پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
قبلتر درباره نرم افزار اتوماسیون اداری و ویژگی های آن صحبت کرده ایم. در این مقاله میخواهیم درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کنیم. زمانی که شما محصولی خریداری می‌کنید پرسش‌هایی از این قبیل ذهن شما را به خود مشغول می‌دارد: آیا فروشنده یا تولیدکننده در صورت خرابی محصول و یا بروز مشکل، برنامه‌ای برای پشتیبانی دارد؟ یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های هر مشتری ارائه‌ی خدمات پشتیبانی پس از فروش است. در این مقاله برآنیم تا ویژگی‌های تیم پشتیبانی مشتری‌مدار و مسئول را بررسی کنیم. احتمالا شما نیز از آن دسته افرادی هستید که به دنبال سامان دادن به امور سازمانی خود هستند. پس تاکنون نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب خود را خریداری کرده یا دست کم انتخاب کرده اید. این مقاله راهنمایی مناسب برای ارزیابی تیم پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری ست.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه مزایایی دارد؟
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟ نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت فعالیت‌ها، ذخیره‌سازی اطلاعات، گردش آنها و گزارش‌گیری در صورت لزوم است. چرخه‌ی گردش کاغذ در صورت‌حساب‌ها یا گزارش‌های مالی و مستندات با این نرم افزار قطع می‌شود. دیگر نیازی به اختصاص دادن فضایی بزرگ برای بایگانی مدارک مهم ادارات و سازمان‌ها وجود ندارد. سلسله‌ی مراتب برای رسیدگی به امور مختلف اداری در این نرم افزار رعایت شده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.
هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟
پشتیبانی فوق‌العاده تنها معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری نیست. سایر معیارهایی که کاربران قبل از خرید باید به آن توجه کنند را در ادامه ذکر می‌کنیم.
- سرعت نرم افزار
- سابقه‌ی شرکت تولیدکننده
- قابلیت گزارش‌دهی
- یکپارچگی با سایر نرم افزارها
پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری
پس از خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است در زمان‌هایی نیاز به خدمات پشتیبانی داشته باشید. طبیعی است که درباره کار با نرم افزار سوالی برای شما پیش بیاید. گاهی هم به مشکلی در استفاده از نرم افزار برمی‌خورید. در این مواقع کارمندان شما باید علت این مشکل را پیدا کنند. می‌توانید به کمک تیم پشتیبانی مسئله را حل کنید. بنابراین پیش از خرید خوب است که معیارهای یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر را بشناسید.
۷ نکته‌ی مهم در مورد پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری
پشتیبانی آنلاین، مکالمه‌ی تلفنی یا مراجعه‌ی حضوری؟
جویا شوید شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار کارتابل اداری به چه شکل‌هایی خدمات پشتیبانی ارائه می‌دهد. در پشتیبانی آنلاین پرنیان، مشتریان می‌توانند با ورود به پنل کاربری خود به قسمت تیکت جدید رفته و شرح مشکل خود را بنویسند. اگر کارشناس پشتیبانی نیاز به گفت‌وگو با مشتری برای درک بهتر مشکل او داشته باشد، با او تماس تلفنی می‌گیرد. هر کدام از این روش‌های بالا مزیت و برتری به خصوص خودش را دارد. نبود هر یک از این موارد می‌تواند باعث نقصان در پشتیبانی شود.
۲۴/۷
انگلیسی‌ها می‌گویند: «twenty-four hours a day, seven days a week; all .the time» . یعنی بیست و چهار ساعت شبانه‌روز، هفت روز هفته. داشتن یک پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری با این ویژگی ها چه مزیتی دارد؟ در این صورت کاربران می‌توانند بدون وقفه در هر زمان و در هر جا فعالیت‌های خود را به سرانجام برسانند. درواقع هیچ پروژه‌ای به تعویق نخواهد افتاد.
نظارت مدیران بر روند کار
هنگام آغاز پروژه‌ی نصب و راه‌اندازی، حضور و نظارت مدیران گواه اهمیت به تجربه‌ی مشتریان است. با حضور مدیران ارشد ارزیابی پروژه به صورت دقیق‌ترو مطابق استانداردها صورت می‌گیرد.
آموزش کار با نرم افزار
پس از راه اندازی اتوماسیون اداری لازم است تیم پشتیبانی در تعداد ساعات مشخص نسبت به آموزش مشتریان مبادرت ورزند. مجموعه‌ی پرنیان بنا به نیاز مشتریان خود بین ۵ تا ۱۰ ساعت دوره‌ی آموزشی تدارک می‌بیند. با آموزش گام به گام، کارمندان راحت‌تر با محیط نرم افزار آشنا شده و سریع‌تر کار با آن را فرامی‌گیرند.
گارانتی محصول
یکی از مهم‌ترین مواردی که پیش از خرید محصول معمولا به آن توجه می‌شود، وجود گارانتی یا ضمانت‌نامه است. ضمانت ها معمولا دوره مشخصی دارند. در این صورت مشتری از بابت پشتیبانی در صورت به وجود آمدن خرابی یا مشکل نگرانی نخواهد داشت.
قابلیت هم‌گام‌سازی و سفارشی‌سازی
نرم افزار کارتابل اداری بایستی مطابق نیاز مشتریان طراحی شود. برای کنترل و مدیریت جامع امور سازمانی باید نرم افزارهای مدیریتی یکپارچه باشند. یعنی اطلاعات مهمی که از سایر نرم افزارها بدست می‌آید در نرم افزار اتوماسیون اداری نیز جریان داشته باشند. در واقع این اطلاعات باید قابل انتقال باشند. نرم افزارهای مدیریتی پرکاربرد عبارتند از:
- نرم افزارهای حسابداری
- نرم افزار باشگاه مشتریان
- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
- و سایر نرم افزارهای مخصوص حیطه های کاری متفاوت
بعلاوه حیطه‌ی کاری مشتری نیز بایستی در نظر گرفته شود و متناسب با این حیطه سفارشی سازی انجام شود. در پرنیان نیاز کسب و کارها سنجیده شده و مطابق با آن سفارشی سازی می‌شود.
برگزاری دوره‌های آموزشی و وبینارها
شرکت تولیدکننده‌ی نرم‌افزار بایستی براساس نیازسنجی مشتریان خود، دوره‌های آموزشی تخصصی برای کار با نرم افزار اتوماسیون اداری برگذار کند. با شکل‌گیری چنین محفل‌هایی تولیدکنندگان از نیازهای مشتریان آگاه می‌شوند و در به روزرسانی‌ها هوشمندانه عمل می‌کنند. همچنین از این طریق خریداران امکان شرکت در دوره‌های مورد نیاز خود را پیدا می‌کنند.
نتیجه نهایی درباره اهمیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری
به طور کلی عدم توجه به خدمات پشتیبانی شرکت تولیدکننده‌ی نرم افزار، می‌تواند هزینه‌های زیادی برای خریدار داشته باشد. شاید در ابتدا کارمندان شما زمان زیادی را صرف وارد کردن دیتا در کارتابل اداری کنند. همچنین آنها گزارش‌های زیادی نیز به دست خواهند آورد. اما ممکن است پس از چند ماه متوجه کیفیت غیر استاندارد خدمات پشتیبانی شوند. شرکت در دوره‌های آموزشی و پشتیبانی برای حل مشکلات نرم افزار اتوماسیون اداری نیز می‌تواند برای شما هزینه ساز شود. بنابراین در هنگام خرید، از بررسی کیفیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری غافل نشوید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.