نرم افزارهای حسابداری یکپارچه با نرم افزار CRM مایکروسافت
در گذشته اگر صحبت از استقرار یک نرم افزار سازمانی می شد ذهن کارفرمایان تنها به سمت نرم افزار حسابداری می رفت و بس. اما امروز با گسترش نفوذ نرم افزارهای CRM به عنوان یک ابزار کاربردی در سازمانها و تبدیل شدن این نرم افزار به یک قطب اطلاعاتی در هر شرکت، می توان گفت که نرم افزار CRM در کنار نرم افزار حسابداری دو نرم افزار کاربردی سازمانی هستند که تقریباً هر شرکتی به آنها نیاز دارد.
اما یکی از معضلاتی که همیشه پیش روی کاربران این نرم افزارهای حیاتی است، طبقه بندی، ثبت و کنترل اطلاعات در دو نرم فزار مختلف با ویژگی های متفاوت است که علاوه بر صرف زمان و انرژی دو برابری، امکان خطا در فرایند ثبت و گزارش گیری اطلاعات را نیز به وجود می آورد.
یکپارچگی بین این دو نرم افزار اما به استفاده کنندگان این امکان را می دهد که با یک بار ثبت یا ورود اطلاعات، گردش اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان و نرم افزارهای مختلف داشته باشند.
این در حالی است که با یکپارچه شدن نرم افزار حسابداری و نرم افزار CRM نه تنها این مشکلات حل می شود بلکه در گردش کارها و مکانیزه سازی فرایندهای سازمان نیز تغییرات شگرفی به وجود می آید. به عنوان مثال تصور کنید همینکه تیم فروش یک پیش فاکتور را در سی آر ام ثبت و نهایی کرد، تیم مالی بتواند در نرم افزار حسابداری خود این پیش فاکتور را که به صورت اتوماتیک از سی آر ام منتقل شده ببیند و برای دریافت وجه و ثبت اطلاعات مالی اقدام کند و پس از تایید مالی، فاکتور نهایی را صادر کند. سپس فاکتور نهایی صادر شده در نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک به نرم افزار سی آر ام منتقل شود و در پرونده ارتباط با مشتری به عنوان سند تکمیل خرید ایشان درج گردد. تمام این گردش کارها در صورت یکپارچگی نرم افزارها آنی انجام شده و بدون هیچ نگرانی از خطاپذیری ثبت و درج می شوند در حالیکه در نرم افزارهای غیریکپارچه از هر کدام می بایست خروجی های متفاوت گرفته می شد و به صورت دستی در نرم افزار دیگر درج می شد که علاوه بر سختی کار شاید به ساعتها زمان هم نیاز داشت.
در این مقاله سعی داریم از مزایای یکپارچگی بین نرم افزارهای حسابداری و سی آر ام صحبت کنیم و در انتها تعدادی از نرم افزارهای حسابداری مطرح که توسط تیم توسعه محصول پرنیان به نرم افزار CRM مایکروسافت مرتبط شده اند را بررسی نماییم.
منظور از یکپارچگی (INTEGERETION) بین نرم افزارهای سازمانی چیست؟
همانگونه که integeration در فرهنگ لغت دربرگیرنده معانی مختلفی از جمله: یکپارچگی، انضمام، هماهنگ سازی، ائتلاف، تکمیل، همبسته سازی، الحاق، ترکیب و … است، زمانی که صحبت از اینتیگریشن بین دو نرم افزار پیش می آید تقریباً موارد و معانی مختلفی را در خواهد گرفت.
یکپارچگی بین نرم افزارها علاوه بر امکان سنجی های مختلف دیتابیسی و زبان برنامه نویسی، نیازمند طراحی یک مدل دقیق برای پیاده سازی دارد که علاوه بر دانش برنامه نویسی نیازمند نگاه فرایندی نیز هست. پس اکثر توسعه دهندگان محصول برای ارتباط بین نرم افزارها یک تیم تخصصی مستقر می کنند و نباید فراموش کرد که ارتباط بین دو نرم افزار محصول ساعتها کار تخصصی است و به سادگی فراهم نخواهد شد.
