مدیریت ارتباط با کارمندان و ۷ روش بهبود آن

سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری سازمانی و استفاده هر چه بهینه‌تر از منابع بودجه و نیروی انسانی، نیاز دارند مدیریت ارتباط با کارمندان را به‌صورت جدی دنبال کنند. تا وقتی شیوه‌های سنتی ارتباط مدیران با کارکنان باشد، نمی‌توان به رشد و توسعه آن کسب‌وکار امید داشت. در واقع اهمیت مدیریت ارتباط با کارکنان به نقش آن در رشد و تعالی سازمان بر می‌گردد. بنابراین لازم است صاحبان هر کسب‌وکاری در جهت پاسخگویی به انتظارات اعضا، برقراری ارتباط مدیران با کارکنان را به شکل ویژه دنبال کنند.

از مهمترین عوامل موفقیت هر سازمان، وجود رابطه مدیریت با کارکنان و احترام متقابل در سازمان است. در نتیجه مدیرانی که برای برآوردن چنین فضایی در کسب‌وکار خود تلاش می‌کنند، موفقیت خود را تضمین کرده‌اند. مدیریت ارتباط با کارکنان از وظایف اولیه مدیران است. وظیفه‌ای سنگین که برنامه‌ریزی و نظارت بر عملکرد کارکنان را به همراه دارد. این واقعیت انکار ناپذیر است که در صورت فقدان ارتباط مدیران با کارکنان، اداره آن سازمان ممکن نخواهد بود. در این مقاله ابتدا به تعاریف موجود در زمینه مدیریت ارتباط با کارمندان خواهیم پرداخت. و بعد از اصول مدیریت ارتباط با کارکنان و ابزارهای لازم در جهت پیاده‌سازی آن سخن خواهیم گفت.

مفهوم مدیریت ارتباط با کارمندان چیست؟

مدیریت ارتباط با کارکنان (ERM) یا به انگلیسی employee relationship management بر پایه حفظ ارتباطات درون سازمانی بنا شده است. این مبحث به این می‌پردازد که رابطه مدیریت با کارکنان به چه شکل باید باشد. همچنین مشخص می‌کند وظایف مدیر در ارتباط با کارمندان چیست. یا در رابطه مدیر یا سرپرست با کارکنان چه اصولی باید رعایت شود. مدیریت ارتباط با کارکنان برای کمک به ایجاد شبکه سازمانی و تعریف وظایف و اجرای صحیح آنها ضروری است. دو اصل مهم در مدیریت ارتباط با کارکنان، ارتباط مدیران با کارکنان از طریق گزارشات و روابط کارکنان در سازمان است. از نتایج مدیریت ارتباط کارمندان ساده‌سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش سرعت امور اداری و بهره‌وری می‌باشد. بنابراین مدیران هر مجموعه‌ای موظف هستند راهکارهایی برای اصول مدیریت کارکنان در پیش بگیرند. از جملۀ این راهکارهای ارتباط مدیران با کارکنان عبارتند از:

• تعریف شفاف و دقیق وظایف هر کارمند و واحد اداری
• از کارمندان بخواهید خود وضعیت سازمان را گزارش داده و ارزیابی کنند. از طرفی مدیران نیز برآوردی از نقش و موقعیت سازمان به کارمندان ارائه کنند.
• برای ارتباط درست و حرفه‌ای میان کارکنان، فرهنگ‌سازی کنید.

برای مدیریت ارتباط با کارکنان یا ERM باید بدانیم که هر یک از کارکنان چه نقش و ارزشی در شبکه اداری سازمان دارند. ارزیابی ارزش طول عمر هر کارمند در سازمان یا به انگلیسی  employee lifetime value اولین مقدمه برای مدیریت ارتباط با کارکنان است. این معیار نشان‌دهندۀ طول مدت همکاری کارمند در سازمان است. همیشه از ارزش ارتباط قوی و صمیمی کسب‌وکار با مشتریان و جلب رضایت آنان گفته‌ایم. به همین ترتیب نقش و ارزش کارمندان برای یک واحد تجاری، مهم و ارزشمند است. بنابراین سرمایه‌گذاری برای جلب رضایت و اعتماد کارمندان نیز گامی در جهت رشد ارتباط در محیط کار می‌باشد.

مدیریت ارتباط با کارمندان چه تاثیری بر عملکرد افراد دارد؟

امروزه مشاغل می‌دانند که کارکنان اصلی‌ترین دارایی‌های یک سازمان هستند. ضروری است که کارکنان به همراه یکدیگر به‌عنوان یک واحد جمعی عمل کنند. روابط کارکنان در سازمان باید به شکلی باشد که در تحقق یک هدف مشترک به‌طور مساوی مشارکت داشته باشند. بنابراین اگر ارتباط مدیران با کارکنان و اشتراک‌گذاری دانش به‌خوبی انجام شود، عملکرد کارکنان نیز بهبود می‌یابد. مزایای پیاده‌سازی مدیریت ارتباط با کارکنان را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

• با افزایش گردش کار میان کارکنان، بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد.
• خلاقیت و انگیزه کارکنان در مشارکت فعالیت‌های سازمان رشد می‌کند.
• هزینه جذب و نگهداری کارکنان کاهش می‌یابد.

