باشد و باعث رشد کسب‌وکار شود.