چرا می بایست نرم افزار CRM را با نرم افزار حسابداری یکپارچه کرد؟
بسیاری از موجودیت های پرکاربرد در نرم افزارهای حسابداری و سی آر ام یکسان و مشابه هستند. موجودیت هایی از قبیل: نام کالا، واحد های اندازه گیری، موجودی کالا، قیمت کالا، پیش فاکتور و فاکتور، نام مشتری، میزان و مانده اعتبار مشتری و حتی گردش حساب مشتری. این موجودیت های مشترک در حین فرایندهای کاری شامل اسناد و مدارک مشترک نیز خواهند شد. ثبت اطلاعات در دو یا چند نرم افزار مختلف بسیار پر هزینه است و یک اشتباه بزرگ خواهد بود؛ زیرا علاوه بر امکان خطای فراوان در پروسه های تکراری ثبت اطلاعات ممکن است باعث اهمال پرسنل نیز شود. کافی است یکی از پرسنل با اطمینان از وجود اطلاعات در نرم افزار دیگر، از ثبت یا تکمیل پروسه درج اطلاعات خودداری کند. به مرور مجموعه ای از اطلاعات ناقص و مخدوش برای ما به جا می ماند که نه در نرم افزار حسابداری قابل اعتماد است نه در نرم افزار سی آر ام.
یکپارچگی بین این دو نرم افزار اما به استفاده کنندگان این امکان را می دهد که با یک بار ثبت یا ورود اطلاعات، گردش اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان و نرم افزارهای مختلف داشته باشند. هم در نرم افزار دیگر اطلاعات را رویت و استفاده کنند هم در مراحل مختلف انجام کار تایید الکترونیکی مسئول مربوطه را اخذ کنند. در مثالی که بالا گفته شد حسابدار صرفاً پیش فاکتور را فقط رویت نمی کند. علاوه بر درج در نرم افزار حسابداری به عنوان یک سند مالی می توان تایید حسابدار را هم به عنوان یک مرحله از مراحل گردش کار به ورکفلوی فرایند فروش افزود.
یکپارچگی بین نرم افزارهای حسابداری و نرم افزار CRM چطور برقرار می شود؟
پاسخ این سوال نسبی است. با توجه به زبان برنامه نویسی و دیتابیس قابل دسترسی هر نرم افزار، چه نرم افزار سی آر ام و چه نرم افزار حسابداری، شکل برقراری ارتباط بین این دو نرم افزار متفاوت خواهد بود. CRM مایکروسافت با توجه به API و وب سرویس و ویژگی های منحصر به فردی که در زمان اینتیگریشن در اختیار توسعه دهندگان قرار می دهد تقریباً از این منظر یک نرم افزار بدون محدودیت به شمار می رود.
پس می توان گفت در برابر سی آر ام مایکروسافت صرفاً محدودیت های نرم افزار های حسابداری است که تعیین کننده کیفیت و شکل یکپارچگی خواهد بود. هر چه محدودیت های نرم افزار حسابداری کمتر باشد، یکپارچگی کامل تر و بهینه تر خواهد بود.
آیا هر نرم افزار حسابداری برای یکپارچگی با نرم افزار CRM مناسب است؟
خیلی از شرکت ها سالیان متمادی از یک نرم افزار قدیمی یا یک نرم افزار پایین رده فروشگاهی برای رتق و فتق امور مالی خود استفاده کرده اند و حتی امروز که دنیای نرم افزارهای سازمانی تا به این حد متحول شده است باز هم راضی نیستند که تغییری در نرم افزار حسابداری خود ایجاد کنند. ممکن است همین شرکت ها به واسطه استخدام یک مدیر فروش یا استقرار یک تیم فروش مدرن به نرم افزار سی آر ام نیز مجهز شوند. طبیعی است که با توجه به مزایای یکپارچگی این مدیران دوست داشته باشند سی آر ام جدید با نرم افزار حسابداری ضعیف یا قدیمی نیز یکپارچه شود که تقریباً امری غیرممکن است.
باید توجه داشت علاوه بر اینکه نرم افزارهای پایین رده و نرم افزارهای فروشگاهی از ارائه وب سرویس برای دسترسی به پایگاه داده ها معذور هستند، رابط کاربری این نرم افزارها نیز برای دریافت و ارسال چنین اطلاعاتی طراحی نشده است.