رعایت اصول مدیریت کارکنان چه نتایجی برای سازمان دارد؟

دلیل اصلی استعفای کارکنان از شغل، به دلیل ضعف ارتباط مدیران با کارکنان است. وقتی رابطه بین مدیر و کارمند تیره می‌شود، دو نتیجه احتمالی وجود دارد که به‌هیچ وجه برای شرکت‌ها خوب نیست. یک اینکه کارمند استعفا می‌دهد و دو اینکه کارمند در شرکت باقی می‌ماند، رابطه به طور جدی تیره‌تر می‌شود و در نتیجه باعث می‌شود سایر کارکنان نیز چنین احساسی داشته باشند. در اینجا یک راه‌حل وجود دارد: حفظ ارتباط مدیران با کارکنان.

مدیریت ارتباط با کارکنان با آموزش اینکه چگونه باید با کارمندان خود رفتار کنید، در نهایت به موفقیت سازمان شما کمک می‌کند. مدیریت ارتباط با کارکنان به افزایش بهره‌وری سازمان، رشد کارایی انجام فعالیت‌ها، کاهش تعارضات میان افراد و کاهش هزینه‌های جذب کارکنان منتهی می‌شود.

روش ها و استراتژی‌های مدیریت ارتباط با کارمندان

ارتباط مدیران با کارکنان آن‌قدرها هم که فکر می‌کنید سخت و پیچیده نیست. بلکه مثل هر کار دیگری، برای این مبحث هم اصول ارتباط مدیران با کارکنان تعریف شده است. اجرای اصول مدیریت کارکنان مزایای بسیاری من‌جمله افزایش بهره‌وری و ارتقای فنی و علمی کارکنان را به همراه دارد. در ادامه روش‌ها و استراتژی‌هایی برای مدیریت ارتباط با کارمندان معرفی می‌کنیم.

مدیران زمانی را برای گفتگو با کارکنان در نظر بگیرند

به‌جای اینکه با هربار اعتراض یا شکایت کارمندان شوکه شوید، خود زمانی را برای شنیدن صحبت‌های آنان برنامه‌ریزی کنید. به ایده‌ها یا انتظارات کارمندان خود را به‌خوبی گوش دهید و راه‌حلی برای آن پیش‌بینی کنید. می‌توانید از کارمندان بخواهید بر نحوۀ رفع مشکلات و اجرای پیشنهادات نظرات کنند.

در نتیجۀ اجرای ERM، کارمندان احساس رضایت بیشتری به‌خاطر حضور در مجموعه شما دارند. همچنین این برای مدیران نیز لطف بزرگی است. چرا که کارکنان خود را می‌شناسند و با روحیات و دغدغه‌های آنان آشنا می‌شوند. به این ترتیب هم انگیزه کاری کارمندان افزایش پیدا می‌کند و هم برنامه‌ای برای ارتقای سازمان ارائه می‌شود.

ارزیابی عملکرد کارمندان

مدیران برای نظارت بر اجرای صحیح پروژه‌ها و ارزیابی سرعت حرکت به‌ سوی اهداف سازمان، باید اصول ERM را رعایت کنند. صاحبان کسب‌وکارها باید بدانند نقاط ضعف کارمندان چیست و به دنبال چاره‌ای برای رفع آن باشند. همچنین از نقاط قوت اعضا اطلاع داشته باشند و از هنر و مهارت آنان در فعالیت مناسب استفاده کنند.

ابزار لازم برای کارایی بهتر کارکنان را فراهم کنید

بسیاری از زمان اجرای پروژه‌ها به این دلیل از دست می‌رود که از فناوری‌های مناسب جهت افزایش انجام کارها استفاده نمی‌شود. بنابراین بهتر است تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری لازم برای مدیریت ارتباط با کارکنان را تهیه کنید. اگر کارکنان مهارت کافی برای کار با این ابزارها را ندارند، زمانی برای آموزش کارکنان اختصاص دهید. به این ترتیب نه‌تنها ارزش طول عمر کارکنان یا  elv سازمان خود را افزایش داده‌اید، بلکه سرعت انجام امور اداری را نیز ارتقا می‌دهید.