پس بهتر است اگر چنین هزینه و سرمایه گذاری ای قرار است بر روی نرم افزارها انجام شود، بستر مناسب نیز برای آن فراهم شود. باید دقت کرد که نرم افزارهای فروشگاهی، نرم افزارهای تحت ویندوز قدیمی که اکثراً قابلیت آپدیت هم ندارند و در کل نرم افزارهای پایین رده حسابداری گزینه های مناسبی برای ارتباط با نرم افزار CRM نیستند.
نرم افزار CRM مایکروسافت با کدام نرم افزارهای حسابداری یکپارچه است؟
تیم توسعه محصول پرنیان پردازش پارس توانسته است تا کنون چندین نرم افزار حسابداری را با نرم افزار سی آر ام مایکروسافت یکپارچه کند. در ادامه به این نرم افزارها اشاره خواهیم کرد.
نرم افزار حسابداری سپیدار
نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم یک نرم افزار حسابداری کامل و جامع لوکال است که قابلیت استفاده تحت شبکه نیز دارد. با توجه به شناخته شده بودن این نرم افزار، ارتباط با آن با سی آر ام مایکروسافت در اولویت برنامه های تیم توسعه محصول پرنیان بوده و این مهم به خوبی انجام شده است.
در حال حاضر این موارد در افزونه ارتباطی با سپیدار در سی آر ام مایکروسافت در دسترس هستند و بر اساس نیاز مشتری قابلیت توسعه بیشتر نیز وجود دارد:
- لیست کالاها به همراه قیمت کالاها
- موجودی کالاها
- واحدهای اندازه گیری
- نام مشتریان ( تفضیلی ها)
- پیش فاکتور دریافتی از سی آر ام
- فاکتور ارسالی به سی آر ام
نرم افزار حسابداری آنلاین هوفر
نرم افزار حسابداری ابری هوفر محصول شرکت پرنیان پردازش پارس است که با توجه به گستردگی امکانات و عدم محدودیت در یکپارچگی، همچنین امکان سنجی نیازهای مشتریان، ارتباط بین این نرم افزار با نرم افزار سی آر ام مایکروسافت به مراتب گسترده تر توسعه یافته است. در حال حاضر این موارد در افزونه ارتباطی با نرم افزار آنلاین هوفر در دسترس هستند و بر اساس نیاز مشتری قابلیت توسعه بیشتر نیز وجود دارد:
- میزان اعتبار تخصیص یافته به مشتریان
- مانده اعتبار مشتریان
- مانده حساب و گردش حساب مشتریان
- رسید دریافت وجه از مشتری
- لیست کالاها به همراه قیمت کالاها
- موجودی کالاها
- واحدهای اندازه گیری
- نام مشتریان ( تفضیلی ها)
- پیش فاکتور دریافتی از سی آر ام
- فاکتور ارسالی به سی آر ام
نرم افزارهای حسابداری پایا
نرم افزار حسابداری پایا سیستم که محصول شرکت الگوریتم پویاست به عنوان یک نرم افزار قدرتمند بهای تمام شده در بازار شناخته می شود. این نرم افزار نیز یک نرم افزار حسابداری لوکال است که قابلیت استفاده تحت شبکه نیز دارد. نرم افزار پایا ماژولهای مختلف و متنوعی دارد که برای افزونه ارتباطی ماژولهای پایه ای در نظر گرفته شده است اما بر اساس نیاز مشتری این افزونه قابلیت توسعه بیشتر نیز خواهد داشت. در حال حاضر در نسخه پایه این افزونه موجودیت های زیر یکپارچه هستند:
- لیست کالاها به همراه قیمت کالاها
- موجودی کالاها
- واحدهای اندازه گیری
- نام مشتریان ( تفضیلی ها)
- پیش فاکتور دریافتی از سی آر ام
- فاکتور ارسالی به سی آر ام
لازم به ذکر است که ارتباط با دیگر نرم افزارهای حسابداری از جلمه نرم افزار حسابداری رایورز، پیوست، سندپرداز، فرانگر، رایا، راهکاران ابری و … نیز در دست پیاده سازی هستند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.