فعالیت‌های موثر از سمت کارمندان را شناسایی کنید

تقدیر و تشکر کلی از تمامی کارکنان کافی نیست. مدیران باید بتوانند در فرآیند مدیریت ارتباط با کارکنان، مهارت‌ها و نقش‌های کارآمد کارکنان بخش‌های مختلف را شناسایی کنند. از کارمندان موفق بخواهید عوامل موفقیت خود را شرح دهند تا دیگر نیروهای انسانی سازمان نیز انگیزه بگیرند. همچنین این عملکرد به کارمندان نشان می‌دهد که برای تلاش آنان اهمیت قائل هستید و در نتیجه به انجام وظایف خود تشویق می‌شوند. این امر همچنین روابط میان کارکنان در سازمان را بهبود می‌بخشد.

با کارمندان خود شفاف باشید

در پایان دوره‌های کاری، گزارشی از عملکرد سازمان به کارکنان مجموعه ارائه دهید. در این جلسات داشتن ارتباط مستقیم با کارمندان برای مدیریت سازمان ضروری است. پس بهتر است از نقاط ضعف و قوت عملکرد سازمان بگویید و از کارمندان نیز بخواهید نظرات خود را اعلام کنند. در پایان جلسه، اهداف روشنی برای دوره بعد معرفی کنید که در آن راه‌حلی برای مشکلات موجود باشد. همچنین برنامه‌ریزی کنید که چند ایده پیشنهادی از سوی کارکنان را عملیاتی کنید.

ارتقای شغلی را برای کارمندان ضمانت کنید

اصول  ERMتاکید می‌کند که کارمندان باید از اینکه حضورشان برای شرکت شما مهم است، اطمینان پیدا کنند. با سرمایه‌گذاری بر روی آموزش کارکنان و ارتقای مهارت‌های آنان کمک کنید تا ارزش خود را بالا ببرند. کارمندان در نتیجه تعریف مراحل ارتقای شغلی و مشاهده پیشرفت خود، انگیزه بیشتری برای ماندگاری در شرکت و انجام فعالیت‌‌ها دارند.

به زندگی و فراغت کارکنان نیز به اندازه کار اهمیت دهید

کارمندی که هفت روز هفته را به انجام وظایف اداری مشغول است دیگر توان و خلاقیتی برای رشد سازمان ندارد. مدیران شرکت بر پایه اصول مدیریت ارتباط با کارکنان باید درک کنند که کارمندان به تفریح و اوقات فراغت نیاز دارند. و نه‌تنها اوقات فراغت را کاری منفعلانه ندانند که آن را عاملی در جهت دریافت انرژی و بهبود روحیه کارکنان در نظر بگیرند. مدیران موفق می‌دانند یک نیروی تازه‌نفس پس از گذران اوقات فراغت با خلاقیت و انگیزۀ خود زمان از دست‌رفته را جبران می‌کند.

چه ابزارهایی به مدیریت روابط درون سازمان کمک می‌کنند؟

نرم‌‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار مانند نرم‌ افزار CRM و نرم افزار اتوماسیون اداری به مدیران کمک می‌کند تا ارتباط موثر مدیران با کارکنان را به‌سادگی تجربه کنند. این نرم‌افزارها با داشتن قابلیت ایمیل‌های سازمانی، چت‌های گروهی و شخصی، امکان ارتباط یک به یک و چند به چند میان کارکنان را فراهم می‌کند. به این ترتیب می‌توانید پیام‌های کارکنان را جستجو و دسته‌بندی کنید. همچنین می‌توانید از فرم‌های نظرسنجی برای دریافت بازخورد از کارکنان استفاده کنید. این نظرسنجی‌ها می‌تواند پس از برگزاری جلسات، اجرای پروژه‌ها و یا دریافت پیشنهادات در موردی خاص باشد. بنابراین کارکنان قادر خواهند بود در هر زمان و موقعیتی نظرات و انتقادات خود را با مدیران در میان بگذارند.

مدیریت ارتباط با کارکنان یا ERM تنها به نظارت بر انجام وظایف و سفارش ماموریت‌ها خلاصه نمی‌شود. مدیران می‌توانند پیام‌های تبریک مناسبت‌ها و پیام قدردانی بابت اجرای ماموریتی مشخص را از طریق نرم‌‌افزارها اطلاع‌رسانی کنند. به این ترتیب فرهنگ قدردانی را در ارتباطات محیط کار خود رواج خواهید داد و کارمندان را به مسئولیت‌پذیری تشویق می‌کنید.

نرم‌‌افزارهای اتوماسیون اداری و CRM به اجرای موفق اصول مدیریت کارکنان کمک می‌کند. به این صورت که گزارش دقیق فعالیت‌های کارکنان در آنها ثبت شده و تمامی کارکنان قادر خواهند بود عملکرد خود را ارزیابی کنند. به این ترتیب زمینه رقابت مثبت میان کارکنان فراهم آمده و به ایجاد روابط مثبت و سازنده میان کارکنان سازمان کمک می‌کند.